РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКСНЫХ АРХИВОВЕДЧЕСКИХ И ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИМ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОЦЕССЕ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Автор: М.В. ЛАРИН, Е.В. РОМАНЧЕНКО, Ю.Ю. ЮМАШЕВА | 19 Июля 2014

М.В. ЛАРИН, Е.В. РОМАНЧЕНКО, Ю.Ю. ЮМАШЕВА, г. Москва, Российская Федерация

РАЗРАБОТКА КОМПЛЕКСНЫХ АРХИВОВЕДЧЕСКИХ И ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИХ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ТРЕБОВАНИЙ К ИНФОРМАЦИОННЫМ СИСТЕМАМ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИМ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ПРОЦЕССЕ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Larin M.V., Romanchenko E.V., Yumasheva J.Yu., Moscow, Russian Federation. Integrated development of archival and recordable functional requirements for information system providing electronic document in the internal activity of federal executive authorities

Аннотация

В статье представлены результаты научно-исследовательской работы, целью которой является разработка комплексных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти. Актуальность данной проблематики не вызывает сомнений, поскольку в настоящий момент перед федеральными органами исполнительной власти стоят сложные задачи по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности и по организации межведомственного электронного взаимодействия. Актуальность исследования возрастает также в связи с активным развитием и широким применением СЭД в деятельности государственных организаций и корпораций, частных компаний и предприятий. Вместе с тем, необходимо отметить чрезвычайную сложность разработки нормативно-методических актов и/или документов, регламентирующих требования к содержательным и техническим решениям задач автоматизации процессов управления документами в условиях быстро меняющихся реалий информационной среды, отсутствия национальных стандартов на автоматизированные системы электронного документооборота, применения различных информационных систем для автоматизации документооборота, широко представленных на отечественном ИТ-рынке. В процессе выполнения исследования решены следующие задачи: обеспечен системный подход к разработке функциональных требований к информационным системам электронного документооборота, применяемым в деятельности федеральных органов исполнительной власти; проведено изучение и анализ законодательных актов, нормативных и методических документов, устанавливающих требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в федеральных органах исполнительной власти; осуществлены сбор и анализ данных о функциональных возможностях систем электронного документооборота, используемых в федеральных органах исполнительной власти. Итоги исследования заключаются в сформулированных впервые в практике российского документоведения единых архивоведческих и документоведческих функциональных требованиях к информационным системам, обеспечивающим юридически значимый электронный документооборот федеральных органов исполнительной власти и управление электронными документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и их долговременное хранение в архивах организаций, государственных, муниципальных архивах.

Annotation

In the article the results of the research work directed on development of complex requirements to information systems, providing electronic document flow (EDF) in the course of internal activity of federal executive authorities are summed up. Relevance of this perspective doesn't raise doubts as at the moment federal executive authorities are faced by complex challenges of transition to paperless document flow at the organization of internal activity and for the organization of interdepartmental electronic interaction. Relevance of research increases also in connection with active development and broad application of EDF in activity of the state organizations and corporations, the private companies and the enterprises. At the same time, it should be noted extreme complexity of development of standard and methodical acts and/or the documents regulating requirements to substantial and technical solutions of problems of automation of management processes by documents in the conditions of quickly changing realities of the information environment, absence of national standards on the automated systems of electronic document flow, use of various information systems for automation of the document flow, widely presented in the domestic IT market. In the course of performance of research the following tasks were solved: system approach to development of functional requirements to the information systems of electronic document flow applied in activity of federal executive authorities is provided; studying and the analysis of acts, the normative and methodical documents establishing requirements to information systems, providing electronic document flow in federal executive authorities is carried out; collecting and the analysis of data on the functionality of systems of electronic document flow used in federal executive authorities are carried out. The result of research consists in formulated for the first time in practice of domestic document science uniform the archival and the recordable functional requirements to the information systems providing legally significant electronic document flow of federal executive authorities and management of electronic documents throughout their life cycle in office-work and their long-term storage in archives of the organizations, the state, municipal archives.

Ключевые слова

Хранение документов, доступ к информации, метаданные, виды документов, системы электронного документооборота (СЭД).

Keywords

Storage of documents, access to information, metadata, types of documents, electronic document flow (EDF)

Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) выполнена научно-исследовательская работа по теме «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Разработка таких требований является актуальной, поскольку сегодня перед федеральными органами исполнительной власти стоят сложные задачи по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, а также по организации межведомственного электронного взаимодействия.

Вместе с тем необходимо отметить, что задачи автоматизации процессов управления документами, в том числе в органах исполнительной власти, с одной стороны, соответствуют современным тенденциям, а с другой – требуют нового взгляда на изучаемую проблему, т.к. характерной чертой настоящего периода, отличающегося активным развитием и внедрением средств автоматизации в работе с документами, является отсутствие стандартов на системы, автоматизирующие документооборот. В связи с этим невозможно обозначить четкие критерии проведения оценки систем электронного документооборота (СЭД) на пригодность к использованию в федеральных органах исполнительной власти (ФОИВ).

Список литературы

1. Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном Архиве Соединенных Штатов Америки // Вестник архивиста. - 2013. - № 3; Вестник архивиста. - 2013. - № 4. Электронный ресурс. Режим доступа: URL: http://www.vestarchive.ru/2013-3/2630-obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhive-soedinennyh-shtatov-ameriki.html

2. Спецификация MoReq2: Типовые требования к управлению электронными официальными документами. - М.: РОО «Гильдия Управляющих документацией», на основе он-лайн версии 1.04, 2008.

References

1. Levchenko L.L. Obespechenie sohrannosti jelektronnyh dokumentov v Nacional'nom Arhive Soedinennyh Shtatov Ameriki [Preservation of electronic documents in the National Archives of the United States of America]. Vestnik arhivista — Herald of an archivist. 2013. №3, №4. [http://www.vestarchive.ru/2013-3/2630-obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhive-soedinennyh-shtatov-ameriki.html] (in Russ.).

2. Specifikacija MoReq2: Tipovye trebovanija k upravleniju jelektronnymi oficial'nymi dokumentami. M.: ROO «Gil'dija Upravljajushhih dokumentaciej», na osnove on-lajn versii 1.04, 2008 [MoReq2 specification: Model requirements for the management of electronic official documents. M: NGO "the Guild of property Managers documentation", based on the online version 1.04, 2008].

Сведения об авторах

Курцер Александр Евгеньевич, соискатель ученой степени кандидата исторических наук Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, генеральный директор ООО Фирма «АС», г. Москва, Российская Федерация, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Curtser Alexander Eugenievich, candidate for a Ph.D. in History in All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Studies, Automation Systems LTD, CEO, Moscow, Russian Federation, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript