Выбор читателей:

КРУГЛЫЙ СТОЛ «ЭПОХА IT В АРХИВНОЙ ОТРАСЛИ: ПРОБЛЕМЫ СОХРАННОСТИ И ДОСТУПНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ» НА 9ОМ IT-ФОРУМЕ В ХАНТЫ-МАНСИЙСКЕ 6-7 июня 2017 г.

News image

"The epoch of IT in the archival industry: problems of preservation and accessibility of electronic documents" on the 9th IT Fo...

ВЫШЛО В СВЕТ МУЛЬТИМЕДИЙНОЕ ИЗДАНИЕ «ЗАПОВЕДНАЯ ЧУВАШИЯ»

News image

2017 год в России объявлен Годом экологии и особо охраняемых природных территорий. БУ «Госкиностудия «Чувашкино» и архив электронной документации» организует ки...

ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

News image

О.В. ОЛЕЙНИКОВ, г. Москва, Российская Федерация ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ Аннотация В статье ...

ГЕНЕАЛОГИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ: РЕТРОСПЕКТИВА И СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ

Печать PDF


Исполнение запросов органов власти, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан – одна из форм информационного обслуживания пользователей государственных архивов. Политические и социально-экономические преобразования последних десятилетий, нашли отражение во многих сферах жизни. Деятельность архивных учреждений не стала исключением. Получили дальнейшее развитие многие направления, в частности, связанные с исполнением поступающих запросов. Возросло количество генеалогических и биографических запросов, что, во многом, связано со смещением интереса с коллективного на индивидуальное, ростом интереса к отдельной личности. С другой стороны, сыграла роль и возможность осознать себя при изучении родословной частью некой общности с богатейшим прошлым.

Тенденции формирования современных культурных традиций таковы, что вопрос – кто мы и откуда, кем были наши предки рано или поздно задает себе каждый, независимо от возраста, социального и материального положения.

Государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области» исполняет запросы генеалогического характера свыше десяти лет. Начиная с 1998 г. наблюдается стабильный рост числа таких запросов. Так, с 1991 по 2000 г. в архив поступило 34 запроса, в 2006 г. уже 63, 2007 г. – 64, 2008 г. – 65, 2009 г. – 48. По объему запрашиваемой и предоставляемой информации они очень не равнозначны. Это и роспись одного поколения, и глубокие исследования до 7–10 поколений. К ним вплотную примыкает часть запросов о рождении, которые можно расценивать как возможный вариант начала поиска по родословию.

До 85% запросов приходятся на заинтересованных граждан, желающих узнать о своих корнях. С некоторыми исследователями устанавливается долгосрочные отношения, их запросы по родословной выполняются в несколько этапов, проводится серьезная поисковая работа. Исследования одного из известных вятских родов, чьи представители из крестьянского сословия поднялись сначала в мещанство, затем в купечество, а далее дослужились до потомственного почетного гражданства, вылились в создание нового архивного фонда. Фонд № Р–3933 «Коллекция документов по истории рода Сунцовых» явился первым фамильным фондом архива, созданным на основе материалов досоветского периода.

Как показывает практика, наиболее востребованными оказываются документы массового характера, отражающие события жизни рядовых персонажей исторического процесса. Объясняется это тем, что среди поступающих в архив запросов подавляющее большинство связано с восстановлением родословного древа малоизвестных лиц и, чаще всего, выходцев из крестьянского сословия.

Самостоятельного подразделения, а также сотрудников, специализирующихся только на исполнении запросов генеалогического характера, в архиве нет. Методика и навыки работы по исполнению такого рода запросов освоены шестью специалистами архива. В основном это сотрудники отдела использования архивных документов, занятые, кроме исполнения запросов по составлению родословных росписей, работой по профилю отдела. В последние годы была опробована также практика исполнения таких запросов частично в свободное от основной работы время с дополнительной оплатой. Этот способ руководство архива намерено применять и в будущем.

Начало методического осмысления исполнения запросов по родословию было положено подготовкой тезисов к научной конференции 1995 г. «Вятская земля в прошлом и настоящем» по теме «Использование документов ГАКО для составления родословных». В целях совершенствования работы по исполнению запросов по генеалогии, в последние годы в архиве подготовлены методические пособия: 1996 г.: «Моя родословная» (отмечено дипломом конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 1995 – 1996 гг., организованного коллегией Росархива); 2000 г.: «Составление родословной. К истории вопроса»; 2003 г.: «Методические рекомендации по исполнению запросов генеалогического характера».

Последние рекомендации обобщают накопленный опыт и определяют порядок работы сотрудников архива в процессе исполнения генеалогических запросов. Рекомендации по исполнению запросов генеалогического характера содержат сведения об основных документальных источниках, методике работы с источниками (советы по составление восходящего и нисходящего родословий, организации выписок из метрических книг, порядке поиска дополнительной информации), порядка оформления ответов на генеалогические запросы. В приложении к методическим рекомендациям даны примеры родословных росписей, текста сопроводительного письма.

Для облегчения и ускорения поиска архивных сведений при составлении родословий в архиве имеется специальный научно–справочный аппарат: обзоры к фондам, указатели к описям, тематические справки.

Рост генеалогических запросов и числа пользователей документальной информацией, занимающихся в читальном зале архива генеалогическими исследованиями, поставил перед архивом задачу обеспечения исследований по данной тематике информационно – поисковыми системами. Базовыми источниками для поиска генеалогической информации являются метрические книги, исповедные росписи и ревизские сказки. Большой объем и наличие этих документов в нескольких десятках описей разных фондов обусловили выбор формы информационно-поисковой системы по метрическим книгам и исповедным росписям – электронная база данных.

В настоящее время автоматизированный программный комплекс по документам ГОУ «ГАКО», содержащим генеалогическую информацию, включает две завершенные базы данных: «Метрические книги церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» и «Исповедные росписи церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.», а также две незавершенные – «Клировые ведомости церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» и «Списки населенных пунктов Вятской губернии – Кировской области. 1905-2002 гг.».

Разработку программ для баз данных в архиве осуществляет главный специалист-программист отдела автоматизированных архивных технологий на основании технического задания, составленного сотрудниками отдела информационно-поисковых систем и одобренного Советом НОТ архива. Непосредственное ведение баз данных осуществляет отдел информационно-поисковых систем. К каждой программе в архиве имеется инструкция пользователю, подробно описывающая все возможности программы, в т.ч. порядок ввода и поиска информации в базе данных. Инструкции снабжены рисунками, наглядно демонстрирующими различные окна и поля программы, а также процесс работы с ними.

Базы данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» построены по единым принципам. Единицей учета баз данных является запись, под которой понимается совокупность сведений об одном документе, Базы данных содержат информацию о местонахождении в фондах ГОУ «ГАКО» 74 тысяч метрических книг за период 1724-1938 гг. (10 361 ед. хр.) и 21 тысячи исповедных росписей за 1731-1917 гг. (1 191 ед. хр.), т.е. всех выявленных на данный момент в архиве документов этих видов. В базу «Метрические книги» внесены сведения обо всех метрических книгах православных церквей, имеющихся на хранении в ГОУ «Государственный архив Кировской области», в т.ч. и церквей других епархий, кроме Вятской – Вологодской, Казанской, Костромской.

Созданные программы позволяют осуществлять поиск информации о местонахождении одного документа или комплекса документов по сочетанию различных заданных параметров (например, метрические одной церкви за заданный период, метрические книги церквей одного населенного пункта, одного уезда, епархии и т.д.); а также создавать географические указатели документов одного вида к описям дел, содержащим значительный объем таких документов. Для исповедных росписей очень актуальна возможность формирования и вывода на печать внутренних описей дел.

Для успешных генеалогических исследований необходимо четко знать административно-территориальное деление интересующего населенного пункта: на территории какого уезда, стана, волости, сельского общества располагались деревни и починки, к какому приходу они относились. Несмотря на определенную стабильность административно-территориального деления, существовавшего с конца XVIII в. до начала XX в., границы уездов и волостей подвергались некоторым изменениям, с построением новых церквей, деревня или починок могли переходить из прихода в приход. Поэтому новым ответом на требования времени стало создание базы данных «Списки населенных пунктов Вятской губернии – Кировской области. 1905-2002 гг.». База была создана в 2007 г. на основе материалов, подготовленных для справочника «Административно-территориальное деление Вятской губернии – Кировской области. 1918-2002 гг.», единицей учета в этой базе является совокупность сведений об одном населенном пункте из одного списка населенных пунктов, введенного в базу данных.

В базу данных путем экспорта текстовых документов в формате Word были внесены списки населенных пунктов: Вятской губернии на 1905 г.; Вятской губернии на 1919-1923 гг.; Кировской области 2002 г.; трех волостей Никольского уезда Северо-Двинской губернии, переданных в 1920 г. в состав Котельничского уезда Вятской губернии; трех районов Архангельской области, переданных в 1941 г. в состав Кировской области. Общее количество записей в базе данных – более 54 тысяч.

При исполнении генеалогических запросов база данных «Списки населенных пунктов» используется для подтверждения факта существования населенного пункта под конкретным названием на территории Вятской губернии – Кировской области, поиска информации о принадлежности конкретного населенного пункта к административно-территориальной единице (уезду, волости, району и т.п.) на заданный момент времени, наличии у населенного пункта второго названия и др. Важно, что созданные в архиве программы удобны и просты в использовании.

В соответствии с «Номенклатурой платных работ и услуг, выполняемых Государственным архивом Кировской области» исполнение запросов генеалогического характера относится к категории платных услуг. Номенклатура утверждена приказом управления по делам архивов Кировской области от 01.11.2002 г. № 32 и дополнена в соответствии с приказом управления по делам архивов Кировской области от 28.01.2004 г. № 6. Оплата услуг производится заявителями в соответствии с действующим «Прейскурантом на платные и договорные работы, выполняемые государственным областным учреждением «Государственный архив Кировской области». С декабря 2005 г. архив выполняет данный вид запросов на договорной основе. Форма «Договора об оказании информационных услуг по составлению родословной росписи» разработана в архиве и прошла юридическую экспертизу юриста управления по делам архивов Кировской области.

Минувшее десятилетие характеризуется своеобразным всплеском интереса к генеалогии, что, в свою очередь, сказалось как на жизни общества в целом, так и на характере поступающих в архив запросов. Можно говорить о том, что документы архива весьма активно используются при реконструкции истории семей, при проведении генеалогических исследований как сотрудниками архива, так и энтузиастами, работающими в читальных залах. Комплексный подход к использованию источников позволяет практически в 90% случаях давать положительные ответы. Иногда только по одному известному факту удается реконструировать древо семьи.

Подробные, очень внятные и последовательные методические рекомендации, составленные сотрудниками архива и особенно примеры ответов на запросы граждан свидетельствуют о большом накопленном опыте по исполнению генеалогических запросов, а также говорят о высоком качестве работы архива в данном направлении. Руководством архива продолжается последовательная, настойчивая и кропотливая работа по совершенствованию научно–справочного аппарата к документальным источникам. Очень трудоемкая работа по созданию баз данных на наиболее востребованные генеалогические источники приносит свои результаты. Все созданные в архиве базы данных значительно облегчают работу сотрудников архива. Базы данных «Метрические книги» и «Исповедные росписи» и созданные на их основе географические указатели являются основными справочниками для поиска документов данных видов в архиве. Без их использования не обходится ни одно генеалогическое исследование. На ближайшее время запланировано создание межфондового указателя – базы данных «Ревизские сказки Вятской губернии. XVIII-XIX вв.», в которую будет введена информация обо всех находящихся на хранении в архиве ревизских сказках на уровне населенных пунктов. Анализ практики проведения генеалогических исследований, позволяет заключить, что это направление является в деятельности архива одним из приоритетных, и способствует не только изучению, но и сохранению культурного наследия России.

Аннтоция

В статье анализируется работа Государственного архива Кировской области по исполнению генеалогических запросов, необходимых для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода.

Ключевые слова

Генеалогический запрос, метрическая книга, исповедная книга, клировая ведомость, Государственный архив Кировской области, база данных.

Генеалогический запрос – запрос о предоставлении информации , необходимой для установления родства. Родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода.

Метрическая книга – совокупность хронологических записей о рождении, браке и смерти по установленной форме.

Исповедная книга – книга, для записи бывших у исповеди и св. Причастия.

Клировая ведомость – документ о службе лиц духовного звания.

База данных – организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера совокупность данных в определенной области, используемая для удовлетворения информационных потребностей потребителей.

Федорова Ирина Степановна

Аспирант, Всероссийский научно – исследовательский институт
делопроизводства и архивного дела

Электронный адрес:

Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Тел.: 8 9032621513

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.