ТЕХНОЛОГИЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ ДЛЯ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Автор: А.Е. КУРЦЕР | 28 Марта 2015

А.Е. КУРЦЕР, г. Москва, Российская Федерация

ТЕХНОЛОГИЯ МИКРОФИЛЬМИРОВАНИЯ ДЛЯ ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Kurcer A.E., Moscow, Russian Federation

Microfilming Technology for Long-Term Storage of Electronic Documents

Аннотация

Целью исследования являются теоретические аспекты долговременного хранения подлинников электронных документов.Исследуется история возникновения и развития микрофильмирования и микроформы как основного носителя для сохранности информации и ее использования.Изучаются вопросы создания страховых фондов документации, как общероссийских, так и отраслевых, а также нормативные документы, регламентирующие создание, хранение и применение подлинников таких фондов. Тщательно исследуется нормативно-правовая база создания страховых фондов документов на объектыповышенного риска (потенциально опасные объекты) и объекты систем жизнеобеспечения.Подробно прорабатывается вопрос о статусе микрофильма документакак подлинника, и делается вывод о возможности применения микрофильмирования в целях долговременного хранения электронных документов.На основании анализа изменений в Основах законодательства Российской Федерации о нотариате делается предположение об участии нотариусов в процессе создания подлинников электронных документов на бумажном носителе (удостоверение подлинности) в целях долговременного хранения, в том числе для единого российского страхового фонда документов, юридически значимых электронных документов, заверенных электронными подписями.Указывается на возможность использования цифровых хранилищ документов в качестве источника исходных материалов для микрофильмирования и преимущества такого использования.

Annotation

Theoretical aspects of electronic documents long-term storage are the subject of this research. History and development of microfilming and microforms as the main device for safe storageand usage ofdata are studied. Problems of creating backup sets of documentation (both on national and on industry-specific levels) and regulatory documents concerningtheir creation, storage and usage are examined. The legal basis for creating of backup sets of documentationfor high-risk (potentially dangerous) objects and for life-support systems is scrutinized. The author assesses thelegal status of microfilm as an original document and concludes that microfilming is useful for long-term storage of electronic documents. Having analyzed of the changes in the Fundamental Principles of the Legislation of the Russian Federation Concerning Notarial Services,the author assumesthat notaries participate in creatinghard copies of electronic documents (authentication) for long-term storage, including for the purposes of the All-Russian backup set of documentation, as well as legally valid electronic documents certified by electronic signatures. The author indicates that digital document repositoriesmay be used as source material for microfilming and underscores the benefits of the said usage.

Ключевые слова

Электронный документ, подлинник, микрофильмирование, долговременное хранение, цифровое хранилище электронных документов, страховой фонд документации

Keywords

Electronic document, the original, microfilming, long-term storage, digital repository of electronic documents, backup set of documentation

Вопрос долговременного хранения подлинников документов является крайне актуальной на сегодняшний момент.

Документы, созданные на различных носителях с помощью различных же средств записи информации, с течением времени теряют свои эксплуатационные свойства в силу ряда факторов: неблагоприятных условий хранения, аварийных и чрезвычайных ситуаций, некорректного использования.

Поэтому задача сохранения информационных ресурсов, предотвращения последствий, связанных с утратой документационного фонда, исключительно важна.

При решении этой задачи используются как технологии сохранения собственно документа, то есть подлинника, так и технологии хранения содержания документа, а именно, конвертации информации в формат, отличный от формата подлинника, такой формат, который позволяет обеспечить долговременное хранение документов, обладающих юридической силой, а также страховой фонд, реализующий доступность информации при любых непредвиденных обстоятельствах, включая чрезвычайные.

История вопроса.Микрофильмирование появилось почти одновременно с изобретением фотографии в первой половине XIX в.Первый шаг в его создании сделали англичане Джон Гершель и Джеймс Стюарт, которые предложили в 1853 г. «хранение публичных документов в сжатой форме на микроскопических негативах» и применили этот метод в своей практике.

