Трансформация признаков документа в электронной среде

Научная статья

УДК 930.22+303.064+930.25+651.5+003.074+303.01+303.03+303.222+303.6+303.645.063+303.09+303.832+303.7

doi 10.28995/2073-0101-2024-1-140-153

Для цитирования

Суровцева, Н. Г. Трансформация признаков документа в электронной среде // Вестник архивиста. 2024. № 1. С. 140-153. doi 10.28995/2073-0101-2024-1-140-153

Суровцева, Н. Г., Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Трансформация признаков документа в электронной среде

Вопрос о признаках документа является одним из базовых в теории документоведения, поскольку признаки являются теми уникальными идентификаторами, реперными точками, которые позволяют безошибочно определить, что перед нами документ. Однако этот вопрос имеет и вполне прикладное значение. Как правило, признаки документа, отражающие сущностные его характеристики в определенном ракурсе изучения, обычно находят отражение в определении понятия «документ», которое используется специалистами в практической сфере. Сегодня в условиях работы по обновлению терминологического стандарта этот вопрос вновь становится актуальным. Современное определение документа, содержащееся в терминологическом стандарте – информация, зафиксированная на носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, отражает по крайней мере два традиционных признака: материальный носитель (или объект) и формуляр документа (наличие реквизитов). Информационная природа документа сохраняет свою актуальность, однако некоторого уточнения требует вопрос относительно целесообразности сохранения и возможной трансформации признаков документа, поскольку родовое понятие «документ» должно соответствовать специфике создания и использования документов в электронной среде.

Одним из самых дискуссионных вопросов в определении понятия «документ» является вопрос о первичности материального объекта или информации. Проследим развитие базового конструкта в определении документа в терминологических стандартах: документ – материальный объект с информацией (1983 г.); документ – информация, зафиксированная на материальном носителе (1998 г.); документ – информация, зафиксированная на носителе (2013 г.). Как видим, информационная составляющая стала доминировать. Но для нас интересен не этот переход, а переход от «материального объекта» к «материальному носителю». Этот вопрос не вызывал дискуссий, замена произошла как-то незаметно, была обусловлена очевидными процессами, в частности, появлением электронных носителей информации, которые не ассоциировались с локальностью, то есть с материальными объектами. Не случайно в последнем терминологическом стандарте слово «материальный» в определении документа вообще было исключено.

Однако, мы считаем, что формулировка «информация, зафиксированная на носителе», которая сложилась в результате неоднократной корректировки первоначального определения документа, несколько упрощена. Она очень легко предполагает допущение того, что существует также информация незафиксированная на носителе. Нередко наличие последней подтверждают, приводя в пример разговор двух людей: информация есть, а фиксации нет. Еще раз обратим внимание, что это очень упрощенное, вульгарное понимание информации, поскольку информация всегда зафиксирована на материальном носителе. Просто носители разные. Например, Э. И. Ханпира, отмечал, что в определение документа оговорка о фиксации информации, способом, созданном человеком, введена для того, чтобы не отождествлять документ, например, с геном, где также записана информация. Чаще всего, говоря о материальном носителе, мы имеем в виду отчужденный от человека носитель, будь то бумага, кино или фотопленка, пластинка или диск, или электронный носитель. Другим материальным носителем информации является мозг человека. А. Д. Урсул подчеркивал, что «информация даже в самом сознании человека не существует в каком-то «чистом» виде: будучи одним из аспектов отражения, а значит и взаимодействия, она также всегда имеет своих материальных носителей на нейрофизиологическом уровне».

Информация на когнитивном уровне человеческого сознания обладает целостностью. То обстоятельство, что она отчуждается от человека и закрепляется на носителе, требует обеспечения ее обособления и целостности уже на этом носителе. Технологии фиксации информации на традиционные носители обеспечивали в полной мере эту целостность. Это обстоятельство позволило определять документ как материальный объект с зафиксированной информацией. Следует отметить, что наши предшественники, рассматривая документ как материальный объект, уточняли некоторые требования к носителю информации: носитель должен быть специально предназначен для фиксации информации.

В делопроизводстве, а еще в большей степени в архивном деле носитель, будучи признаком документа, рассматривался в первую очередь как материальный объект, который мог быть легко физически обособлен, в том числе и визуально, хотя материал, из которого он изготовлен, мог быть разным и менялся на протяжении времени. В цивилизациях древнего мира материал носителя определялся природными условиями и доступным сырьем, пригодным для фиксации графической или текстовой информации. Первым универсальным носителем стала бумага, значительным развитием видов носителей был ознаменован XX в., позволивший считать, что «эволюция носителей заключает в себе синтез технологических историй и технологических открытий». Развитие современных информационных технологий привело к появлению электронного носителя.

Оценивая перспективы сохранения формуляра в электронной среде, мы исходим из того положения, что документ необходим для взаимодействия субъектов, а не информационных систем. В безлюдных технологиях нет документа, какие бы процессы кодирования, передачи, декодирования и визуализации информации ни происходили при передаче документа из одной системы в другую в электронной среде. Для субъектов взаимодействия документ должен предстать на экране монитора как формуляр. Именно поэтому считаем, что данный признак сохраняет свою актуальность и в электронной среде. Однако сохранение формуляра, как признака документа, не означает обязательное сохранение всех его реквизитов и жесткую унификацию места их расположения на условном листе на экране монитора.

В современном мире любой документ создается в информационной системе, однако в процессе своего жизненного цикла он может как оставаться в электронной среде, даже при условии передачи из одной информационной системы в другую, так и неоднократно переходить на бумагу и обратно в электронную среду при помощи его сканирования. Причем вариантов таких миграций из одной среды в другую в ходе работы с документом можно насчитать не один десяток. При этом состав его реквизитов и способы их нанесения могут меняться. Неизменными останутся только те реквизиты формуляра, которые формировались в момент создания документа в информационной системе и обеспечивают его идентификацию как документа, а значит, позволяют определить его автора, время и место создания и содержание, как основное целевое назначение создания документа. Все реквизиты, которые создаются в ходе управленческого процесса (согласование и утверждение, резолюции, сведения об исполнении и контроле за ним, сведения о номере дела по номенклатуре дел и др.) оказываются уже «оторваны» от формуляра документа и сохраняются в той информационной системе, с помощью которой осуществляются все эти управленческие действия. Но формуляр сохраняется, в соответствии с традициями он может иметь разную схему расположения реквизитов, но мы всегда сможем обнаружить в нем состав реквизитов, обеспечивающих идентификацию документа, как средства взаимодействия субъектов социальных отношений.

Таким образом, анализ возможностей применения традиционных признаков документа в электронной среде позволяет нам сделать вывод, что из двух основных внешних признаков – материальный носитель и формуляр документа – сохраняется только последний. Электронный носитель, будучи вполне материальным объектом, в силу своей специфики перестает быть релевантным признаком документа. Что касается формуляра документа, то он сохраняется в электронной среде, однако происходит его трансформация. В информационной системе утрачивается возможность оформления в документе тех реквизитов, которые возникают в ходе административно-управленческого процесса. Эти сведения сохраняются в базе данных информационной документной системы. В связи с чем возникает вопрос: можно ли считать наличие формуляра достаточным признаком для электронного документа или необходим поиск новых признаков? Ответ на этот вопрос нам еще предстоит дать.

Вторым важным выводом является необходимость научной разработки дефиниции понятия «документ», которая отражала бы единые сущностные характеристики традиционного документа и документа в электронной среде, связанные в первую очередь с теми социальными функциями, которые выполняет документ в обществе.

Аннотация

В статье рассматривается одна из основных теоретических проблем документоведения, связанная с определением признаков документа. Проблема имеет и существенное прикладное значение, поскольку при формулировке дефиниции понятия «документ», в нем обычно отражаются его свойства и признаки. В условиях пересмотра национального терминологического стандарта ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» целесообразно еще раз обратиться к вопросу о признаках документа для корректного их отражения в понятии термина «документ». Актуальность проблемы обусловлена также тем, что эти признаки должны носить универсальный характер для документов как на бумажном носителе, так и на электронном. В документоведении в качестве признаков документа традиционно рассматриваются материальный носитель документа и его формуляр. Что касается материального носителя документа, то его использование в качестве признака документа было обусловлено необходимостью физического обособления записанной информации с целью последующей обработки, передачи и хранения. Материальный носитель выступал в первую очередь как объект, позволяющий выделить документ из числа других, и обеспечивающий его целостность. С появлением электронных документов данное условие перестало соблюдаться. Электронный носитель в целом понимается как техническое устройство. Более того, особенности записи информации на данный тип носителя позволяют передавать информацию без передачи носителя, поэтому электронный носитель является принципиально иным. В связи с этим не целесообразно использовать его для идентификации конкретного документа как объекта в электронной среде. В связи с чем признак документа «материальный носитель» в электронной среде перестает быть существенным, одним из основных внешних признаков документа. При этом сохраняется второй его внешний признак – формуляр, обеспечивающий целостность документа в рамках его использования при взаимодействии субъектов общественных отношений. Однако и он претерпевает некоторую трансформацию, поскольку в электронной среде перестает отражать сведения об управленческом процессе, часть реквизитов документа содержатся как сведения в информационной системе. Эти изменения, связанные с признаками документа в электронной среде, заставляют нас обратиться к поиску новых признаков, а также пересмотреть с научной точки зрения дефиницию понятия «документ», которая отражала бы единые сущностные характеристики традиционного документа и документа в электронной среде, связанные в первую очередь с социальными функциями, которые выполняет документ в обществе.

Ключевые слова

Управление документами, документ, признаки документа, материальный носитель информации, формуляр документа, электронный документ.

Список литературы

Богатова, Е. Б. Документные коммуникации: эволюционная модель носителей информации // Международный научный журнал «Инновационная наука». 2015. № 10. С. 39-47.

Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов: Аналитический обзор / М. В. Ларин, Росархив, Москва: ВНИИДАД, 1999. 218 с.

Залаев, Г. З. Носители для архивного хранения электронных документов: состояние и перспективы // Самарский архивист. 2019. № 4. С. 5-9.

Илюшенко, М. П., Кузнецова, Т. В. Формуляр документа. Учебное пособие. Москва: МГИАИ, 1986. 85 с.

Ларин, М. В., Плешкевич, Е. А., Янковая, В. Ф., Мингалев, В. С., Терентьева, Е. В., Гавлин, М. Л. Документоведение: учебник. Москва: Академия, 2016. 318 с.

Смешкова, Л. В. Электронный носитель информации: сложности терминологии // Закон и право. 2021. № 8. С. 144-146.

Урсул, А. Д. Проблема информации в современной науке. Москва: Наука, 1975. 287 с.

Фомичева, К. В. К вопросу о сущности электронных носителей информации // Уголовно-процессуальные и криминалистические проблемы борьбы с преступностью. Всероссийская научно-практическая конференция. Орел: Орловский юридический институт Министерства внутренних дел Российской Федерации имени В. В. Лукьянова. 2016. С. 282-285.

Ханпира, Э. И. Почему некорректны термины «документ на бумажном носителе», «документ на машинном носителе» // Научно-техническая терминология. 1986. № 7. С. 6-8.

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, доктор исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, доцент, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

В редакцию статья поступила 28.08.2023 г., рекомендована к опубликованию 20.12.2023 г.