Зарубежный опыт организации архивного хранения электронных документов

Научная статья

УДК 651.5+930.25+061.6+930.22+35.077+004.332.5+004.01+06.048.6+004.032.2+930.251+004.031.6+930.253+930.255+025.4+001.38+001.89+001.92+003.62+001.4+001.51+001.53+001.61+001.8+001.89+651.9+651.928+004+621.377.6+004.087+004.81+004.89+004.896+004.333+303.028+303.029+303.832+303.4+303.6+303.82+001.891+35.074+35.078+37.03

doi 10.28995/2073-0101-2024-2-459-479

Для цитирования

Ларин, М. В. Зарубежный опыт организации архивного хранения электронных документов // Вестник архивиста. 2024. № 2. С. 459-479. doi 10.28995/2073-0101-2024-2-459-479

Ларин, М. В.

Российский государственный гуманитарный университет, г. Москва, Российская Федерация

Зарубежный опыт организации архивного хранения электронных документов

Проблема архивного хранения электронных документов является одной из наиболее значимых для архивистов на современном этапе в условиях цифровизации и информатизации архивов. Архивисты достаточно давно работают с определенной категорией электронных документов – это отсканированные копии бумажных архивных документов, оцифрованные архивные документы на других традиционных носителях. На этом пути архивами накоплен значительный опыт их создания, хранения и использования. Однако в настоящее время все большую актуальность приобретает проблема архивного хранения электронных документов, для которых не существует подлинников на традиционных носителях. В управленческих структурах различных организаций и органов власти накоплен уже значительный массив таких электронных документов, однако общепринятых решений для их передачи в информационные системы архивов и обеспечения дальнейшей сохранности в условиях постоянного хранения пока не найдено.

Эти документы должны обладать свойствами и качествами, позволяющими им служить для подтверждения фактов и свидетельства действий, использования в системе управления. С этой целью в первую очередь необходимо обеспечить поддержание аутентичности и целостности документов в электронной среде архива. Однако это составляет лишь часть проблемы, которая беспокоит архивистов. Не менее актуальны вопросы нормативно-правового и методического обеспечения хранения электронных документов в архиве, технологические и организационные решения, а также возможности реализации традиционных архивных функций и задач в рамках информационных систем. Все эти вопросы являются предметом изучения многих исследователей и архивистов-практиков на протяжении ряда лет.

Несмотря на значительный объем научных исследований и обширную историографию по данной теме, интерес к ней со временем не угасает, а количество возникающих при этом теоретических и практических вопросов множится по мере продвижения архивистов по пути цифровизации и информатизации архивов.

Проблема обеспечения долговременной сохранности электронных документов является, на наш взгляд, сложной и многоаспектной задачей, включающей в себя такие вопросы как обеспечение основных свойств документа в электронной среде, сохранение юридической значимости архивного электронного документа, определение порядка и условий передачи электронного документа из делопроизводства в архив. Не менее важным представляется формирование состава функциональных характеристик информационных систем (или единой системы), которые будут, с одной стороны, обеспечивать реализацию всех внутриархивных работ с электронными документами и поддерживать работу архивистов, а с другой, – обеспечивать использование этих документов в соответствии с условиями доступа и др. Практическое решение этих задач и их фактическая реализация во многом будут определять и предпочтительные организационно-правовые решения для обеспечения долговременного архивного хранения электронных документов.

В значительной степени становление практики архивного хранения электронных документов в нашей стране опирается на исследование зарубежного опыта, знакомство с которым осуществлялось благодаря широкому раскрытию информации о новых решениях в области хранения электронных документов на сайтах национальных архивов США и ведущих европейских стран, на международных конференциях и в публикациях в ведущих журналах. Самые разные аспекты этой проблематики были изучены отечественными учеными и специалистами. В данной публикации предпринята попытка провести анализ того, какие организационно-правовые формы и технологические процедуры используются архивистами разных стран для организации архивного хранения электронных документов.

Архивное дело за рубежом активно развивается с учетом перехода на цифровые технологии, применяя разнообразные решения. Очевидно, что методология и методика управления электронными документами на протяжении их жизненного цикла и организация их архивного хранения по-прежнему занимают значительное место в научных исследованиях и в практике работы архивов.

На основе изучения корпуса научных публикаций по теме можно выделить три основных методологических подхода:

организация хранения электронных документов в национальных архивах;

создание отдельных специализированных архивов для хранения электронных документов;

создание сетевой инфраструктуры хранения электронных документов.