В 1906 г. Павел Отле и Роберт Гольдшмидт предложили использовать микрофильмы для хранения на них библиографических данных. Преимуществом микрофишей считался стабильный и прочный формат, недорогой, простой в использовании, чрезвычайно компактный, а также легкость воспроизведения документов с этого носителя. При этом главной целью Отле уже тогда было создание Всемирной библиотеки юридической, социальной и культурной документации.

Датой рождения страхового фонда документации как понятия можно считать 1925 г., когда Джордж Маккарти, вице-президент нью-йоркского банка, запатентовал ротационную микрофильмирующую камеру для автоматического копирования банковских документов.

Научно-технический прогресс вызвал резкое увеличение объема научно-технической документации на бумажных носителях, что, в свою очередь, обусловило широкое использование микрофильмирования в библиотечном и архивном делопроизводстве. Этот путь был проложен через длительное изучение информационно-технологических аспектов работы с документами. В российской науке микрофотокопирование как способ широкого распространения архивной информации впервые было подробно рассмотрено в трудах К.Б. Гельман-Виноградова, который в отношении комплектования архивов микрофотокопиями декларировал «принцип расширения возможностей использования документальных материалов всех государств мира».

В 1950–1960 гг.была предложена и реализована концепция использования микроформ для активных информационных систем. При этом микроформа использовалась как основной носитель для сохранности информации и ее использования. В это время состоялось значительное улучшение технологий микрофильмирования документации.

В середине восьмидесятых годов прошлого столетия был разработан ряд государственных стандартов, среди которых и стандарты военного назначения, составивших класс 33 «Страховой фонд документации», в которых основным носителем определен микрофильм. В последнее десятилетие этот класс пополнился новыми документами.

Список литературы

1. ГОСТ 13.1.101—93. Репрография. Микрография. Микрофильм документа на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хранения и применения.— Взамен ГОСТ 13.1.101—79; Введ. 01.01.1997. –— Минск: Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 1994. — 1 с. — (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

2. Об обеспечении создания единого российского страхового фонда документации: Постановление Правительства Российской Федерации от 2 декабря 1995 г №1253-68.[Электронный ресурс].Режимдоступа: URL: http://www.31.mchs.gov.ru/upload/Postanovlenie Pravitelsva RF.doc(дата обращения 12.05.2014)

References

1. GOST 13.1.101—93. Reprografija. Mikrografija. Mikrofil'm dokumenta na pravah podlinnika. Porjadok izgotovlenija, ucheta, hranenija i primenenija. Vzamen GOST 13.1.101—79; Vved. 01.01.1997. [National State Standard 13.1.101 — 93. Reprography. Micrography. Microfilm Document as an Original. Procedure of Production, Recording, Storage and Use. Replaced GOST 13.1.101—79 of 01.01.1997]. Minsk: Mezhgosudarstvennyj sovet po standartizacii, metrologii i sertifikacii, 1994. 1 p. (Sistema standartov po informacii, bibliotechnomu i izdatel'skomu delu).

2. Ob obespechenii sozdanija edinogo rossijskogo strahovogo fonda dokumentacii: Postanovlenie Pravitel'stva Rossijskoj Federacii ot 2 dekabrja 1995 g №1253-68 [On Ensuring the Creation of Uniform Russian Backup Set of Documentation: The Russian Federation Government Resolution from December 2, 1995 No. 1253-68.] [URL: http://www.31.mchs.gov.ru/upload/Postanovlenie Pravitelsva RF.doc (accessed 12.05.2014)]

Сведения об авторах

Курцер Александр Евгеньевич, соискатель ученой степени кандидата исторических наук Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела,генеральный директор ООО Фирма «АС», г. Москва, Российская Федерация, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Kurcer Aleksandr Evgen'evich, a candidate for a Ph.D. in history in All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Studies, Automation Systems LTD, CEO, Moscow, Russian Federation, 8-985-764-58-38, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript