Из опыта изучения практик создания и сохранения электронных документов личного происхождения в контексте архивной работы по формированию личных фондов

Научная статья / Scientific article

УДК 930.253+005.92+005.922

DOI 10.28995/2073-0101-2021-2-508-519

Т. В. Шульга

Государственный архив Томской области, г. Томск, Российская Федерация

Из опыта изучения практик создания и сохранения электронных документов личного происхождения в контексте архивной работы по формированию личных фондов

Tatyana V. Shulga

State Archive of the Tomsk Region, Tomsk, Russian Federation

From the Experience of Studying Practices of Creating and Preserving Digital Records of Personal Provenance in the Context of Archival Work on the Personal Collections

Аннотация

Активное создание и накопление гражданами комплексов документов, существующих лишь в электронной среде, привело к изменению видов, форм и содержания личных документальных материалов, увеличению их количества, что неизбежно повлекло за собой изменение состава документов, образующих в перспективе фонд личного происхождения. Именно здесь наблюдается наибольшее видовое разнообразие документов и наиболее быстро отражаются изменения способов, видов и форматов документирования информации. Однако состав электронных документов фондов личного происхождения, поступивших за последние годы на хранение в архивные учреждения представлен, как правило, лишь их аудиовизуальными формами. Это, преимущественно, фото- и видеодокументы. Одной из причин ограниченного состава электронных документов, поступающих на государственное хранение, видится отсутствие четкого понимания того, что представляют собой электронные документы личного происхождения сегодня, насколько содержащиеся в них материалы являются ценными с точки зрения информационной значимости для общества. В статье приводятся результаты исследовательского проекта, реализуемого сотрудниками Томского государственного университета и Государственного архива Томской области, направленного на изучение практик создания, сохранения и использования персональных электронных архивов представителей академического сообщества г. Томска. Полученное на основе анализа полуструктурированных интервью докторов и кандидатов наук, работающих в томских университетах, описание такого архива позволяют выделить главные особенности таких документов, выявить изменения их состава, структуры, признаков, проследить личные стратегии их сохранения и передачи в Государственный архив Томской области для формирования фонда личного происхождения. В работе архивистов результаты исследования могут применяться в разработке критериев экспертизы ценности, технических и технологических возможностей приема на постоянное хранение электронных документов личного происхождения. Результаты проводимого исследования могут послужить основой для организации работы государственных архивов с гражданами – источниками комплектования по вопросам упорядочения и сохранения электронных документов их создателями. Изменения, произошедшие в стратегиях сохранения, ценностном восприятии и отношении владельцев к хранящимся у них электронным материалам показывают необходимость разработки рекомендаций по сохранению, отбору и подготовке к передаче электронных документов в государственные архивы для потенциальных держателей личных фондов. Только в таком случае можно будет в будущем создавать полноценные комплексы документальных источников личного происхождения.

Abstract

Active creation and accumulation of document complexes by citizens, which exist only in digital environment, has led to a change in types, forms, and content of personal documentary materials, to their multiplication, thus inevitably entailing a change in documents composition of future personal provenance fonds. It is in the personal archives of citizens that the greatest diversity of documents is observed and changes in the methods, types, and formats of data documenting are reflected most quickly. However, the composition of electronic documents received in recent years for storage in archival institutions is presented, in the overwhelming majority, by audiovisual forms. These are mainly photo and video documents. One of the reasons for limited range of electronic documents transferred for archival storage is lack of clear understanding of what personal electronic archives are today, which materials are of greatest value for the society. The article presents the results of a study conducted in the collaboration of researchers from the Tomsk State University and archivists of the State Archives of Tomsk Region. The method of semi-structured interviews has been used to describe practices of creating, preserving, and using personal electronic archives by representatives of the Tomsk academic community. The description of such an archive makes it possible to highlight main features of such complexes of documents, to identify changes in their composition, structure, features, and to trace personal strategies for their preservation and transfer to the State Archives of the Tomsk Region wherein they form personal provenance fonds. In the work of archivists, the results of this study can be used for developing criteria for evaluation and technological capabilities for reception of electronic documents of personal provenance. The results of this research can be used by the state archives as guidelines for building their relations with citizens on the issues of streamlining and preserving personal electronic documents by their creators. Changes in practices of usage, value perception, and attitude of owners towards their electronic materials demonstrate a need for developing recommendations for documents preservation, selection, and preparation for transfer to the state archives. To support the best practices presented in such recommendations, archival professionals will have to organize additional opportunities for dialogue with citizens via workshops, questions and answers sessions, etc.

Ключевые слова

Электронные документы личного происхождения, государственные архивы, состав фондов личного происхождения, экспертиза ценности документов личного происхождения, сохранность электронных документов, методические рекомендации.

Keywords

Digital documents of personal provenance, state archives, composition of personal provenance fonds, evaluation of personal provenance documents, preservation of personal digital documents, guidelines.

Анализ итогов проведенной Федеральным архивным агентством (Росархив) паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, научных организаций по состоянию на 1 января 2019 г. свидетельствует о том, что к настоящему времени более половины отечественных архивных учреждений имеют практику приема на хранение электронных документов, а объем документов на электронных носителях за последние 10 лет вырос на 82%. При этом видовой состав электронных документов ограничивается, в основном, фото- и видеодокументами. Очевидно, что в скором времени количество электронных документов, поступающих на хранение в архивные учреждения, будет только увеличиваться, а вновь образованные архивные фонды, в том числе фонды личного происхождения, могут состоять преимущественно из таких документов.

В опубликованных работах отечественных исследователей и практикующих специалистов рассматриваются различные аспекты обеспечения сохранности, комплектования государственных архивов электронными документами, вопросы терминологии, присущие, в том числе и для документов личного происхождения, обозначаются некоторые проблемы классификации интернет-материалов как исторического источника, описывается опыт работы архивных учреждений по комплектованию и обеспечению сохранности личных собраний на электронных носителях. При этом практически отсутствуют исследования, в которых предлагались бы критерии отбора на постоянное хранение, классификации и методики передачи электронных документов личного происхождения на хранение в архивы, организации доступа к ним пользователей. Отчасти это может быть объяснено тем, что на данный момент в исследовательском и профессиональном сообществе нет четкого понимания того, что из себя представляет такой комплекс электронных документов, как он формируется, какую ценность имеет он для создателя и общества, на каких носителях сохраняется. Учитывая постоянно возрастающее число электронных документов личного происхождения, их зависимость от программной и аппаратной среды, маловероятную перспективу их случайного сохранения, формирование такого понимания через практические исследования и их обобщение представляется важным для архивной сферы и исторической науки.

На сегодняшний день в Государственном архиве Томской области в составе личных фондов и в коллекциях, созданных на основе документов граждан, сосредоточено наибольшее количество электронных документов, в то время как в фондах органов власти, учреждений и организаций доля таких документов едва превышает 3%. Однако электронные документы личного происхождения представлены в архиве только фотографиями, аудио- и видеоматериалами.

Для формирования полноценных и многообразных по своему содержанию фондов личного происхождения в будущем необходимо, с одной стороны, создание современных методических рекомендаций по работе с фондами личного происхождения для архивистов, с другой – проведение большой разъяснительной работы с гражданами – источниками комплектования архива о важности сохранения и способах сохранения различных видов электронных документов, что ставит перед архивистами задачу проработки вариантов рекомендаций для потенциальных держателей личных фондов по сохранению их документального наследия.

Список литературы

Альтман, М. М., Иноземцева, З. П. Актуальные проблемы собирания документов личного происхождения на современном этапе // Вестник архивиста. – 2013. – № 1. – С. 137–150.

Всеволодов, А. В. Об источниковедческом описании интернет-материалов: подходы, проблемы и перспективы // Вестник архивиста. – 2019. – № 3.– С. 825–837. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-825-837

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2019. - № 3. – С. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

Осташова, Е. А., Рожнева, Ж. А. Персональные цифровые архивы: сохранить нельзя уничтожить // Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия: Материалы II Международной научно-практической конференции. – М.: РГГУ, 2019. - С. 279–287.

Рожнева, Ж. А., Осташова, Е. А. Персональные архивные практики академического сообщества (кейс ТГУ) // Сибирские исторические исследования – 2018. – № 4. –С. 146–173.

Суровцева, Н. Г. Подлинник, подлинный и аутентичный документ: к вопросу о соотношении понятий // Вестник архивиста. – 2020. - № 1. – С. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

References

ALTMAN, M. M., INOZEMTSEVA, Z. P. Aktual'nye problemy sobiraniya dokumentov lichnogo proiskhozhdeniya na sovremennom etape [Actual problems of collecting documents of personal origin at the present stage In Russ.]. IN: Vestnik arkhivista / Herald of an Archivist, 2013, no. 1, pp. 137–150.

VSEVOLODOV, A. V. Ob istochnikovedcheskom izuchenii internet-materialov: podkhody, problemy i perspektivy [On Source Study of Internet Materials: Approaches, Problems, and Prospects. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 825-837. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-825-837

LARIN, M. V., SUROVTSEVA, N. G. Nekotorye teoreticheskie voprosy arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Some Theoretical Issues of Archival Storage of Electronic Documents. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 809-824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824

OSTASHOVA, E. A., ROZHNEVA, Zh. A. Personal'nye tsifrovye arkhivy: sokhranit' nel'zya unichtozhit' [Personal digital archives: Save not destroy. In Russ.]. IN: Upravlenie dokumentami v tsifrovoi ekonomike: problemy vzaimodeistviya: Materialy II Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii. [Document Management in the Digital Economy: Problems of Interaction: Proceedings of the II International research-to-practice conference. In Russ.]. Moscow, RGGU publ., 2019, pp. 279–287.

ROZHNEVA, ZH. A., OSTASHOVA, E. A. Personal'nye arkhivnye praktiki akademicheskogo soobshchestva (keis TGU) [Personal archival practices of the academic community (the SU case). In Russ.] IN: Sibirskie istoricheskie issledovaniya, 2018, no. 4. pp. 146–173.

SUROVTSEVA, N. G. Podlinnik, podlinnyi i autentichnyi dokument: k voprosu o sootnoshenii ponyatii [Original, Original Document and Authentic Document: Revisiting the Relationship of Concepts. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 1, pp. 102-115. doi 10.28995/2073-0101-2020-1-102-115

Сведения об авторах

Шульга Татьяна Владимировна, Государственный архив Томской области, заместитель директора архива по основной деятельности, г. Томск, Российская Федерация, 8-913-806-99-55, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About athe author

Shulga Tatyana Vladimirovna, deputy director for main activities State Archive of the Tomsk Region, Tomsk, Russian Federation, 8-913-806-99-55, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Сведения о грантах

Статья подготовлена при финансовой поддержке гранта РФФИ (научный проект № 19-011-00827 «Персональные цифровые архивы представителей академического сообщества»).

Grant information

This article has been prepared with financial support of the Russian Foundation for Basic Research (science project no. 19-001-00827 “Personal digital archives of the academic community representatives”).

В редакцию статья поступила 3.07.2020 г., опубликована (для цитирования):

Шульга, Т. В. Из опыта изучения практик создания и сохранения электронных документов личного происхождения в контексте архивной работы по формированию личных фондов // Вестник архивиста. – 2021. - № 2. – С. 508-519. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-508-519

Submitted 3.07.2020, published (for сitation):

SHULGA, T. V. Iz opyta izucheniya praktik sozdaniya i sokhraneniya elektronnykh dokumentov lichnogo proiskhozhdeniya v kontekste arkhivnoi raboty po formirovaniyu lichnykh fondov [From the Experience of Studying Practices of Creating and Preserving Digital Records of Personal Provenance in the Context of Archival Work on the Personal Collections. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2021, no. 2, pp. 508-519. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-508-519