Теоретические и практические аспекты реализации проекта «Единый архив электронных документов» Казахстана

Научная статья / Scientific article

УДК 574+930.25+005.923.21+004(100-87)

DOI 10.28995/2073-0101-2021-2-532-542

А. Х. Мустафина

Архив Президента Республики Казахстан, г. Алматы, Республика Казахстан

Теоретические и практические аспекты реализации проекта «Единый архив электронных документов» Казахстана

Aliya Kh. Mustafina

Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, Almaty, Republic of Kazakhstan

Theoretical and Practical Aspects of Implementation of the Project “Unified archive of electronic documents” in Kazakhstan

Аннотация

В современных условиях цифровой трансформации экономики проблема хранения и использования электронных документов является весьма актуальной. В результате последовательно проводимой государственной политики информатизации Казахстана в стране за последние годы значительно возросла доля электронных документов, накопленных в различных информационных системах. Статья посвящена реализованному в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан» проекту «Единый архив электронных документов» (ЕАЭД), который внедрен во всех ведомственных и государственных архивах республики и представляет собой практическое решение организации долговременного и постоянного хранения, упорядочения и использования электронных документов. Автором приводится описание основных компонентов и функциональных возможностей системы по автоматизации деятельности как ведомственных, так и государственных архивов, ведению Государственного фондового каталога, обеспечению удаленного доступа пользователей к архивным данным посредством веб-порталов «Е-архив» и «Электронного правительства», формированию статистической отчетности о показателях за период времени, составе и содержании архивных фондов, состоянии хранения документов и т. д. Описаны порядок и форма приема электронных документов на хранение в ЕАЭД, где главным условием является подтверждение действительности электронной цифровой подписи. При этом отмечается проблема верификации документов, не прошедших данную проверку. Исследована нормативная правовая база внедрения и функционирования системы. Отражены имеющиеся правовые лакуны по вопросам обеспечения легитимности и аутентичности электронных документов при передаче на хранение, целостности электронной цифровой подписи, формирования электронных дел. В частности, указывается необходимость законодательного закрепления понятия «метка времени» и механизма ее использования при верификации электронных документов. Обозначена проблема выбора формата для долговременного хранения данных. Рассмотрен пример использования такого свойства электронных документов, как возможность их машинной обработки, при автоматизации процесса формирования дел и составления описей. Отмечено, что внедрение ЕАЭД во всей республике позволило унифицировать и систематизировать процесс перевода архивных документов в цифровой формат. В работе автор приходит к выводу, что для решения практических задач архивного хранения электронных документов необходимо проведение научных исследований и теоретического осмысления целого ряда вопросов (отбор, экспертиза ценности, организация хранения, использования электронных документов и т. д.).

Abstract

Under present-day conditions of digital transformation of the economy, the problem of storing and using electronic documents is quite relevant. As a result of consistently pursued state policy of informatization of Kazakhstan, in recent years the share of electronic documents accumulated in various national information systems has significantly increased. The article is devoted to the project “Unified Archive of Electronic Documents” (UAED) implemented within the frameworks of the State Program “Digital Kazakhstan” adopted in all departmental and state archives of the republic. It represents a practical solution for organizing long-term and permanent storage, order, and usage of electronic documents. The author describes main components and functionality of the system for automating the activities of both departmental and state archives, maintaining the State Fonds Catalog, providing remote access to archive’s data through web portals "E-Archive" and "Electronic Government," generating statistical reports on various indicators for various time periods, composition and content of archival fonds, state of storage of documents, etc. The article describes procedure and form for accepting electronic documents for storage in the UAED, where the main condition is to confirm the validity of electronic digital signature. It also underscores the problem of verification of documents that did not pass this check. The regulatory legal framework for implementation and functioning of the system has been investigated. The article notes existing loop-holes in the legislation on the issues of ensuring legitimacy and authenticity of electronic documents when transferring for storage, of electronic digital signature integrity, and of electronic files formation. In particular, it underscores the necessity of legislative consolidation of the “time stamp” concept and the mechanism of its use when verifying electronic documents. The problem of choosing a format for long-term data storage is outlined. An example of using such electronic documents property as possibility of their machine processing for automation of the process of forming files and compiling series is considered. It is noted that nation-wide introduction of the UAED has made it possible to unify and systematize the process of transferring archival documents into digital format. The author concludes that, in order to solve practical problems of archival storage of electronic documents, it is necessary to conduct scientific research and acquire theoretical understanding of a number of issues (selection, examination of value, organization of storage, use of electronic documents, etc.).

Ключевые слова

Архив, архивное хранение, метаданные, метка времени, электронный архив, электронный документ, сохранность электронных документов, формат долговременного хранения, электронная цифровая подпись, Архивы Республики Казахстан.

Keywords

Archive, archival storage, metadata, timestamp, electronic archive, electronic document, preservation of electronic documents, long-term storage format, electronic digital signature, Archives Republic of Kazakhstan.

За последние два десятилетия электронные документы прочно закрепились в системе государственного управления Казахстана. Благодаря ряду реализованных государственных программ информатизации (Государственная программа формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан, Государственная программа формирования «электронного правительства» в Республике Казахстан на 2005-2007 годы, Государственная программа «Информационный Казахстан – 2020») в республике успешно внедрены и функционируют Единая система электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО), портал «электронного правительства», интранет-портал государственных органов (ИПГО). На сегодняшний день доля электронных документов в межведомственном документообороте достигла 86%, только на портале «Открытого правительства» уже размещено более 3 тыс. наборов общедоступных данных государственных органов разного уровня, которые можно легко находить, загружать и использовать. Осуществляется перевод в электронный вид государственной учетной деятельности с целью оказания государственных услуг физическим и юридическим лицам, создаются новые и постоянно развиваются существующие информационные ресурсы.

В государственных информационных системах накоплен значительный массив данных, обеспечение долговременного и постоянного хранения которого требует практического решения. С этой целью в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан» в 2018 г. в республике было инициировано создание информационной системы «Единый архив электронных документов» (ЕАЭД), обеспечивающей завершенный жизненный цикл электронных документов государственного сектора. Проект реализуется под управлением Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан.

ЕАЭД представляет собой единую платформу для всех ведомственных и государственных архивов республики, обеспечивающую их взаимодействие и автоматизацию основных бизнес-процессов. На сегодняшний день к системе подключены 223 государственных архива, 60 ведомственных архивов центральных государственных органов, 421 – территориальных подразделений государственных органов, 870 – местных исполнительных органов на уровне областей, городов, районов.

Архитектурой ЕАЭД предусмотрена система распределенных дата-центров, обслуживаемых АО «Национальные информационные технологии», который имеет соответствующую инфраструктуру, техническую базу и квалифицированный персонал. В каждом таком центре обработке данных (ЦОД) установлена одинаковая конфигурация программного обеспечения, позволяющая организовать работу пользователей соответствующей области страны. В региональных ЦОД хранятся электронные архивные документы именно этой области. Данные передаются только в случае необходимости передачи документов между ведомственными и государственными архивами, находящимися в разных регионах. Центральный ЦОД хранит только метаданные документов региональных ЦОД. При этом все ведомственные и государственные архивы имеют доступ исключительно к своей части хранилища.

Список литературы

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. - 2019. - № 3. - С. 809-824. doi 10/28995/2073-0101-2019-3-809-824

References

LARIN, M. V., SUROVTSEVA, N. G. Nekotorye teoreticheskie voprosy arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Some Theoretical Issues of Archival Storage of Electronic Documents. In Russ.]. IN: Vestnik arkhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 809-824. doi 10/28995/2073-0101-2019-3-809-824

Сведения об авторах

Мустафина Алия Хусаиновна, Архив Президента Республики Казахстан, заместитель директора, г. Алматы, Республика Казахстан, 8-727-262-88-64, 8-701-575-10-81, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Mustafina Aliya Khusainovna, Archive of the President of the Republic of Kazakhstan, deputy director, Almaty, Republic of Kazakhstan, 8-727-262-88-64, Republic of Kazakhstan, +7-701-575-10-81, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 11.12.2020 г., опубликована (для цитирования):

Мустафина, А. Х. Теоретические и практические аспекты реализации проекта «Единый архив электронных документов» Казахстана // Вестник архивиста. – 2021. - № 2. – С. 532-542. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-532-542

Submitted 11.12.2020, published (for citation):

MUSTAFINA, A. Kh. Teoreticheskie i prakticheskie aspekty realizatsii proekta “Edinyi arkhiv elektronnykh dokumentov” Kazakhstana [Theoretical and Practical Aspects of Implementation of the Project “Unified archive of electronic documents” in Kazakhstan. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2021, no. 2, pp. 532-542. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-532-542