Классификация документов как теоретическая проблема в делопроизводстве и архивном деле

Научная статья / Scientific article

УДК 930.2+930.253+025.4.025

DOI 10.28995/2073-0101-2022-3-756-771

Суровцева, Н. Г.

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Классификация документов как теоретическая проблема в делопроизводстве и архивном деле

Surovtseva, Nataliya G.

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Classification of documents as a theoretical problem in office work and in the archive

Аннотация

В архивоведении и документоведении вопросы классифицирования имеют ключевое значение для развития методологии научных исследований, результаты которых должны быть применены в практической деятельности. Вопросы классифицирования документов поднимались учеными и специалистами в сфере работы с документами на протяжении всего советского периода. Очень большое внимание проблеме классификации документов уделял К. Г. Митяев. Он первым обратил внимание на то, что необходимо достичь сопряжения в классификации документов в делопроизводстве и архиве. В архивоведении и архивном деле вопрос о классификации документов традиционно связывался с разработкой перечней документов с указанием сроков хранения. Цель отбора документов для архивного хранения обусловила подход к классификации документов, как формированию комплексов документных систем и подсистем, образующихся в результате документирования различных направлений жизни общества. В документоведении проблема классификации документов вылилась в разработку понятия «вид документа» и построение видовой классификационной схемы. Проблема классификации была актуализирована в связи с разработкой унифицированных систем документации и поднята в научных исследованиях А. Н. Соковой по документной систематике. Ее попытка углубить классификационную схему до уровня документа не увенчалась успехом и в документоведении понятие «вид документа» закрепилось в значении классификационной единицы документов, обладающих общим самоназванием, функциональным назначением и особенностями оформления. Современные возможности применения информационных технологий в работе с документами позволяют иначе взглянуть на решение проблемы классификации документов. Необходимо оказаться от идеи построения универсальной иерархической классификации, которая является плоской, линейной моделью. Необходимо создание интегральной структуры классификации, в основе которой лежат многочисленные внутренние связи между значениями. Моделью такой интегральной классификации является база данных информационной системы. В основе классификационной схемы базы данных конкретные измерения (реквизиты, атрибуты, показатели), значения которых определяются с помощью справочника. При этом состав измерений классифицирования для всех документов в одной информационной системе будет единым, а вот значения этих измерений для каждого документа будут отличаться. Практические возможности по классифицированию документов связаны с необходимостью решения ряда теоретических задач. Необходимо определить состав измерений для построения классификационной схемы и установить те из них, которые являются едиными для информационных систем в управлении и в архиве.

Abstract

For archival and documentary studies, classification issues are of key importance for the development of the methodology of scientific research, the results of which should be applied in practice. The issues of document classification were raised by scientists and specialists in the field of working with documents throughout the Soviet period. K.G. Mityaev paid a lot of attention to the problem of document classification. He was the first to draw attention to the fact that it is necessary to achieve conjugation in the classification of documents in office work and archive. In archival science and archival work, the question of the classification of documents has traditionally been associated with the development of lists of documents with an indication of storage periods. The purpose of the selection of documents for archival storage determined the approach to the classification of documents as the formation of complexes of document systems and subsystems formed as a result of documenting various areas of society. In document science, the problem of document classification resulted in the development of the concept of "document type" and the construction of a specific classification scheme. The problem of classification was actualized in connection with the development of unified documentation systems and raised in the scientific research of A.N. Sokova on document systematics. Her attempt to deepen the classification scheme to the level of a document was unsuccessful and in document science the concept of "document type" was fixed in the meaning of the classification unit of documents with a common self-designation, functional purpose and design features. Modern possibilities of using information technologies in working with documents allow us to take a different look at solving the problem of document classification. It is necessary to abandon the idea of constructing a universal hierarchical classification, which is a flat, linear model. It is necessary to create an integral classification structure, which is based on numerous internal relationships between meanings. The model of such an integral classification is the database of the information system. The classification scheme of the database is based on specific measurements (details, attributes, indicators), the meanings of which are determined using the reference book. At the same time, the composition of classification measurements for all documents in one information system will be the same, but the values of these measurements for each document will be different. Practical possibilities for classifying documents are associated with the need to solve a number of theoretical problems. It is necessary to determine the composition of measurements for constructing a classification scheme and to establish those that are uniform for information systems in management and in the archive.

Ключевые слова

Документ, вид документа, классификация документов, классификатор документов, документоведение.

Keywords

Record, record type, document classification, document classifier, record management.

Классификация означает деление некоторого множества (объема понятия) на подмножества по определенному основанию, признаку или критерию. Наличие классификации в той или иной отрасли знания значительно приближает исследователей к познанию объекта изучения, позволяет определить место объекта в системе и ориентироваться в многообразии объектов. Именно поэтому и для архивоведения, и для документоведения вопросы классифицирования имели ключевое значение для развития методологии научных исследований, результаты которых должны быть применены в практической деятельности.

Вопросы классифицирования документов поднимались учеными и специалистами в сфере работы с документами на протяжении всего советского периода. Попытки классифицировать документы предпринимались в период активного поиска путей рационализации делопроизводства 1920-х гг., когда на ведомственном уровне осуществлялись попытки применить различные существующие классификации документной информации. Очень большое внимание проблеме классификации документов уделял К. Г. Митяев. Он первый обратил внимание на то, что необходимо достичь сопряжения в классифицировании документов в делопроизводстве и архиве. Система классификации должна быть единой и в делопроизводстве, и в архиве, считал К. Г. Митяев. Тогда архив может не заниматься классификацией, не тратить на это время и силы, если эта работа будет проводиться еще в делопроизводстве и документы будут поступать уже научно организованные. Для достижения этого результата должна вестись научная работа. Примечательно, что К. Г. Митяев начал разрабатывать документоведение как учебную дисциплину именно из потребностей архивного дела классифицировать документы для более эффективного их отбора в целях архивного хранения.

В архивоведении и архивном деле вопрос о классификации документов был актуализирован с началом разработки первых перечней документов с указанием сроков хранения. Традиционно разработка перечня связывалась с задачей классифицирования документов. В архивоведении цели отбора документов для архивного хранения обусловили подход к классификации документов, как формированию комплексов документных систем и подсистем, образующихся в результате документирования различных направлений жизни общества. При этом под документной системой подразумевался исторически обусловленный стабильный комплекс взаимосвязанной документации, состоящий из определенных форм, видов и разновидностей и имеющих родственное или общее (целевое) назначение, создаваемый в процессе документирования какой-либо общественной функции на основе сложившегося традиционного порядка (или установленных правил) их составления и оформления. Таким образом, в основу классифицирования документов для отбора на архивное хранение была положена документная система как комплекс документов. Что понимается под видом и разновидностью документа, не уточнялось. Анализ имеющихся на тот период определений вида документа свидетельствует о том, что, по сути, он отождествляется с названием документа (акт, приказ и пр.). Этот же принцип был реализован при составлении в 1974 г. Краткого словаря видов и разновидностей документов. В словаре в алфавитном порядке наряду с названиями документов (кадастр, инструкция, реестр и пр.) встречаются и обобщенные названия для целой группы документов (личные документы, исполнительные документы, научно-техническая документация, нормативные документы и пр.), названия конкретного документа (инструкционная карта передового опыта труда, листок нетрудоспособности, счет-фактура) и документы, отражающие способ представления информации (графический документ, радиограмма, рисунок, сетевой график и пр.).

Практические возможности по классифицированию документов связаны с необходимостью решения ряда теоретических задач. В первую очередь необходимо определить состав измерений для построения классификационной схемы. Простыми словами – состав сведений о документе, которые необходимо включать в информационную систему. Очевидно, что они будут зависеть от сферы функционирования системы и тех задач, которые с помощью этих систем решаются. В делопроизводстве состав этих сведений определен на основе Правил делопроизводства. Для архивного дела столь четко установленных нормативными документами требований нет. И дело не только в том, чтобы их установить на основе сложившейся практики работы с документами в управлении и архиве, состав этих сведений необходимо подвергнуть критическому анализу в связи с возможными изменениями технологии работы в информационной системе.

Второй теоретической проблемой является установление состава сведений о документе, которые являются едиными и для информационных систем, используемых в управлении, и для информационных систем, обеспечивающих архивное хранение документов. Решение этой проблемы сейчас чаще формулируется как определение состава метаданных, которые должны быть переданы из системы электронного документооборота в систему хранения электронных документов. Между тем, с точки зрения классифицирования речь идет о единых измерениях, отражающих сущностные характеристики документа в рамках его жизненного цикла. Думаем, что по мере трансформации технологии работы с документами с применением информационных систем, модели классификационных схем для документов в делопроизводстве и архиве будут сближаться.

Наконец, третьим вопросом станет необходимость обоснования и реализации единой информационной системы для решения задач работы с документами в управлении и архивах. Речь должна идти не о типовом решении и не о единых требованиях, а, с одной стороны, о единой масштабной системе, обеспечивающей работу с документами, скажем в федеральных органах исполнительной власти, с другой стороны, о столь же масштабной системе для работы с документами Архивного фонда Российской Федерации. Только в условиях функционирования таких систем, их классификационные схемы обеспечат эффективность решения задач в управлении документами и в архиве. Однако разработка состава измерений для таких систем и справочников значений по этим измерениям являются основополагающей задачей, которая не может быть решена только усилиями разработчиков систем.

Данный вопрос является важной теоретической задачей для документоведов и архивистов. Приступать к ее решению лучше как можно быстрее, тем более, что сегодня уже ведется разработка государственной информационной системы «Платформа “Центр хранения электронных документов”» (Платформа «ЦХЭД») и государственная информационная система Типовое облачное решение Система электронного документооборота (ГИС «ТОР СЭД») введена в опытную эксплуатацию. Анализ совокупности справочников ТОР СЭД, на основе которых можно сделать вывод о построении классификационной схемы системы, свидетельствуют о том, что их состав определялся без использования Правил делопроизводства. В какой степени будет решена задача преемственности сведений о документе между этой системой электронного документооборота и Платформой «ЦХЭД» остается неизвестным. Между тем, этот вопрос имеет значение для обеспечения не только жизненного цикла документа, но и формирования модели континуума документа, где ответственность за управление документами должна быть скоординирована между работниками организации, делопроизводителями и архивистами.

Список литературы

Белова, Е. В., Елпатьевский, А. В., Колосова, Э. В. О «Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. - 1973. - № 2. - С. 18–26.

Воробьев, Г. Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 252 с.

Ларин, М. В., Мингалев, В. С. Источниковедение и документоведение в парадигме тенденций интеграции и специализации наук // Творческое наследие А. А. Зимина и современная российская историография. - М.: Древлехранилище, 2017. - С. 105–122.

Ларин, М. В., Янковая, В. Ф., Суровцева, Н. Г., Терентьева, Е. В. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация. - М.: РГГУ, 2021. - 242 с.

Митяев, К. Г. О месте, границах и основах классификации в советском архивоведении // Труды МГИАИ. Т. 15. - М., 1962. - С. 173-198.

Рудельсон, К. И. Современные документные классификации. - М.: Наука, 1973. - 267 с.

Сокова, А. Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство. - 2002. - № 3. - С. 7-12.

Суровцева, Н. Г. К вопросу о составе метаданных, подлежащих передаче в информационную систему хранения электронных документов // Вестник ВНИИДАД. - 2021. - № 3. - С. 74-80.

References

BELOVA, E. V., ELPAT'EVSKIJ, A. V., KOLOSOVA, E. V. O «Perechne dokumentov, podlezhashchih priemu v gosudarstvennye arhivy SSSR» [About the “List of documents subject to admission to the State archives of the USSR”. In Russ.]. IN: Sovetskie arkhivy, 1973, no.2, pp. 18–26.

VOROB'EV, G. G. Dokument: informacionnyj analiz. [Document: information analysis. In Russ.]. Moscow, Nauka publ., 1973, 252 p.

LARIN, M. V., MINGALEV, V. S. Istochnikovedenie i dokumentovedenie v paradigme tendencij integracii i specializacii nauk [Source studies and documentation studies in the paradigm of trends in integration and specialization of sciences. In Russ.]. IN: Tvorcheskoe nasledie A.A. Zimina i sovremennaya rossijskaya istoriografiya [A.A. Zimin's creative heritage and modern Russian historiography. In Russ.]. Moscow, 2017, pp.105–122.

LARIN, M.V., YANKOVAYA, V.F., SUROVCEVA, N.G., TERENT'EVA, E.V. Upravlenie dokumentami v cifrovoj ekonomike: organizaciya, reglamentaciya, realizaciya [Records management in the digital economy: organization, regulation, implementation. In Russ.]. Moscow, RSUH publ., 2021, 242 p.

MITYAEV, K.G. O meste, granicah i osnovah klassifikacii v sovetskom arhivovedenii. Trudy MGIAI [About the place, boundaries and basics of classification in Soviet archival science. Proceedings of the MGIAI. In Russ.]. 1962, pp. 173-198.

RUDEL'SON, K.I. Sovremennye dokumentnye klassifikacii [Modern document classifications. In Russ.]. Moscow, Nauka publ., 1973, 267 p.

SOKOVA A.N. Ponyatie vida v dokumentovedenii (dokumentnaya sistematika) [The concept of a species in documentary studies (documentary taxonomy). In Russ.]. IN: Deloproizvodstvo, 2002, no. 3, pp. 7–12.

SUROVCEVA, N. G. K voprosu o sostave metadannyh, podlezhashchih peredache v informacionnuyu sistemu hraneniya elektronnyh dokumentov [On the issue of the composition of metadata to be transferred to the information system for the preservation of electronic records. In Russ.]. IN: Vestnik VNIIDAD, 2021, no. 3, pp. 74–80.

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About authors

Surovtseva, Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, Department of automated record management systems, associate professor, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 17.03.2022 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. Классификация документов как теоретическая проблема в делопроизводстве и архивном деле // Вестник архивиста. – 2022. - № 3. – С. 756-771. doi 10.28995/2073-0101-2022-3-756-771

Submitted 17.03.2022, published (for Citation):

SUROVTSEVA, N. G. Classification of documents as a theoretical problem in office work and in the archive In Russ.]. Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2022, no. 3, pp. 756-771. doi 10.28995/2073-0101-2022-3-756-771