К вопросу о содержании понятия «управление документами»

Научная статья / Scientific article

УДК 930.25+94(47)+005.92

doi 10.28995/2073-0101-2022-4-1094-1106

Суровцева, Н. Г.

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

К вопросу о содержании понятия «управление документами»

Surovtseva, Nataliya G.

Russian State University for the Humanities, Moscow, Russian Federation

Revisiting the Question of Content of the Concept “Records Management”

Аннотация

В статье рассматриваются теоретические подходы к понятию «управление документами», которые сформировались в отечественном документоведении. Впервые это понятие стало использоваться в 1970-1980-е гг. в работах А. Н. Соковой. Она обратила внимание, что управление документами, как сфера деятельности, не тождественно отечественному делопроизводству и включает в себя значительно больший круг вопросов и функций. Она предпринимала попытки использовать управление документами при разработке Единой государственной системы делопроизводства, попытавшись встроить его в отечественную терминосистему по работе с документами. На новом этапе развития теории и практики работы с документами понятие «управление документами» получило поддержку в научных трудах М. В. Ларина. Рассматривая управление документами в организациях, он приходит к выводу о необходимости пересмотра концепции информационно-документационной системы организации на базе научных подходов, учитывающих широкое применение новых информационных технологий. М. В. Ларин впервые определяет разницу между понятиями «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами», определяя последнее как определенную самостоятельную функцию управления. Эта концепция была поддержана Т. А. Селезневой. Ее позиция определяется тем фактом, что «управление документами» является заимствованным термином и понятием, а, следовательно, отражает особенности западной модели управления и обеспечивает качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. В 2007 г. происходит формальное закрепление термина, его апробация в значении, используемом в национальном стандарте 15489, сравнение с другими действующими понятиями в сфере работы с документами – «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» – и преодоление использования понятия «управление документами» в научно-теоретическом дискурсе как равнозначного последним. Предметную область сферы управления документами анализировала Е. С. Белоус, чтобы сформулировать ее основные черты, отличающие управление документами от делопроизводства и документационного обеспечения управления. Она не рассматривает иерархию данных понятий, однако констатирует, что термин «управление документами» означает не только сферу работу с документами, но и требования, которые устанавливаются к ней, указывает на целевое назначение этой деятельности, связанное с возможностью использования документов в качестве доказательства деятельности.

Abstract

The article discusses theoretical approaches to the concept “records management” accepted in the national document science. The concept emerged in the 1970s-80s in the works of A. N. Sokova. She drew attention to the fact that records management as a field of activity was not identical to national office work and included a greater range of issues and functions. She made attempts to use records management in the development of the Unified State System of Record Keeping, trying to integrate it into the national terminology of working with documents. At the next stage in the development of the theory and practice of working with documents, the concept “records management” received support in the scientific works of M. V. Larin. Considering records management in organizations, he came to the necessity to revise the concept of the organization's information and documentation system drawing on scientific approaches including widespread use of new information technologies. M. V. Larin was the first to define the difference between the concepts “record keeping,” “document support of management,” and “records management,” defining the latter as a certain independent management function. This concept was supported by T. A. Selezneva. Her position was determined by the fact that “records management” was a borrowed term and concept, and, therefore, reflected the Western management model and provided quality management in relation to the organization's documentation as full value management resource. In 2007, the term was formally consolidated, tested in the meaning used in the national standard 15489, and compared with other concepts in the field of working with documents (“office work” and “document support of management”), thus overcoming the use of the concept of “records management” in scientific theoretical discourse as equivalent to the latter. The subject area of the field of records management was analyzed by E. S. Belous in order to formulate its main features that distinguish records management from office work and document support of management. She did not consider the hierarchy of concepts, but stated that the term “records management” meant not only work with documents, but also its requirements, and also indicated that the purpose of this activity was associated with the possibility of using records as evidence of activity.

Ключевые слова

Документоведение, документалистика, управление документами, делопроизводство, документационное обеспечение управления, информационные технологии в управлении документами.

Keywords

Document science, documentation, records management, office work, document support of management, information technology in records management.

Понятие «управление документами» известно отечественным ученым документоведам уже давно, однако взгляды на его содержание менялись на протяжении всего периода его освоения и использования. Первой его применила А. Н. Сокова в своих работах. Она обратила внимание, что управление документами, как сфера деятельности, не тождественно отечественному делопроизводству и включает в себя значительно больший круг вопросов и функций, в частности, требования к распределению ответственности за работу с документами в организации. Верно оценивая потенциал понятия «управление документами», А. Н. Сокова предпринимала попытки использовать его при разработке Единой государственной системы делопроизводства, попытавшись встроить в отечественную терминосистему по работе с документами. При этом понятие «управление документами» связывалось с необходимостью установления ответственности по работе с определенными группами документов в рамках документационного обеспечения управления. Так понятие «управление документами» зарождалось в недрах понятия «документационного обеспечения управления», оно встраивалось в его организационно-управленческую составляющую, обозначало централизацию ответственности за создание документов и работу со всем документальным фондом организации. Но если термин «документационное обеспечение управления» был подхвачен профессиональным сообществом и очень быстро освоен, то «управление документами» в 1970-1980-х гг. так и осталось в трудах А. Н. Соковой.

Кроме того, следует помнить, что в отличие от термина «делопроизводство», который был выработан практикой, термины «документационное обеспечение управления» и «управление документами» были порождением научно-теоретической мысли и долгое время не находили нормативного закрепления, а использовались только в публикациях, научных, а позже и в учебных изданиях.

На новом этапе развития теории и практики работы с документами понятие «управление документами» получило поддержку в научных трудах М. В. Ларина. Рассматривая управление документами в организациях, он приходит к выводу о необходимости пересмотра концепции информационно-документационной системы организации на базе научных подходов, учитывающих широкое применение новых информационных технологий. В связи с этим М. В. Ларин впервые сравнил три понятия: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами», которые использовались в сфере работы с документами. В качестве критерия для разграничения понятий М. В. Ларин предлагает использовать их значение в процессах управления, удельный вес работы с документами в управлении. В результате формируется следующая иерархия:

делопроизводство является технической функцией управления;

документационное обеспечение управления является обеспечивающей функцией, при которой усиливается информационная составляющая в процессе принятия управленческих решений не только за счет включения в информационное пространство организации всей документации, но и за счет более эффективных технологий, используемых в работе с ней; управление документацией является полноценной управленческой функцией организации, реализация которой должна осуществляться на всех стадиях жизненного цикла документа (от возникновения до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации.

В российском документоведении термин «управление документами» используется в двух значениях. В первом значении термин используется для обозначения сферы профессиональной деятельности, связанной с работой с документами в самом общем ее понимании. В этом значении в научно-практическом дискурсе «управление документами» выступает как синоним «документационного обеспечения управления» и «делопроизводства». Во втором значении термин «управление документами» используется для обозначения определенного уровня структуры деятельности. В этом значении понятие «управление документами» определяется как самостоятельная функция управления, обеспечивающая достижение целей организации не только в сфере работы с документами, но и в управлении в целом.

Список литературы

Аносов, А. В. О некоторых проблемах археографии в XXI в. на примере электронных документов или цифровых копий документов // История и архивы. - 2019. - № 3. - С. 112-124.

Белоус, Е. С. Терминологическое наименование сферы работы с документами: от делопроизводства к управлению документацией // Вестник Волгоградского гос. ун-та. Серия 2. Языкознание. - 2013. - № 3. - С. 236.

Белоус, Е. С. Информационная составляющая управления документацией: вербализация понятийной структуры // Известия Волгоградского государственного педагогического университета. - 2011. - № 2 (56). - С. 28-31.

Ларин, М. В. Управление документами в организациях. - М.: Наука, 2001. - 288 с.

Мальцева, И. Ф. Термин «управление документами» в истории отечественной стандартизации // Наука в современном мире. Материалы XXXI Международной научно- практической конференции, 31 января 2018 г. Сборник научных трудов. - М.: Перо, 2018. - С. 13-19.

Сабенникова, И. В. Электронные документы в системе информационного обмена архивов // Вестник архивиста. – 2021. - № 2. – С. 520-531. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-520-531

Селезнева, Т. А. Соотношение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» (ретроспектива и современность) // Документ. Архив. История. Современность. - 2016. - № 16. - С. 229-240.

Сокова, А. Н. Деловая документация в сфере управления. - М.: Знание, 1985. - 64 с.

Сокова, А. Н. Документоведческие проблемы управления документацией // Вопросы информационных технологий. Сб. трудов. Вып. 2. - М.: Всесоюзный НИИ системных исследований, 1986. - С. 27–33.

Суровцева, Н. Г. Ученый XXI века: к 70-летию со дня рождения Михаила Васильевича Ларина // Вестник архивиста. - 2017. - № 3. - С. 237-249.

References

ANOSOV, A. V. O nekotorykh problemakh arkheografii v XXI v. na primere elektronnykh dokumentov ili tsifrovykh kopii dokumentov [On some issues of archeography in the 21st century on the example of electronic documents or digital copies of documents. In Russ.]. IN: Istoriya i arkhivy, 2019, no. 3, рp. 112–124.

BELOUS, E. S. Terminologicheskoe naimenovanie sfery raboty s dokumentami: ot deloproizvodstva k upravleniyu dokumentatsiei [Terminological name of the field of work with documents: From office work to documentation management. In Russ.]. IN: Vestnik Volgogradskogo gos. un-ta. Seriya 2. Yazykoznanie [Bulletin of the Volgograd State University. Series 2: Linguistics], 2013, no. 3, pр. 139–143.

BELOUS, E. S. Informatsionnaya sostavlyayushchaya upravleniya dokumentatsiei: verbalizatsiya ponyatiinoi struktury [Information component of documentation management: Verbalization of the conceptual structure. In Russ.]. IN: Izvestiya Volgogradskogo gosudarstvennogo pedagogicheskogo universiteta [Bulletin of the Volgograd State Padagogical University], 2011, no. 2, рp. 28–31.

LARIN, M. V. Upravlenie dokumentami v organizatsiyakh. [Records management in organizations. In Russ.]. Moscow, Nauka publ., 2001, 288 р.

MAL'TSEVA, I. F. Termin “upravlenie dokumentami” v istorii otechestvennoi standartizatsii [The term “record management” in the history of national standardization. In Russ.]. IN: Nauka v sovremennom mire: Materialy XXXI Mezhdunarodnoi nauchno- prakticheskoi konferentsii, 31 yanvarya 2018 g. Sbornik nauchnykh trudov [Science in the modern world: Proceedings of the XXXI international research-to-practice conference, January 31, 2016: Collected scientific works]. Moscow, Pero publ., 2018, 13–19.

SABENNIKOVA, I. V. Elektronnye dokumenty v sisteme informatsionnogo obmena arkhivov [Electronic Documents in Archives’ Information Exchange System. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2021, no. 2, pp. 520–531. doi 10.28995/2073-0101-2021-2-520-531

SELEZNEVA, T. A. Sootnoshenie ponyatii “deloproizvodstvo”, “dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya” i “upravlenie dokumentami” (retrospektiva i sovremennost') [Relations between the concepts "record keeping," "document support of management," and "records management" (retrospective view and contemporaneity). In Russ.]. IN: Dokument. Arkhiv. Istoriya. Sovremennost', 2016, no. 16, pр. 229-240.

SOKOVA, A. N. Delovaya dokumentatsiya v sfere upravleniya [Business documentation in the field of management. In Russ.]. Moscow, Znanie publ., 1985, 64 p.

SOKOVA, A. N. Dokumentovedcheskie problemy upravleniya dokumentatsiei [Documentary problems of documentation management. In Russ.]. IN: Voprosy informatsionnykh tekhnologii, 1986, no. 2, pр. 27-33.

SUROVTSEVA, N. G. Uchenyi XXI veka: k 70-letiyu so dnya rozhdeniya M. V. Larina [Scientist of the 21st century: 70th anniversary of Mikhail Vasilievich Larin. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista – Herald of an Archivist, 2017, no. 3, pp. 237-249.

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, кандидат исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About the authors

Surovtseva Nataliya Gennadievna, PhD in History, associate professor, Russian State University for the Humanities, department of automated record management systems, assistant professor, Moscow, Russian Federation, +7-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 7.05.2022 г., опубликована (для цитирования):

Суровцева, Н. Г. К вопросу о содержании понятия «управление документами» // Вестник архивиста. – 2022. - № 4. – С. 1094-1106. doi 10.28995/2073-0101-2022-4-1094-1106

Submitted 7.05.2022, published (for citation):

SUROVTSEVA, N. G. K voprosu o soderzhanii ponyatiya “upravlenie dokumentami” [Revisiting the Question of Content of the Concept “Records Management”. In Russ.]. IN: Vestnik arhivista / Herald of an Archivist, 2022, no. 4, pp. 1094-1106. doi 10.28995/2073-0101-2022-4-1094-1106