.|
ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ
| 08 Декабря 2012
Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа. Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи. Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.
В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.
В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь. Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации). Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация. Документ – форма объективации информации.
Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство». Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь. Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами. Если признаки - это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства - это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.
В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли. Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.
Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации. Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа. Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.
При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, задачей обеспечения сохранности документов. Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.
Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению. В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу». Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.
В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация». «Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». Это определение, данное законом. Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении. Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги. В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации».
На начальном этапе развития документоведения М.П. Илюшенко, Я.З. Лившиц и Т.В. Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности. Позднее М.П. Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность.
М.В. Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности.
При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.
Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С. Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).
Однако некоторые выводы Н.С. Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой.
Переосмыслив предшествующий опыт изучения свойств документированной информации, приходим к некоторым собственным выводам, которые позволяют сделать ряд уточнений и дополнений по этому вопросу. Полагаем, что документированной информации присущи следующие свойства: 1) объективация (фиксированность); 2) первичность; 3) фактичность (документальность); 4) объективность (субъективность); 5) достоверность (недостоверность); 6) неизменность (стабильность, константность); 7) темпоральность (оперативность, ретроспективность, перспективность); 8) актуальность (потенциальность); 9) ценность; 10) систематичность; 11) структурность; 12) оптимальность (избыточность, недостаточность); 13) дискретность; 14) объем; 15) эргономичность.
Объективация – одно из сущностных свойств документированной информации. В процессе фиксации на материальном носителе информация становится доступной восприятию, материализуется, объективируется. Документированная информация – это первично зафиксированная информация о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Свойство первичности сообщает документу статус первоисточника информации, по которому ее всегда можно уточнить, проверить.
Документальность – свойство, обусловленное фактичностью документированной информации. Фактичность означает требование документальной точности. Фактография – это «описание фактов без всякого их анализа, обобщения, освещения». Из этого следует, что документ – бесстрастный регистратор реальности.
Объективность означает представление объекта так, как он существует сам по себе, независимо от субъекта. Правилами документирования предусматривается объективная запись информации в документе. Хотя абсолютная объективность недостижима ни в одной области. Документ – форма отражения объективной реальности сквозь призму субъективности составителя документа.
Достоверность документированной информации обеспечивается удостоверяющими ее реквизитами, то есть формуляром документа. Отсутствие этих реквизитов делает документированную информацию недостоверной. Неизменность (стабильность, константность) документированной информации является гарантией ее достоверности.
«Темпоральность (от англ. tempora – временные особенности) – временная сущность явлений, порожденная динамикой их особенного движения, означает, что явление относится к некому временному плану (прошлому, настоящему или будущему). В документоведении и архивоведении свойство темпоральности раскрыто через учение о видах социальной информации: оперативной (текущей), перспективной (относящейся к будущему) и ретроспективной (относящейся к прошлому).
Актуальность можно рассматривать как свойство документированной информации и как ее состояние. Документированная информация может находиться в двух состояниях: актуальном и противоположном ему потенциальном. Актуальной может быть как оперативная, так и перспективная и ретроспективная документированная информация. Оперативная и перспективная документированная информация наделяется свойством актуальности изначально, в процессе создания документа. Ретроспективная информация – это информация, которая утратила свойство актуальности, но сохраняет его как потенциальное, до того момента, когда информация снова будет востребована.
Ценность документированной информации связана с рядом других ее свойств, прежде всего с актуальностью, объективностью и достоверностью. Ценность выявляется лишь в акте взаимодействия субъекта и объекта, то есть в процессе использования документированной информации.
Систематичность означает следование определенной системе, определенный порядок в расположении и связи частей чего-нибудь. Документированная информация – это информация всегда упорядоченная, систематизированная по определенным правилам. Упорядоченность и систематизация документированной информации обеспечивают еще одно важное ее свойство – оптимальность. Это свойство означает то, что для решения определенных задач посредством конкретного документа определяется необходимое и достаточное количество информации методом унификации его текста и формуляра. Противоположное оптимальности свойство – избыточность документированной информации, которая является следствием несоблюдения установленных правил документирования.
Свойство дискретности мы понимаем как присущее документированной информации свойство фрагментарного отражения реальности при неизменности и целостности как самой информации, так и носителя, на котором она зафиксирована.
Документированная информация характеризуется таким свойством как объем. Информация записывается на носитель, документируется в объеме, определенном правилами документирования. Объем записи информации письменных документов устанавливается нормативно количеством знаков, строк, страниц документа. Для технотронных документов объем записи устанавливается техническими характеристиками носителя и записывающих устройств.
Важным свойством документированной информации является ее эргономичность, под которой подразумеваются адекватность психическим и физиологическим возможностям человека при сенсорном ее восприятии.
Определенными свойствами обладает формуляр документа, форма организации документированной информации на носителе или внутренняя его форма. В научной литературе свойства формуляра документа отдельно не рассматривались. Мы полагаем, что формуляру документа присущи следующие свойства: 1) унификация; 2) систематичность; 3) стабильность (неизменность, константность); 4) нормативность; 5) подлинность (оригинальность); 6) эстетичность; 7) эргономичность; 8) конвенциональность.
Унификация – имманентное свойство документа. Оно обусловлено повторяемостью действий, фиксируемых в документе. Результатом унификации является унифицированная форма документа, которая представляет собой систему упорядоченных реквизитов, способствующих выполнению действий, и отражающих связи документа с системой документации, документной или информационной системой.
Формуляр конкретного документа не может быть изменен. Изменения, внесенные в формуляр документа, либо превращают его в новый документ, либо приводят к прекращению его существования, лишают юридической силы, делают его недействительным. Поэтому формуляр документа характеризуется свойством стабильности, неизменности, константности. Формуляр определенного вида документа устанавливается нормативно: либо обычаем, что тоже есть норма, либо нормой права.
Соблюдением требований к формуляру обеспечивается одно из сущностных свойств документа – подлинность (оригинальность). Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis» и означает – первоначальный, самобытный. Как синоним этого слова употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает достоверный.
Через формуляр документа может проявляться его маркетинговое свойство эстетичности. Эмблема, шрифты, интервалы и даже чернила собственноручной подписи руководителя – все влияет на восприятие документа адресатом и создает впечатление о финансовой состоятельности, деловой и информационной культуре автора документа.
Эргономичность формуляра способствует быстроте и удобству восприятия документа, скорости его обработки.
Исторически сложившийся формуляр документа является результатом договоренности субъектов социальных отношений о признании за документом статуса объективного регистратора действительности, инструмента доказательства явлений, событий, фактов, регулятора общественных отношений. В этом состоит свойство конвенциональности.
Рядом специфических свойств документ обладает как целостный информационный и вещественный объект, как социальный феномен. К таким свойствам, на наш взгляд, относятся: 1) феноменальность; 2) причинность; 3) целесообразность; 4) предметность; 5) структурность; 6) унификация; 7) фактичность (достоверность); 8) аутентичность (подлинность); 9) актуальность; 10) нормативность (юридическая сила); 11) легитимность; 12) целостность (стабильность константность, неизменность); 13) доказательность; 14) ценность; 15) качество; 16) пригодность для использования; 17) доступность; 18) систематичность; 19) темпоральность; 20) символичность; 21) конвенциональность.
Феноменальность документа выражается в том, что он представляет собой доступное человеческому познанию и восприятию явление предметного мира (феномен), причем документ – исключительный социальный феномен, появившийся как инструмент регулирования социальных отношений.
Свойство причинности проявляется в процессе документирования, которому предшествует волевое решение о создании документа, обусловленное той или иной целесообразностью, объективной необходимостью.
Документ представляет собой материальный объект, предмет, вещь. Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование – это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.
Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой. Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована. Унификация как имманентное свойство, присуща не только официальным, но и документам личного происхождения.
Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.