Само собой разумеется, что данная группировка может применяться только в самом общем виде, поскольку учесть национальную специфику и технологические особенности каждой страны не представляется возможным.

Исследование, предпринятое нами, позволяет сделать ряд принципиальных выводов. Прежде всего, оно на приведенных примерах показало, что организация архивного хранения электронных документов во всех случаях опирается на нормативную правовую базу, что позволяет успешно реализовывать данную задачу. Кроме этого, зарубежный опыт однозначно указывает на важность интеграции информационных систем оперативного управления документами и информационных систем архивного хранения электронных документов. Еще один важный вывод касается необходимости гармонизации терминологии и понятийного аппарата различных нормативных актов, регулирующих процедуры организации и технологии архивного хранения электронных документов. Несмотря на разнообразие методик, лежащих в основе организации хранения электронных документов в архивах разных стран, изучение их опыта апробации различных организационных и технологических решений такого хранения, позволит выявить наиболее эффективные из них и применить в отечественной практике.

Аннотация

В статье предпринята попытка провести анализ, какие организационные и технологические решения используются архивистами разных стран для организации архивного хранения электронных документов в государственных архивах. Широкое внедрение информационных систем управления документами в деятельность организаций привело к накоплению значительных объемов электронных документов, которые представляют собой ценность. Самые значимые документы подлежат долговременному хранению в государственных архивах. Архивисты призваны ответить на вопросы, как организационно и технологически следует хранить архивные электронные документы, обеспечив выполнение профессиональных процедур в соответствии с действующими правовыми нормами. В США в структуре Национального архива и управления документацией создано специальное подразделение, выполняющий весь комплекс функций по организации хранения электронных документов. В ФРГ действует двухступенчатая система организации архивного хранения электронных документов. Из федеральных учреждений электронные документы поступают на хранение в Промежуточный архив электронных документов, откуда передаются на постоянное хранение в Федеральный архив. Создание специальных государственных архивов для хранения электронных документов в некоторых странах не стало эффективной формой организации архивного хранения электронных документов из-за отсутствия собственных источников комплектования и неопределенности правовой основы их функционирования. На примере Республики Казахстан и Республики Словения рассматривается сетевая информационная система для хранения электронных документов, в основе которой лежит единое технологическое решение для архивов всех уровней, как отдельных организаций, так и государственных архивов, обеспечивающее автоматизацию основных функций архива и их взаимодействие. На основе проведенного исследования можно выделить три основных подхода к организации хранения электронных документов: в составе национальных архивов; в специализированных архивах; посредством создания сетевой инфраструктуры хранения электронных документов. В любом случае необходимо создать полноценную нормативную базу, обеспечить интеграцию информационных систем в управлении и в архиве. Необходимо также гармонизировать понятийный аппарат различных нормативных актов, регулирующих процедуры организации и технологии архивного хранения электронных документов. Изучение зарубежного опыта позволит использовать лучшие организационные и технологические решения для архивного хранения электронных документов в Российской Федерации.

Ключевые слова: электронный документ, архивное хранение электронных документов, долговременное хранение документов, зарубежный опыт хранения электронных документов, информационные системы хранения электронных документов.

Список литературы

Афанасьева, Л. П., Нагорная, М. Л. Организация работы по созданию электронного фонда пользования в государственных и муниципальных архивах // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 3. С. 13-26.

Всеобщая история архивов. Учебник. Ч. 1 / Отв. ред. Т. И. Хорхордина. Москва: РГГУ, 2019. 379 с.

Всеобщая история архивов. Учебник. Ч. 2 / Отв. ред. Т. И. Хорхордина. Москва: РГГУ, 2020. 306 с.;

Ильина, К. Б. История национального архива Великобритании, его функции и структура на современном этапе // «Генеральный регламент»: 300 лет на службе России. От коллежского делопроизводства до цифровой трансформации управления документами: Материалы Международной научно-практич. конф. Москва, РГГУ, 14−16 октября 2020 г. / Под общ. ред. М. В. Ларина, Москва: РГГУ, 2021. С. 482-490.

Каплина, О. В. Хранение электронных документов в Национальном архиве США // Отечественные архивы. 2021. № 1. С. 53-61.

Кичигина, С. С. Создание Государственной информационной системы «Архив электронных документов Свердловской области»: практика и методика // Отечественные архивы. 2023. № 2. С. 3-7.

Кюнг, П. А. Новации в системе научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 3. С. 27-43.

Ларин, М. В. Управление электронными документами. Зарубежная практика // Делопроизводство. 2013. № 1. С. 3-10.

Ларин, М. В. Организация работы с электронными документами в Федеральном архиве Германии. // Документ. Архив. Информационное общество: сборник материалов III научно-практической конференции. Москва: Термика.Ру, 2018. С. 371–378.

Ларин, М. В. Архивное дело в Германии: современный этап // Научный вестник Крыма. 2021, № 4. Электронный ресурс. Режим доступа: https://nvk-journal.ru/index.php/NVK/article/view/754 (дата обращения 15.01.2024).

Ларин, М. В., Суровцева, Н. Г., Терентьева, Е. В., Янковая, В. Ф. Управление документами в цифровой экономике: организация, регламентация, реализация. Москва: РГГУ, 2021. 242 с.

Ларин, М. В, Рыбаков, А. Е. Новые повороты в архивоведении. Архивный форум в Копере // Делопроизводство. 2020. № 1. С. 89-94.

Лютаревич, И. В. Концепция создания и внедрения архива электронных документов в национальном архиве США в конце ХХ – начале XXI вв. Электронный ресурс. Режим доступа: https://elib.bsu.by/bitstream/123456789/295776/1/131-136.pdf (дата обращения 15.01.2024).

Майбург А. Делопроизводство в системе федеральной администрации — возможности и границы влияния Федерального архива Германии // Документация в информационном обществе. Международный опыт управления документами: XVII Международная науч.-практическая конференция, 25-26 ноября 2010 г., г. Москва. Москва: ВНИИДАД, 2011. С. 45-53.

Мустафина, А. Х. Теоретические и практические аспекты реализации проекта «Единый архив электронных документов» Казахстана» // Вестник архивиста. 2021. № 2. С. 532-542.

Носевич, В. Л. Организация архивного хранения электронных документов в Республике Беларусь // Отечественные архивы. 2019. № 2. С. 40-44.

Рыбаков, А. Е. Размежевание компетенций архивистов и ИТ-специалистов при разработке и внедрении информационных систем управления документами и архивами. «Генеральный регламент»: 300 лет на службе России. От коллежского делопроизводства до цифровой трансформации управления документами Материалы Международной научно-практической конференции Москва, РГГУ, 14–16 октября 2020 г. Москва: РГГУ, 2021. С. 66.

Рыбаков, А. Е. Новации Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве»: Терминология // Отечественные архивы. 2022. № 6. С. 13-23.

Суровцева, Н. Г. Хранение электронных документов: зарубежный опыт // Вестник культуры и искусств. 2017. № 4. С. 17-23.

Теоретические и практические проблемы документоведения и архивоведения: ретроспектива и современность. Материалы Международной научно-практической конференции 2-3 декабря 2015 г., г. Минск / Отв. ред. Э. М. Савицкий. Минск: БелНИИДАД, 2016. 273 с.

Юмашева, Ю. Ю. Электронный фонд пользования: проблемы терминологии, создания, учета, хранения и использования // Делопроизводство. 2022. № 2. С. 43-53.

Larin, M. V. Electronic Records Archival Storage // ATLANTI, IIAS, Trieste – Maribor, vol. 27(2017). № 1. P.117-124

Novak, M. About the relations between physical, digital and digitized archival records // Archives in the service of people - people in service of Archives/ Proceeding book. Maribor: Alma Mater Europea – ESM, 2018, c.19-31.

Swartz, N. On the Edge: A new ERA for NARA // ARMA International. Электронный ресурс. Режим доступа: http://content.arma.org (дата обращения: 30.04.2023).

Cvelfar, B. Development of the Slovenian electronic Archives (e-ARH.si) // Archival materials in theory and practice/Collection of papers 6. Beograd, 2023. Р.74-86.

Gleixner, S., Ucharim, M. Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes. Die zentrale Speicherlösung für Bundesverwaltung und Bundesgerichte. Frankfurt, 3.Oktober 2016. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.bundesarchiv.de/oeffentlichkeitsarbeit/publikationen/forum/index.htm. (дата обращения 15.01.2024).

Сведения об авторах

Ларин Михаил Васильевич, доктор исторических наук, профессор, Российский государственный гуманитарный университет, кафедра автоматизированных систем документационного обеспечения управления, заведующий кафедрой, г. Москва, Российская Федерация, 8-910 4210529, larin.m@ rggu.ru

В редакцию статья поступила 26.12.2023 г., рекомендована к опубликованию 20.03.2024 г.