Фотофонд Государственного архива Свердловской области: проблемы комплектования, систематизации, поиска и использования фотодокументов

Научная статья / Scientific article

УДК 94 (470): 911.375.5+77.03+94(47)

DOI 10.28995/2073-0101-2022-1-154-163

Дмитриева, А. И.

Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина, г. Екатеринбург, Российская Федерация

Фотофонд Государственного архива Свердловской области: проблемы комплектования, систематизации, поиска и использования фотодокументов

Dmitrieva, Alexandra I.

Ural Federal University, Yekaterinburg, Russian Federation

The Photo Fond of the State Archive of the Sverdlovsk Region: Issues of Acquisition, Systematization, Search, and Use of Photographic Documents

Аннотация

В статье анализируется история создания фотофонда в Государственном архиве Свердловской области (ГАСО), оценивается эффективность используемого научно-справочного аппарата (НСА), в частности точность и полнота поиска фотодокументов по тематическому запросу. В настоящее время растет интерес к локальной истории и истории развития городской среды, в связи с чем увеличивается востребованность фотодокументов, хранящихся в архиве. Использование документов ограничено в силу низкой эффективности и трудоемкости поиска. Автором предлагаются решения, позволяющие повысить эффективность поиска, основанные на использовании современных компьютерных технологий. Для достижения цели исследования проанализирована нормативно-правовая база, регламентирующая работу с фотодокументами в государственных архивах. Источниками исследования стали развернутые интервью, проведенные с сотрудниками ГАСО, а также отчеты о работе архива за 1961-1972 гг. В указанный период активно шла разработка НСА, в частности, каталогизация фотодокументов. Фотофонд (Ф.-1) насчитывает 62 265 единиц хранения. Кроме того, фотографии и альбомы хранятся и в других фондах ГАСО. Источниками комплектования фотофонда выступали архивы учреждений, частные лица, а также непосредственно сотрудники ГАСО, которые занимались инициативным документированием. Фотодокументы широко использовались в просветительской и популяризаторской работе ГАСО, а также предоставлялись по запросу организациям и гражданам. Информационный потенциал этих документов востребован, но по оценкам самих работников архива и по результатам исследования, существующие информационно-поисковые системы не обеспечивают полноту и результативность поиска, вследствие ограничений, свойственных ручным информационно-поисковым системам. В ходе исследования были рассчитаны коэффициенты релевантности и полноты, с помощью которых можно оценить эффективность работы информационно-поисковой системы. Установлено, что эффективность поиска по узкоспециализированным запросам с помощью данной информационно-поисковой системы крайне низкая: коэффициент точности для подобного запроса будет равен 0,003, а коэффициент шума, в свою очередь, составит 0,997.

Abstract

The article analyzes the history of creation of the photo fond in the State Archive of Sverdlovsk Region (GASO), assesses its scientific reference apparatus, and evaluates the efficiency of search for photographic documents by their subject. There is a growing interest towards local history and history of urban environment, which increases demand for photographic documents stored in the archive. However, the use of these documents is limited due to low efficiency and arduousness of search. The author suggests several ways to increase the efficiency of search using modern computer technology. To achieve this goal, the legal frameworks on photographic documents processing in state archives have been analyzed. The unique sources used in the research are detailed interviews with the GASO staff, as well as annual reports on the work of the archive during 1961–72. During this period, much effort was put to creation of the scientific reference apparatus: description, systematization, and cataloging of photographic documents were conducted. The photo fond (fond 1) counts 62265 storage items. Photographs and albums are also stored in other GASO fonds. The acquisition sources were departmental archives of institutions and organizations, the GASO itself, as well as individuals. Photo documents were widely used in the GASO’s educational and popularization work and were available on request of organizations and citizens. The documents have research potential, and yet (according to archival staff and to research) the existing information retrieval systems do not provide complete and effective search due to their limitations. Relevance and fullness ratio of the information retrieval system have been calculated for publicly available electronic inventories of photographic documents. It has been established that search efficiency of highly specialized queries has precision score of 0,003, while noise ratio is 0,997.

Ключевые слова

Фотодокументы, государственные архивы, комплектование, научно-справочный аппарат, информационно-поисковые системы, использование, городская среда, Государственный архив Свердловской области, Свердловск.

Keywords

Photographic documents, state archives, acquisition, scientificreference apparatus, information retrieval systems, use, urban environment, State Archive of the Sverdlovsk Region, Sverdlovsk.

Проблемы архивного хранения фотодокументов сегодня все чаще привлекают внимание исследователей. Информационный потенциал, особенности описания, организации хранения и использования фотодокументов раскрыты в публикации В. М. Магидова и Ф. А. Гедрович, заложивших традиции системного анализа исторической фотографии. Вопросы комплектования и использования раскрыты в статьях, написанных на основе анализа опыта работы конкретных архивов, в том числе Российского государственного архива кинофотодокументов (РГАКФД), где хранится более 1 миллиона фотодокументов. Особое внимание уделяется экспертизе ценности фотографий и обеспечению их сохранности. Реже обращаются к проблемам организации научно-справочного аппарата и оценке эффективности поиска фотодокументов, что в современных условиях приобретает особое значение и актуальность.

