БАЗА ДАННЫХ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ» АРХИВОВ РАН-ФАНО

Автор: В.Н. ЗАГРЕБАЕВА, Е.В. ЗЛОБИН, Г.А. САВИНА | 09 Декабря 2015

В.Н. ЗАГРЕБАЕВА, Е.В. ЗЛОБИН, Г.А. САВИНА,

г. Москва, Российская Федерация

БАЗА ДАННЫХ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ФОНДОВЫЙ КАТАЛОГ» АРХИВОВ РАН-ФАНО

Zagrebaeva V.N., Zlobin E.V., Savina G.F., Moscow, Russian Federation

The “Central Fond Catalogue” database of the Russian Academy of Sciences (RAN) - Federal Agency for Scientific Organizations (FANO)

Аннотация

В статье анализируется создание электронной базы данных центрального фондового каталога Архивного фонда Российской академии наук (РАН), включающего разнообразные масштабные коллекции документов, хранящиеся в академических учреждениях. В советское время этот фонд объемом более 3 млн единиц хранения считался обособленной частью архивного фонда страны. Тогда же был создан бумажный карточный каталог, однако с 1990-х гг. работа над ним была прервана и не велась в течение десятилетий. В настоящее время в соответствии с законодательством архивный фонд Академии входит в общий архивный фонд страны, и для представления данных о нем необходимо было возобновить работу над фондовым каталогом. В условиях отсутствия специальных подразделений и финансирования проекта единственным выходом стало внедрение информационных технологий и собственной, построенной на международных стандартах архивного описания и внедренной в Архиве РАН информационной системы для решения проблемы интеграции данных. Система состоит из 12 программ и баз данных, доступ к которым открыт через сайт в Интернете. Собственно, фондовый каталог создается базой данных «Учет и каталог», которая зарегистрирована в Роспатенте и свободно распространяется в академической среде. 46 архивов научных учреждений подключены к системе по технологии «клиент-сервер». Внедрение информационной системы позволило не только повторить прежний карточный каталог на базе новейших информационных технологий, но и создать электронную базу данных архивного фонда объемом до полутора миллионов единиц хранения. Появилась реальная возможность охватить те части архивного фонда, которые ранее в него не включались и хранились в учреждениях Академии, в которых отсутствуют архивные подразделения. Был создан полноценный прикладной инструментарий с возможностью гибкой адаптации его конфигурации и состава под особенности каждого учреждения РАН. Информационная система включает возможности удаленного доступа и управления через Интернет, поддержку мобильных платформ. Работа по внедрению информационной системы и пополнению базы данных архивного фонда продолжается, в том числе и путем создания конвертеров по переводу информации из ранее созданных баз данных в учреждениях РАН. В результате работы на сайте информационной системы создано единое информационное пространство для изучения истории науки и Российской академии наук.

Abstract

The article analyses the creation of an electronic database for the central fond catalogue of the archival fond of the Russian Academy of Sciences (RAN), which includes massive document collections kept in various academic institutions. In Soviet era this fond numbered more than 3 million items and was considered a separate part of the national archival fond. The paper cards catalogue was created then, but in 1990s the work stopped and did not resume for many years. Under the existing laws the archival fond of the Academy is a part of main national archival fond and presently the filing of the fond catalogue has resumed in order to provide the necessary data. As there were neither special units nor funding, the only solution to address the problem of data integration was to use information technologies and introduce custom information system based on international standards for archival description in the archive of the Academy. The system consists of 12 programs and databases accessed through the web site. The actual fond catalogue is generated from the “List and Catalogue" database registered in the Russian Agency for Patents and Trademarks (Rospatent) and freely circulating within the academic environment. 46 archives of scientific institutions are connected to the system through client/server technology. Introduction of the information system allows not only to replicate the old card catalogue using latest information technologies, but also to create an electronic database of the archival fond including more than 1.5 million items. There is a distinct possibility of encompassing the previously unstructured and untapped collections of the archival fond stored in the institutions without archive departments. There was created an application-oriented toolkit with adaptable functionality and composition to use in varying academic institutions. The information system provides remote access and control via Internet and supports mobile platforms. Work continues to introduce the information system and update the archival fond database. It now includes development of converters to transfer data from old databases of the Academy institutions. The work has resulted in development of a shared information space for studying history of science and of the Russian Academy of Sciences accessible through the information system site.

Ключевые слова

Архивный фонд, центральный фондовый каталог, база данных, информационная система, Российская академия наук

Keywords

Archival fond, central fond catalogue, database, information system, the Russian Academy of Sciences

Архивный фонд Российской академии наук начал формироваться одновременно с ее созданием, почти 300 лет назад, когда был создан и первый академический архив – старейший научный архив России. За эти годы академические архивохранилища собрали богатейшие материалы по истории науки, культуры, искусства, а в научно-отраслевых архивах учреждений представлены документы разных эпох на многочисленных языках народов мира, в том числе древних, коллекции археологических экспедиций, тематические собрания, другие материалы.

Нормативные документы об Архивном фонде нашей страны были приняты еще в СССР. Обязанность учета архивных документов возлагалась на Главное архивное управление при Совете Министров СССР, которое отвечало за ведение Центрального фондового каталога (ЦФК) к Архивному фонду СССР.

Позднее в законодательство об Архивном фонде СССР был введен перечень из 8 отраслевых государственных фондов, министерств и ведомств СССР, осуществляющих хранение документов Государственного архивного фонда СССР. В этот список включили АН СССР и союзных республик.

Следует отметить, что Академия наук всегда стремилась обособить свой Архивный фонд. В Уставе АН СССР 1963 г. в разделе «Особые права» Академии наук СССР было записано (п. 71): «Академия наук СССР имеет право хранить рукописи ученых, деятелей литературы, культуры и искусства, а также архивные материалы учреждений Академии наук и другие материалы, представляющие ценность для истории науки, в Архиве Академии наук СССР и в архивах научных учреждений Академии, не сдавая их в общегосударственные хранилища».

Особые права ведомственного Архивного фонда регламентировались решениями Президиума Академии наук последней четверти ХХ века – постановлением Президиума АН СССР от 25 июня 1981 г. № 1027 «Об утверждении нормативных актов о совершенствовании архивного дела в Академии наук СССР» и сменившем его постановлением Президиума РАН от 21 июня 1994 г. № 125 с аналогичным названием. Так, в п. 1 «Положения об Архивном фонде РАН» от 1994 г. говорилось: «Архивный фонд Российской академии наук представляет совокупность документов, образующихся в результате деятельности Российской академии наук, ее учреждений, организаций и предприятий, имеющих научное, социально-культурное и историческое значение. Документы Архивного фонда Российской академии наук составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются собственностью Российской академии наук. Дела и документы, составляющие Архивный фонд Российской академии наук, в государственные архивы не передаются».

В настоящее время АФ РАН – составная часть АФ РФ с правом ведомственного хранения документов, но без права собственности на них. Архивная служба РАН обязана соблюдать Регламент государственного учета архивных документов и представлять данные о своей части Архивного фонда РФ в ЦФК Росархива.

Архивный фонд РАН сложен и многообразен по своему составу. Он включает научную документацию, в которой зафиксированы результаты исследовательской деятельности академических учреждений во всех областях науки, деловую (управленческую), отражающую многоплановую деятельность по руководству и координации в стране фундаментальных исследований, фоно-фото-кино-техническую и электронную документацию, а также личные фонды академиков, членов-корреспондентов РАН и выдающихся ученых, тематические коллекции и многое другое.

Архивный фонд РАН украшают такие всемирно известные собрания как фонды Отдела рукописей и документов и Архива востоковедов Санкт-Петербургского Института восточных рукописей, собрания Пушкинского Дома, ценнейшие документы по истории русской и западноевропейской литературы Института мировой литературы и Архива А.М. Горького. Научную и практическую ценность мирового уровня приобрел уникальный комплекс документальных материалов, связанных с проведением археологических исследований на территории России и за рубежом Института археологии РАН. С середины XX в. постоянное хранение документов Архивного фонда Академии наук осуществляют научные архивы региональных отделений АН, научных центров, отдел «Научный архив и энциклопедия» Коми научного центра Уральского отделения РАН и другие архивные учреждения.

ЦФК Архивного фонда Академии наук на бумажных карточках формировался в Архиве АН СССР задолго до его официального создания. Архив АН СССР, как головное учреждение отрасли, осуществлял контроль и научно-методическое руководство за постановкой делопроизводства и архивного дела в учреждениях и организациях АН, концентрировал все доступные ему сведения о документальных собраниях в институтах и представлял отчеты и паспорта в Главархив при Совмине СССР.

В 1986 г. Президиум Академии, после общественного смотра сохранности документов, издал распоряжение №1411-1243 от 04.07.1986 г., в котором Архиву АН СССР предписывалось создать условия для обеспечения полной сохранности документов АФ АН СССР как части Государственного Архивного фонда СССР. Именно тогда стал создаваться ЦФК как универсальный справочник о составе, содержании и месте хранения документальных фондов.

Он состоял из двух разделов: 1) фондовые каталоги научных архивов с постоянным составом документов – Архива АН СССР и его филиала, отделений и научных центров, научно-отраслевых архивов (с постоянно-переменным составом документов) НИИ, 2) фондовые каталоги научных архивов АН союзных республик из состава СССР.

К 1987 г. в ЦФК насчитывалось 4 360 фондовых карточек (3 257 на фонды личного происхождения, 1 103 на фонды учреждений, 45 на разряды, 115 на коллекции). Общий объем взятых на учет дел составлял 3 075 190 единиц хранения. Последняя масштабная сверка учетных данных прошла в 1988 году. С 1992 г. в Архиве РАН был сокращен Отдел учета и научно-справочного аппарата, плановая работа по каталогизации прервалась.

С начала 2000-х гг. на смену бумажным пришли компьютерные информационные технологии. В Архиве РАН была разработана и внедрена информационная система «Архивы РАН» (ИСАРАН), при финансовой поддержке Российского гуманитарного научного фонда (РГНФ) была создана единая платформа для решения проблемы интеграции данных в архивной сети РАН. С 2010 г. работает сайт системы.

Информационные возможности академических архивов не только не исчерпаны, они в большом количестве случаев находятся в состоянии «не поднятой целины». Сама возможность репрезентативно представить архивные собрания РАН на страницах сайтов являет собой большой скрытый потенциал, масштаб которого сегодня даже трудно оценить. Объединяющим содержательным фундаментом контента БД является трехсотлетняя история РАН, которая задокументирована комплексами архивных материалов, экстерриториально хранящихся в многочисленных архивах, документальных фондах музеев, рукописных отделах библиотек РАН (иными словами, в АФ РАН).

Задача ЦФК АФ РАН выявить, информационно обработать и сохранить условную связь между частями мозаики академической истории. По итогам многолетней работы по созданию Электронного ЦФК АФ РАН–ФАНО, можно констатировать, что: в электронный формат переведен традиционный ЦФК времен существования СССР; к пополнению базы данных привлечены и продолжают привлекаться специалисты академических архивов и научных учреждений; на сайте Информационной системы «Архивы РАН» создано единое виртуальное информационное пространство для обеспечения изучения истории науки, культуры и истории РАН.

Список литературы

1. Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Савина Г.А. Информационная система «Архивы РАН» ИСАРАН: история создания и возможности // Информационный бюллетень Ассоциации «История и компьютер». - 2014. - № 42. – С. 168–170.

2. Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Драчков А.В., Савина Г.А. Информационная система «Архивы Российской академии наук» // Документация в информационном обществе: Эффективное управление электронными документами. Доклады и сообщения на XX Международной научно-практичес¬кой конференции 20–21 ноября 2013 г. / Росархив, ВНИИ¬ДАД. - М., 2014. – С. 448–457.

3. Загребаева В.Н., Злобин Е.В., Савина Г.А. Возможности использования информационной системы Архивов РАН в обучении студентов архивных специальностей // Материалы XXV Международной конференции «Применение новых технологий в образовании» 25 – 26 июня 2014 г. / Департамент образования г. Москвы. - М., 2014. - С. 182–184.

References

1. Zagrebaeva V.N., Zlobin E.V., Savina G.A. Informacionnaja sistema «Arhivy RAN» ISARAN: istorija sozdanija i vozmozhnosti [Information system "Archives of the Russian Academy of Sciences (RAN)" (ISARAN): Development history and capacities] Informacionnyj bjulleten' Associacii «Istorija i Komp'juter» [News bulletin of the “History and Computing” Association], no. 42, Moscow, 2014, pp.168–170.

2. Zagrebaeva V.N., Zlobin E.V., Драчков А.В., Savina G.A. Informacionnaja sistema «Arhivy Rossijskoj akademii nauk» [Information system “Archives of the Russian Academy of Sciences”] Dokumentacija v informacionnom obshhestve: Jeffektivnoe upravlenie jelektronnymi dokumentami. Doklady i soobshhenija na XX Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii 20 – 21 nojabrja 2013 g. [Documentation in the information society: Effective management of electronic documents. Reports and presentations at the XX international research-to-practice conference, November 21, 2013]. Мoscow, 2014, pp.448–457.

3. Zagrebaeva V.N., Zlobin E.V., Savina G.A. Vozmozhnosti ispol'zovanija informacionnoj sistemy Arhivov RAN v obuchenii studentov arhivnyh special'nostej [Using the information system of the Russian Academy of Sciences (RAN) in training students with specialization in archival science]. Materialy XXV Mezhdunarodnoj konferencii «Primenenie novyh tehnologij v obrazovanii» 25 – 26 ijunja 2014 g. [Proceedings of the XXV International Conference "Application of new technologies in education". 25-26 June, 2014]. Мoscow, 2014, pp. 182–184.

Сведения об авторах

Загребаева Вера Николаевна, старший научный сотрудник Архива Российской академии наук, г. Подольск, Российская Федерация, 8-499-129-33-66, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Злобин Евгений Валентинович, кандидат исторических наук, доцент Российского государственного гуманитарного университета, г. Москва, Российская Федерация, 8–985-999-23-84, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Савина Галина Александровна, старший научный сотрудник Архива Российской академии наук, г. Москва, Российская Федерация, 8–499-129-34-88, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About authors

Zagrebaeva Vera Nikolaevna, chief researcher at the Archive of the Russian Academy of Aciences, the Russian Federation, 8–499-129-33-66, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Zlobin Evgenii Valentinovich, PhD in History, associate professor at the Russian State University for the Humanities, the Russian Federation, 8–985-999-23-84, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Savina Galina Alexandrovna, chief researcher at the Archive of the Russian Academy of Sciences, the Russian Federation, 8–499-129-34-88, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Работа выполнена при поддержке Российского научного гуманитарного фонда. Проект № 13-03-12010в. The research is conducted with support of the Russian Foundation for Humanities as a part of the project no.13-03-12010в.