Электронные документы в системе информационного обмена архивов

Научная статья / Scientific article

УДК 930.25+005.923.21+005.92

DOI 10.28995/2073-0101-2021-2-520-531

И. В. Сабенникова

Всероссийский институт документоведения и архивного дела, г. Москва, Российская Федерация

Электронные документы в системе информационного обмена архивов

Irina V. Sabennikova

All-Russian Records Management and Archival Science Research Institute, Moscow, Russian Federation

Electronic Documents in Archives’ Information Exchange System

Аннотация

В настоящее время функционирование различных видов документов в информационном пространстве определяется новыми технологиями: создаются социальные сети, блоги, форумы, интернет выставки, электронные периодические и не периодические издания, непосредственно влияющие на формирование этических, политических, социокультурных представлений современных пользователей. Прослеживается тенденция по диверсификации этих технологий применительно к разновидностям электронных документов и целям их использования. В этой связи перед архивами стоит ряд задач по их изучению, анализу, приему на хранение и дальнейшему использованию. Среди вопросов, требующих своего рассмотрения и уточнения, применительно к электронным документам – определение оригинала, разграничение оригинала и электронной копии, подлинного и фальсифицированного документа, определение материального носителя, транслирования информации, ряд юридических вопросов, прежде всего вопросы собственности и авторского права. Накопление в виртуальной сфере информации в разных видовых формах: фотоматериалов, видеороликов, отснятых цифровыми фотокамерами, всевозможных электронных документов, ведет к необходимости уточнения некоторых положений, связанных с комплектованием, хранением и использованием этих документов. В статье используется исследовательская метафора «цифрового культурного слоя», которая служит для выражения изменений в архивной сфере, где формируется новый пласт (комплекс) электронных документов, возникших и функционирующих в виртуальной сфере. Электронный цифровой документ не вполне укладывается в рамки привычной парадигмы, согласно которой у документа всегда должен быть визуализированный материальный носитель. Предметом уточнения становится и понятие «оригинал». Прием на хранение электронных документов повлечет за собой уточнение таких традиционных понятий как «единица хранения» и «единица учета». Понимание идентификации электронного документа также нуждается в уточнении, поскольку он не поддается «идентификации» в привычном смысле и можно говорить лишь об условной идентификации. Вопросы комплектования, хранения и использования электронных документов рассматриваются в статье на примере формирования личных фондов, которые, при участии значительной части граждан в различных формах социальной активности в интернете (блоги, форумы, электронная переписка и т. п.) и расширения социальной базы создателей и держателей личностностной информации, в ближайшем будущем начнут пополняться за счет электронных документов личного происхождения.

Abstract

The functioning of various types of documents in the information space is determined by new technologies: social networks, blogs, forums, Internet exhibitions, electronic periodicals and non-periodical editions; they directly affect the formation of ethical, political, socio-cultural perceptions of modern users. There is a tendency to diversify these technologies as applicable to various types of electronic documents and for purposes of their use. Nowadays, the archives face a number of important tasks concerning study, analysis, admission for storage, and further use of documents. Among the issues requiring consideration and clarification in relation to electronic documents there is definition of the original, distinction between the original and electronic copy, the original and falsified document, definition of its material carrier, broadcasting of information, as well as some legal issues, primarily, questions of ownership, copyright, etc. The accumulation of information in the virtual sphere proceeds in various forms: there are photographs, videos from digital cameras, all kinds of electronic documents; it necessitates a clarification of some provisions concerning acquisition, storage, and usage of the documents and the information they contain. The article uses a research metaphor of “digital cultural layer” to express the changes in the archival sphere, where there emerges a new layer (complex) of electronic documents that has been created and is functioning in the virtual sphere. Electronic digital document doesn’t fit the usual paradigm, according to which a document always has a visualized material medium. The notion of the “original” becomes a subject for clarification. Acceptance of electronic documents for storage leads to adjustment of such traditional notions as “storage item” and “record-keeping item.” Identification of electronic document also requires clarification, since it does not lend itself to “identification” in the usual sense and we can only speak of conditional identification. The issues of acquisition, storage, and usage of electronic documents are considered in the article on the example of personal collections. As a significant part of citizens participate in various forms of social activity on the Internet (blogs, forums, electronic correspondence, etc.), thus expanding the social base of creators and holders of personal information, the near future will see a replenishment of personal provenance collections by electronic documents of personal origin.

Ключевые слова

Архив, личный фонд, источники комплектования, электронный документ (ЭД), цифровой водяной знак (ЦВЗ), цифровой код, подлинный документ, фальсифицированный документ, идентификация, оригинал, подлинник, документ: оригинал и копия.

Keywords

Archive, personal fond, sources of acquisition, electronic document, digital watermark, digital code, authentic document, falsified document, identification, original, authentic dovument, document: original and copy.

В истории человечества опосредованный информационный обмен осуществляется через всю совокупность материальных продуктов, представляющих собой результат целенаправленной человеческой деятельности. Информация фиксируется на материальном носителе, для чего используются различные системы кодирования. Одной из таких систем кодирования является представление информации в электронной цифровой форме. В связи с этим в статье рассматривается ряд новых вопросов изучения электронных документов (ЭД) и их архивного хранения – разграничение оригинала и копии, подлинного и фальсифицированного документа, определение материальных носителей, соотнесение носителей и технических способов кодирования, транслирования информации, юридические вопросы собственности и авторского права.

Комплектование, хранение и использование электронных документов в архивах. Среди названных проблем одной из важнейших для архивного дела выступает вопрос о комплектовании, хранении и использовании этих документов и их информации. В виртуальной сфере идет накопление информации в различных видовых формах: фотоматериалов, видеороликов, отснятых цифровыми фотокамерами, всевозможных электронных документов.

Функционирование различных видов документов в информационном пространстве определяется новыми технологиями: формируются социальные сети, блоги, форумы, интернет выставки, электронные периодические и не периодических издания, непосредственно влияющие на формирование этических, политических, социокультурных представлений пользователей. Прослеживается тенденция по диверсификации этих технологий применительно к разновидностям ЭД и целям их использования.

Возникновение электронного цифрового культурного слоя и видоизменение источников, выраженных в виртуальной (цифровой) форме, влечет за собой изменения в деятельности архивов, прежде всего в вопросах комплектования, хранения и использования.

До недавнего времени документы, хранящиеся в архивах, имели тот или иной материальный носитель. Архивы хранили и использовали вещественную форму. К ней была привязана вся система архивного хранения. ЭД не укладывается в привычные рамки – для него материальный носитель остается, но меняется форма кодирования (записи) информации. Первичным носителем ЭД является цифровой код, создаваемый аппаратно-программными средствами без непосредственного участия человека, он же имеет и свойства оригинала, диски или флеши, на которых записан ЭД - переменные среды хранения единицы информации.

Оригинал и копия: проблема идентификации документа. Об электронном цифровом «оригинале» документа можно говорить как о первичной форме, созданной на выходном интерфейсе аппаратно-программных средств. Об оригинальности цифрового документа свидетельствует полный набор его метаданных, описывающих контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. Метаданные встроены во многие электронные приложения, включая Microsoft Word, PDF, PowerPoint, Excel.

В результате меняется и представление о единице хранения, основным становится объект архивного хранения, которым может быть как отдельный файл, так и комплекс, включающий сайт, блог, электронную переписку, документ Word и т. д. В связи с этим можно говорить об изменении связи физических и виртуальных единиц хранения. Объект хранения может быть связан с разными формами и единицами физического хранения в архиве. Не всегда сайт или блог будут целостной единицей хранения. Сайт, хранящийся на архивном сервере – виртуальная единица хранения, носитель, на котором он передан в архив, является его страховой копией. Но, если физической единицей хранения архив определяет носитель, то на сервере сайт размещается временно в виде электронной копии для просмотра пользователя. Единица хранения определяет систему учета. Если система хранения электронная, серверная, то учетная единица хранения – это домен или папка, директория, которую занимает объект хранения, а если материальная – скриншоты (снимок экрана), распечатки текстов, флеш, то вопрос решается традиционно. Не исключено в дальнейшем создание архивов с разными режимами хранения.

С учетом того, что ЭД все больше вытесняют аутентичные документы, даже на уровне формирования личных фондов, становится понятно, что современное архивоведение нуждается в пересмотре методов и терминологии исследований в этой области. Нам представляется важным уточнение понятий как традиционного архивоведения, так и всего комплекса компьютерных наук с учетом новых технологий, способов кодирования информации и ее правового регулирования в целях переосмысления задач комплектования, хранения и использования ЭД. Все возрастающая социальная активность граждан в интернете ведет к расширению социальной базы создателей и держателей личностностной информации, которая в ближайшем будущем начнет поступать в архив. Именно от архивов будет зависеть, в каком виде новый цифровой культурный слой будет сохранен.

Список литературы

Коржик, В. И., Флаксман, Д. А. Система цифровых водяных знаков с возможностью их извлечения из бумажных копий цифровых документов // Труды учебных заведений связи. - 2019. -Т. 5.- № 3.- С. 75‒85.

Медушевская, О. М. Теория и методология когнитивной истории. - М.: РГГУ, 2008. - 358 с.

Суровцева, Н. Г. Аутентичность и идентичность электронного документа // Вестник архивиста. – 2020. - № 2. – С. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477.

Технотронные документы в информационном обществе: сборник научных статей, посвященный памяти В. М. Магидова. – М.: Спутник+, 2020.– 140 с.

KUNIAEV, N., SABENNIKOVA, I. Archival Science and Pedagogics Practice in the Terms of Theory OF Cognitive History// The European Proceedings of Social & Behavioural Sciences. / Published by Future Academy. 2019, P.355-364.

References

KORZHIK, V.I., FLAKSMAN, D.A. Sistema tsifrovykh vodyanykh znakov s vozmozhnost'yu ikh izvlecheniya iz bumazhnykh kopii tsifrovykh dokumentov. [Digital watermarking system permitting their extraction from paper copies of digital documents. In Russ.] IN: Trudy uchebnykh zavedenii svyazi, 2019, vol. 5, no. 3, pp. 75‒85.

MEDUSHEVSKAYA, O. M. Teoriya i metodologiya kognitivnoi istorii [Theory and methodology of cognitive history. In Russ.]. Moscow, RGGU publ., 2008, 358 p.

SUROVTSEVA, N. G. Autentichnost' i identichnost' elektronnogo dokumenta [Authenticity and Identity of Electronic Record. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2020, no. 2, pp. 467-477. doi 10.28995/2073-0101-2020-2-467-477

Tekhnotronnye dokumenty v informatsionnom obshchestve:sbornik nauchnykh statei, posvyashchennyi pamyati zasluzhennogo professora RGGU, d.i.n. V. M. Magidova [Technotronic documents in information society: A collection of scientific articles dedicated to the memory of V. M. Magidov. In Russ.]. Moscow, Sputnik+ publ., 2020, 140 p.

KUNIAEV, N., SABENNIKOVA, I. Archival Science and Pedagogics Practice in the Terms of Theory OF Cognitive History. IN: The European Proceedings of Social & Behavioural Sciences, 2019, pp. 355-364.

Сведения об авторах

Сабенникова Ирина Вячеславовна, доктор исторических наук, Всероссийский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ведущий научный сотрудник, г. Москва, Российская Федерация, 8-495-334-48-69, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Sabennikova Irina Vyacheslavovna, PhD in History, All-Russian Records Management and Archival Science Research Institute (VNIIDAD), leading researcher, Moscow, Russian Federation, +-495-334-48-69, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 27.12.2020 г., опубликована (для цитирования):

Сабенникова, И. В. Электронные документы в системе информационного обмена архивов // Вестник архивиста. – 2021. - № 2. – С. 520-531. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-520-531

Submitted 27.12.2020, published (for citation):

SABENNIKOVA, I. V. Elektronnye dokumenty v sisteme informatsionnogo obmena arkhivov [Electronic Documents in Archives’ Information Exchange System. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2021, no. 2, pp. 520-531. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-520-531