Основу источниковой базы данного исследования составили нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с фотодокументами, а также годовые отчеты Государственного архива Свердловской области (ГАСО) и представленные в архиве информационно-поисковые системы, позволяющие вести учет и поиск фотодокументов.

Фотодокументы составляют заметную часть фондов ГАСО. При этом наблюдается постоянный рост их востребованности со стороны внешних заказчиков. В связи с этим требуется оптимизация научно-справочного аппарата и повышение точности поиска по узкотематическим запросам. Между тем, для работы с документами, хранящимися в составе фотофонда Ф.-1, доступен только ручной поиск, который демонстрирует наименьшую эффективность. Кроме того, отсутствует интегрированный НСА, позволяющий осуществлять межфондовый поиск, поскольку новые поступления включены в описи других фондов.

Список литературы

Калантарова, Н. А., Алексеева, Т. А. Из опыта организации работы с аудиовизуальными документами в Российском государственном архиве кинофотодокументов // Вестник архивиста. – 2011. - № 3. - С. 70-83.

Магидов, В. М., Гедрович, Ф. А. Комплектование Архивного фонда РФ аудиовизуальными и научно-техническими документами: состояние, проблемы, перспективы // Отечественные архивы. – 1994. – № 5. – С. 109–113.

Мазур, Л. Н. Информационные системы. Теоретические проблемы. – Екатеринбург: Изд-во УрГУ, 1997. – 71 с.

Моисеева, Р. М. К вопросу об экспертизе ценности фотодокументов, передаваемых на постоянное хранение в государственные архивы на примере РГАКФД // Вестник архивиста. – 2011. - № 3. - С. 84-88.

Саманцов, А. П., Скреля, К. Ю. Особенности хранения аудиовизуальных документов // Научный вестник Крыма. – 2017. - № 4 (9). - С.1-8.

References

KALANTAROVA, N. A., ALEKSEEVA, T. A. Iz opyta organizatsii raboty s audiovizual’nymi documentami v Rossiiskom gosudarstvennom archive kinofotodokumentov [The experience of the audio and visual documents processing in the Russian State Archive for Film and Photographic Documents. In Russ.] IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2011, no. 3, pp. 70–83.

MAGIDOV, V. M., GEDROVICH, F. A. Komplektovanie arkhivnogo fonda RF audiovizual’nymi i nauchno-tekhnicheskimi dokumentami: sostoyanie, problem, perspektivy: “kruglyi stol” v IAI [Acquisition of audiovisual and scientific and technical documents in the Archival Fond of the Russian Federation: State, problems, prospects: "Round table" at the History and Archives Institute. In Russ.]. IN: Otechestvennye arkhivy, 1994, no. 5, pp. 109–113.

MAZUR, L. N. Informatsionnye sistemy. Teoreticheskie problemy [Information Systems. Theoretical problems. In Russ.]. Ekaterinburg, UrGU publ., 1997, 71 p.

MOISEEVA, R. M. K voprosu ob ekspertize tsennosti fotodokumentov, peredavaemykh na khranenie v gosudarstvennye arkhivy na primere RGAKFD [Revisiting value appraisal of photographic documents transferred for permanent storage to state archives on the example of the Russian State Archive for Film and Photographic Documents. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist,2011, no. 3, pp. 84–88.

SAMANTSOV, A. P.; SKRELYA, K. Yu. Osobennosti khraneniya audiovizual’nykh dokumentov [Specificity of audiovisual documents storage. In Russ.]. IN: Nauchnyi vestnik Kryma, 2017, no. 4 (9), pp. 1–8.

Сведения об авторах

Дмитриева Александра Ивановна, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б. Н. Ельцина, кафедра социально-культурного сервиса и туризма, старший преподаватель, г. Екатеринбург, Российская Федерация, 8-343-389-95-24, 8-982-75-47-215, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Dmitrieva Alexandra Ivanovna, Ural Federal University, department of service and tourism, senior lecturer, Yekaterinburg, Russian Federation, +7-343-389-95-24, +7-982-75-47-215, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 9.09.2021 г., опубликована (для цитирования):

Дмитриева, А. И. Фотофонд Государственного архива Свердловской области: проблемы комплектования, систематизации, поиска и использования фотодокументов // Вестник архивиста. – 2022. - № 1. – С. 154-163. doi 10.28995/2073-0101-2022-1-154-163

Submitted 9.09.2021, published (for citation):

DMITRIEVA, A. I. Fotofond Gosudarstvennogo arkhiva Sverdlovskoi oblasti: problemy komplektovaniya, sistematizatsii, poiska i ispol'zovaniya fotodokumentov [The Photo Fond of the State Archive of the Sverdlovsk Region: Issues of Acquisition, Systematization, Search, and Use of Photographic Documents. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2022, no. 1, pp. 154-163. doi 10.28995/2073-0101-2022-1-154-163