Информация & управление в современном обществе: от теории к практике

УДК 007(075.8)+049.32

DOI 10.28995/2073-0101-2019-4-1265-1279

Л. Н. Мазур

Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина, г. Екатеринбург, Российская Федерация

Информация & управление в современном обществе: от теории к практике

Lyudmila N. Mazur

Ural Federal University named after the first President of Russia B.N. Yeltsin, Ekaterinburg, Russian Federation

Information & Management in Modern Society: From Theory to Practice

Аннотация

В рецензии на учебное пособие известного специалиста в области управления документацией М. В. Ларина «Информационное обеспечение управления» (М.: РГГУ, 2018) анализируется авторский вклад в изучение вопросов эволюции документационного обеспечения управления в условиях «цифрового поворота» и формирования информационного общества. По мнению автора рецензии, учебное пособие знаменует новый этап в развитии представлений о роли документоведа в современной управленческой среде, переходе от традиционного восприятия документа и делопроизводства к его трансформации в один из основных ресурсов управления, требующего от специалистов системного отношения к проблемам сбора, хранения и использования управленческой информации, за что, собственно, и отвечает информационно-документационное обеспечение управления (ИДОУ). М. В. Ларин реализует многоуровневый подход к анализу рассматриваемого объекта, раскрывая теоретические, нормативно-правовые, технологические, исторические аспекты организации работы с информацией. Он вписывает информационные бизнес-процессы в контекст особенностей развития информационного общества. Помимо теоретико-методологических проблем ИДОУ автор пособия останавливается на практических вопросах организации электронного документооборота, формирования информационной инфраструктуры организации, проблемах и перспективах развития электронного правительства и становления информационного менеджмента. По мнению рецензента, данная тема остается малоизученной по сей день, представляя, как научный, так и практический интерес. В пособии органичное сочетание теоретического и практического материала сопровождается необходимыми дидактическими элементами – вопросами для обсуждения и контроля, списками источников и литературы, что позволяет эффективно организовать учебный процесс по данной учебной дисциплине.

Abstract

The review of the textbook by a well-known specialist in the field of document management M. V. Larin “Information Support of Management” (Moscow, RGGU, 2018) analyzes the author’s contribution to studying evolution of document management software in the digital turn and formation of information society. The reviewer thinks that the textbook marks a new stage in the development of conception of the role of document specialist in the modern management, perception of document and office work changing, as document becomes a management resource that requires a systematic approach to collecting, storing, and using management information, for which, in fact, information and document support of management is responsible. M. V. Larin realizes a multi-level approach to analysis of the issue, covering theoretical, regulatory, technological, and historical aspects of the organization of data processing. He puts information business processes into the context of information society development. In addition to theoretical and methodological problems of information and document support of management, the textbook focuses on practical issues of organizing electronic document management, forming organization’s information infrastructure, problems and prospects for development of e-government and information management. The reviewer believes that this topic remains little-studied and is thus of both scientific and practical interest. The textbook is an organic combination of theoretical and practical material supplied by the necessary didactic elements: questions for discussion and control, lists of sources and literature to organize teaching and learning activities.

Ключевые слова

Информационное общество, информационное обеспечение, управление, документационное обеспечение управления, информационные системы, электронный документ.

Keywords

Information society, information support, management, document support of management, information systems, e-document.

В условиях стремительной модернизации управленческой информационной среды как никогда возрастает роль обобщающих трудов, позволяющих комплексно взглянуть на происходящие изменения не только с технико-технологической точки зрения. М. В. Ларин – автор рецензируемого учебного пособия – доктор исторических наук, профессор, в течении многих лет занимается проблемами автоматизации документационного обеспечения управления, изучением влияния информатизации на управленческую среду и по праву считается ведущим экспертом в данной сфере. Имеющийся огромный научный и практический опыт (с 1993-го по 2017 г. М. В. Ларин руководил Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела - ВНИИДАД) способствовал формированию системного и максимально широкого взгляда на организацию информационного обеспечения управления (ИОУ) не только на внутриорганизационном, но шире – на государственном уровне.

В учебном пособии систематизированы результаты многолетних наблюдений автора, проанализированных и отшлифованных лекционной практикой. Труд предназначен для студентов, обучающихся по направлению «Документоведение и архивоведение», но имеет более широкую сферу применения и будет весьма полезным для смежных направлений профессиональной подготовки – менеджмента, государственного и муниципального управления, управления персоналом и проч. Почему? Ответ очевиден – управленческая деятельность опирается на такой ресурс как информация, без которой невозможно принятие решений. Роль и значение информации стремительно возрастает в условиях активно меняющейся среды, технического и технологического переоснащения управленческих процессов. Для решения многочисленных проблем, возникающих в любой организации, сегодня уже мало хорошо наладить документооборот или установить СЭД, необходимо целенаправленно работать с информацией на профессиональном уровне. Наверно поэтому вопросы информационного обеспечения управления сегодня все чаще относят к стратегическим, формируя соответствующий кадровый запрос.

Учебное пособие дидактически поддерживает дисциплину «Информационное обеспечение управления», которая неизменно сохраняется в учебных планах подготовки документоведов, начиная с 1980-х гг. и вплоть до настоящего времени, т. е. является предметом, по умолчанию входящим в ядро профессиональной подготовки. В этой связи интересно проследить, как эволюционировало содержание учебного курса за последние 20 лет, собственно, как и профессии документоведа? В стандарте подготовки специалистов по специальности «Документоведение и ДОУ» данный предмет был ориентирован преимущественно на изучение Единой системы классификации и кодирования ТЭСИ и практических аспектов ее использования, а также вопросов унификации документов. В настоящее время «Информационное обеспечение управления» рассматривается, скорее, как фундаментальная дисциплина, направленная на формирование информационной культуры управленца, которая предполагает владение такими базовыми понятиями как «информация», «информационный ресурс», «информационная инфраструктура» и «информационная система», т. е. выводит рассматриваемый курс из категории прикладных на базовый уровень.

Расширенный подход к наполнению рассматриваемого учебного курса начал формироваться еще в конце 1990-х гг. Но в условиях буксующей автоматизации управленческих процессов, как следствия системного кризиса постсоветского общества, он не получил широкой поддержки и становится востребованным к началу 2010-х гг., когда уровень компьютеризации и автоматизации управленческих процессов, включая документооборот, стал соответствовать требованиям информационного общества.

В новых условиях представления о необходимости управления информацией (информационном менеджменте) вышли на первый план в практике организаций и чуть позже – в образовательном процессе, связанном с подготовкой специалистов в информационной сфере. Здесь следует уточнить, что под соответствующими специалистами подразумеваются не IT-специалисты, а скорее аналитики, т. е. люди, профессионально работающие с внутренней и внешней управленческой информацией и обеспечивающие поддержку управленческих решений.

Изменение статуса учебной дисциплины получило отражение в действующем образовательном стандарте, где выделено больше десятка компетенций, на формирование которых она работает, в том числе владение основами информационно-аналитической деятельности и способностью применять их в профессиональной сфере (ПК-2); способность самостоятельно работать с различными источниками информации (ПК-4); владение тенденциями развития информационно-документационного и обеспечения управления архивным делом (ПК-5); способность анализировать ситуацию на рынке информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота и ведения электронного архива (ПК-6); владение навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в документационном обеспечении управления и архивном деле (ПК-14); способность совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации (ПК-15); владение современными системами информационного и технического обеспечения документационного обеспечения управления и управления архивами (ПК-18). А также – способность создавать и вести системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий (ПК-29); разрабатывать локальные нормативные акты и нормативно-методические документы по ведению информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела (ПК-31); владение законодательной и нормативно-методической базой информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела, способность ориентироваться в правовой базе смежных областей (ПК-32); владение принципами и методами упорядочения состава документов и информационных показателей (ПК-43) и др.

Сегодня очевидно, что информационное обеспечение управления представляет собой сложно структурированный вид деятельности, нацеленный на удовлетворение потребностей в информации специалистов и руководителей разных уровней управления – высшего (стратегического), среднего (оперативного), нижнего (тактического). Что предполагает изучение их потребностей, организацию соответствующих информационных каналов, обеспечивающих релевантной информацией пользователей системы ИОУ.

С учетом характера управленческой информации (внутренняя, внешняя), используемых источников и носителей информации в структуре ИОУ выделяются две основные подсистемы – документационная и информационно-аналитическая, через которые проходит до 95% информации, необходимой для принятия управленческих решений. Они дополняются устными каналами информации, которые отвечают за оперативность принятия решений и мотивацию.

Основу системы ИОУ составляет документационное обеспечение управления (ДОУ), которое ориентировано преимущественно на обработку внутренней информации, основным источником и носителем которой выступает управленческий документ (см.: глава 1 пособия). Документ был и остается удобным, оперативным и, что немаловажно, надежным носителем управленческой информации. Положительным моментом является и то, что документационные системы унифицированы, стандартизированы приемы создания и хранения документов, основные маршруты движения в организациях. Развитие и совершенствование ДОУ осуществляется на основе ГОСТов, по мере необходимости учитывающих изменяющуюся информационную и техническую среду функционирования управленческих структур. Эта подсистема в первую очередь подвержена технологической модернизации, выражением которой стала автоматизация и внедрение в практику управления систем электронного документооборота.

Не менее важной подсистемой ИОУ выступает информационно-аналитическое обеспечение управление (ИАОУ), ориентированное на обработку внешней управленческой информации и нацеленное на поддержку стратегических решений. Функционирование ИАОУ непосредственно связано с деятельностью аналитических служб и опирается на внешние источники информации, среди которых основное место сегодня занимают сетевые ресурсы, а также информационно-справочные системы, характеристике которых в пособии уделено особое внимание (см.: глава 4).

Во второй главе пособия автор рассматривает очень важные, концептуально оправданные, но не вполне традиционные для подготовки документоведов сюжеты – теоретические представления об информации и информационном обществе. Структура второй главы выстраивается в логической последовательности рассматриваемых категорий: информация – информационные революции – информатизация – информационное общество, раскрывая все узловые понятия этого сложного явления во всем его многообразии. Данные понятия сегодня формируют профессиональный глоссарий специалиста. Поскольку в основе своей рассматриваемый понятийный аппарат находится в стадии становления и постоянного уточнения, представляется оправданным дискуссионный подход к изложению учебного материала с показом всего спектра оценочных суждений.

Особое внимание в главе уделено информатизации общества, которая рассматривается как «организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов» (с. 54). Эта глава формирует базис знаний студентов в вопросах ИОУ, увязывая в единое целое теорию и практику информационной работы.

На стадии перехода от традиционной системы ИОУ к электронной наиболее актуальной проблемой является задача интеграции документационной и информационно-аналитической подсистем. Собственно, эти вопросы и составляют основное содержание рецензируемого учебного пособия.

Комплексный взгляд на объект исследования нашел отражение в формулировке «информационно-документационное обеспечение управление» (ИДОУ), предложенной М. В. Лариным. Он рассматривает вопросы эволюции ИДОУ в контексте государственной политики, подчеркивая значимость государственного регулирования данной сферой. Автор выделяет основные направления политики в имперский, советский и постсоветский периоды, прослеживает трансформацию делопроизводства в ДОУ и далее – в информационно-документационное обеспечение управления, характеризуя его как стратегически важное направление деятельности, нацеленное на формирование новой информационной среды, обеспечивающей не только поддержку основных функций управления (планирование, контроль, организация, мотивация), но и создание и использование информационных ресурсов, необходимых для эффективного принятия решений.

Переход к ИДОУ представлен в учебном пособии как закономерный этап, связанный с таким видом управленческой деятельности как информационный менеджмент, теоретические аспекты которого рассмотрены в заключительной главе учебного пособия. Сразу следует отметить, что введение этого понятия в профессиональный документоведческий дискурс открывает новые перспективы в развитии направления подготовки «Документоведение и архивоведение».

Отмечая принципиально важную роль государства в формировании нормативно-методической базы ИДОУ, М. В. Ларин подчеркивает, что в современных условиях требуется не просто разработка некоторого пакета законов и нормативных документов, регламентирующих информационные и документационные процессы, а планомерная и целенаправленная работа по созданию новой технологической среды, поддерживающей организационные, ведомственные и межведомственные связи. Эта задача связана с разработкой и реализацией государственной информационной политики, плодами которой стало принятие таких документов как ФЦП «Электронная Россия» (2006) и «Информационное общество» (2011–2020), «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы». Наличие этих трех компонентов политики (законодательства, нормативной базы и стратегии), позволило М. В. Ларину сделать вывод о наличии необходимых предпосылок, обеспечивающих конкурентоспособность страны в мировой экономике (с. 41).

Вместе с тем, наличие предпосылок и достижение реальной конкурентоспособности – это разные вещи. В учебном пособии рассматриваются и проблемные зоны информационной политики в области законодательства и нормативной базы. В частности, отмечено, что российское информационное законодательство регулирует лишь часть отношений, возникающих в сфере документирования информации, а также указано на отсутствие общей идеологии и иерархии нормативно-методического обеспечения управления документацией, что особо негативно сказывается на межведомственном документообороте. Такой критический взгляд на практику государственного регулирования очень ценен, т. к. позволяет увидеть системные сбои, тормозящие процессы информатизации управленческой среды.

Третья глава уточняет понятийный аппарат учебного курса с опорой на законодательство и нормативные документы (ГОСТы), которые в ряде случаев дают свое определение понятиям «информация», «информационный процесс», «информационная система». И здесь мы сталкиваемся с серьезной проблемой – несовпадения технического и гуманитарного подходов к пониманию и анализу информационных процессов, что требует более критического отношения к излагаемому материалу, иначе неизбежны противоречия.

Их можно обнаружить в рецензируемом учебнике. Так, раскрывая тему классификации информационных систем, автор сначала утверждает, что «идея создания информационных систем и некоторые принципы их организации возникли задолго до появления компьютеров (например, библиотеки, делопроизводство, архивы)…» (с. 72), а затем, следуя за разработчиками ГОСТов, сводящих понятие информационной системы к ее автоматизированному варианту, делает вывод: «Поскольку существующие определения информационной системы предписывают обязательное наличие в ее составе аппаратно-программных средств, «ручные» информационные системы существовать не могут» (с. 74). Тем самым вычеркивается из образовательного процесса целый этап развития информационных систем, охватывающий почти четыре тысячи лет и непосредственно связанный с появлением библиотечных, архивных информационно-поисковых систем, без знания которых подготовка архивистов или документоведов будет недостаточной.

В архивах путеводители, описи дел и картотеки вплоть до настоящего времени остаются основными средствами информационного поиска. В административно-документационной среде аналогичную роль играет номенклатура дел. Пока существует бумажный документ, сохраняют свою актуальность ручные информационные системы и, соответственно, классификация ИС, в рамках которой выделяются ручные (традиционные), механизированные; автоматизированные информационные системы.

Инновационной можно считать четвертую главу пособия, в которой раскрывается понятие информационной инфраструктуры. Автор выделяет три уровня информационного обеспечения – рабочее место; организация; государственные ресурсы. Если ИОУ организации – достаточно хорошо разработанная в литературе тема, то рабочее место далеко не всегда выступает объектом анализа. В пособии ему посвящен отдельный параграф.

Особый интерес представляет характеристика структуры информационного обеспечения рабочего места, где в качестве основных компонентов выделяются: 1) личный информационный массив работника; 2) информация, полученная от источников внутри рабочей группы (общей функциональной зоны); 3) информация, полученная из других структурных подразделений организации (других функциональных зон); 4) информация, полученная из других организаций; 5) информация, полученная из национальных информационных сетей; 6) информация, полученная из глобальных информационных сетей (с. 102).

В данной схеме выделены информационные потоки и источники информации, но требуется уточнение, какие из компонентов должны обеспечиваться системой ИОУ (т. е. предоставляться работнику), а какие – являются продуктом самостоятельной деятельности работника, целиком и полностью зависят от его компетентности и информационной грамотности. Это деление функций по обеспечению информацией на организационное и индивидуальное в настоящее время представляет собой центральный вопрос развития ИОУ как в традиционном, так и в автоматизированном варианте.

Как правило, система ИОУ ориентирована на удовлетворение типовых потребностей в информации, что предполагает функциональный анализ и создание информационного профиля руководителей и специалистов – основных пользователей системы информационно-документационного обеспечения. Их информационные потребности зависят от уровня управления и конкретных решаемых задач. Так, например, нижний уровень управления нуждается преимущественно в распорядительной информации (сверху), а также нормативной и учетной информации «с рабочих мест»; средний уровень наиболее сложен с точки зрения информационного обеспечения, поскольку он находится на пересечении вертикальных и горизонтальных потоков и отвечает не только за принятие и реализацию оперативных решений, но и за их согласование; верхний уровень ориентирован на стратегическую внешнюю информацию (об окружающей среде), ему необходимы также отчетные данные, характеризующие итоги деятельности подразделений и организации в целом. Для всех уровней управления особое значение в современных условиях приобретают внешние информационные ресурсы – справочные, статистические, законодательные и нормативные, формируемые государственными и частными структурами, характеристика которых приведена в пособии.

Выявление и мониторинг этих потребностей находится в компетенции аналитиков и опирается на использование различных методов – анализа документов, с которыми работает и которые получает пользователь; социологического опроса, позволяющего выявить не только реальные, но и действительные, и абсолютные потребности, методы информационного моделирования. Информационные потребности, вернее их удовлетворение, являются целью системы ИОУ, определяют ее структуру и являются критерием эффективности информационной работы. И здесь очень важно показать генетическую связь и зависимость различных уровней работы ИОУ – от индивидуального (рабочего места) до организационного и государственного.

По вполне понятным причинам (приближенность к сегодняшнему дню) в учебном пособии основное внимание уделено проблемам и процессам, связанным с использованием компьютерных технологий в управленческой среде. В частности, отдельная глава посвящена наиболее сложному и дискутируемому вопросу в современной управленческой среде – электронному документу, его определению, а также уточнению всех сопровождающих данное понятие атрибутов – метаданные, электронная подпись, форматы данных и проч.

Практическая реализация задач автоматизации информационного обеспечения управления рассматривается в учебном пособии дифференцированно с учетом уровня принятия решений – электронное правительство; электронный документооборот в организации. В качестве важного компонента электронных систем на уровне правительства, межведомственного и межорганизационного взаимодействия, рассматриваются классификаторы технико-экономической и социальной информации и унифицированные системы документации (традиционный раздел рассматриваемого курса). Раскрывая эти вопросы, автор демонстрирует погруженность в проблемы автоматизации управления, высокий уровень систематизации материала и анализа имеющихся проблем.

Завершающая глава пособия «Информационный менеджмент» раскрывает данное понятие в контексте специфического вида деятельности, включенного в стратегический менеджмент. Автор учебного пособия последовательно сравнивает понятия информационного менеджмента с управлением документацией и ИДОУ, рассматривая его как перспективу эволюции информационно-документационного обеспечение управления.

Следует отметить наличие в учебном пособии необходимых для организации учебного процесса дидактических элементов – это список рекомендуемой литературы, составленный к каждой теме/главе, а также вопросы для контроля.

Таким образом, в рассматриваемом учебном пособии реализован комплексный подход к изучению предмета учебного курса «Информационное обеспечение управления». Оно содержит исторический, теоретический и практический материал. Первые два блока информации представлены преимущественно в 1–4 главах. Вторая часть пособия (главы 5–8) – в большей степени практико-ориентированная. Здесь систематизирована информация, актуальная на момент издания пособия. Прежде всего это касается глав по СЭД и концепции «электронного правительства». В этом, собственно, состоит проблема всех «актуальных» учебных курсов – писать для них учебники дело очень сложное и в определенной степени, неблагодарное, поскольку быстро меняющаяся среда требует постоянного обновления учебного материала.

Однако требования образовательной среды диктуют обратное. Учебники являются обязательным элементом учебного процесса и должны содержать не только теоретические сведения, но и анализ практических результатов. Рецензируемое учебное пособие охватывает все наиболее важные направления развития информационной управленческой среды и связанные с ними вопросы, решать которые будет профессионал нового поколения, каким должен стать в обозримом будущем документовед. Иначе пророчества аналитиков Сколково окажутся правдой и специальности «документовед» и «архивист» попадут в число неперспективных и в условиях информационного общества быстро превратятся в анахронизм.

Список литературы

Мазур, Л. Н. Информационное обеспечение управления: Основные тенденции развития: Учеб. пособие. – Екатеринбург: Изд-во Уральского госуниверситета, 1999. – 188 с.

Никитин, П. И. Информационно-поисковые системы: теоретические основы информационного поиска. – М.: Изд-во Моск. гос. ист.-арх. ин-та, 1972. – 232 с.

References

MAZUR, L. N. Informatsionnoe obespechenie upravleniya: Osnovnye tendentsii razvitiya [Information Support of Management: Major Development Trends: A Study Guide. In Russ.]. Ekaterinburg, Izd-vo Ural'skogo gosuniversiteta publ., 1999, 188 p.

NIKITIN, P. I. Informatsionno-poiskovye sistemy: teoreticheskie osnovy informatsionnogo poiska [Information retrieval systems: Theoretical foundations of information retrieval]. Moscow, Izd-vo Mosk. gos. ist.-arh. in-ta publ., 1972, 232 p.

Сведения об авторах

Мазур Людмила Николаевна, доктор исторических наук, доцент, заведующая кафедрой документоведения, архивоведения и истории государственного управления Уральского федерального университета имени первого Президента России Б. Н. Ельцина, г. Екатеринбург, Российская Федерация, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Mazur Lyudmila Nikolaevna, PhD in History, associate professor, First President of Russia B.N. Yeltsin Ural Federal University, department of records management, archival studies, and history of public administration, head of the department Ekaterinburg, Russian Federation, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 7.04.2019 г., опубликована (для цитирования):

Мазур, Л. Н. Информация & управление в современном обществе: от теории к практике // Вестник архивиста. – 2019. - № 4. – С. 1265-1279. doi 10.28995/2073-0101-2019-4-1265-1279

Submitted 7.04.2019, published (for citation):

MAZUR, L. N. Informatsiya & upravlenie v sovremennom obshchestve: ot teorii k praktike [Information & Management in Modern Society: From Theory to Practice. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 4, pp. 1265-1279. doi 10.28995/2073-0101-2019-4-1265-1279