Правила работы архивов организаций: история и перспективы развития

УДК 930.25

DOI 10.28995/2073-0101-2020-4-1046-1057

О. Н. Букреева

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Правила работы архивов организаций: история и перспективы развития

Olga N. Bukreeva

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Work Regulations in the Archival Organizations: History and Prospects

Аннотация

В статье рассмотрено развитие правил работы архивов организаций как элемента системы нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами на протяжении их жизненного цикла. В условиях наделения Федерального архивного агентства полномочиями по выработке и реализации государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства актуально изучение опыта нормативно-правового регулирования в этой сфере. Выход каждых новых правил освещался в публикациях, однако целенаправленного изучения их исторического развития до сих пор не предпринималось. Этим обусловлена цель исследования – анализ развития методологии и методики разработки правил, изменения их структуры и особенностей содержания. В ходе проведения сравнительного анализа редакций правил с 1925-го по 2015 г. выявлено, что правила, являясь одним из основных инструментов архивных органов для регулирования работы с документами в организациях, многократно перерабатывались, отражая развитие теории архивоведения и реформирование органов управления архивным делом. В исследовании выделено два этапа развития правил: до 1963 г. в них регулируется работа архива учреждения, изменения текста отражают поиск решения проблем комплектования архивов путем развития методов отбора документов для уничтожения; с 1963 г. получает развитие идея преемственности требований к работе с документами на протяжении их жизненного цикла, появляются разделы, касающиеся работы с «документальной частью делопроизводства» и закрепляется современный подход к экспертизе ценности документов, основанный на отборе документов для постоянного хранения. Принцип преемственности сохранен в редакциях всех последующих правил работы архивов организаций: вместе с правилами делопроизводства и правилами работы государственных архивов они составили комплекс нормативных документов, регулирующих работу с документами от момента их создания до «вечного» хранения или уничтожения.

Abstract

The article considers the development of the archives of organizations’ work regulations as an element in the system of normative and methodological documents that regulate the work with documents throughout their life cycle. Since the Federal Archival Agency has been granted the authority to develop and implement state policy in the field of archiving and records management, analysis of legal regulation in this sphere is growing more significant. The release of new regulations was covered in publications, but there was no targeted analysis of their historical development. Therein stems the objective of the research, which is to analyze the methodology of rules development, changes in their structure, and content. Comparative analysis of the 1925 to 2015 rules reveals that the rules, as one of main regulating tools used by archival authorities in the records management, were modified many times, reflecting development of archival science theories and reforms of archival authorities. The study identifies two stages in the rules formation: prior to 1963, they regulated the work of the institution’s archives, changes in the text reflect the search for solutions to the problems of archival acquisition via methods of selecting documents for destruction; after 1963, they stress the continuity of records management requirements throughout their entire life cycle, there appear sections related to working with the “documentary part,” and selection of documents for permanent storage via examination of the documents value is being institutionalized. The principle of continuity remains in all subsequent work regulations for the archives of organizations. Rules of records management and rules of state archives work make up a package of regulations governing work with documents from their creation to “eternal” storage or destruction.

Ключевые слова

История архивного дела, правила работы архивов организаций, нормативно-правовое регулирование архивного дела, Федеральное архивное агентство (Росархив), управление документами, сфера архивного дела и делопроизводства, архив организации.

Keywords

History of archiving, work regulations for the archives of organizations, normative legal regulation of archiving, Federal Archival Agency (Rosarchive), archiving and records management, archive of an organization.

С переходом в 2016 г. в подчинение Президенту Российской Федерации Федеральное архивное агентство (Росархив) наделено полномочиями по выработке и реализации государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства. Для определения эффективных форм и методов их реализации актуально изучение предшествующего опыта нормативно-правового регулирования в этой области. Основным регулятором в течение длительного периода выступают правила работы архивов. В этой связи предпринимается попытка проследить развитие правил работы архивов организаций как нормативного акта. Публикации, приуроченные к выходу новых правил, регулярно появлялись на страницах отраслевых журналов, однако, целенаправленного изучения их трансформации не проводилось. Целью исследования является анализ развития методологии и методики разработки правил, изменения их структуры и особенностей содержания.

Руководство постановкой архивной части текущего делопроизводства в правительственных учреждениях РСФСР было возложено на архивные органы в 1922 г., к 1925 г. были разработаны «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР». Разработка правил была направлена в первую очередь на то, чтобы не допустить уничтожения и утрат документов учреждений и наладить их регулярную передачу в Государственный архивный фонд (ГАФ) в упорядоченном состоянии. Устанавливались требования к подготовке и передаче документов в архив учреждения, к их хранению, учету и использованию в архиве учреждения, к отбору документов для государственного хранения и организации их передачи в ГАФ. Текст сопровождался приложениями, отразившими все описанные в правилах процессы. Структура правил включала во всем объеме процесс работы с документами с момента их завершения в делопроизводстве до передачи на государственное хранение. Согласование документа с Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), ответственным в этот период за рационализацию делопроизводства, должно было обеспечить гармонизацию требований ко всем стадиям жизненного цикла документа в учреждении.

За почти сто лет существования правила работы архивов организаций прошли сложный путь трансформации: заложенные в 1925 г. основы развивались в соответствии с требованиями времени, появлением новых технологий, развитием теории документоведения и архивоведения. В сложившейся сегодня системе нормативных подходов, регулирующих работу с документами от момента их создания до «вечного» хранения или уничтожения, правила заняли свое место между правилами делопроизводства и правилами работы государственных архивов.

Список литературы

Ларин М. В., Наумов О. В. О Правилах работы с архивными документами в органах государственной власти, местного самоуправления и организациях // Отечественные архивы. – 2015. – № 5. – С. 3–8.

Ларин, М. В., Янковая, В. Ф. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. – № 4. – С. 6–18.

Суровцева, Н. Г. Применение процессного подхода при разработке методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций // Документ. Архив. История. Современность: Материалы VI Междунар. науч.-практ. конф., Екатеринбург, 2–3 декабря 2016 г. – Екатеринбург. – 2016. – С. 195–198.

References

LARIN, M. V., NAUMOV, O. V. O Pravilakh raboty s arkhivnymi dokumentami v organakh gosudarstvennoi vlasti, mestnogo samoupravleniya i organizatsiyakh [On the Rules for working with archival documents in public authorities, local governments and organizations. In Russ.]. IN: Otechestvennye arkhivy, 2015, no. 5, pp. 3–8.

LARIN, M. V., YANKOVAYA, V. F. Pravila organizatsii khraneniya, komplektovaniya, ucheta i ispol'zovaniya dokumentov v arkhivakh organizatsii [Rules for organization of storage, acquisition, accounting, and usagee of documents in the archives of organizations. In Russ.]. IN: Deloproizvodstvo i dokumentooborot na predpriyatii, 2016, no 4, pp. 6–18.

SUROVTSEVA, N. G. Primenenie protsessnogo podkhoda pri razrabotke metodicheskikh rekomendatsii k Pravilam raboty arkhivov organizatsii [Application of a process approach in the development of guidelines for the Rules of work of archives of organizations. In Russ.]. IN: Dokument. Arkhiv. Istoriya. Sovremennost': Materialy VI Mezhdunar. nauch.-prakt. konf., Ekaterinburg, 2–3 dekabrya 2016 g. [Document. Archive. History. Present: Materials of the VI International scientific-practical conference, Yekaterinburg, December 2–3, 2016]. Yekaterinburg, 2016, pp. 195–198.

Сведения об авторах

Букреева Ольга Николаевна, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, аспирант, г. Москва, Российская Федерация, 8-925-021-61-57, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Bukreeva Olga Nikolaevna, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, postgraduate student, Moscow, Russian Federation, +7-925-021-61-57, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 27.04.2020 г., опубликована (для цитирования):

Букреева, О. Н. Правила работы архивов организаций: история и перспективы развития // Вестник архивиста. – 2020. - № 4. – С. 1046-1057. doi 10.28995/2073-0101-2020-4-1046-1057

Submitted 27.04.2020, published (for citation):

BUKREEVA, O. N. Pravila raboty arkhivov organizatsii: istoriya i perspektivy razvitiya [Work Regulations in the Archival Organizations: History and Prospects. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 4, pp. 1046-1057. doi 10.28995/2073-0101-2020-4-1046-1057