Выбор читателей:

ВЫШЛО В СВЕТ МУЛЬТИМЕДИЙНОЕ ИЗДАНИЕ «ЗАПОВЕДНАЯ ЧУВАШИЯ»

News image

2017 год в России объявлен Годом экологии и особо охраняемых природных территорий. БУ «Госкиностудия «Чувашкино» и архив электронной документации» организует ки...

ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

News image

О.В. ОЛЕЙНИКОВ, г. Москва, Российская Федерация ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Аннотация В статье ...

ФОТОДОКУМЕНТЫ ПО ИСТОРИИ СОВЕТСКОЙ ЭКОНОМИКИ В ФОНДАХ РГАЭ: ВОПРОСЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

News image

Е.Р. КУРАПОВА, г. Москва, Российская Федерация ФОТОДОКУМЕНТЫ ПО ИСТОРИИ СОВЕТСКОЙ ЭКОНОМИКИ В ФОНДАХ РГАЭ: ВОПРОСЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ Аннотация Автор статьи освещает ...

Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение

Печать PDF
Правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.


Техническое регулирование (стандартизация) в области электронного документооборота направлено на разработку, принятие, применение и исполнение требований к электронным документам и различным технологическим процессам, связанным с применением электронных документов, например, процессам формирования и проверки электронной подписи, процедурам хранения, транспортировки и эксплуатации носителей, используемых при обработке данных и хранении информации в электронном виде.

Рассмотрим нормативное обеспечение работы с электронными документами в Российской Федерации.

В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации, комплексно регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель.

К сожалению, новое определение документированной информации не отличается четкостью и однозначностью. Если в прежнем законе 1995 г. уникальность, своеобразие документа определялись через идентификацию его информации по реквизитам, то современная редакция закона лишилась этого однозначного понимания термина. В целом, весь раздел, отражающий вопросы документированной информации, подготовлен без должного учета основных положений документоведения и документационного обеспечения управления.

К недостаткам закона можно также отнести и тот факт, что он не содержит норм, касающихся электронных документов. Закон оперирует термином «электронный документ», но без его четкой дефиниции. Вместо этого термина в тексте закона фигурирует понятие так называемого «электронного сообщения». Таким образом, следует признать, что новый закон об информации не установил правовой режим применения на практике электронных документов.

Однако следует обратить внимание и на весьма полезные нормы этого раздела закона, касающиеся единых правил делопроизводства и документооборота, устанавливаемых правительством Российской Федерации для федеральных органов исполнительной власти. Закон устанавливает обязательность этих правил и для иных государственных органов, а также для органов местного самоуправления. Подготовка этих правил уже началась. В этой работе принимают участие в качестве основных исполнителей Росархив и ВНИИДАД.

Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни.
Законодательство о документированной информации с ограниченным доступом регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением информации к государственной тайне и конфиденциальной информации, независимо от вида носителей такой информации. В частности, Федеральный закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (то есть реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.

Подотчетность органов государственной власти и местного самоуправления предполагает предоставление гражданам возможности ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права и свободы, если доступ к таким документам не ограничивается законом. Причем документы, накапливаемые в информационных системах органов государственной власти и местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан, запрещено относить к информации с ограниченным доступом.

Открытость документов требует защиты информации о частной жизни, обеспечения конфиденциальности персональных данных, а упрощенность поиска, обращения с электронными документами, в свою очередь, требует защиты персональных данных, содержащихся в автоматизированных информационных системах в соответствии с нормами вышеназванного закона о персональных данных и Трудового кодекса РФ.

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.

Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа, а также не раскрыты правовые основы работы с электронными документами. То есть, признавая сам факт существования электронных документов, их равноправие по отношению к документам традиционного типа, закон не дает четких норм, которыми может руководствоваться архивист в своей работе.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, предназначенный для использования в качестве основного методического документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, содержит положение о том, что срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 содержат определенные положения, касающиеся фондирования, учета и сохранности электронных архивных документов. Эти положения должны быть дополнены методическими рекомендациями об организации работы с электронными документами в государственных архивах. Проект таких рекомендаций в настоящее время подготовлен специалистами ВНИИДАД.

«Основные правила работы архивов организаций» содержат, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов.

Однако, в связи с принятием новых правил работы государственных архивов, идет пересмотр содержания правил работы архивов организаций. Кроме этого, во ВНИИДАД разработан проект методических рекомендаций архивам организаций по работе с электронными документами. Специалистами ВНИИДАД создан также проект перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения, которые можно создавать только в электронном виде.

Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Закон возлагает функции по правовой охране баз данных как интеллектуальной собственности на Федеральную службу по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам (Роспатент). Роспатент осуществляет официальную регистрацию баз данных именно как объектов авторского права, ведет Реестр баз данных.

Значительное количество баз данных формируется по основным направлениям деятельности органов государственной власти. Некоторые из этих баз данных отражают отраслевую специфику деятельности государственного органа и содержат в себе ценную информацию, аналогов которой на бумажном носителе зачастую не бывает.

Работы по учёту и регистрации баз и банков данных (кроме содержащих правовую информацию) и ведению Государственного регистра баз и банков данных осуществляются Научно-техническим центром «Информрегистр» Министерства информационных технологий и связи РФ. Государственный учет баз данных осуществляется на этапе их разработки, в то время как государственная регистрация баз данных осуществляется после передачи их в эксплуатацию. Государственная регистрация любых негосударственных баз данных осуществляется на добровольной основе.

«Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года» предусматривает решение задачи централизованного создания общегосударственных информационных ресурсов (регистров, кадастров, реестров, классификаторов), содержащих полную, непротиворечивую, достоверную, актуальную информацию, необходимую для выполнения основных функций государственного управления, обеспечения доступности соответствующих данных как на межведомственном уровне, так и для граждан и организаций в соответствии с требованиями законодательства России.

Существует предложение о создании единого электронного реестра населения России. Основу реестра, по мнению специалистов Миниформсвязи России, может составить база данных по учету избирателей, созданная в рамках Государственной автоматизированной системы «Выборы». Реестр предполагается создавать без избыточных персональных данных граждан, то есть речь идет о налаживании технологии сверки ведомственных баз данных, содержащих персональную информацию о населении.

Однако в России пока еще не созданы правовые условия для того, чтобы различные государственные организации обменивались информацией в целях создания глобальной базы данных. Остаются нерешенными вопросы, кто должен создавать и обслуживать макробазу, как защитить ее и сделать доступной только для тех структур, ради эффективности работы которых она и должна быть создана (то есть органов власти и местного самоуправления) и другие вопросы.

В настоящее время особое внимание уделяется проблеме обеспечения доступности для граждан официальных информационных ресурсов органов власти в информационных системах общего пользования. В частности, в перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования, включены нормативные правовые и иные акты Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти. Аппарату Правительства РФ и федеральным органам исполнительной власти предписано своевременно и регулярно размещать сведения, перечисленные в указанном постановлении, в информационных системах общего пользования, в том числе в сети Интернет. Органам исполнительной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления рекомендовано принять меры по обеспечению доступа граждан и организаций к информации о своей деятельности с учетом положений указанного постановления.

В связи с повышением значимости сети Интернет в жизни общества и государства сайты органов власти становятся их официальными представительствами в сети, наполняются официальной информацией (нормативные документы, новости, актуальная справочная информация и др.), обеспечивают интерактивное взаимодействие с гражданами (проведение опросов, работа «виртуальных приемных» и др.).
В частности, Федеральная налоговая служба при помощи сети Интернет предоставляет услугу по приему налоговой отчетности (www.nalog.ru). Разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде содержит Налоговый кодекс РФ. Приказами Налоговой службы России установлены: порядок представления налоговых документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; требования к программно-аппаратным средствам представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи; процедура сопровождения формата представления отчетности в электронном виде; требования к специализированным операторам связи; правила использования средств ЭЦП и средств шифрования; порядок электронного документооборота при представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Формат представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде утверждается отдельным приказом Налоговой службы России. Налоговая служба нацелена на внедрение единой системы электронной обработки налоговых данных по всей стране.

Серьезными препятствиями для поиска необходимых пользователю информационных ресурсов являются нестандартизованность, неполнота, а часто и недостоверность имеющихся сведений об отечественных информационных ресурсах (особенно внутриведомственных и внутрикорпоративных). По многим видам информационных ресурсов отсутствуют стандарты описания информационных продуктов и ресурсов, обеспечивающие их однозначную идентификацию. Различия в принципах, структуре, составе описания ресурсов и используемой терминологии приводят к несопоставимости данных, появляющихся в различных источниках.

Поиск необходимых пользователю информационных ресурсов затрудняется также применением несовпадающих и не всегда хорошо продуманных подходов к классификации и группировке информационных ресурсов. Особенно наглядно эта проблема проявляется в Интернете. Почти каждый сайт, все поисковые серверы предлагают свои, не совпадающие друг с другом, а часто и ни с одним из известных классификаторов, системы классификации информационных ресурсов, на которые даются ссылки.

Стандартизация массивов метаданных об информационных ресурсах, развитие систем их классификации и каталогизации должны стать основой создания эффективных средств навигации в российском информационном пространстве, а также постоянно действующего мониторинга информационных ресурсов (прежде всего, государственных) и информационной деятельности.
В связи с вышеизложенным, в 1999 г. был принят национальный стандарт ГОСТ Р 51353, определяющий состав и содержание метаданных электронных карт в геоинформационных системах, а в 2003 г. принят непосредственно в качестве национального стандарта Российской Федерации межгосударственный стандарт ГОСТ 7.70, устанавливающий состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами. Стандарт ГОСТ 7.70 рекомендован как для регистрирующих органов, составляющих каталоги информационных ресурсов, так и для разработчиков и распространителей электронных информационных ресурсов (на сменных носителях, в глобальных и локальных сетях).
Национальные стандарты, входящие в Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам. Например, правила библиографического описания электронных изданий устанавливает государственный стандарт ГОСТ 7.82, согласно которому описание электронных ресурсов максимально приближено к описанию традиционных документов, закрепленному в ГОСТ 7.1.

Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также на государственном уровне стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи.
В частности, стандарт ГОСТ 34.601 выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности, в том числе в управленческой: формирование требований к АС, разработка концепции АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС.

Стандарт ГОСТ 34.602 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а также порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».

Разработанный в 2004 году национальный стандарт ГОСТ Р 52294 определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от формы собственности и подчинения. Положения этого стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.
Стандарт ГОСТ 52294 содержит определения терминов «регламент» (это «совокупность правил, устанавливающих порядок проведения работ или осуществления деятельности»), «рабочий процесс» (это «совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации»), «операция (работа)» (это «часть рабочего процесса, создающая воспроизводимый результат в рамках рабочего процесса»).

В национальных стандартах также закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, терминологии в области делопроизводства и архивного дела, терминологии в области электронного обмена информацией.

Следует отметить, что отраслевой терминологический стандарт по делопроизводству и архивному делу ГОСТ Р 51141, действующий с 1 января 1999 г., не в полной мере отражает новую международную терминологию и не учитывает новую техническую терминологию, возникшую в связи с применением компьютерных информационных технологий в сфере работы с информацией и документацией. Он требует актуализации на основе использования стандартов ИСО и отечественного опыта работы с документацией.

Национальную систему стандартизации составляют, помимо национальных стандартов, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и другие применяемые в установленном порядке классификации. Общероссийские классификаторы – это нормативные документы, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.). В отличие от национальных стандартов, применяемых на добровольной основе, общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов, а также при межведомственном обмене информацией.

Утвержденное Правительством РФ «Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» содержит перечень общероссийских классификаторов, а также органов исполнительной власти, обеспечивающих разработку, ведение и применение каждого из классификаторов.

Сами унифицированные формы документов утверждаются министерствами (ведомствами) РФ – разработчиками унифицированных систем документации. Например, федеральный орган государственной статистики в рамках первичной учетной документации ведет подсистему документации по учету труда и его оплаты, разрабатывает и утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии.

Следует отметить, что Росархивом и ВНИИДАД в 2007 г. разработан и введен в действие Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. Этот классификатор устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает прочную основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны.

Требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи).

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются отдельными ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Федеральной службой по финансовым рынкам (ФСФР России) утверждены требования к магнитным носителям и формату текстов некоторых документов на магнитных носителях, порядку предоставления в ФСФР России электронных документов с электронной цифровой подписью. Министерством финансов РФ установлены требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

Правительство Москвы приняло Постановление от 10 апреля 2007 г. № 249-ПП «Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью».

Действие порядка распространяется на деятельность органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций, а также на деятельность уполномоченных удостоверяющих центров органов исполнительной власти города Москвы, определенных Постановлением Правительства Москвы от 7 декабря 2004 г. № 848-ПП «Об определении Уполномоченных удостоверяющих центров», при применении электронного документооборота в режиме «одного окна» с использованием электронных сообщений, подписанных ЭЦП.

При определении условий и возможности замещения бумажных документов аналогичными по содержанию электронными документами Правительство Москвы предлагает исходить из следующего:
а) существующий или ранее существовавший бумажный документ может быть временно замещен или вместо бумажного документа может быть использован электронный документ, если выполнены условия признания соответствующего электронного документа электронным дубликатом бумажного или электронной копией бумажного документа. Электронный дубликат или электронная копия не могут использоваться за пределами срока действия соответствующего бумажного документа, а также в том случае, если соответствующий бумажный документ отменен, признан утратившим силу, отозван или аннулирован;

б) вместо составления бумажного документа и удостоверения его собственноручной подписью создавшего его лица может быть создан электронный документ с использованием электронной цифровой подписи соответствующего лица, если выполняются условия признания электронного документа электронным оригиналом документа;

в) бумажный документ, полученный в результате обработки соответствующего электронного документа (распечатки), может признаваться равнозначным соответствующему электронному документу при выполнении условий признания бумажного документа бумажной копией или бумажным дубликатом соответствующего электронного документа. Бумажная копия или бумажный дубликат электронного документа не может быть использован, если соответствующий электронный документ не существует или если владельцем соответствующей информационной системы принято правомерное решение о его удалении (уничтожении);

г) обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Электронный документ создается, хранится и используется с использованием средств вычислительной техники.

Информация, содержащаяся в электронном документе и предназначенная для обработки с использованием средств вычислительной техники, должна быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком.

Электронный документ содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Обязательные реквизиты электронного документа определяются действующим законодательством, нормативными правовыми актами и владельцем информационной системы, в которой данный документ создается, используется и хранится, а также в регламенте информационного взаимодействия сторон, участвующих в электронном документообороте с использованием данного документа.

В регламенте информационного взаимодействия определяются: тип документа, структура передаваемой информации, формат передачи данных, периодичность представления информации и способ передачи.

Требования к внутренней структуре и содержательной части электронного документа устанавливаются с точки зрения делопроизводства и предметной сферы, где данный электронный документ создается и используется.

При составлении, хранении, изменении и передаче электронного документа в качестве способа, позволяющего достоверно идентифицировать составителя электронного документа, отправителя электронного документа, автора изменений, внесенных в электронный документ, и получателя электронного документа используется электронная цифровая подпись в соответствии с действующим законодательством.

Выбор формата файла электронных сообщений зависит от условий создания и использования информации и определяется участниками электронного документооборота соответствующих органов исполнительной власти и/или городских организаций.

Несмотря на некоторую громоздкость и терминологическую сложность рассматриваемого порядка, следует признать, что с его появлением в органах управления г. Москвы появилась нормативная база, позволяющая на практике реализовать преимущества электронного документооборота.

В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов.
В этой связи уместно привести слова авторитетного специалиста в области информационного права И.Л. Бачило о том, что «локальный подход к упорядочению номенклатуры, форм и видов документов в различных системах органов государственной власти, местного самоуправления, в разных секторах экономики на основе регламентов, уставов, инструкций и в условиях широкого развития информатизации и использования информационных систем и сетей существенно снижает потенциал новых технологий, не позволяет сократить расходы на управленческую и производственную информационную инфраструктуру, не отвечая требованиям времени». Необходимо межотраслевое правовое и методическое регулирование вопросов работы с документацией в управленческой деятельности.

Принятие федерального закона об электронном документообороте, разработку стандартов в сфере использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти (например, стандартов для офисных систем, используемых сотрудниками федеральных органов государственной власти в повседневной деятельности для подготовки документов и обмена информацией, стандартов для систем управления электронными архивами документов) предусматривает «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти».

В настоящее время Правительство Российской Федерации разработало Концепцию формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года и план мероприятий по ее реализации, которые определяют основные приоритеты, направления и этапы этой деятельности. Под электронным правительством понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения гражданами и организациями государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства на период до 2010 г. Для достижения указанных целей необходимо обеспечить: развитие и широкое применение в деятельности органов государственной власти средств обеспечения удаленного доступа организаций и граждан к информации о деятельности органов государственной власти, основанных на использовании современных информационно-коммуникационных технологий; предоставление государственных услуг с использованием многофункциональных центров и сети Интернет на основе создания единой инфраструктуры обеспечения межведомственного автоматизированного информационного взаимодействия и взаимодействия органов государственной власти с организациями и гражданами;

создание защищенной системы межведомственного электронного документооборота;

внедрение ведомственных информационных систем планирования и управленческой отчетности в рамках создания единой государственной системы контроля результативности деятельности органов государственной власти по обеспечению социально-экономического развития Российской Федерации;

формирование нормативной правовой базы, регламентирующей порядок и процедуры сбора, хранения и предоставления сведений, содержащихся в государственных информационных системах, обмена информацией в электронной форме между государственными органами, организациями и гражданами, а также контроль за использованием государственных информационных систем.