Аутентичность и идентичность электронного документа

УДК 930.02

DOI 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477

Н. Г. Суровцева

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Аутентичность и идентичность электронного документа

Nataliya G. Surovtseva

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Authenticity and Identity of Electronic Records

Аннотация

Одним из ключевых свойств электронного документа является его аутентичность. Обеспечение аутентичности управленческих электронных документов на всех этапах его жизненного цикла с момента создания до долговременного хранения позволяет снять препятствия в развитии электронного документооборота. Аутентичности электронных документов были посвящены тематические исследования в рамках международного проекта ИнтерПарес. Документ признается аутентичным, если его автор, место и время создания были определенно установлены, как установлено и то, что данный документ действительно исходит от заявленного автора. Для обеспечения данного свойства электронного документа необходимы не только процедуры аутентификации и применения электронной подписи в момент создания документа, но и создание так называемой доверенной среды, которая призвана за счет контролируемых управленческих процедур обеспечить сохранение метаданных документа. В центре внимания должна быть информационная система в целом. Такое понимание аутентичности электронного документа было закреплено в международных стандартах по информации и документации. В российской практике понятие «аутентичность» используется очень редко, а применительно к управленческим электронным документам употребляется главным образом в значении идентичности некоторому исходному документу. Такое понимание предполагает проведение процедур сравнения с некоторым эталонным документом, который должен оставаться неизменным. Вместе с тем, в электронной среде, в которой происходит функционирование электронных документов, обеспечить сохранность файла(ов) документа в неизменном виде практически невозможно. Учитывая социальную сущность документа, мы должны понимать, что неизменяемость электронного документа является понятием относительным и касается сохранения социальной функции документа. Именно поэтому мы должны допустить лишь относительное признание идентичности электронных документов, допустить возможность некоторых изменений, в рамках которых электронный документ сохраняет свои социальные функции. Различие между экземплярами электронного документа в пределах этой разницы позволяет говорить об аутентичных документах.

Abstract

One of the key features of an electronic record is its authenticity. Ensuring the authenticity of managerial electronic records at all stages of its life cycle from the moment of its creation to long-term storage allows us to remove obstacles in the development of electronic records management. The authenticity of electronic records has been the subject of research within the frameworks of an international project InterPARES. A record is considered authentic if its author, place, and time of creation are definitely established, as well as its provenance from the said author. To ensure this property of an electronic record, not only authentication and electronic signature at the moment of the record creation are required, but also creation of the so-called “trusted environment” designed to ensure preservation of records metadata by means of controlled managerial procedures. The focus should be on the information system as a whole. This understanding of electronic record authenticity has been entrenched in international standards on information and documentation. In Russian practice, the concept of “authenticity” is used very rarely; when applied to management electronic records, it is used mainly in the sense of identicalness to some source record. Such understanding involves procedures for comparison with reference record, which should remain unchanged. At the same time, within electronic environment in which the functioning of electronic records takes place, it is practically impossible to ensure that file(s) remain unchanged. Given the record’s social nature, we must understand that immutability of an electronic record is a relative concept that concerns preservation of its social function. That is why we must allow only a relative recognition of the identity of electronic records, allowing for possibility of some changes within which the electronic record retains its social functions. The difference between the copies of electronic records within this difference allows us to talk about authentic records.

Ключевые слова

Электронный документ, аутентичный документ, идентичный документ, терминология, долгосрочное хранение, архивное хранение.

Keywords

Electronic record, authentic record, identical record, terminology, long-term storage, archival storage.

Список литературы

Бобылева, М. П. К вопросу о целостности и аутентичности управленческих электронных документов в формате их хранения // Делопроизводство. - 2018. - № 3. - С. 33-39.

Конявский, В. А., Гадасин, В. А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией. - Минск: Беллитфонд, 2004. - 282 c.

Ларин, М. В. Теория и практика архивного хранения электронных документов // Atlanti. - 2017. - № 1-2 (Т. 27). - С. 52-59.

Рыбаков, А. Е. Идентичность и аутентичность электронных документов // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики. Доклады и сообщения XXV Международной научно-практической конференции 7–8 ноября 2018 г. / Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД. – М.: РИД РосНОУ, 2019. - С. 25-33.

Суровцева, Н. Г. Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий // Вестник архивиста. – 2020. - № 1. – С. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

References

BOBYLEVA, М. Р. K voprosu o tselostnosti i autentichnosti upravlencheskikh elektronnykh dokumentov v formate ikh khraneniya [Revisiting the issue of integrity and authenticity of managerial electronic records in their storage format. In Russ.]. IN: Deloproizvodstvo, 2018, no. 3, pp. 33–39.

KONYAVSKII, V. A., GADASIN, V. A. Osnovy ponimaniya fenomena elektronnogo obmena informatsiei. [Basic understanding of the phenomenon of electronic information exchange. In Russ.]. Minsk, Bellitfond publ., 2004, 282 p.

LARIN, M. V. Teoriya i praktika arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Theory and practice of archival storage of electronic records. In Russ.]. IN: Atlanti, 2017. no. 1-2 (27), pp. 52–59.

RYBAKOV, A. E. Identichnost' i autentichnost' elektronnykh dokumentov [Identity and authenticity of electronic records. In Russ.]. IN: Dokumentaysiya v informatsionnom obshchestve: zadachi arkhivovedeniya i dokumentovedeniya v usloviyakh tsifrovoi ekonomiki. Doklady i soobshcheniya XXV Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii 7–8 noyabrya 2018 g. [Documentation in the information society: Problems of archival and document science in the digital economy. Reports of the XXV International research-to-practice conference, November 7-8, 2018. In Russ.]. Moscow, 2019, pp. 25–33.

SUROVTSEVA, N. G. Podlinnik, podlinnyi i autentichnyi dokument: k voprosu o sootnoshenii ponyatii [Original, Original Document and Authentic Document: Revisiting the Relationship of Concepts. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 1, pp. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 24.07.2019 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. Аутентичность и идентичность электронного документа // Вестник архивиста. – 2020. - № 2. – С. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477

Submitted 24.07.2019, published (for citation):

SUROVTSEVA, N. G. Autentichnost' i identichnost' elektronnogo dokumenta [Authenticity and Identity of Electronic Record. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 2, pp. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477