Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов

УДК 94(47)+004.01

DOI 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

М. В. Ларин, Н. Г. Суровцева

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов

Mikhail V. Larin, Nataliya G. Surovtseva

Russian State University for the Humanities, Moscow, the Russian Federation

Some Theoretical Issues of Archival Storage of Electronic Documents

Аннотация

Разработка теоретических аспектов хранения и использования архивных электронных документов в современных условиях является весьма актуальной, во многих странах активно ведется работа в этом направлении. Ученые и специалисты Российской Федерации уделяют значительное внимание этой сфере архивного дела, разрабатывая различные темы архивоведения электронной (цифровой) документации. В статье уделяется внимание ряду ключевых аспектов данной проблемы в связи с реализацией Национального проекта «Цифровая экономика». Предстоит провести научные исследования и решить практические задачи в сфере электронных документов: проблемы и терминологии, отбора на хранение электронных документов, построения информационных систем архивов, создания Центра хранения электронных документов. В статье сделан вывод о бесперспективности поиска единого определения электронного документа для различных научных отраслей знания. Проведено сравнение терминов «электронный» документ и «цифровой» документ с привлечением философских категорий теории информации. Авторами статьи даны предложения по разделению массивов электронных документов по стадиям жизненного цикла на три группы, каждой из которой должны соответствовать свои методы управления. Названы вопросы, требующие теоретического осмысления при практическом решении задачи архивного хранения электронных документов в государственных (муниципальных) архивах. Обращено внимание на проблемы так называемого «замещающего сканирования» и на необходимость обратить внимание на сохранность массивов «роботизированной» документации.

Abstract

The development of theoretical aspects of preservation of archival electronic documents under modern conditions is of great significance. Scientists and specialists from many countries are actively working in this sphere. Scientists and specialists of the Russian Federation pay considerable attention to this area of archival science, studying various issues of electronic (digital) documentation. The article focuses on several key aspects in view of implementation of the national project “Digital economy.” Within the framework of this project, it is necessary to conduct research and solve practical problems in the field of electronic documents: problems of terminology, selection of electronic documents for storage, design of information systems for the archives, creation of a Center for electronic documents storage. The article concludes that it is hopeless to search for a single definition of an electronic document in various branches of knowledge. Terms electronic and digital document were compared using philosophical categories of information theory. The authors propose to divide electronic documents into three groups by their life cycle stage; documents in each group should be managed differently. They list issues that require theoretical understanding in order to come to a practical solution of the problem of preservation of electronic documents in state (municipal) archives. They underscore the problems of the so-called “replacement scan” and the need to safeguard the arrays of “robotic” documentation.

Ключевые слова

Архивоведение, национальный проект «Цифровая экономика», архив, электронный документ, цифровой документ, обеспечение сохранности, электронное документирование, электронный документооборот, архивный документ, замещающее сканирование, долгосрочное хранение, правила хранения, информационные технологии, роботизированная документация.

Keywords

Archival science, national project “Digital economy,” archive, electronic document, digital document, preservation, electronic recording system, electronic document flow, archival document, replacement scan, long-term storage, storage rules, information technology, “robotic” documentation.

Электронные документы уже на протяжении нескольких десятилетий являются предметом обсуждения в профессиональном сообществе специалистов в области управления документами и архивистов. Однако в последние годы электронные документы приобретают все большее значение в связи с тем, что значительный их массив, накопленный в различных информационных системах, требует практических решений по организации долговременного и постоянного хранения. Это обстоятельство привело к тому, что вопросы хранения электронных документов потребовали принятия решений от руководителей организаций. Отсутствие эффективных методов хранения электронных документов в архивах, наличие определенного психологического барьера у архивистов привели к тому, что к решению проблем долговременного хранения электронных документов стали активно привлекаться специалисты различных сфер деятельности, которые подошли к решению данной задачи, основываясь на своем конкретном практическом опыте и теоретических знаниях из своей профессиональной сферы.

В Российской Федерации началось осуществление Национального проекта «Цифровая экономика», который предполагает создание условий для более активного и эффективного внедрения информационных технологий во все отрасли национальной экономики, в том числе и в управление документами. В этих целях запланированы мероприятия по совершенствованию законодательства, обеспечивающего реализацию безбумажного взаимодействия, использованию электронных документов, созданию правовых условий для формирования единой цифровой среды. К 2025 г. предполагается довести объем ведомственного и межведомственного электронного документооборота до 90%. Достижение этого показателя потребует серьезной кропотливой работы, основанной, прежде всего, на результатах научных исследований. В целях исполнения положений Национального проекта «Цифровая экономика» были созданы рабочие группы исполнителей по различным направлениям проекта, в том числе и по спектру проблем электронного документа. Примечательно, что работа этой группы, сформированной из представителей различных областей знания, подразумевает поиск ответов на теоретические вопросы, начиная с понятийного аппарата. Сразу заметим, что данные вопросы нельзя вульгарно сводить, как это делают отдельные авторы, только лишь к поиску устраивающего всех определения электронного документа. Безусловно, как и в классическом документоведении, должны быть исследованы сущностные характеристики, функции, признаки и свойства электронного документа. Не претендуя на полное решение данной научной задачи, остановимся на некоторых теоретических аспектах, имеющих значение для теории и практики организации архивного хранения электронных документов.

По поводу понятия «электронный документ» мы уже не раз отмечали многообразие его определений в нормативных актах и в национальных стандартах Российской Федерации. Попытки найти общее универсальное для всех сфер деятельности определение электронного документа до настоящего времени не увенчались успехом. Второй год дискуссии по этому поводу ведет упомянутая выше рабочая группа, организованная в процессе исполнения «дорожной карты» Национального проекта «Цифровая экономика». Однако существенного продвижения вперед и результатов пока не достигнуто. Проблема, на наш взгляд, заключается в том, что термин «электронный документ» используется в самых разных сферах профессиональной деятельности, для каждой из которых имеют значение свои, особенные характеристики, которые авторы и пытаются включить в определяемое понятие. Для делопроизводства – это обеспечение юридически значимого электронного документооборота, для архивного дела – долговременное хранение, для информационных технологий – структурирование данных, для юриспруденции – возможность использования в качестве доказательства и др. Наиболее разумным выходом из сложившейся ситуации, с нашей точки зрения, является привязка определения электронного документа к конкретной сфере профессиональной деятельности. Например, стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология (ИТ). Электронный обмен информацией. Термины и определения», трактует «электронный документ» следующим образом: «Электронный документ; ЭлД: Форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». С точки зрения специалиста-информатика это определение вполне адекватно передает технико-технологическую специфику электронного документа. С другой стороны, данное определение не воспринимается ни документоведами, ни архивистами, как относящееся к их профессиональной сфере.

Все благие пожелания отдельных специалистов, мечтающих об установлении единого понятия документа (электронного документа) в законах, регулирующих разные сферы социально-экономической жизни, в международных и национальных стандартах из различных профессиональных областей ни к чему не приведут. И надо понимать объективные причины этого, связанные, прежде всего, с тем обстоятельством, что каждая предметная область отраслей научного знания формирует свою специальную терминосистему для практической деятельности конкретных специалистов (делопроизводителей, архивистов, библиотекарей, IT-специалистов, юристов, менеджеров и пр.). В нашем случае принципиально важно, чтобы понятие «электронный документ» одинаково воспринимали специалисты по управлению документами и архивисты. На наш взгляд, наиболее адекватным представляется понимание электронного документа как документа, информация которого представлена в цифровой форме.

Вопрос об определении электронного документа приобретает дополнительную актуальность еще и потому, что наряду с этим термином активно используется термин «цифровой документ». В связи с этим, возникает вопрос о том, насколько значима в научном аспекте эта проблема? Что стоит за употреблением этих терминов, всего лишь синонимия, или действительно цифровой документ отличается от электронного документа? Что касается цифрового документа, то во многом его применение обусловлено данью современным трендам (цифровая экономика). Однако возникает справедливый вопрос: а только ли ради «красного словца» используется это словосочетание? Не скрывается ли за ним зарождение нового понятия? Эта проблема требует серьезного теоретического осмысления.

В многоязычной базе данных архивной терминологии приводятся термины «электронный документ» (electronic record) и «цифровой документ» (digital record). Хотя они и позиционируются как два самостоятельных термина, фактически определяются одинаково: информация, которая была включена в систему, обеспечивающую хранение документов и работу с ними в автоматизированной системе и которая требует использования системы, чтобы сделать ее понятной человеку.

В российском законодательстве не применяется термин «цифровой документ», однако достаточно часто используются слова «электронно-цифровой» и «оцифрованный». Во всех случаях использование слова «цифровой» связывается с технической стороной бытования документа в информационной системе, где он представлен в виде последовательности чисел (0-1), в двоичной системе.

Это утверждение может быть подкреплено изучением международных стандартов, содержащих термины «электронный» документ и «цифровой» документ. В стандартах, которые связаны с управлением документами, используется вообще понятие «документ», т. к. для формирования методологии управления документами носитель не имеет решающего значения. Как только в стандартах речь заходит о технических аспектах, обеспечивающих отдельные процессы управления документами в информационных системах, появляется термин «цифровой документ». Проблема соотношения понятий «электронный» документ и «цифровой» документ с точки зрения научной дисциплины - «документоведение», требует дальнейшего изучения. На наш взгляд, вполне оправданным в данном случае представляется обращение к философским аспектам теории информации.

Как известно, практически все взгляды на сущность информации группируются вокруг двух основных подходов: атрибутивного и функционального. Согласно сторонникам атрибутивной концепции, информация – неотъемлемое внутреннее свойство всех материальных объектов, она содержится во всех без исключения элементах и системах материального мира. Познавательный процесс в этом случае представляет собой декодирование информации, которая содержится в предметах реального мира. Сторонники функциональной концепции исходят из неразрывной связи информации с управлением, с функционированием самоорганизующихся, самоуправляемых систем. Исходя из вышеназванных концепций, можно предположить, что понятие цифрового документа лучше укладывается в суть атрибутивной концепции, а электронный документ может выступать как объект функциональной концепции. Иначе говоря, понятие «цифровой» характеризует внутреннюю организацию документа, а понятие «электронный» указывает на принадлежность документа к информационной системе, благодаря которой он может принимать вид (форму), доступный для человеческого восприятия. Разумеется, данное предположение пока можно назвать научной гипотезой, требующей дальнейшей специальной разработки.

Как было уже сказано выше, возникший интерес к электронным документам со стороны органов управления вызван необходимостью обеспечения их сохранности и долговременного хранения. Поэтому все аспекты хранения электронных документов сегодня являются предметом для поиска практических решений. Чаще всего надежды на уверенное решение данной проблемы вполне обоснованно связываются с деятельностью IT-специалистов. Однако, по нашему мнению, этот вопрос, в первую очередь, является темой для теоретического осмысления в сфере управления документами и архивного дела. Проблема заключается в том, что IT-специалисты достаточно упрощенно воспринимают проблему хранения документов, сводя ее к архивированию электронных документов в информационной системе, зачастую не разделяя оперативное и архивное хранение документов. То есть, электронные документы, потерявшие оперативное значение, продолжают храниться в информационной системе электронного документооборота.

Однако документы не могут в принципе использоваться в оперативной деятельности и храниться в архиве в том значении, как это понимают архивисты, в одной информационной системе, поскольку функциональные характеристики этих систем являются принципиально различными, как впрочем, различаются и функции, которые выполняют специалисты при работе с документами в делопроизводстве и архиве.

Сегодня в практике хранения документов выработаны следующие научно-методические подходы. В оперативной деятельности документы хранятся в делопроизводстве в рамках номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения или до минования надобности. После завершения дел в делопроизводстве документы, сгруппированные в дела и прошедшие экспертизу ценности, передаются на хранение в архив организации, где хранятся в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. При этом ответственность за их сохранность по-прежнему несет организация.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то по истечении срока, установленного федеральным законом «Об архивном деле в РФ», архивные документы передаются в государственный архив на постоянное хранение в состав соответствующего архивного фонда, и ответственность за их сохранность несет государственный архив. Таким образом, по условиям хранения четко выделяются три документных массива. Первые два (делопроизводственный и архив организации) находятся в ведении организации, она является их собственником и отвечает за их сохранность. Отличие в организации хранения этих трех массивов документации заключается в разных схемах классифицирования и индексирования, обусловленных функциями делопроизводства и архива. Хранение документов в делопроизводстве и архиве организации определяется четкими сроками и зависит от срока хранения самих документов. Третий массив документов уже является государственной собственностью и полностью переходит под ответственность государственного архива.

Такой порядок управления жизненным циклом документов поддерживался на протяжении десятилетий. Он привел к выработке устойчивых традиций, типизации процедур обработки документов. Однако появление электронных документов привело к тому, что устоявшиеся принципы работы с документами потребовалось пересмотреть. Прежде всего, стало ясно, что необходимо сократить срок хранения документов в информационных системах, обеспечивающих оперативную работу с документами, чтобы эти электронные документы быстрее попали под контроль архивистов. Для этого необходимо изменить соответствующие положения нормативных актов, прежде всего, соответствующих положений архивного закона.

Очевидно, что основным источником пополнения архивов является делопроизводственная документация. Делопроизводство государственных и иных организаций представляет собой достаточно хорошо отлаженный и регулируемый процесс, который опирается на прочную нормативную базу, подготовленные кадры и системы автоматизации документооборота. В отношении электронных документов как части делопроизводственной документации возникает два основных вопроса. Первый вопрос – как отобрать из общего массива те электронные документы, которые отвечают принципам аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования на всех этапах жизненного цикла, и второй вопрос – какими методами и инструментами необходимо пользоваться, чтобы провести экспертизу ценности таких электронных документов для передачи их на архивное хранение.

На наш взгляд, к этой группе документов можно применять установившиеся правила архивной работы лишь в самом общем виде. Задачи архивов в связи с необходимостью долговременного хранения электронных документов радикально усложняются, поскольку для этого следует сформировать доверенную среду, обеспечить непрерывность ее функционирования, информационную безопасность, защиту информации, а также поддерживать в актуальном состоянии комплекс программно-технических средств, обеспечивать процедуры миграции и конвертирования электронных документов. Информационные системы, которые будут использоваться архивом для обеспечения процессов хранения, комплектования, использования электронных должны постоянно актуализироваться и эволюционировать вслед за развитием информационных технологий. Упование на то, что для хранения архивных электронных документов необходимо создать уникальные носители информации и разработать «вечные» форматы хранения не оправдывает себя. В этом ожидании можно потерять многие файлы ценных документов.

Добавим, что кроме этого, для долговременного хранения электронных документов следует позаботиться о надежности носителей и хранилищ информации, создать и постоянно поддерживать физико-технические и санитарно-гигиенические условия хранения архивных электронных документов, предусмотреть системы аварийного электропитания и защиты от природных катаклизмов. Если для хранения документов на бумажной основе можно приспособить, в общем-то, любое помещение, то для хранения архивных электронных документов необходимо помещение с особыми характеристиками, которые далеко не каждая организация может обеспечить.

Таким образом, практическое применение электронных документов представляет собой достаточно сложную и дорогостоящую процедуру, требующую создания в организации соответствующей инфраструктуры, наличия и постоянного обновления информационных технологий, высококвалифицированного персонала. Поскольку создание и, самое главное, эксплуатация информационных систем, обеспечивающих функции архивного хранения для отдельной организации может оказаться очень дорогостоящим проектом, предлагается взять на себя задачи хранения электронных документов на принципах аутсорсинга государственным (муниципальным) архивам. При этом собственником электронных документов по-прежнему, до наступления установленного срока передачи их на государственное хранение, будет являться организация – фондообразователь.

Для Российской Федерации этот вопрос является на сегодняшний день актуальным в связи с началом реализации проекта по созданию Центра хранения электронных документов (ЦХЭД). Подготовка концепции ЦХЭД требует глубокой проработки не только технологических решений его реализации, но и теоретико-методологических основ хранения, комплектования, учета и использования электронных документов Центра. Особенностью хранящегося в информационной системе ЦХЭД документального массива будет являться то, что в его составе предполагается хранить не только электронные документы, изначально созданные в форме электронных, но и электронные документы, созданные в результаты оцифровки документов, оригиналы которых созданы на бумажном носителе.

В связи с этим, нельзя обойти вниманием появление нового понятия «замещающее сканирование», которое возникло в ходе реализации положений Национального проекта «Цифровая экономика». Под замещающим сканированием предлагается понимать создание заверенных электронных копий документов на бумажном носителе с последующим уничтожением оригиналов (подлинников). Предложение весьма спорное со многих точек зрения. По нашему убеждению, в этой ситуации гораздо разумнее изначально отказаться от создания документов на бумажном носителе и перейти к электронному документированию и электронному документообороту в органах государственного управления там, где это возможно и целесообразно. Этот переход делает излишними дорогостоящие и сложные манипуляции с документами для решения элементарных задач их сохранения в установленные законом сроки.

В качестве еще одной теоретической задачи следует выдвинуть освоение архивистами громадного массива документов, создаваемых без участия человека в информационных системах или автоматическими устройствами, образно говоря, «роботизированной» документации. В современных условиях документы и сообщения, автоматически генерируемые информационными системами, в скором времени будут доминировать по объему в организациях цифровой экономики. Представляется, что определенная часть таких документов из банковских, платежных, почтовых, информационных и других подобного рода систем может быть представлена как новая категория архивных документов и в этом качестве заслуживает внимания ученых и специалистов. Таким образом, электронные архивные документы являются стимулирующим фактором углубления архивной теории и источником нового знания архивоведения XXI века.

Список литературы

Артизов, А. Н. Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2018 г., задачах на 2019 г. и среднесрочную перспективу // Отечественные архивы. - 2019. - № 2. - С. 3–10.

Бобылева, М. П. Об эволюции и коэволюции аналоговых и электронных документов // Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами: Докл. и сообщ. на XXIV Междунар. науч.-практ. конф. 21-22 ноября 2017 г. - М.: Росархив; ВНИИДАД, 2018. - С. 185–193.

Ларин, М. В. Электронный документ как средство трансляции документальной памяти // Документальное наследие России: проблемы теории и практики. К 100-летию государственной архивной службы России. Материалы Всеросс. научн.-практ. конф. 8 июня 2018 г. - М.: Архив РАН, 2018. - С. 16–25.

Суровцева, Н. Г. Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: проблемы и решения // Вестник архивиста. - 2019. - № 1. - С. 102–113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113

References

ARTIZOV, A. N. Ob itogakh raboty Federal'nogo arkhivnogo agentstva v 2018 G., zadachakh na 2019 g. i srednesrochnuyu perspektivu [On the results of the Federal Archival Agency work in 2018 and its tasks for 2019 and medium-term plans. In Russ.] IN: Otechestvennye arkhivy, 2019, no. 2, pp. 3–10.

BOBYLEVA, M. P. Ob evolyutsii i koevolyutsii analogovykh i elektronnykh dokumentov [On evolution and co-evolution of analog and electronic records In Russ.] IN: Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: aktual'nye problemy upravleniya elektronnymi dokumentami: Doklady i soobshcheniya na XXIV Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferencii [Documentation in the information society: Significant issues of electronic records management: Reports of the XXIV international science–to-practice conference. In Russ.]. Moscow, 2018, pp. 185–193.

LARIN, M. V. Elektronnyi dokument kak sredstvo translyatsii dokumental'noi pamyati [Electronic document as a means of documentary memory transmission. In Russ.] IN: Dokumental'noe nasledie Rossii: problemy teorii i praktiki. K 100-letiyu gosudarstvennoi arkhivnoi sluzhby Rossii: Materialy Vserossiiskoi nauchno-prakticheskoi konferentsii [Documentary heritage of Russia: Issues of theory and practice: The 100th anniversary of the State Archival Service of Russia: Materials of the all-Russian science–to-practice conference. In Russ.]. Moscow, 2018, pp. 19–20.

SUROVTSEVA, N. G. Trebovaniya k sistemam elektronnogo dokumentooborota i sistemam khraneniya elektronnykh dokumentov: problemy i resheniya [Requirements for electronic records management systems and electronic records storage systems: Problems and solutions. In Russ.] IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 1, pp. 102–113. doi 10.28995/2073-0101-2019-1-102-113.

Сведения об авторах

Ларин Михаил Васильевич, доктор исторических наук, профессор, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ), заведующий кафедры, г. Москва, Российская Федерация, 8-910-421-05-29, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript , Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Larin Mikhail Vasilievich, PhD in History, professor, Russian State University for the Humanities, department of automatized systems of document support of management, заведующий кафедры, +7-910-421-05-29, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript ; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Surovtseva Natalia Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, assistant professor, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 10.03.2019 г., опубликована (для цитирования):

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2019. - № 3. – С. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

Submitted 10.03.2019, published (for citation):

LARIN, M. V., SUROVTSEVA, N. G. Nekotorye teoreticheskie voprosy arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Some Theoretical Issues of Archival Storage of Electronic Documents. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824