Автор: Ю.Ю. ЮМАШЕВА | 08 Февраля 2014

Ю.Ю. ЮМАШЕВА

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ: ИДЕОЛОГИЯ СИСТЕМЫ И АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ПЕРВОГО ГОДА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ

Yumasheva J.Yu. "Central fond catalogue": ideology of the system and the results of the first year activity.

Аннотация / Annotation

В статье анализируются итоги тестовой эксплуатации программного комплекса «Центральный фондовый каталог», приводится краткий обзор истории формирования единой автоматизированной информационной системы архивной отрасли и ее идеологии.

In the article results of the first year of test exploitation of the program complex «Central Fond Catalogue» are analyzed, the short review of history of formation of the archival information system and its ideology is provided.

Ключевые слова / Keywords

Центральный фондовый каталог, тестовая версия, история формирования проблемы эксплуатации. Central Fond Catalogue, testing version, history of forming of exploitation problem.

ЮМАШЕВА Юлия Юрьевна – заведующая лаборатории автоматизированных архивных технологий Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), кандидат исторических наук, г. Москва; 8-916-688-34-01; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript , Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

11 января 2013 г. исполнился год с момента размещения в сети Интернет на портале «Архивы России» тестовой версии программного комплекса Центральный фондовый каталог. Программный комплекс разработан по заказу Федерального архивного агентства и представляет собой третью, обобщающую часть единой автоматизированной информационной системы по учету документов Архивного фонда (ЕАИС), полное описание которой впервые было дано в «Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг.», утвержденной Приказом Росархива № 104 от 2.12.2011 г.

ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:

Программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» (ПК АФ) предназначен для использования непосредственно в архивах. В него вносится информация обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) архива. В ПК реализованы классические археографические требования к учету и описанию документов Архивного фонда, что позволяет не только перевести учет в электронную форму, но, и что не менее важно, осуществить преемственность форм учета (традиционно-бумажная — электронная) и сохранить в полном объеме учетную информацию, не нарушая ее целостности.

Программный комплекс «Архивный фонд» — основа, с которой должны быть связаны и базироваться прочие системы автоматизации внутриархивной деятельности («Контроль движения дел», «Автоматизированный читальный зал» и т.п.), разработка которых запланирована Программой информатизации.

В настоящее время ПК АФ используют 14 федеральных архивов и архивные управления 84 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы.

Программный комплекс «Фондовый каталог» (ПК ФК) предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. С начала 2012 г. Росархив получает в формате этого ПК информацию о документах Архивного фонда из субъектов федерации для дальнейшей ее интеграции в ПК ЦФК в рамках единой автоматизированной системы.

Программный комплекс «Центральный фондовый каталог» (ПК ЦФК) предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов, использующих ПК АФ, и региональных массивов данных, созданных в ПК ФК. В начале 2012 г. было осуществлено размещение ЦФК в тестовом режиме на портале «Архивы России».

Собственно ЦФК и является федеральной государственной информационной системой, которая должна в полном объеме отразить информацию о составе документов Архивного фонда РФ и дать представление широким пользователям сети Интернет об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации.

Центральный фондовый каталог задуман как ресурс, не имеющий аналогов в мире, т.к. впервые в мировой практике он должен представить информацию обо всех документах Архивного фонда, отразившуюся в учетной архивной документации до уровня описания единиц хранения включительно. По состоянию на начало марта 2012 г. в состав Архивного фонда было включено 609 млн единиц хранения .

Федеральное архивное агентство планирует поэтапное наполнение ЦФК.

На первом этапе в тестовой версии ЦФК (декабрь 2011 г. — январь 2012 г.) были представлены данные (описания 66 029 архивных фондов) 10 федеральных архивов.

Начиная с 2012 г. информация ЦФК постепенно дополняется и обновляется за счет включения в его состав сведений, полученных от остальных федеральных архивов, а также из субъектов Российской Федерации. За 2012 г. информация обновлялась и дополнялась трижды:

12 марта 2012 г. ЦФК был пополнен данными об архивных фондах еще двух федеральных архивов. В систему были добавлены описания 5 592 фондов.

13 сентября 2012 г. в ЦФК были внесены данные об архивных фондах государственных архивов 10 субъектов федерации — описания 77 254 фондов.

11 декабря 2012 г. информация ЦФК пополнена информацией об архивных фондах одного федерального архива (Филиала РГАНТД в г. Самаре — 865 фондов) и государственных архивов 16 субъектов федерации (описания 194 33 фондов).

Таким образом, на 1 января 2013 г. в ЦФК загружены описания 343 973 фондов. Из них:

Описания 72 486 фондов 13 федеральных архивов;

Описания 271 487 фондов, выгруженных из ПК ФК 26 органов управления архивным делом субъектов федерации.

В течение первого года функционирования ЦФК его страницу на портале «Архивы России» посетило 54 068 посетителей, которые обращались к ресурсу 153 631 раз.

Вместе с тем, год активного функционирования Программного комплекса Центральный фондовый каталог на портале «Архивы России» выявил целый ряд проблем, от понимания и успешного решения которых во многом зависит судьба системы.

Условно эти проблемы можно сгруппировать в четыре блока: три из них тесно взаимосвязаны между собой и носят содержательный характер, один посвящен технико-технологическим аспектам.

Первый блок проблем объединяет вопросы, связанные с идеологией системы, ее предназначением, нормативно-методическим обоснованием и обеспечением функционирования ЦФК.

Для того чтобы понять существо проблем, объединенных в данном блоке, необходимо кратко напомнить историю автоматизации архивной сферы и разработки программных комплексов, входящих в ЕАИС .

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 1970-х гг. Уже в те годы была разработана концепция, обозначившая следующие цели:

разработку системы компьютеризированного поиска архивных документов, относящихся к избранным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также наиболее востребованных у исследователей документов. Метод выборочного заполнения системы был избран в силу экономической целесообразности, так как ввод в систему сведений обо всех архивных документах являлся слишком дорогим и требовал больших трудовых затрат;

создание межархивных баз данных;

поэтапный ввод в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией активно велись работы по проектированию и разработке Автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) , предназначенной для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников. Система была реализована на ЕС ЭВМ. В нее вошли около 70 тыс. описаний архивных фондов.

С целью максимального ускорения процесса обработки информации и внесения ее в программную среду были разработаны специальные карточки, унифицировавшие описания архивных фондов, созданы правила их заполнения, что позволило заложить основы прикладной (архивной) лингвистики отраслевых автоматизированных систем .

С начала 1990-х гг. в связи с активным внедрением и использованием персональной компьютерной техники в центре внимания Главного архивного управления оказалась задача создания полномасштабной автоматизированной системы централизованного государственного учета архивных документов, предназначенной для учета всех уровней архивной документации .

Официальное решение о разработке автоматизированной системы учета документов Архивного фонда было зафиксировано в принятой Росархивом в 1995 г. Концепции информатизации архивного дела России , а общие контуры создаваемой системы были намечены в первой отраслевой, разработанной в 1996 г. Программе информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.) .

Уже тогда предполагалось, что система будет представлять собой сложную иерархическую трехуровневую структуру, состоящую из типовых программных комплексов «Архивный фонд» — «Фондовый каталог» — «Центральный Фондовый каталог» .

На базовом уровне — собственно на уровне ПК АФ — должен был быть также применен принцип разработки отдельных тематических модулей, предназначенных для компьютеризации основных функций (внутриархивной деятельности) государственных архивов Российской Федерации.

Одновременно планировалась и разработка проекта автоматизации карточного Центрального фондового каталога (срок реализации 1999—2000) .

Эта последняя система изначально планировалась не как точная копия «картотечной» системы централизованного государственного учета, принципы функционирования которой были зафиксированы в Регламенте государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации , а как система с более широкими информационными и функциональными возможностями .

Стратегическими целями создания автоматизированной системы централизованного государственного учета были:

полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

учет всех видов документации;

полный учет архивных документов на уровнях фонд — опись — единица хранения;

автоматизированное формирование архивных учетных документов.

Как следует из перечня целей, особое внимание в создаваемой системе уделялось автоматизированному формированию статистических отчетов, в которых отражались количественные («объемные») показатели для всех уровней архивной документации от единиц хранения до паспорта архива .

Создаваемая система на уровне ЦФК позиционировалась как инструмент внутренней работы Росархива, а результаты аккумулирования и обработки информации в ЦФК не предполагалось публиковать в открытом доступе в сети Интернет.

Согласно этой принятой идеологии ЦФК должен был представлять собой механическую сумму массивов данных, передаваемых из ПК АФ, используемых в федеральных архивах, и ПК ФК, используемых в органах управления субъектов федерации и аккумулирующих данные государственных, региональных и муниципальных архивов. Программный комплекс ЦФК должен был также обладать функционалом проведения статистических процедур «для анализа и составления сводных учетных данных» и не предназначался для публичного представления. Именно для решения подобных аналитических (статистических) задач и была разработана инфологическая модель программного комплекса. При этом сама модель не отражала всей специфики учетной документации, существующей в отрасли. К примеру, первоначально (с 1996 г.) и на протяжении 15 лет ПК АФ, на котором базируются и чью структуру практически в полном объеме воспроизводят ПК ФК и ЦФК, разрабатывался и модернизировался исключительно для автоматизации учета в архивах, хранящих «бумажные» документы и ведущих учет по «классической» схеме архивной документации: фонд – опись – единица хранения – документ. Но, как известно, в Архивный фонд включены также и другие виды архивных документов , в частности, кино-видео-фото-фоно и электронные документы, учет и описание которых ведется несколько иначе. К сожалению, структура полей ПК АФ до конца 2012 г. не позволяла вести автоматизированный учет этих видов документной информации .

Кроме того, структура полей базового ПК АФ, полностью воспроизводившаяся и в ПК ФК, и в ЦФК, была смакетирована на основе формуляров архивной учетной документации, использовавшейся во второй половине XX в. (в частности, в середине 1990-х гг.), и не отражала все когда-либо существовавшие в архивном деле России (с начала XVIII в.) и актуальные до сих пор разные виды формуляров архивных описей и варианты заполнения их граф. При внесении сведений из этих описей в ПК АФ допускались определенные отступления и неточности при заполнении текстовых полей, но количественные характеристики и объемные показатели должны были быть абсолютно верными, поскольку именно на их основе проводились аналитические процедуры и формировались сводные учетные данные. Это положение связано также и с тем, что автоматизированный учет документов архивного фонда воспринимался как вторичный по отношению к ведению учета в традиционной (бумажной форме) и необязательный вариант учетных процедур .

Служебный статус ПК «Центральный фондовый каталог» был зафиксирован во «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (утвержден приказом Росархива от 23 октября 2000. № 64) . В документе особо обращает на себя внимание то, что в нем нет ни слова о предоставлении данных ЦФК для публичного доступа в сети Интернет. Нет этой позиции и в разработанном в 2008 г. по заказу Федерального архивного агентства ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» Техническом задании на Автоматизированную информационную систему (АИС) «Центральный фондовый каталог» .

Бурное развитие средств телекоммуникации и информации в середине и конце первого десятилетия XXI в., принятый в России стратегический курс на развитие информационного общества и оказание государственных услуг в электронной форме , заставили пересмотреть статус и предназначение Программного комплекса «Центральный фондовый каталог».

В результате, в 2010 г. в конкурсной документации на проведение открытого конкурса на право заключения государственного контракта на разработку системы (5-й этап) автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (программные комплексы «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»)» при наличии требований разработки служебного функционала системы , была также сформулирована задача разработки «прототипа (макета) БД «Центральный фондовый каталог», размещаемой в открытом доступе в сети Интернет» .

В 2011 г. в рамках выполнения работ по доработке системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (программный комплекс «Центральный фондовый каталог») ЦФК был реализован в виде двух подсистем: административного веб-приложения и публичной поисковой веб-страницы. Административное веб-приложение позволяет осуществлять импорт данных, контролировать содержание базы данных ЦФК, управление правами пользователей, а публичная поисковая веб-страница предоставляет доступ интернет-пользователям к данным ЦФК с помощью механизма полнотекстового поиска.

В Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011—2020 гг. (п. 2.1., 2.2.) этот ПК ЦФК позиционируется уже как инструмент оказания государственных услуг в электронной форме, в частности, — для «организации доступа к информации о документах Архивного фонда Российской Федерации через портал «Архивы России» (с использованием программного комплекса «Центральный фондовый каталог»)» .

К сожалению, это изменение статуса программного комплекса пока не повлекло за собой пересмотра нормативно-методической базы, регулирующей вопросы его функционирования , а также необходимую существенную модернизацию общей идеологии и программной оболочки под задачи публичной информационной системы.

К примеру, в ходе тестовой эксплуатации ПК была выявлена проблема представления описаний фондов, имеющих гриф секретности, или частично секретную учетную документацию. Очевидно, что в программных комплексах ЕАИС (и ЦФК — как «информационной модели АФ РФ»), предназначенных для осуществления учетных функций и внутреннего пользования Росархива , отражение сведений о подобных фондах необходимо, но представление этих сведений в открытом доступе в рамках отраслевой информационной системы, размещенной в сети Интернет, противоречит положениям соответствующего федерального законодательства и разделу «Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел» «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007 г.) .

Приведенный пример является частным по отношению к задачам пересмотра места и роли систем автоматизированного архивного учета в общей системе учета документов Архивного фонда , разработки самостоятельного Положения о Центральном фондовом каталоге (с одной стороны — элементе автоматизированного государственного учета, а с другой — публичной информационной системе); принятия Регламента ведения ЦФК .

Наибольшие трудности в этом вопросе представляют, с одной стороны, выработка требований к ЦФК как к публичной информационной системе, а с другой — определение ее взаимоотношений с другими публичными информационными системами, носящими статус федеральных информационных систем и действующих в области культуры, в которых также должны отражаться сведения о документах Архивного фонда .

В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определены требования общего характера к государственным информационным системам. Кроме этих общих требований любая отраслевая информационная система должна отражать специфику собственной предметной области. Именно в этом вопросе возникают самые серьезные разногласия между реалиями учетной документации, на которой должна быть основана данная информационная система , взглядами профессионалов-архивистов на то, что и в какой форме должна представлять отраслевая система, и ожиданиями пользователей, которые хотят видеть в режиме on-line «архивные документы».

В качестве аналога подобной публичной системы архивной отрасли, заслуживающей пристального внимания и анализа, следует рассмотреть Фондовый каталог Государственных архивов Республики Беларусь , в котором представленная информация ограничена только уровнем описания фондов, что, с одной стороны, является информационным minimum minimorum о составе архивных фондов республики, а с другой — снимает множество вопросов и претензий пользователей и при этом полностью соответствует наименованию информационной системы.

Вопрос взаимоотношений трех федеральных государственных информационных систем, разрабатываемых и функционирующих в области культуры, к сожалению, до настоящего времени не поднимался и не обсуждался. Последствия этого «заговора молчания» нетрудно спрогнозировать: они выразятся либо в дублировании информации об одних и тех же объектах историко-культурного наследия в нескольких системах, либо в полном отсутствии сведений об этих объектах во всех трех системах одновременно.

Список литературы

Доклад руководителя Федерального архивного агентства, доктора исторических наук А.Н. Артизова на расширенном заседании коллегии Росархива (Москва, 14 марта 2012 г.) «Об итогах работы Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений за 2011 г. и задачах на 2012 г.» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/reporting/report-artizov-2012-kollegia.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.).

«Справка об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации по созданию и развитию системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Официальный сайт Федерального архивного агентства. URL: http://archives.ru/reporting/spravka_avtomatization_2012.shtml (дата обращения: 21 января 2013 г.)

Вопросы создания автоматизированной системы НТИ по документам ГАФ СССР. М.: ВНИИДАД, 1981; Применение методов системного анализа для развития АСНТИ по документам ГАФ СССР. Сборник научных трудов. М.: ВНИИДАД, 1983.

Инструкция по заполнению карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР. М.: ВНИИДАД, 1980; Инструкция по индексированию смысловой информации карточки фонда для АСНТИ по документам ГАФ СССР, М.: ВНИИДАД, 1982; Подготовка информации для автоматизированной системы научно-технической информации по документам Государственного Архивного фонда СССР в государственных архивах. Предмашинная обработка информации. Методическое руководство. М.: ВНИИДАД, 1983.

«Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» (утвержден Приказом Федеральной архивной службы России № 11 от 11 марта 1997 г.): «п. 2.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации — система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения». // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Концепция информатизации архивного дела России. 1995.» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/conseption.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Программа информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.)» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Программа информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.)», п. 1. Научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России (п. 1.2.); п. 3. Организационные и практические работы (п. 3.1.) // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Концепция информатизации архивного дела России. 1995» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Программа информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.)», п. 3. Организационные и практические работы (п. 3.2.; 3.3.) // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/informatization/programm.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

«Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе // Совет по архивному делу при Федеральном архивном агентстве по теме: «Информационные технологии в архивном деле: актуальные проблемы и пути их решения» (4 июня 2008., Москва) // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/news/council_90_k.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.).

«Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Портал «Архивы России». URL: http://www.rusarchives.ru/lows/reglam.shtml. (дата обращения: 21 января 2013 г.)

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки здесь.