ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ПОСТРОЕНИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА» ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

УДК 651:004

Н. Е. МАЩЕНКО, г. Донецк, Донецкая Народная Республика

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ ПОСТРОЕНИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА» ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

Mashchenko N.E, Donetsk, Donetsk People's Republic

Electronic Document Flow in Construction of “E-Government” of the Donetsk People's Republic

Аннотация

В статье сделан акцент на важность исследования вопросов электронного документооборота в органах государственного управления с точки зрения развития информационного общества. Целью исследования является анализ состояния, выявление проблем и тенденций развития электронного документооборота в процессе становления «электронного правительства» Донецкой Народной Республики (ДНР) с учетом сложившихся условий. Вопросы электронного взаимодействия органов власти следует начинать с понимания терминологической базы, реализованной в нормативно-правовом поле ДНР. Понятие «электронный документ» рассматривается в таких нормативных источниках ДНР как Закон «Об информации и информационных технологиях», «Об электронной подписи», Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления. Понятие «электронный документооборот» и родственные ему не рассмотрены в законах и подзаконных актах ДНР. Спорным моментом в исследовании терминологии в стандартах является неоднозначность их применения на территории ДНР. На пути внедрения СЭД в органах власти ДНР появляются проблемы, к которым можно отнести построение новой вертикали власти, формирование новых министерств и ведомств, обновление их кадрового состава, продолжающаяся разработка новых форм документов, нормативно-правового обеспечения в разных отраслях, что требует анализа новых бизнес-процессов, разработки СЭД «с нуля». Среди проблем следует выделить и неясную политическую обстановку, непризнанность ДНР со стороны других государств, что делает затруднительным с юридической точки зрения приобретение информационных систем иностранного производства. Внедрение СЭД в органы государственного управления необходимо начинать не с «лоскутной» автоматизации, а с разработки Концепции информационного развития республики, которая предусматривает поэтапное внедрение СЭД в органы власти на разных уровнях управления, что позволит учесть и избежать ошибки прошлого опыта автоматизации украинских органов власти. На данный момент электронный документооборот реализован в Министерстве связи ДНР, ведется внедрение в других министерствах, проводится работа над созданием Центра электронных подписей, на сайтах государственных структур принимаются и рассматриваются электронные обращения граждан. Одним из этапов внедрения СЭД станет создание портала государственных услуг, что является шагом к «электронному правительству».

Abstract

The article recognizes the importance of researching issues of electronic document flow in public administration from in relation to information society development. The article aims to analyse current situation and identify problems and trends of electronic document flow development while setting up the “e-government” of the Donetsk People's Republic (DPR) under prevailing conditions. Electronic interaction of the government agencies demands an understanding of the terminology of the DPR legal field. The concept of an “electronic document” is addressed in the following regulatory sources: the DPR Laws “On information and information technology” and “On electronic signature”, the Standard Procedure for Records Management in State Agencies and Local Self-Government Bodies. The term “electronic document flow” and similar are not yet covered by laws and regulations of the DPR. There is a controversial point in studying terms used in the Standards that comes from ambiguity of their application in the DPR. Implementation of the EDF system in the DPR state agencies encounters problems of a vertical power structure construction, of ministries and departments formation, of staff rotation, as well as those of on-going development of new document forms and regulatory support for various industries, which requires an analysis of new business processes and a development of the EDF system from scratch. These problems include an uncertain political environment and the status of an unrecognized state that leads to legal difficulties in acquisition of information systems abroad. The introduction of the EDF system in public administration should start not from patchwork automation, but from development of a Concept of Information Development in the Republic stipulating a phased implementation of the EDF system in government agencies of all levels, which will take into account the past experience of automation in the Ukrainian authorities and avoid its mistakes. Currently electronic document flow is implemented in the Ministry of Communications of the DPR, soon to be introduced in other ministries. A Center for Electronic Signatures is to be created. Public appeals are to be received and handled through state agencies web-sites. Development of a Common Government Services Portal is to be a phase in implementation of the EDF system and a step towards an e-government.

Ключевые слова

Система электронного документооборота, электронный документ, электронная подпись, документооборот, органы государственного управления.

Keywords

Electronic document flow system, electronic document, electronic signature, document flow, state agencies.

Переход к новому этапу развития общества, именуемого информационным, определяет особые требования к взаимодействию государства, граждан и бизнеса. Эффективность и прозрачность сотрудничества зависит от использования информационных инструментов и технологий, одним из которых является электронный документооборот.

Электронный документооборот можно рассматривать с позиции отношения к внешней или внутренней среде объекта исследования. Внутри государственных органов функционирует внутренний, или внутриведомственный, электронный документооборот, а при установлении отношений органов государственной власти с другими ведомствами, министерствами, гражданами и бизнес-структурами — межведомственный электронный документооборот. Таким образом, электронный документооборот поддерживает взаимоотношения во всех моделях «электронного правительства», а именно в моделях «государство-государство» (G2G), «государство-граждане» (G2C), «государство-бизнес» (G2B).

В сложившихся условиях, диктуемых политической и экономической обстановкой, внедрение системы электронного документооборота в государственных органах требует соответствующей адаптации в связи с изменениями в законодательстве ДНР, перестройкой всех бизнес-процессов государственного управления. Нельзя не учитывать и проблемы утраты техники.

Преимуществами портала государственных услуг являются: обращение граждан он-лайн; предоставление отчетности в государственные органы статистики и налоговые органы; возможность подачи заявлений на оказание государственных услуг и получение информации об их движении, не выходя из дома; ведение электронных государственных реестров хозяйствующих субъектов, общественных объединений; получение актуальной справочной информации и документов в режиме он-лайн; взаимодействие с органами государственной власти – назначение встреч с чиновниками, отслеживание информации о заседаниях исполнительных и законодательных органов власти, принятие участия в формировании законодательной базы государства и др.

На этапе внедрения системы на конкретном объекте, который автоматизируется (в данном случае — органы государственной власти ДНР), следует провести анализ, определить его структуру, далее с позиций процессного подхода обозначить основные и вспомогательные бизнес-процессы государственных органов (основные определяются с точки зрения ценности для конечного потребителя); провести анализ документооборота (объем, структура, группировка документов по видам и группам, изучение форм документации, регистрационных форм) с выделением лиц, ответственных за делопроизводство на разных уровнях управления. При определении модулей системы нужно учитывать тот факт, что большую группу документов составляют обращения граждан.

Внедрению систем электронного документооборота в органы государственной власти будут способствовать координация работы всех сотрудников центральных органов власти, структурных подразделений местных органов власти; что обеспечит взаимодействие органов государственной власти с гражданами и бизнесом путем доступа к публичной информации, наладит систему общения с гражданами он-лайн, обратную связь, сформирует общегосударственный внешний документооборот. Однако следует учитывать проблемы, возникающие на этапах внедрения. Необходимо рассчитать эффекты от внедрения СЭД и возможности интеграции в единый государственный портал.

Внедрение систем электронного документооборота в органах государственного управления позволит:

придать процессам составления, согласования и обработки документов формализованный вид, разработать единые схемы маршрутизации документов;

не зависеть от личных качеств персонала в работе над документами благодаря автоматизации большинства формальных процессов, добиться прозрачности работы с документами, устранить возможность потери документа вследствие халатности работников;

повысить контроль исполнения документов путем внедрения специальных модулей, расширить возможность регулирования и управления системой документооборота;

улучшить степень защиты данных, информации, участвовавших в электронном документообороте за счет ограничения доступа, обеспечить конфиденциальность данных за счет использования электронной подписи;

формировать промежуточные и итоговые статистические и аналитические формы, отчеты по результатам работы исполнителей над документами.

Таким образом, на данный момент электронный документооборот реализуется в ДНР, ведется внедрение в министерствах, проводится работа над созданием Центра электронных подписей, на сайтах государственных структур принимаются и рассматриваются электронные обращения граждан.

Список литературы

1. Бачило И.Л. Документ в информационной среде // Электронный документ и документооборот: правовые аспекты: Сб. науч. тр. — М.: ИНИОН РАН, 2003. — 208 с.

2. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Научная книга, 2002. — 288 с.

3. Семилетов С.И. Документы в социальной сфере: Подходы к классификации // Электронный документ и документооборот: правовые аспекты: Сб. науч. тр. — М.: ИНИОН РАН, 2003. —208 с.

4. Бондарь В.А. Эволюция терминологии в сфере управления документами в России в конце 1950-х — 2013 гг. Дисс…канд. ист. наук. - Екатеринбург, 2015. - 230 с.

References

1. Bachilo I. L. Dokument v informacionnoj srede [Document in the information environment]. Jelektronnyj dokument i dokumentooborot: pravovye aspekty. Sb. nauch. tr. [Electronic document and document flow: Legal aspects: A collection of scientific papers]. Moscow, INION RAN publ., 2003, 208 p.

2. Larin M. V. Upravlenie dokumentatsiey v organizatsiyah [Document management in organizations]. Moscow, Nauchnaya kniga publ., 2002, 277 p.

3. Semiletov S. I. Dokumenty v social'noj sfere: Podhody k klassifikacii [Documents in the social sphere: Approaches to classification]. Jelektronnyj dokument i dokumentooborot: pravovye aspekty. Sb. nauch. tr. [Electronic document and document flow: Legal aspects: A collection of scientific papers]. Moscow, INION RAN publ., 2003, 208 p.

4. Bondar' V. A. Jevoljucija terminologii v sfere upravlenija dokumentami v Rossii v konce 1950-h —2013 gg. Kand. Diss. [Evolution of terminology in the field of document management in Russia in late 1950s – 2013: Cand. hist. sci. diss.]. Ekaterinburg, 2015, 230 p.

Сведения об авторах

Мащенко Наталья Евгеньевна, кандидат экономических наук, доцент Донецкого национального университета, г. Донецк, Донецкая Народная Республика, +38-050-972-84-08, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Mashchenko Natalya Evgenievna, PhD in Economics, assistant professor at the Donetsk National University, Donetsk, Donetsk People's Republic, +38-050-972-84-08, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript