ВЫДЕЛЕНИЕ ИЗ МАССИВА ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВКЛЮЧЕНИЮ В СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Печать PDF

А.Н. СУКАЧ

ВЫДЕЛЕНИЕ ИЗ МАССИВА ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ВКЛЮЧЕНИЮ В СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Sukach A.N. Extraction documents from e-mail array to capture into the records management system of organization

Аннотация / Annotation

В статье рассматривается проблема совершенствования формирования документальных фондов организаций Республики Беларусь в условиях использования технологии электронной почты. Определяется перечень содержательных и формальных критериев выделения из массива электронной переписки документов, подлежащих включению в систему управления документами организации. Анализируются подходы к определению подобных критериев, закрепленные в нормативных и методических документах международных организаций и различных стран.

The article is devoted to the upgrading of documentary funds formation in Belorussian organizations by e-mail technologies using. Author analyzes Belarusian and international legislation and other sources on the subject, defines the criteria of e-mail records identification.

Ключевые слова / Keywords

Документальный фонд, электронный документооборот, документ, документационное обеспечение управления, сообщения электронной почты, электронная почта. Documentary fond, electronic document management, document, record, records management, e mail, e-mail message.

СУКАЧ Андрей Николаевич – старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД), г. Минск; 8-375 29-190-79-09; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Экспоненциальный рост объемов электронной переписки характерен для многих стран, активно внедряющих и использующих современные информационно-коммуникационные технологии. Республика Беларусь не является исключением: в некоторых организациях ежегодный рост объемов электронной переписки достигает 200% .

Учитывая значительные объемы пересылаемой посредством электронной почты документированной информации, особую актуальность приобретают вопросы оптимизации формирования документальных фондов организаций такой информацией. Одним из важнейших вопросов, требующих решения, является определение критериев, на основе которых из массива электронной переписки будут выделяться сообщения, подлежащие включению в систему управления документами организации путем регистрации (при необходимости), формирования в дела и, потенциально, являющиеся в дальнейшем объектами архивного хранения.

Традиционно начальным этапом включения большинства документов в систему управления документами организации является их регистрация, то есть запись учетных данных о документах в регистрационной форме, фиксирующая факт их создания, получения или отправки. Регистрация является одним из основных этапов придания документам юридической силы, т.к. фиксирует, подтверждает факт их создания или получения, обеспечивает доказательство существования документов.

Необходимо отметить, что в Республике Беларусь регистрация документов не всегда является обязательным условием, формализующим включение документов в систему управления документами организации. Например, без дополнительной внутренней регистрации включаются в дела уставы организаций. Также, например, порядок формирования личных дел подразумевает включение в такие дела юридически значимых документов либо их копий, которые в организации не регистрируются, но при этом имеют важное значение для отражения условий приема гражданина на работу, характеристики его личных и профессиональных качеств и т.д. (личный листок по учету кадров (анкета), автобиография, копии документов об образовании, характеристики и другие) .

Законодательство Республики Беларусь по делопроизводству содержит два взаимодополняющих подхода к определению того, какие документы подлежат регистрации, а какие ― нет. Первый из них заключается в установлении общих критериев, гласящих, что регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения . Таким образом, регистрация становится начальным этапом работы с документами, которые должны учитываться и контролироваться.

Использование в практике деятельности организаций рассмотренных в статье критериев выделения из массива электронной переписки документов, подлежащих включению в систему управления документами организации, может стать важным инструментом совершенствования формирования документальных фондов организаций, позволяя избежать их загромождения «информационным мусором», не представляющим практической и исторической ценности, и позволяя при этом сохранить действительно важную и полезную информацию как для нужд текущей деятельности, так и для целей ретроспективного использования в будущем.

Список литературы

Information and Documentation ― Records Management, Part 1: General : ISO 15489-1:2001 ― First edition 15.09.2001. Geneva: the International Organization for Standardization, 2001. 19 p.

Managing emails as Records // United Nations. Archives and Records Management Section. ― http://archives.un.org/ARMS/content/managing-emails-records. 19.11.2012.

Lord Chancellor’s Code of Practice on the management of records // The Justice. http://www.justice.gov.uk/downloads/information-access-rights/foi/foi-section-46-code-f-ractice.pdf. 19.11.2012.

Guide 1. What is records management? // The National Archives. ― 2010. ― http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/rm-code-guide1.pdf. P. 3. 19.11.2012; Guidelines on developing a policy for managing email // The National Archives. 2004. http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/managing_emails.pdf. P. 28. 19.11.2012.

Flynn N. E-mail Rules : a Business Guide to Managing Policies, Security, and Legal Issues, for E-mail and Digital Communications / N. Flynn, R. Kahn. New York: AMACOM, 2003. P. 63―69; Pennock M. Emails as Records. From Creation to Curation / Maureen Pennock // Digital Curation Centre, UKOLN. 2006. http://www.ukoln.ac.uk/ukoln/staff/m.pennock/presentations/curating-emails_200604.ppt. P. 5. 19.11.2012; Boudrez, F. Archiving E-mail / Filip Boudrez, Sofie

Van den Eynde, eDavid Project. 2002. http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Rapporten/Report4.pdf. P. 9―10. 19.11.2012; Cisco Susan L. Managing E-mail as Records / Susan L. Cisco [and others] // School of information. 1998. http://www.gslis.utexas.edu/~scisco/lis389c.5/email/index.html. 19.11.2012.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.