ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА

Печать PDF

И.В. ВОЛКОВА, З.П. ИНОЗЕМЦЕВА

ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ РАЗВИТИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА

Volkova I.V., Inozemceva Z.P. Executive features of social-legal requests in modern stage of archival business progress

Аннотация / Annotation

В статье освещаются актуальные вопросы деятельности архивных учреждений по реализации конституционных прав граждан на получение информации социально-правового характера. Авторы раскрывают основное содержание пособия «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», необходимого в практической работе по исполнению запросов граждан.

The article is devoted to the actual questions of archival institution activity for realization of citizens’ constitutional rights to social-legal information receipt. Authors open the basic content of manual “Methodical recommendations in practical work on execution of citizens’ requests”.

Ключевые слова / Keywords

Архивоведение, архивное дело, государственные архивы, запрос социально-правового характера, Пенсионный фонд РФ, персональная информация, доступ к персональной информации, использование архивных документов. Archive study, archive business, state archives, social-legal request, Pension fund of Russian Federation, personal information, access to personal information, using of archive documents.

ВОЛКОВА Ирина Валентиновна – заведующая отделом архивоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кандидат исторических наук, г. Москва; 8-499-334-48-69; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

ИНОЗЕМЦЕВА Зинаида Петровна – заместитель главного редактора журнала «Вестник архивиста», старший научный сотрудник Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кандидат исторических наук, г. Москва; 8-917-586-76-72; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Российская Федерация - социальное государство, где обеспечивается «государственная поддержка семьи, материнства, отцовства и детства, инвалидов и пожилых граждан, развивается система социальных служб, устанавливаются государственные пенсии, пособия и иные гарантии социальной защиты» . Согласно Конституции Российской Федерации гражданин вправе обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления, свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих в свою очередь правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени .

Реализуя свои права, граждане обращаются с многочисленными запросами в государственные архивы с просьбой подтвердить те или иные сведения, необходимые при решении вопросов их социально-правового обеспечения. Государственные архивы хранят значительные объемы документов официального происхождения, образовавшихся в процессе документирования жизнедеятельности гражданина. В их числе: акты гражданского состояния, многочисленные виды документов, отражающие сведения о трудовой деятельности, образовании, состоянии здоровья, военной службе, местах проживания, официальных заслугах перед обществом и государством, другие факты биографии человека, которые определяют его право на соответствующее государственное социальное обеспечение.

Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, отнесена к числу основных полномочий Росархива , федеральных государственных архивов и государственных архивов субъектов Российской Федерации, что закреплено в нормативных актах, регулирующих их деятельность. Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации, архивные учреждения предоставляют бесплатно . Оказание помощи конкретным людям в решении жизненно важных вопросов их социальной поддержки в значительной мере определяет место и роль, престиж архивной службы в гражданском обществе.

Даже сравнительно небольшой исторический экскурс позволяет увидеть, что становление деятельности архивных учреждений в области справочной работы неизменно находилось в прямой зависимости и под воздействием осуществляемой государством пенсионной политики. В первые два десятилетия после установления советской власти пенсионная система как таковая отсутствовала. За счет государства пенсии назначались по инвалидности, по случаю потери кормильца, а также представителям некоторых профессий, имеющим заслуги перед советским обществом и государством. Так, декрет от 16 июля 1920 г. предусматривал выплату пенсий лицам, «имеющим особые заслуги перед рабоче-крестьянской революцией в борьбе с мировым империализмом, с контрреволюцией буржуазии и помещиков, а также в деле социалистического строительства и партийной работе» . На работников, не имеющих особых заслуг, пенсионное обеспечение по старости не распространялось до принятия Конституции 1936 г., которая провозгласила право граждан СССР «на материальное обеспечение в старости, а также в случае болезни и потери трудоспособности», гарантируя это право «широким развитием социального страхования рабочих и служащих за счет государства, бесплатной медицинской помощью трудящимся, предоставлением в пользование трудящимся широкой сети курортов» .

Закон о государственных пенсиях, охвативший все категории граждан (кроме колхозников), был впервые принят Верховным Советом СССР 14 июля 1956 г. До этого пенсионное обеспечение осуществлялось в соответствии с различными нормативными документами и касалось лишь отдельных групп населения. Закон СССР о пенсиях и пособиях членам колхозов вступил в действие лишь с 1 января 1965 г. . Объем работ по выдаче справок достигал в этот период такого уровня, что приходилось приостанавливать в архивах все иные работы, переводя всех сотрудников на исполнение запросов социально-правового характера. Справочная работа со второй половины 1950-х гг. приобрела в государственных архивах системный характер и сформировалась в самостоятельное направление деятельности с соответствующим организационным и методическим обеспечением.

Наиболее значительные законодательные изменения в систему получения социальных льгот и в пенсионное обеспечение граждан, в частности, были внесены в период с 1990 г. по настоящее время. За это время было принято более 15 законодательных актов и нормативных правовых документов по проблеме , что вызвало огромный поток запросов социально-правового характера в государственные архивы.

В настоящее время тематика социально-правовых запросов граждан охватывает вопросы: о гражданском состоянии, подтверждении трудового стажа, размерах заработной платы, прохождении службы в Вооруженных силах, участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и других военных конфликтах, несчастных случаях на производстве, награждении государственными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, получении образования, опекунстве, патронировании, о репрессиях, депортации, насильственном выселении, пребывании в концлагерях, насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию, о подтверждении других прав. К группе запросов социально-правового характера относятся исключительно те запросы по названной тематике, исполнение которых предусматривает подтверждение данных, необходимых для получения гражданином государственных социальных льгот. Это могут быть запросы, связанные не только с биографическими данными человека, но и включающие генеалогические сведения, например, о репрессированных родителях, или в случае стихийных бедствий и необходимости подтверждения гражданином его прав на снесенный во время половодья дом, имущество.

Однако не все запросы социально-правового характера исполняются государственными архивами с положительным результатом. Причина – в отсутствии на хранении соответствующих запросу документов. Установлено, что в течение 75 лет с момента создания документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и документы, касающиеся приватизации жилищного фонда, хранятся в архивах организаций, после чего подвергаются экспертизе. Поскольку не все виды документов, содержащие биографическую и генеалогическую информацию, имеют научную и историческую ценность, в государственные архивы принимается небольшая часть названных документов . Далеко не во всех архивах имеются записи актов гражданского состояния (актовые книги) и метрические записи, поскольку они должны передаваться органами ЗАГСа на постоянное хранение в государственные архивы по истечении 100 лет со дня их составления . В государственных архивах субъектов Российской Федерации практически не хранятся документы организаций и учреждений военных ведомств. В то же время в государственных архивах нередко сохранились документы по личному составу в полном объеме, поступившие в особых случаях: при отсутствии правопреемников у ликвидируемой организации, изменении административно-территориального деления; ликвидации кооперативно-колхозной собственности, преобразованиях в структуре государственного управления.

Исполнение запросов социально-правового характера связано с использованием персональной информации, часть которой является конфиденциальной и относится к информации ограниченного доступа . Согласно ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: «ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов». После окончания 75 лет дела и документы, содержащие такую информацию, становятся общедоступными , за исключением дел и документов личного происхождения, переданных в архив на особых условиях доступа к ним. Собственник имеет право установить свои сроки ограничения и условия доступа .

Стремясь обеспечить на должном уровне работы по исполнению запросов социально-правового характера, многие государственные архивы разработали рекомендации, инструкции, памятки для практического применения в своем архиве. Анализ этих методических документов показал, что в них имеются существенные разночтения, остаются нерешенными вопросы терминологического характера, организации и методики исполнения запросов социально-правового характера разной степени сложности с учетом специфики поиска запрашиваемых заявителем сведений. Настоятельно требовалась разработка единого методического документа на основе действующих нормативных правовых и методических документов в части проведения работ по исполнению запросов социального характера.

В 2010–2011 гг. ВНИИДАД провел целевое исследование и подготовил «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера», принятые Росархивом в декабре 2011 г. и рекомендованные к печати (СИФ ВНИИДАД № 250). При подготовке Методических рекомендаций был использован практический опыт 68 государственных архивов-соисполнителей. Положения Методических рекомендаций основаны на требованиях правовых нормативных актов, регулирующих правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления. В них учтен современный опыт работы архивных учреждений по исполнению запросов социально-правового характера, использована методическая литература, в которой освещены вопросы определения исторической и научной ценности документов по личному составу, их отбору на государственное хранение, частично - исполнения запросов социально-правового характера . Большую помощь в определении путей поиска запрашиваемых гражданами сведений социально-правового характера оказали результаты научно-исследовательской работы, выполненной ВНИИДАД, федеральными государственными архивами и государственными архивами субъектов Российской Федерации в процессе подготовки справочного пособия «Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917-1991 гг.)» .

В первой главе Методических рекомендаций даны разъяснения по практическому применению действующих норм правового и методического обеспечения, в том числе связанных с правовой регламентацией доступа к информации персонального характера при исполнении запросов социально-правового характера. Вторая глава посвящена организации и методике работы - порядку приема запросов заявителей, характеристике заявителей, условиям и последовательности этапов исполнения запросов, их регистрации, проверке запросов на повторяемость. Дана подробная характеристика информационных документов (архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо), которые оформляются архивом по результатом поисковой работы для ответа заявителю, в том числе для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г.

Особенности исполнения запросов в разрезе тематических групп изложены в третьей главе пособия. По каждой группе указаны законодательные акты, нормативные правовые документы, регламентирующие социальные льготы, основные фонды и виды документов, содержащие соответствующие сведения, раскрыта методика исполнения запросов определенной тематики. Так, например, при исполнении запросов о подтверждении права гражданина на льготный трудовой стаж рекомендуется использовать виды документов, в которых имеется прямая и косвенная информация, которая может послужить основанием для подтверждения таких прав. В их числе, наряду с типовыми видами документов по личному составу, указаны специфические источники: приказы о создании комплексных бригад (звеньев) (для строительных организаций); трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения с отметками об их выполнении и произведенных отчислениях страховых взносов; личные карточки (форма Т-2), алфавитные книги по учету работников организации, протоколы заседаний квалификационной комиссии, протоколы исследований воздушной среды, тарификационные (штатно-тарификационные) списки рабочих, списки профессий, должностей, работ и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, карты условий труда, различные справки о вредных производствах и занятости на них. Рекомендовано также при необходимости обратиться к косвенным источникам: приказам по основной деятельности, штатным расписаниям, штатным расстановкам, уставам или положениям о предприятиях, коллективным договорам с перечнями работ (профессий) с вредными или опасными условиями труда, картам технологических процессов, книгам записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда, дающими право на льготную пенсию, журналам радиационного контроля, должностным инструкциям и др. документам, где может содержаться информация об основных видах выпускаемой продукции, о принятых решениях по вопросам назначения льгот лицам соответствующих должностных категорий. В помощь исполнителям запросов в пособии приведены перечни (списки) льготных профессий, специальностей, должностей руководителей, рабочих специальностей, которым в соответствии с постановлениями правительства устанавливаются доплаты за вредные условия труда или предоставляется дополнительный отпуск. Содержатся детальные рекомендации по составлению и оформлению архивных справок, копий, выписок и другие необходимые методические разъяснения.

В четвертой главе освещаются вопросы ответственности и контроля исполнения запросов в государственном архиве. В составе методических рекомендаций – 161 приложение: тематические группы конфиденциальных персональных данных; формы запроса (обращения) заявителя и различных писем архивных учреждений, направляемых в организации или заявителям; многочисленные примеры составления запросов, подкрепляющие практически все методические положения, содержащиеся во второй главе. Обширный список источников и литературы включает полный перечень законодательных и нормативных правовых документов, касающимися социального обеспечения граждан Российской Федерации, вышедших в 1991-2011 гг., а также с методические разработки государственных архивов по проблеме.

В пособии даны рекомендации по повышению эффективности исполнения поступающих от граждан запросов социально-правового характера, что во многом зависит от тесного взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом), Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделений в субъектах РФ, а также от профессионализма кадров, знания ими истории государственных учреждений, административно-территориального деления, состава и содержания фондов архивов, современного законодательства по вопросам социального обеспечения, в том числе и по конкретным вопросам в зависимости от тематики самого запроса.

Опыт работы по подготовке рекомендаций высветил ряд нерешенных проблем в этой области. Он показал, что положительное развитие работы по исполнению запросов социально-правового характера требует дополнительных законодательных инициатив в части регламентации вопросов использования архивных документов с персональной информацией, пересмотра видового состава и сроков хранения документов с биографической и генеалогической информацией применительно к задачам социальной защиты интересов граждан, а также принятия решений относительно документов по личному составу по 1937 г. включительно и порядке их перевода по истечении 75 лет на открытый доступ.

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.