Автоматизация функций систем электронного документооборота посредством применения технологий искусственного интеллекта

Научная статья / Scientific article

УДК 651:004+005.92+930.25

DOI 10.28995/2073-0101-2022-3-772-783

Белов, И. И.

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Автоматизация функций систем электронного документооборота посредством применения технологий искусственного интеллекта

Belov, Ilya I.

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Automation of Electronic Document Management Systems Functions by Means of Artificial Intelligence Technologies

Аннотация

В статье рассматривается применение технологий искусственного интеллекта при выполнении документационных процессов в рамках систем электронного документооборота с целью усовершенствования действующих практик и выработки методики применения таких технологий, а также осуществления некоторых функций в автоматическом режиме без вмешательства человека или при его минимальном участии. Научная новизна исследования состоит в попытке обобщения практического опыта применения технологий искусственного интеллекта для автоматизации функций систем электронного документооборота путем непосредственной разработки и модернизации таких систем, а также внедрения стороннего программного обеспечения, позволяющего упростить выполнение некоторых задач для специалистов в области управления документацией. Целью исследования является анализ функциональных возможностей систем электронного документооборота, реализованных посредством применения интеллектуальных решений. К исследованию привлечены работы отечественных и зарубежных специалистов в области документоведения, архивоведения и информационных технологий. В статье рассматриваются системы электронного документооборота, базирующиеся на технологиях искусственного интеллекта, а также программные решения, которые интегрируются в информационные системы для интеллектуализации различных процессов работы с документами. Анализируются конкретные программные продукты российских разработчиков, занятых в различных областях экономики, а также специализирующихся на непосредственном создании программного обеспечения в области электронного документооборота, и зарубежный опыт разработки и использования программного обеспечения для решения практических задач в области управления документацией. В статье описаны основные функции по регистрации, индексированию, маршрутизации и поиску документов, а также технической поддержки пользователей, которые уже реализуются в рамках систем электронного документооборота с помощью технологий искусственного интеллекта, что может свидетельствовать о достаточной практической пользе в результате использования интеллектуальных решений в рамках документооборота. Автором делается акцент не только на очевидных преимуществах от применения технологий искусственного интеллекта для повышения эффективности и расширения функциональности систем электронного документооборота, но и также на возможных рисках при обеспечении информационной безопасности в процессе работы в таких системах, что свидетельствует о необходимости дальнейшего изучения данного направления специалистами в области документоведения и архивоведения.

Abstract

The article discusses the use of artificial intelligence technologies in performance of documentation processes in electronic document management systems in order to improve existing practices and to develop methods of using such technologies and implementing some functions automatically without or with minimal human intervention. The scientific novelty of the research is due to an attempt to generalize practical experience of using artificial intelligence technologies to automate electronic document management systems functions by direct development and modernization of such systems and also by introduction of outsourced software for simplification of some tasks for specialists in the field of document management. The study is to analyze the functionality of electronic document management systems implemented with use of intelligent solutions. It draws on works of national and foreign experts in the field of document management, archival science, and information technology. The article reviews electronic document management systems based on artificial intelligence technologies, as well as software solutions integrated into information systems for intellectualization of various processes pertaining to working with documents. It analyzes specific software products of Russian developers involved in various areas of the economy and in direct creation of software in the field of electronic document management, as well as foreign experience in development and use of software for solving practical problems in the field of document management. The article describes the main functions for registering, indexing, routing, and searching for documents, as well as technical support for users that are already implemented within the framework of electronic document management systems using artificial intelligence technologies, which may indicate sufficient practical benefits of using intelligent solutions in document management. The author focuses not only on obvious benefits of using artificial intelligence technologies to improve efficiency and to expand functionality of electronic document management systems, but also on possible risks pertaining to ensuring information security while working with such systems, which indicates a need for further study of this area by specialists in records management and archival science.

Ключевые слова

Цифровые технологии, программное обеспечение, информационные технологии, система электронного документооборота, искусственный интеллект, управление документацией, интеллектуальные модули, Artificial Vision - «Искусственное зрение».

Keywords

Digital technology, software, information technology, electronic document management system, artificial intelligence, document management, intelligent modules, Artificial Vision.

Развитие сферы управления документацией в последние годы напрямую связано с тенденцией внедрения в процессы работы с документами передовых цифровых технологий. На практике уже наблюдаются попытки применения технологий искусственного интеллекта при разработке и эксплуатации систем электронного документооборота, а также создания программного обеспечения, позволяющего автоматизировать различные процессы, осуществляемые в системах электронного документооборота, что может говорить о новом этапе цифровизации, основанном на интеллектуальных решениях, а не на привычных компьютерных технологиях.

Активная работа по внедрению технологий искусственного интеллекта в процессы документооборота началась только в последние годы. Актуальность интеллектуализации систем электронного документооборота подчеркивается потребностью государственных и коммерческих организаций в более полной автоматизации документационных процессов, так как в будущем это позволит повысить эффективность управления деятельностью и вывести работу с документами на более высокий уровень.

Вопросы применения технологий искусственного интеллекта в управлении документацией рассматриваются в монографии М. В. Ларина, Н. Г. Суровцевой, Е. В. Терентьевой, В. Ф. Янковой «Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация», в которой в качестве одной из перспектив развития систем электронного документооборота выделяется разработка «умной» СЭД с применением искусственного интеллекта, машинного обучения и аналитической обработки информации. В статье М. В. Ларина и Н. Г. Суровцевой «Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов» обращается внимание на необходимость освоения массива документов, создаваемых в информационных системах без непосредственного участия человека, так называемой, «роботизированной» документации. В работе М. В. Ларина «Цифровая трансформация управления документами» отмечается, что более широкое использование систем искусственного интеллекта в управлении документами является одной из главных задач на пути к цифровой трансформации. В статье Тима Шинкла рассматривается опыт разработки одного из первых программных продуктов для управления документами с использованием искусственного интеллекта, автором описываются сложности при внедрении и функционировании такого интеллектуального решения. На основе имеющихся публикаций можно сделать вывод, что требуется подробный анализ современных разработок, основанных на искусственном интеллекте, применяемых в системах электронного документооборота.

Следует отметить, что наблюдается новый этап развития электронного документооборота, в рамках которого разрабатываются системы, которые можно назвать «интеллектуальными системами электронного документооборота», а также создаются различные программные продукты, предназначенные для интеллектуальной автоматизации различных функций систем электронного документооборота, с возможностью интеграции в информационные системы организаций. На данном этапе предлагается автоматизация рутинных операций, таких как регистрация документов, их индексирование, маршрутизация, поиск и др. Необходима оценка рисков потери информации, несанкционированного доступа к ней при использовании технологий искусственного интеллекта. Если в систему электронного документооборота внедряются элементы программного обеспечения сторонних разработчиков, то в будущем также должен быть определен механизм безопасной интеграции таких интеллектуальных модулей. Накопление опыта практического использования такого рода технологий позволит раскрыть их потенциал в полной мере и расширить сферу их применения, что, в свою очередь, вызовет потребность в теоретической и методической проработке данного вопроса специалистами в области документоведения и архивоведения.

Список литературы

Еремичева, Т. В., Харланов, А. С., Новиков, М. Н. Цифровая экономика и эволюция искусственного интеллекта // Вестник РГГУ. Серия. Экономика. Управление. Право. - 2020. –¬¬ № 1. – С. 56-67.

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г. Некоторые теоретические вопросы архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. – 2019. – № 3. – С. 809–824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824.

Ларин, М. В. Цифровая трансформация управления документами // «Генеральный регламент»: 300 лет на службе России: от коллежского делопроизводства до цифровой трансформации управления документами. Материалы Международной научно-практической конференции. - М.: РГГУ, 2021. - С. 10-19.

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г., Терентьева, Е. В., Янковая, В. Ф. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация. - М.: РГГУ, 2021. - 242 с.

Сабенникова, И. В. Облачные сервисы хранения цифровых документов: законодательная база и существующие риски // История и архивы. - 2022. - № 2. - С. 73–82. doi 10.28995/2658-6541-2022-2-73-82

SHINKLE, T. Automated electronic records management: Are we there yet? // IQ: The RIM Quarterly, 2017, vol. 33, pp. 36-40.

References

EREMICHEVA, T. V., KHARLANOV, A. S., NOVIKOV, M. N. Tsifrovaya ekonomika i evolyutsiya iskusstvennogo intellekta [Digital economy and the evolution of artificial intelligence. In Russ.]. IN: Vestnik RGGU. Seriya “Ekonomika. Upravlenie. Pravo” [Bulletin of the Russian State University for the Humanities. Series “Economics. Management. Law”], 2020, no. 1, pp. 56–67.

LARIN, M. V., SUROVTSEVA, N. G. Nekotorye teoreticheskie voprosy arkhivnogo khraneniya elektronnykh dokumentov [Some theoretical issues of archival storage of electronic documents. In Russ.]. IN: Vestnik arkhivista / Herald of an Archivist, 2019, no. 3, pp. 809–824. doi 10.28995/2073-0101-2019-3-809-824.

LARIN, M. V. Tsifrovaya transformatsiya upravleniya dokumentami [Digital transformation of document management. In Russ.]. IN: “General’nyi reglament”: 300 let na sluzhbe Rossii: ot kollezhskogo deloproizvodstva do tsifrovoi transformatsii upravleniya dokumentami. Materialy Mezhdunarodnoi nauchno-prakticheskoi konferentsii [“General Regulations”: 300 years at the service of Russia. Proceedings of the international research-to-practice conference]. Moscow, RGGU publ., 2021, pp. 10-19.

LARIN, M. V., SUROVTSEVA, N. G., TERENT'EVA, E. V., YANKOVAYA, V. F. Upravlenie dokumentami v tsifrovoi ekonomike: organizatsiya, reglamentatsiya, realizatsiya [Document management in the digital economy: Organization, regulation, implementation. In Russ.]. Moscow, RGGU publ., 2021, 242 p.

SABENNIKOVA, I. V. Oblachnye servisy khraneniya tsifrovykh dokumentov: zakonodatel'naya baza i sushchestvuyushchie riski [Cloud services for storing digital documents: Legal framework and existing risks. In Russ.]. IN: Istoriya i arkhivy, no. 2, pp. 73–82, doi 10.28995/2658-6541-2022-2-73-82

SHINKLE, T. Automated electronic records management: Are we there yet? IN: IQ: The RIM Quarterly, 2017, vol. 33, pp. 36–40.

Сведения об авторах

Белов Илья Игоревич, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, аспирант, г. Москва, Российская Федерация, 8-913-608-74-28, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Belov Ilya Igorevich, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, postgraduate student, Moscow, Russian Federation, +7 913-608-74-28, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 31.03.2022 г., опубликована (для цитирования):

Белов, И. И. Автоматизация функций систем электронного документооборота посредством применения технологий искусственного интеллекта // Вестник архивиста. – 2022. - № 3. – С. 772-783. doi 10.28995/2073-0101-2022-3-772-783

Submitted 31.03.2022, published (for citation):

BELOV, I. I. Avtomatizatsiya funktsii sistem elektronnogo dokumentooborota posredstvom primeneniya tekhnologii iskusstvennogo intellekta [Automation of Electronic Document Management Systems Functions by Means of Artificial Intelligence Technologies. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2022, no. 3, pp. 772-783. doi 10.28995/2073-0101-2022-3-772-783