Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения

УДК 005.92+005.921.1

DOI 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113

Н. Г. Суровцева

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения

Nataliya G. Surovtseva, Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Requirements for Electronic Document Flow Systems and Electronic Documents Storage Systems: Problems and Solutions

Аннотация

Развитие и применение современных технологий в различных отраслях требуют совершенствования нормативно-правовой базы по применению электронных документов. Решению этой задачи должна содействовать разработка типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Под функциональными требованиями понимается перечень требований, реализацию которых должна обеспечивать система для предоставления возможности выполнения пользователями своих задач (функций, обязанностей) в соответствии с установленными нормативными документами. Несмотря на то, что разработка проблемы на научно-методическом уровне в Российской Федерации осуществляется уже более двух десятилетий, практические условия для ее реализации сложились лишь в последние годы. В условиях перехода на безбумажный документооборот архивное хранение электронных документов целесообразно реализовывать в рамках самостоятельной информационной системы, поскольку хранение архивных документов предполагает отличные от делопроизводства процессы работы с документами. С целью информационной совместимости системы оперативного делопроизводства и системы архивного хранения и для поддержания непрерывности жизненного цикла документов необходимо обеспечить преемственность метаданных электронных документов, поэтому одной из основных задач требований является определение обязательного состава метаданных, которые должны быть переданы из системы электронного документооборота и включены в систему хранения. Функциональная их совместимость обеспечивается за счет реализации в системе электронного документооборота ряда требований, включающих требования к отбору документов в соответствии со сроками их хранения, к формированию контейнеров электронных документов и электронных дел, состоящих из электронных документов (контейнеров электронных документов) и к автоматическому формированию описи дел, документов структурного подразделения.

Abstract

The development and application of modern technologies in various sectors require an improvement of the legislative and regulatory frameworks for using electronic documents. It should be facilitated by the development of the Standard Functional Specification for Electronic Document Flow Systems and Electronic Documents Storage Systems in Government Archives. Functional Specification is understood to mean a list of requirements, implementation of which should be provided by the system to enable users to perform their tasks (functions, duties) in accordance with established regulatory documents. Despite the fact that the development of this problem at scientific and methodological level in the Russian Federation has been carried out for over two decades, the practical conditions for its implementation have only been formed in recent years. In the face of transition to paperless document circulation and since storage of archival records involves a different workflow, archival storage of electronic documents should be implemented within the framework of an independent information system. To ensure the informational compatibility of the operational records management system and the archival storage system in order to maintain the continuity of the life cycle of records means to ensure the continuity of electronic records metadata. Therefore, one of the main requirements is to determine mandatory metadata list to be transmitted from the electronic records management system to the storage system. The interoperability of these systems is ensured by implementing a number of requirements in the electronic records management system, including selection of records in accordance with their storage periods, formation of containers of electronic records containing electronic, formation of electronic files consisting of electronic records (containers of electronic records) and automatically formed inventory files, documents of structural unit.

Ключевые слова

Электронный документ, матаданные, хранение электронных документов, документная система, управление документами.

Keywords

Electronic document, matadata, storage of electronic documents, document store, records management.

В современных условиях развития информационного общества одной из наиболее актуальных задач является совершенствование нормативной правовой базы в сфере информационных технологий. Проблемы повышения доверия к электронным документам требуют обеспечения не только их применения в деятельности органов власти и организаций, при взаимодействии с гражданами, но и обеспечения долговременного и постоянного хранения электронных документов. Первым шагом на пути к реализации этой задачи стала разработка и закрепление на уровне нормативного правового акта Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота (далее – СЭД) и системам хранения электронных документов (далее – СХЭД) в архивах государственных органов.

Необходимость разработки функциональных требований к вышеназванным системам была обусловлена несколькими факторами. Во-первых, в условиях многообразия СЭД, вопрос о том, какие требования являются необходимыми и достаточными для обеспечения положений нормативных правовых актов в сфере применения электронных документов и внедрения электронного документооборота, стал одним из наиболее значимых. Во-вторых, разработка таких требований должна обеспечить условия для формирования единого информационного пространства применения электронных документов. В-третьих, потребность в требованиях подобного рода обусловлена необходимостью осуществления передачи электронных документов из СЭД, реализующей задачи оперативного управления документами в другую информационную систему, которая будет обеспечивать их архивное хранение. Многолетний опыт успешной эксплуатации в органах государственной власти различных информационных систем, в том числе СЭД, привел к накоплению в этих системах значительного объема документированной информации, которая должна быть либо передана на архивное хранение, либо уничтожена. Все это сделало разработку типовых функциональных требований к СЭД и СХЭД не просто актуальной, а неотложной задачей, требующей скорейшего решения.

Определением требований к СЭД на протяжении практически двух десятилетий занимались российские исследователи, однако работы, интегрирующие требования к информационным системам, обеспечивающим оперативную работу с документами в делопроизводстве и требования к информационным системам архивного хранения электронных документов появились только в последние годы. К концу первого десятилетия XXI века в России начинается новый этап в развитии информационных систем делопроизводства и документооборота. В этот период начинается реализация проектов межведомственного электронного документооборота и оказания государственных услуг в электронной форме, принимаются Правила делопроизводства, содержащие раздел о работе с электронными документами, новый закон «Об электронной подписи» и др. правовые акты. Все это создало условия для перехода к работе с электронными документами, созданными без предварительного документирования на бумаге. В условиях перехода на безбумажный документооборот одним из важнейших стал вопрос обеспечения хранения электронных документов.

Рассмотрение этого вопроса требует уточнения двух аспектов: что именно понимается под электронным документом, и о каком хранении идет речь.

Определение электронного документа, включенное в 2010 г. в федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» позволяет отнести к электронным документам, самую разную документированную информацию. Кроме того, по мере внедрения информационных технологий, понятие «электронный документ» стало использоваться во многих законодательных и отраслевых нормативных правовых актах в разных контекстах. В практической деятельности к электронным документам относят: электронные документы, жизненный цикл которых протекает только в электронной среде; электронные (цифровые) копии документов на бумажной основе и других носителях информации; базы данных (реестры, списки, кадастры и др.); веб-документы.

Установление функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов опирается на ряд методологических решений, позволяющих осуществить передачу электронных документов из СЭД в СХЭД по информационно-коммуникационным сетям, обеспечить непрерывность жизненного цикла электронных документов в различных информационных системах на основе преемственности метаданных электронных документов. Важным фактором для успешного осуществления этих задач является функциональная совместимость СЭД и СХЭД на основе реализации требований к обеспечению в СЭД процессов экспертизы ценности электронных документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

Список литературы

Ларин, М. В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия: Документоведение и архивоведение. Информатика. Защита информации и информационная безопасность. – 2015. - № 2. - С. 53-63.

Ларин, М. В., Романченко, Е. В., Юмашева, Ю. Ю. Разработка комплексных архивоведческих и документоведческих функциональных требований к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти // Вестник архивиста. - 2014. - № 3. - С. 209-224.

Янковая, В. Ф. Нормативное регулирование понятийного аппарата в сфере управления электронными документами // Отечественные архивы. - 2018. - № 2. - С. 23-30.

References

LARIN, M. V. Elektronnye dokumenty: voprosy teorii i praktiki [Electronic documents: Issues of theory and practice. In Russ.]. IN: Vestnik RGGU. Seriya: Dokumentovedenie i arkhivovedenie. Informatika. Zashchita informatsii i informatsionnaya bezopasnost' [Bulletin of the RSUH. Series: Documentation and archival science. Informatics. Protection of information and information security], 2015, no. 2, pp. 53-63.

LARIN, M. V., ROMANCHENKO, E. V., YUMASHEVA, Yu. Yu. Razrabotka kompleksnykh arkhivovedcheskikh i dokumentovedcheskikh funktsional'nykh trebovanii k informatsionnym sistemam, obespechivayushchim ehlektronnyi dokumentooborot v processe vnutrennei deyatel'nosti federal'nykh organov ispolnitel'noi vlasti [ Development of complex archival and document functional requirements for information systems that provide electronic document flow in the process of internal activities of federal executive bodies. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2014, no. 3, p. 209-224.

YANKOVAYA, V. F. Normativnoe regulirovanie ponyatiinogo apparata v sfere upravleniya ehlektronnymi dokumentami [Statutory regulation of conceptual framework in the field of electronic records management. In Russ.]. IN: Otechestvennye arkhivy, 2018, no. 2, pp. 23-30.

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 9.11.2018 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения // Вестник архивиста. – 2019. - № 1. – С. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113

Submitted 9.11.2018, published (for citation):

SUROVTSEVA, N. G. Trebovaniya k sistemam elektronnogo dokumentooborota i sistemam khraneniya elektronnykh dokumentov: problemy i resheniya [Requirements for Electronic Document Flow Systems and Electronic Documents Storage Systems: Problems and Solutions. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 1, pp. 102-113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113