ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА АРХИВНОГО ФОНДА РФ: ПОДХОДЫ К РЕАЛИЗАЦИИ

Автор: А.Е. КУРЦЕР | 19 Июля 2014

А.Е. КУРЦЕР, г. Москва, Российская Федерация

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА АРХИВНОГО ФОНДА РФ: ПОДХОДЫ К РЕАЛИЗАЦИИ

Curtser A.E., Moscow, Russian Federation. Electronic records information system of Russian Federation Archival Fund: approaches to implementation

Аннотация

Целью исследования является выбор подходов для создания информационной системы учета архивного фонда РФ и ее перспектив развития в соответствии с принципами, заложенными в международных требованиях стандарта DoD 5015.2-STD и спецификации MoReq2 (2010). Дается краткая сравнительная характеристика стандарта DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» и Спецификации MoReq2 (2010). Показывается соответствие многих требований MoReq2 функциональным требованиям информационной системы учета архивного фонда, основной функционал которой – ведение учетных процедур и формирование статистической отчетности. Дается описание атрибутивного состава архивной учетной единицы и конфликта между собственно учетными и поисковыми атрибутами, на которых базируется научно-справочный аппарат архивного фонда. Делается вывод о необходимости применения парадигмы динамического расширения атрибутивного состава.

Annotation

The purpose of this research is a choice of approaches for creating an Electronic records Information system for Russian Federation Archival Fund and the perspectives of its development in accordance with principles of DoD 5015.2-STD International Standard requirements and specifications of MoReq2 (2010). A brief comparative characteristic of standard DoD 5015.2-STD is given – “Standard requirements for the development of software applications for electronic document management” and also the specifications of MoReq2 (2010). There is shown a compliance of many MoReq2 requirements with functional requirements of Archival Fund Electronic records Information system, the main functionality of which is – record-keeping procedures and the formation of statistical reporting. A description of archival unit attributive structure is given as well as a conflict between records attributes themselves and search attributes on which the finding aids of Archival Fund is based. The conclusion about the need for a paradigm of the dynamic expansion of the attributive structure is made.

Ключевые слова

Документ, управление, архивный учет, динамическое расширение, атрибутивный состав, метаданные, учетные атрибуты, отчетность.

Keywords

Document, management, archival records, dynamic expansion, attributive structure, metadata, records attributes, reporting

При внедрении в организациях информационной системы (ИС) архивного хранения, что в последнее время приобрело массовый характер, неизбежно возникают вопросы технического, организационно-методологического, юридического характера. Невозможность получить ответы на эти вопросы четко указывает на необходимость стандартизации управления и хранения документов на разных носителях.

Отсутствие полноценной национальной нормативной базы в этой области, в том числе в области учета архивных материалов, заставляет российских разработчиков информационных систем обращаться к зарубежным наработкам, хотя при адаптации зарубежных стандартов к условиям России неизбежно возникают проблемы.

В настоящее время в основу большей части систем управления документами положены американский DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» (DoD 5015.2) и европейский MoReq2 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота») (MoReq), а также спецификация MoReq 2010 как развитие MoReq2.

Специалисты в области документоведения неоднократно обращались к теме типовых требований MoReq и DoD 5015.2 к системам управления документами, пытались выяснить причины принятых в MoReq2 ограничений и их следствия для потенциальных пользователей.

Нельзя не признать, что гораздо больше работ посвящено все-таки MoReq, начиная с двух вариантов перевода (Н.А. Храмцовской под эгидой DLM-форума и подготовленный РОО «Гильдия Управляющих Документацией»), которые сами по себе вызвали немало споров.

Оценка возможностей и проблем создания российской учетной системы архивных материалов с максимальным использованием наработок DoD 5015.2-STD и MoReq2 (2010) и является целью статьи.

Стандарт DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами». Первой попыткой использования функциональных требований как инструмента, позволяющего государству управлять электронными документами, стало принятие Министерством обороны США в апреле 1997 г. директивы 5015.2 «Управление документами в Министерстве обороны», и публикация в ноябре того же года стандарта DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к разработке программных приложений для управления электронными документами» (DoD 5015.2).

Цель создания стандарта установить базовые функциональные требования и желательные функции для программ управления электронными документами, которым обязано соответствовать программное обеспечение, закупаемое для подразделений Министерства обороны США.

Стандарт устанавливает базовые функциональные требования к системе управления электронными документами, а также минимальные требования по делопроизводству и документообороту, основанные на рекомендациях Национальной архивной службы США.

Стандарт регламентирует требования, которым должны соответствовать архивы ведомственной документации, используемые в вооруженных силах США.

DoD 5015.2 считается стандартом de facto в США и является своеобразным методическим руководством по созданию статических архивов ведомственной документации и разработке правил учета и хранения документов в правительственных учреждениях

Все требования разделены на две группы: обязательные и необязательные (желательные).

С момента публикации документа все подразделения Министерства обороны должны закупать только те программные продукты, которые прошли соответствующую сертификацию.

Как замечает в своей статье Л.Л. Левченко, стандарт не был идеальным, но позволил внедрить процедуры управления и правила распоряжения (disposition) ЭД в федеральных ведомствах. С 2007 г. DoD 5015.2-STD (версия 3) используется и в негосударственных учреждениях.

Спецификации MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records. Спецификации MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records – Типовые требования к управлению электронными документами) впервые были опубликованы в 2001 г. (разработка Еврокомиссии и DLM-форума) и существенно переработаны при подготовке MoReq2 в 2008 г.

Документ разделен на 12 модулей и содержит около 400 требований к управлению электронными документами. Часть модулей образовывает обязательное «ядро», как и в DoD 5015.2, а остальные являются условно-обязательными.

Требования MoReq спроектированы таким образом, чтобы не противоречить традициям делопроизводства стран-членов Евросоюза, и с учетом появившегося в то же время первого в мире стандарта в области управления документами ISO 15489.

В то же время в MoReq2 отсутствуют некоторые элементы практики управления документами, играющие в России большую роль, поскольку в европейских странах эти элементы считаются частью деловой деятельности, а не рассматривается как элемент делопроизводства.

Список литературы

Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном Архиве Соединенных Штатов Америки // Вестник архивиста. - 2013. - № 3; Вестник архивиста. - 2013. - № 4. Электронный ресурс. Режим доступа: URL: http://www.vestarchive.ru/2013-3/2630-obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhive-soedinennyh-shtatov-ameriki.html

Спецификация MoReq2: Типовые требования к управлению электронными официальными документами. - М.: РОО «Гильдия Управляющих документацией», на основе он-лайн версии 1.04, 2008.

References

1. Levchenko L.L. Obespechenie sohrannosti jelektronnyh dokumentov v Nacional'nom Arhive Soedinennyh Shtatov Ameriki [Preservation of electronic documents in the National Archives of the United States of America]. Vestnik arhivista — Herald of an archivist. 2013. №3, №4. [http://www.vestarchive.ru/2013-3/2630-obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhive-soedinennyh-shtatov-ameriki.html] (in Russ.).

2. Specifikacija MoReq2: Tipovye trebovanija k upravleniju jelektronnymi oficial'nymi dokumentami. M.: ROO «Gil'dija Upravljajushhih dokumentaciej», na osnove on-lajn versii 1.04, 2008 [MoReq2 specification: Model requirements for the management of electronic official documents. M: NGO "the Guild of property Managers documentation", based on the online version 1.04, 2008].

Сведения об авторах

Курцер Александр Евгеньевич, соискатель ученой степени кандидата исторических наук Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, генеральный директор ООО Фирма «АС», г. Москва, Российская Федерация, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Curtser Alexander Eugenievich, candidate for a Ph.D. in History in All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Studies, Automation Systems LTD, CEO, Moscow, Russian Federation, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript