Когда документ становится архивным?

Научная статья

УДК 651.51+651.838.8+651.5+93/94+001.895+651.531.17+651.531.11+351/354+651.012+002.513.5+338.012+930.85+658.5+930.25+303.424+303.64+930.2+930.24+001.891+331.1+06.048.6

doi 10.28995/2073-0101-2025-4-1155-1172

Для цитирования

Суровцева, Н. Г. Когда документ становится архивным? // Вестник архивиста. 2025. № 4. С. 1155-1172, doi 10.28995/2073-0101-2025-4-1155-1172

Суровцева, Н. Г.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, г. Москва, Российская Федерация

Когда документ становится архивным?

В 2023 г. приказом Росархива были утверждены Правила [работы архивов организаций]. Принятие новых Правил было ожидаемым, во-первых, в связи с изменившимися полномочиями Федерального архивного агентства, а во-вторых, в связи с необходимостью более детальной регламентации работ по передаче, хранению, учету и использованию электронных документов в архивах организаций с учетом разработки ГИС «Платформа “ЦХЭД”».

Оттолкнемся от важного вопроса, вынесенного нами в название данной статьи, – когда документ становится архивным? Ответ на данный вопрос, на первый взгляд, очевиден: документ становится архивным, когда попадает на хранение в архив. Именно так ответят на него многие наши коллеги. Такая позиция имеет ряд преимуществ, поскольку позволяет четко определить, что 1) отнюдь не все документы, которые хранятся в организации, становятся архивными; 2) хранение документов осуществляется не только в архиве, но и в делопроизводстве, это называется текущим или оперативным хранением. За текущее хранение документов отвечает служба делопроизводства и структурные подразделения.

При таком подходе в зависимости от физического места хранения четко проведена граница ответственности за документы между делопроизводством и архивом. Это вполне соответствует методологии жизненного цикла документа, поскольку определяет работу с документом в делопроизводстве и в архиве отдельными фазами его жизненного цикла. У большинства документов «жизнь» в делопроизводстве и заканчивается.

Больше того, в условиях применения информационных систем в делопроизводстве и в архиве, нужно определить конкретную «точку перехода» документа от делопроизводства к архиву, конкретное событие, действие, которое можно четко и однозначно идентифицировать. Подчеркнем, это особенно актуально в условиях применения информационных систем, где условность и инвариантность решений в одних и тех же ситуациях неуместны.

Таким образом, очевидно, что очередная попытка работать с электронными документами также как с бумажными, использовать ту же методологию, что для бумажных документов, в частности, формирование дел и отбор на хранение на основе накопительного принципа, а затем пакетная передача и обработка документов в архиве, оказывается неэффективной, поскольку просто не позволяет использовать преимущества информационных технологий. Какое решение можно предложить для преодоления данной ситуации?

С нашей точки зрения, передача электронных архивных документов из СЭД в СХЭД должна осуществляться в режиме реального времени. То есть сразу, как только работа с таким документом закончена в делопроизводстве, в системе должна быть возможность сформировать файл с метаданными и передать все файлы архивного электронного документа (контент, метаданные, электронная подпись, приложение, описание). В архиве его проверят, не 1%, как сейчас установлено Правилами (п. 148), а 100%, каждый поступающий документ и включат в систему хранения электронных документов. Вот в этот момент, а не с 1 января следующего года документ и должен стать архивным не только номинально, но и фактически. Возможно, что такое решение сейчас не встретит поддержки профессионального сообщества архивистов, поскольку потребует пересмотра ряда методологических положений в делопроизводстве и в архиве организации, которые сохранялись на протяжении многих лет. Сейчас документ может быть передан на хранение в архив только после утверждения на ЭПК архивного учреждения годового раздела описи дел, т. е. не раньше, чем через 3 года после того самого 1 января. Но современные технологии требуют от нас пересмотреть методологические подходы основных архивных процессов для электронных документов. Архивистам следует внимательнее отнестись к опыту работы с электронными документами в делопроизводстве с применением СЭД. Более четверти века назад все начиналась с автоматизации традиционных делопроизводственных задач, затем сформировался принцип: одна методология, разные технологии. Сегодня есть четкое понимание, что не только технологии, но и методологии разные при работе с электронными документами и документами на традиционных носителях в делопроизводстве. Поэтому надо формировать новые решения для комплектования, учета и использования архивных электронных документов, методику работу с электронным документом в архиве организации надо оптимизировать на основе принципов функционирования информационной системы, которая по сути является системой управления архивными электронными документами.

Аннотация

По плану научно-исследовательских работ ВНИИДАД продолжает разработку Методических рекомендаций к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила). Данная работа носит не только прикладной характер, но и позволяет по-новому осмыслить некоторые теоретические подходы к реализации традиционных архивных и делопроизводственных процессов. Особенное внимание следует уделить процессу передачи документов из делопроизводства в архив, который носит кросс-функциональный характер и имеет свои особенности в части работы с электронными документами. В связи с этим основной вопрос, вынесенный автором в название статьи, связан с определением момента, когда документ становится архивным. В Правилах впервые появилась норма, что документ считается архивным с 1 января, года следующего за тем, когда документ закончен делопроизводством (исполнен). Автор обращает внимание на несколько аспектов, которые не позволяют считать это решение оптимальным. Во-первых, в Правилах законодательная норма относительно начала исчисления срока хранения документов перенесена на статус документа, определение его в качестве архивного. Это противоречит сложившейся в делопроизводстве и архивном деле практике разделения ответственности за хранение документов в зависимости от места его хранения. В соответствии с этой нормой документ становится архивным «де-юре», не являясь таковым «де-факто». Во-вторых, в нормативных документах оказался актуализированным архаичный речевой оборот «законченный делопроизводством документ». Автор исследует условия его появления и обращает внимание на влияние работы с документами в системе электронного документооборота на трансформацию традиционных делопроизводственных операций. В результате чего документ оказывается связан с номером дела по номенклатуре дел с момента своего включения в систему, а не в результате его исполнения, т. е. завершения работы с ним в управлении. В-третьих, установленная при регистрации связь документов с номером дела по номенклатуре дел порождает ложное определение практически каждого дела в делопроизводстве как переходящего, поскольку отнюдь не все документы к концу года оказываются исполнены, а дело завершено делопроизводством. Все эти мелкие несоответствия обусловлены трансформацией делопроизводственных процессов в условиях применения информационных технологий и не позволяют обеспечить эффективно требования Правил при передаче электронных документов в архив. В качестве базового решения автор предлагает осуществлять передачу электронных документов из СЭД в СХЭД в режиме реального времени, сразу после их исполнения в делопроизводстве. Данное решение позволит в полной мере реализовать преимущества информационных технологий перед традиционными подходами.

Ключевые слова: архивный документ, законченный делопроизводством документ, исполненный документ, переходящее дело, электронный документ, передача документов в архив.

Список источников и литературы

Бороздина, А. Г., Кюнг, П. А. Новые правила работы архивов организаций: ответы разработчиков на актуальные вопросы их практического применения // Отечественные архивы. 2024. № 2. С. 32–38.

Бороздина, А. Г., Ударова, О. В. Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2023. № 11. С. 12–26.

Букреева, О. Н. Развитие подходов к разработке правил работы архивов организаций: 1925–2015 гг. // Вестник ВНИИДАД. 2021. № 4. С. 6–16.

Козлов, В. П. Жизнь документа // Делопроизводство. 2013. № 1. С. 11-17.

Ларин, М. В., Янковая, В. Ф. Некоторые размышления о новых правилах работы архивов организаций // Отечественные архивы. 2024. № 2. С. 24–31.

Лившиц, Я. З., Сольский, Д. И. Некоторые вопросы терминологии в области документоведения // Советские архивы. 1969. № 1. С. 39–44

Малитиков, А. С. Архивы и делопроизводство // Труды ВНИИДАД. 1980. Т. XII. С. 29–39.

Тиханович, С. В., Ударова, О. В. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях: к изданию нормативного правового акта // Отечественные архивы. 2023. № 6. С. 14–21.

Янковая, В. Ф. Комментарий специалиста к нововведениям правил для архивов организаций 2023 г. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2024. № 2. С. 31–43.

Янковая, В. Ф. Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2021. № 11. С. 48–56.

Янковая, В. Ф. Комментарий специалиста к нововведениям правил для архивов организаций 2023 г. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2024. № 3. С. 75–88.

Frings-Hessami, V. (2022). Continuum, continuity, continuum actions: reflection on the meaning of a continuum perspective and on its compatibility with a life cycle framework, Arch Sci 22, 113–128, URL: https://doi.org/10.1007/s10502-021-09371-2

Hurley, C., McKemmish, S., Reed, B. et al. (2024). The power of provenance in the records continuum. Arch Sci 24, 825–845, URL: https://doi.org/10.1007/s10502-024-09463-9

Ngoepe, M. P. (2017). Archival orthodoxy of post-custodial realities for digital records in South Africa. Archives and Manuscripts, 45, 31-44, URL: https://doi.org/10.1080/01576895.2016.1277361

Rhee, H. L. (2022). A New Lifecycle Model Enabling Optimal Digital Curation. Journal of Librarianship and Information Science, 56 (1), 241–266, URL: https://doi.org/10.1177/09610006221125956

Upward, F., McKemmish, S. (2006). Teaching recordkeeping and archiving continuum style, Arch Sci 6, 219–230, URL: https://doi.org/10.1007/s10502-006-9030-6

Сведения об авторах

Суровцева Наталия Геннадиевна, доктор исторических наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, отдел документоведения, научный сотрудник, профессор, г. Москва, Российская Федерация, 8-916-020-21-65, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Сведения о грантах

Статья подготовлена в рамках темы 2.1 «Методические рекомендации к Правилам организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)» Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2025 г., утвержденного приказом Росархива от 13.12.2024 г. № 148.

В редакцию статья поступила 27.01.2025 г., рекомендована к опубликованию 20.06.2025 г.