Аутентичный в переводе с греческого (authentikos) – подлинный, исходящий из первоисточника. Свойство аутентичности документа означает, что «создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного использования». Аутентичность документа обеспечивается его формуляром.
Формуляр документа актуализирует записанную информацию (содержание), превращая ее в действие. Как правило, он является типовым или примерным – образцом, то есть нормой, которая адресована составителям документа, и обеспечивает атрибутивное свойство документа – юридическую силу. Юридическая сила документа – это установленная законодательством обязательность документа для его адресатов, которые будут основывать на нем свои действия. Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования – это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру. Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью.
Легитимность документа означает, что «демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий».
Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности). Неизменность – ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.
Доказательность – сущностное свойство документа, которое связано со всеми ранее перечисленными свойствами, особенно со свойствами фактичности, нормативности, неизменности. Из всех созданных человеком информационных объектов изначально наделяется свойством доказательности явлений, событий, фактов объективной реальности только документ.
Ценность как категория имеет несколько значений: 1) цена, стоимость; 2) важность, значение; 3) ценный предмет, явление. Свойство ценности документа проявляется в каждом из них. Документ имеет ту или иную цену (стоимость) тогда, когда становится объектом купли-продажи, выступает как товар. Причем объектом купли-продажи становятся не только документальные памятники, раритеты, но и оперативные документы, в основном, предоставляющие определенные права личности. Ценность документа может определяться его значимостью, важностью документированной информации. Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она является. Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность. Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.
Качество – философская категория, отображающая существенную определенность вещей и явлений реального мира. В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.
Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.
Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления. Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения.
Документ – это информационная микросистема. В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.
Темпоральность (временность) документа проявляется в таких понятиях как «жизненный цикл документа», «дата документа», «срок действия документа», «срок исполнения документа», «срок хранения документа». Свойство темпоральности определяет такие статусы документа как оперативный документ, ретроспективный документ, архивный документ. К темпоральным свойствам относится конечность документа, так как жизненный цикл документа конечен.
Документ имеет символическое значение первоисточника достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Документ является результатом договоренности между людьми о его символической роли как инструмента регулирования социальных отношений, прежде всего – правовых. Документ – конвенциональная форма представления первичной и достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности, которая может быть использована как доказательство и как инструмент действия.
Проблема функционального анализа, как и другие проблемы теории документа, впервые была поставлена основоположником документоведения К.Г. Митяевым. Ученым было установлено важное теоретическое положение о том, что содержание и форма документов в значительной мере определяются их функциями.
На начальном этапе развития документоведения сформировалось понимание функции документа как его целевого назначения. М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова и Я.З. Лившиц выделили следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника. При этом основной функцией документа была названа информационная. Эта классификация функций документа на долгие годы закрепилась в теории документоведения.
В современной научной мысли проблема функционального анализа документа, как и познания документа в целом, решается, в основном, с позиций двух подходов: книговедческого и документоведческого (архивоведческого). Анализ работ авторов книговедческого направления привел нас к выводу о том, что все попытки выявить общие функции документа и книги сводятся, преимущественно, к анализу книги, как информационного объекта, наиболее знакомого исследователям в силу их профессиональной деятельности и интересов.
Занимающие промежуточную (документологическую) позицию между документоведением и книговедением Н.С. Ларьков и Е.А. Плешкевич также не обошли вниманием этот вопрос. Функциональный анализ документа Н.С. Ларькова спорен в части выделенных им первичных и вторичных функций. Например, художественно-эстетическую функцию документа мы бы отнесли к разряду вторичных, а не первичных функций. Она имеет отношение к эстетике фирменного бланка и формуляра документа, но не влияет на его использование как социального инструмента. Е.А. Плешкевич отождествляет понятия «свойство» и «функция», а это не одно и то же. Кроме того, Е.А. Плешкевич ограничивает контекст функционирования документа рамками «информационно-документационной системы».
Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти. Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников.
В документоведении функциональный анализ документа остается одним из ключевых вопросов теории. В одной из недавних работ А.Н. Сокова называет в качестве основных следующие функции документа: 1) фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации; 2) материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе; 3) доказательство наличия того или иного действия, события. Атрибутивной функцией документа она считает функцию доказательства.
Ввиду того, что в процессе функционального анализа документа некоторые исследователи не делают различий между функциями, признаками и свойствами документа, необходимо внести ясность в этот вопрос, опираясь на философское понимание категории «функция». Согласно этому пониманию, функция существует только в неразрывном единстве со связью соответствия, а детерминизм и функциональность органически связаны как содержание и форма.
Существующая рассогласованность в функциональном анализе документа, как нам представляется, имеет корни в методологических подходах к его познанию. В 1960-1970-е гг. функциональный анализ документа проводился в рамках информационного подхода. В 1990-е гг. представители книговедческого направления опирались на коммуникационный подход. Мы проведем функциональный анализ документа на основе системного и деятельностного подходов. Деятельностный подход позволяет представить социальные институты и человека как систему действий. Документ же является отражением действий, которые в основе своей повторяются.
Для выяснения вопроса о функциях документа будем опираться на сложившееся в документоведении и архивоведении понимание функции документа как его целевого назначения и как взаимосвязи с другими явлениями. В качестве таких явлений мы рассматриваем отраженную в содержании документа объективную реальность (действие, факт) – контент, социальную среду функционирования документа (систему) – контекст, а также субъекты действия (взаимодействия). В качестве контекста документа обычно подразумевается организационная или управленческая среда. Мы рассматриваем функции документа в контексте социальной среды, под которой подразумевается общество как упорядоченная система, и функциональной системы в пределах всеобщей системы общества.
Функциональный анализ документа мы выстраиваем на основе теории рационального действия Ю. Хабермаса, которая в современной социологии признается как единственная, обладающая возможностью интегрировать различные парадигмы. Данная теория различает целерациональное действие (работу, труд) и коммуникативное действие (социальное, символическое взаимодействие). Если задача целерационального действия — добиться поставленной цели, то коммуникативное действие направлено на достижение понимания в процессе общения (коммуникативного понимания). Документ возникает для выполнения целерационального действия как его орудие, инструмент. В цивилизованном мире осуществить целерациональное действие без документационного обеспечения невозможно. Коммуникативное действие может быть осуществлено и без документа или посредством других информационных объектов, не являющихся документами.
Исходя из социологического понимания функции как совокупности действий, направленных на удовлетворение потребностей системы, функции документа как инструмента целерационального действия можно подразделить на атрибутивные (сущностные, неизменяемые) и системные. Атрибутивными функциями документа являются информационная и инструментальная. Информационная функция выражается через объективацию информации о социальной реальности (явлениях, событиях, фактах) в форме документа. Инструментальная функция документа проявляется, прежде всего, в том, что документ используется как средство доказательства явлений, событий, фактов объективной реальности, а также как инструмент осуществления действия, прежде всего, целерационального. Эти функции являются общими для всех документов. Они позволяют использовать документ как инструмент регулирования социальных отношений, социального проектирования и социальных технологий. Все остальные функции (системные) являются производными от сущностных (атрибутивных) в зависимости от контекста (системы) функционирования или использования документа. Системные функции документа совпадают с функциями системы, поскольку документ создается для осуществления целерационального действия в функциональной системе.
Таким образом, признаки, свойства и функции документа – разные, но взаимосвязанные понятия. Признаки позволяют идентифицировать документ среди множества других информационных объектов. Свойства определяют сущностные характеристики документа и наделяют его способностью выполнять атрибутивные и системные функции, детерминированные контекстом его происхождения, бытования и использования.
Dvoenosova G.A. Signs, attributes and functions of document: rationalization experience
Аннотация / Annotation
В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов. Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.
In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as “signs”, “attributes” and “functions” of the document on basis of philosophical systematic approach. Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.
Ключевые слова / Keywords
Признаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа. Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document.
ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафедрой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г. Казань
8-843-519-42-98, 8-843-229-32-64
Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript