ДОКУМЕНТ КАК ЭЛЕМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОБЩЕСТВА

Автор: Л.Н. МАЗУР | 13 Июля 2015

Л.Н. МАЗУР,

г. Екатеринбург, Российская Федерация

ДОКУМЕНТ КАК ЭЛЕМЕНТ ИНФОРМАЦИОННОЙ СРЕДЫ ОБЩЕСТВА

Mazur L.N.,

Ekaterinburg, Russian Federation

Document as an element of the information environment of society

«Человеку без документов

строго воспрещается существовать!»

(М.А. Булгаков. «Собачье сердце»)

“A man is strictly forbidden to exist without documents”

(Mikhail Bulgakov “Heart of a Dog”)

Аннотация

В статье рассматриваются дискуссионные вопросы, связанные с уточнением понятия документ. Предлагается рассматривать его в контексте информационных коммуникаций как разновидность сообщения, созданного средствами письменных технологий и адаптированного к ним. Перспективный подход к пониманию документа предложен А.В. Соколовым, который рассматривает документ с точки зрения коммуникационных процессов. На разных исторических этапах складываются доминирующие формы сообщений: это устное сообщение (древность), письменное сообщение/документ (цивилизация); электронная запись/код (информационное общество). В этом случае «сообщение» (message) выступает родовым понятием и представляет собой закодированную с использованием различных знаковых систем информацию о чем-либо, предназначенную адресату. Сообщения содержат реквизиты, они выполняют функции удостоверения и информационного сопровождения сообщений, обеспечивая эффективность коммуникаций. Набор и особенности презентации/оформления реквизитов зависят от информационных каналов передачи сообщений. В статье рассматриваются различные варианты удостоверения и информационного сопровождения устного, письменного, электронного сообщения. Отмечена преемственность реквизитов устного и письменного сообщения и кодификация их в формуляре письменного документа. Одной из серьезных проблем современных управленческих коммуникаций является попытка механистического переноса набора реквизитов письменного документа на электронный. Электронная коммуникационная среда меняет систему реквизитов, создавая новые. Таким образом, документ необходимо воспринимать как элемент информационной среды письменного общества, одну из форм сообщения.

Abstract

The article discusses issues concerning the redefining of the concept of document. The author proposes to regard it in the context of information communications as a variety of message created by writing technologies, and adapted for them. A. V. Sokolov, who considers the document from the point of view of communication processes, offers a promising approach to understanding document. On different historical stages there are different dominant forms of communication: oral communication in Antiquity, written messages / documents for civilization; electronic record / code for the information society. Thus, ‘message’ acts as a generic term and represents information coded with the use of various sign systems, which is intended to the addressee. Messages include requisites that serve as requisites and information support of messages and ensure communication efficiency. Selection and features of presentation/registration of requisites depend on information channels used in the message transmission. The article assesses a variety of the requisites and forms information support for the oral, written, electronic messages. The author underscores the continuity of requisites of the oral and written messages and their codification in a form of written document. Attempting to mechanically transfer a set of a written document requisites to a digital one present serious problems for the contemporary administrative communications. Digital communication environment changes the set of requisites and generates new ones. Thus, the document should be regarded as a part of the information environment of the writing oriented society and one of the communication forms.

Ключевые слова

Документ, информационные коммуникации, сообщение, реквизиты.

Keywords

Document, information communications, message, requisites.

Документ представляет собой удивительное явление. Он является инструментом власти, включен в жизнь каждого человека, фиксируя ее ключевые моменты – рождение, брак, смерть, образование, работу и проч. Он является основным информационным каналом для официальных коммуникаций, управления, науки и образования, руководит нашими мыслями и поступками, определяя нормы и образцы, т.е. документ приобретает свойства тотальности своего присутствия и влияния везде и на все, сопровождая и отражая жизнь человека и общества. Выделяются несколько уровней документирования общественных процессов: личный/персональный; организационный (уровень учреждений, предприятий и организаций); государственный (уровень региона, государства); глобальный (межгосударственный и общемировой). И везде роль документа очень значима, поскольку он выступает элементом той информационной среды, в которой мы существуем. А его место определяется набором выполняемых функций и особенностями информационных технологий, которые в итоге влияют на структуру, вид и свойства документа.

Одновременно с пониманием места и роли документа в нашей жизни, мы замечаем его многоликость, разнообразие форм и видов. Устойчивый образ документа у нас ассоциируется с текстом на бумажном носителе, оформленным с соблюдением определенных правил. Этот образ, который мы можем рассматривать как базовый, получил закрепление в различных нормативных документах, словарях и соответствует особенностям письменных коммуникаций. Помимо этого традиционного варианта существуют другие – исторические и электронные документы. Исторические документы отличаются разнообразием носителей – папирус, пергамент, глиняные таблички, береста и даже каменные стелы. Электронный документ появился сравнительно недавно и отличается от эталонного бумажного варианта тем, что, благодаря техногенному происхождению, не доступен для непосредственного восприятия. Мы можем видеть только образ документа, формируемый компьютерной системой на основе электронного кода. Причем место его хранения может располагаться где-то далеко от места проекции, что нередко воспринимается как отрыв от материального носителя. В условиях развития облачных технологий такая ситуация становится вполне привычной.

Сегодня мы находимся на стадии перехода от письменной цивилизации к глобальному информационному обществу, переживая все сложности и проблемы социокультурных трансформаций. Выход из состояния информационного кризиса всегда связан не только с созданием новых информационных технологий, но и овладением ими. Собственно, этот процесс и составляет суть информационной революции. Ее особенностью является то, что появление новых технологий не отменяет традиционные, а расширяет, дополняет их, неизбежно создавая конфликтные ситуации. Первоначальной реакцией на появление новых технологий является отрицание возможности их использования. Было время, когда в средневековом обществе грамотность рассматривалась как грех. Сейчас эта реакция часто выражается в противопоставлении компьютера и книги, компьютера и человека. Разрешение конфликта предполагает адаптацию и интеграцию старых и новых информационных технологий.

Учитывая общие тенденции развития информационных технологий и информационной среды, мы можем уточнить представления об эволюции того, что сегодня называется документом, т.е. закрепленной на материальном носителе информации. На ранних этапах развития человечества, когда устные технологии были основным каналом коммуникаций (вплоть до изобретения книгопечатания и появления массмедиа) понятие «документ» соотносится с вещественными символами удостоверения устного сообщения. С развитием письменности документ приобретает знакомую нам форму письменного текста, закрепленного преимущественно на бумажном носителе, с характерными для него реквизитами удостоверения. В эпоху цифровых технологий сущность документа сводится к системе метаданных, тогда как само сообщение, представляя собой набор электронных сигналов (код), становится сущностью, неподконтрольной и не воспринимаемой чувствами человека. В этом случае документ в своей эволюции проходит цикл от реквизита устного сообщения – к полноценному документу (текст + реквизиты + материальный носитель) – и снова к набору реквизитов (метаданных).

Таким образом, документ необходимо воспринимать как элемент информационной среды письменного общества, одну из форм сообщения, созданного с применением письменных технологий. Господствующие информационные технологии определяют видовые трансформации используемых в обществе форм презентации информации (устное сообщение – документ – электронный код), из которых формируется информационный ресурс. Все они являются подчиненными по отношению к родовому понятию «сообщение» и выступают как его разновидности.

Список литературы

1. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В. Н. Автократов. – М.: РГГУ, 2001. – 439 с.

2. Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации / В.Д. Банасюкевич // Советские архивы. – 1974 . – № 4. – С. 15—21.

3. Банасюкевич В.Д. Вопросы формирования теории документоведения / В. Д. Банасюкевич, А. Н. Сокова // Развитие советского документоведения (1917—1981): Сб. науч. тр. – М.: ВНИИДАД, 1983. – С. 5—27.

4. Бондарь В.А. Современные концептуальные подходы к изучению понятия «документ» / В.А. Бондарь // Гуманитарные науки в Сибири. – 2014. – № 4. – С. 98—102.

5. Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-Виноградов // Международный форум по информации и документации. – 1992. – Т. 17. – № 1. – С. 8—16.

6. Зиновьева Н.Б. Теория документирования: учебно-методическое пособие. – М.: Профиздат, 2011. – 209 с.

7. Кузнецова Т.В. Институциональный аспект управленческого документа / Т.В. Кузнецова // Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота: доклады и сообщения на девятой Международной научно-практической конференции. 5—6 декабря 2002 г. – М.: ВНИИДАД, 2003. – С. 219—220.

8. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С. 5—9.

9. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития / К.Г. Митяев // Вопросы архивоведения. – 1964. – № 2. – С. 27—37.

10. Михайлов А.И. Основы информатики / А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Наука, 1968.

11. Орлова Г. Изобретая документ: бумажная траектория российской канцелярии // Статус документа: окончательная бумажка или отчужденное свидетельство? – М.: Новое литературное обозрение, 2012. – С. 19-53. Электронный ресурс. Режим доступа: http://gefter.ru/archive/6790

12. Плешкевич Е.А. О понятии «документ» в документоведении и других науках / Е.А. Плешкевич // Научно-техническая информация. Сер. 1. – 2004. – № 4. – С. 10—15.

13. Сокова А.Н. К вопросу о документной систематике / А.Н. Сокова // Советские архивы. – 1976. – № 4. – С. 29—38.

14. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: учеб. пособие / А.В. Соколов. — СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. – 461 с.

15. Столяров Ю.Н. Термины, производимые от слова «документ» / Ю.Н. Столяров // Научные и технические библиотеки. – 2000. – № 10. – С. 64—68.

16. Суровцева Н.Г. Проблемы формирования единой терминосистемы в области управления документацией в стандартах различных систем менеджмента (на примере сравнения стандартов серии 9000 и серии 30300) / Н.Г. Суровцева // Делопроизводство. – 2014. – № 1. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?309 (Дата обращения: 10.04.2015).

17. Ханпира Э.И. О терминоэлементах «документационный», «документный», «документальный» / Э. И. Ханпира // Советские архивы. – 1984. – № 3. – С. 23—24.

18. Швецова-Водка Г.Н. Общая теория документа и книги: учеб. пособие / Г.Н. Швецова-Водка. – М.: Рыбари; К.: Знания, 2009. — 487 с.

19. Швецова-Водка Г.Н. Документ в свете ноокоммуникологии / Г.Н. Швецова-Водка. – М.: Литера, 2010. – 384 с.

20. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 1999. – № 1. – С. 74—78.

References

1. Avtokratov V. N. Teoreticheskie problemy otechestvennogo arhivovedenija [Theoretical Issues of National Archival Science]. M.: RGGU, 2001. 439 p.

2. Banasjukevich V. D. Voprosy terminologii upravlencheskoj dokumentatsii [Issues of the Administrative Records Terminology]. Sovetskie arkhivy. 1974. no. 4. Pp. 15—21.

3. Banasyukevich V. D., Sokova A. N. Voprosy formirovanija teorii dokumentovedenija [Issues of Formulating the Theory of Document Science]. Razvitie sovetskogo dokumentovedeniya (1917—1981). M.: VNIIDAD, 1983. Pp. 5–27.

4. Bondar' V. A. Sovremennye konceptual'nye podhody k izucheniju ponjatija ‘dokument’ [Modern Conceptual Approaches to Studying the Concept of Document]. Gumanitarnye nauki v Sibiri. 2014. no. 4. Pp. 98–102.

5. Gel'man-Vinogradov K. B. Dokumental'naja pamyat' noosfery kak novyj ob''ekt poznanija (k postanovke problemy) [Documentary Memory of the Noosphere as a New Object of Cognition: The Problem Statement]. Mezhdunarodnyj forum po informatsii i dokumentatsii. 1992. Vol. 17. no. 1. Pp. 8–16

6. Zinov'eva N. B. Teorija dokumentirovanija: uchebno-metodicheskoe posobie [Theory of Records Creation: A Study Guide], M.: Profizdat, 2011. 209 p.

7. Kuznecova T.V. Institucional'nyj aspekt upravlencheskogo dokumenta [Administrative Record: The Institutional Aspect]. Dokumentacija v informatsionnom obshhestve: unifikacija i standartizacija mezhvedomstvennogo i korporativnogo dokumentooborota: doklady i soobshchenija na devjatoj Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferentsii. 5–6 dekabrja 2002 g. M.: VNIIDAD, 2003. Pp. 219–220.

8. Larin M. V. Razvitie ponjatija ‘dokument’ [Evolution of the Concept ‘Document’]. Deloproizvodstvo. 2000. no. 1. Pp. 5–9

9. Mitjaev K.G. Dokumentovedenie, ego zadachi i perspektivy razvitija [Records Management: Problems and Development Prospects]. Voprosy arhivovedenija. 1964. no. 2. Pp. 27–37.

10. Mihajlov A. I. Osnovy informatiki [Basics of Computer Science]. Moskva: Nauka, 1968

11. Orlova G. Izobretaja dokument: bumazhnaja traektorija rossijskoj kanceljarii [Inventing Document: The Paper Path of Russian Office]. In: Status dokumenta: okonchatel'naya bumazhka ili otchuzhdennoe svidetel'stvo? M.: Novoe literaturnoe obozrenie, 2012. Pp. 19–53

12. Pleshkevich E. A. O ponjatii ‘dokument’ v dokumentovedenii i drugih naukah [On the Concept of "Document" in the Document and Other Sciences]. Nauchno-tekhnicheskaja informacija. Ser. 1. 2004. no. 4. Pp. 10–15.

13. Sokova A. N. K voprosu o dokumentnoy sistematike [On the Issue of Documents Systematization]. Sovetskie arhivy. 1976 no. 4. Pp. 29–38.

14. Sokolov A. V. Obschaja teorija social'noj kommunikacii: ucheb. posobie [General Theory of Social Communication: A Study Guide]. St Petersburg: Mihajlov, 2002. 461 p.

15. Stoljarov Ju. N. Terminy, proizvodimye ot slova ‘dokument’ [Terms Derived from the Word "Document"]. Nauchnye i tehnicheskie biblioteki. 2000. no. 10. Pp. 64–68.

16. Surovceva, N. G. Problemy formirovanija edinoj terminosistemy v oblasti upravlenija dokumentaciej v standartah razlichnyh sistem menedzhmenta (na primere sravnenija standartov serii 9000 i serii 30300) [Issues of Formation of a Uniform Term System in the Field of Document Management in Different Management Systems Standards: A Case Study of standards of 9000 and 30300 series]. Deloproizvodstvo. 2014. no. 1. [URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?309].

17. Hanpira E. I. O terminoelementah ‘dokumentacionnyj’, ‘dokumentnyj’, ‘dokumental'nyj’ [On Terms "Documentation", "Document", "Documentary"]. Sovetskie arhivy. 1984. no. 3. Pp. 23–24

18. Shvecova-Vodka, G. N. Obshhaja teorija dokumenta i knigi: ucheb. posobie [General Theory of Document and Book: A Study Guide], M.: Rybari; Kiev: Znanija, 2009. 487 p.

19. . Shvecova-Vodka G. N. Dokument v svete nookommunikologii [Document in the Light of Noocommunicology]. M.: Litera, 2010. 384 p.

20. Jankovaja V. F. Terminologija dokumentacionnogo obespechenija upravleniya [Terminology of the Document Support of Management]. Deloproizvodstvo. 1999. no. 1. Pp. 74–78

Сведения об авторах

Мазур Людмила Николаевна, доктор исторических наук, заведующая кафедрой документационного и информационного обеспечения управления Уральского федерального университета им. первого Президента РФ Б.Н. Ельцина, г. Екатеринбург, Российская Федерация, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Masur Ljudmila Nikolaevna, PhD of History, head of the Department of document and information support of management of the B. N. Yeltsin Ural Federal University, Yekaterinburg, Russian Federation, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript