Опыт внедрения Единой государственной системы делопроизводства в учреждениях Республики Казахстан. 1970-е – 1980-е гг.

Научная статья

УДК 002.6.01/.09+651.012+002.513.5+93/94+651.5+002.6.013+351/354+651.51+930.25+651.531.17+930.85+002.63+651.531.13+651.537+930.2+930.24

+303.424+334.72+303.64+001.38+001.895+35.081.73

DOI 10.28995/2073-0101-2026-2-404-423

Для цитирования

Ыскак, А. С., Жуматай, Г. Б. Опыт внедрения Единой государственной системы делопроизводства в учреждениях Республики Казахстан. 1970-е – 1980-е гг. // Вестник архивиста. 2026. № 2. С. 404-423. DOI 10.28995/2073-0101-2026-2-404-423

Ыскак, А. С., Жуматай, Г. Б.

Университет Нархоз, г. Алматы, Республика Казахстан

Опыт внедрения Единой государственной системы делопроизводства в учреждениях Республики Казахстан. 1970-е – 1980-е гг.

Система делопроизводства Казахстана в своем развитии полностью обеспечивает функционирование государственного аппарата. Каждый этап принятия управленческих решений находит отражение в соответствующих документах, которые содержат в итоге примерно 80% информации государственного учреждения. Однако наряду с уровнем развития системы государственного управления модернизировалась и система делопроизводства, и в конце 1950-х гг. необходимость в улучшении системы управления документами стала очевидной.

Анализ организационных мер по внедрению Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в государственных учреждениях Казахстана выявил заинтересованность большинства госструктур в совершенствовании работы с документами. Для реализации ЕГСД были привлечены около полутора тысяч учреждений республики. Одобренная постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике № 435 от 4 сентября 1973 г. ЕГСД формировалась как научно упорядоченный комплекс нормативов, правил и рекомендаций по организации работы с документами с момента их создания до сдачи в архив. Были предприняты и меры по их механизации и автоматизации.

Подводя итоги, можем заключить, во-первых, что организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в учреждениях Казахстана в 1970-е – 1980-е гг. осуществлялись работниками делопроизводственной службы при поддержке архивных учреждений. Работа по внедрению Типовой инструкции по делопроизводству сопровождалась внедрением основных положений ЕГСД.

Во-вторых, внедрение ЕГСД в практику работы учреждений республики не было принципиально обязательным из-за ее рекомендательного характера. Прежде всего, самым значительным препятствием на пути реализации проекта явилось отсутствие нормативного правового акта по ее внедрению. Издание соответствующего нормативного акта в республике было бы обязательным к исполнению, привело бы к повышению ответственности руководителей всех уровней как в аппаратах, так и в подведомственных учреждениях.

В-третьих, большинство учреждений испытывали трудности, сопряженные с недостаточной квалификацией работников делопроизводственных служб и, возможно, отчасти индифферентным отношением руководителей учреждений.

В-четвертых, с внедрением ЕГСД перевод работы с документами на принципы новой системы в целом затронули сложившиеся к тому периоду традиции в большинстве центральных и местных учреждений. В ряде случаев это привело к трансформации традиционных методов работы с документами, к автоматизации отдельных процессов в делопроизводстве. Преодолевая определенные трудности все же большинство учреждений признали ЕГСД оправдавшей себя системой.

В-пятых, устоявшиеся традиционные методы в работе с документами и отсутствие материально-технической базы тормозили нововведения, а в некоторых ситуациях не увенчивались успехом. Применение механизации и отчасти автоматизации в практике работы учреждений не принесло желаемого результата. Несмотря на это, делопроизводственная служба в учреждениях была поставлена на принципиально новых юридических основах.

Можно утверждать, что фактически ЕГСД для Казахстана являлась феноменальным явлением, так как было охвачено около полутора тысяч учреждений. Именно ЕГСД дала новый импульс совершенствованию документирования и управления документацией и тем самым в дальнейшем способствовала эффективной реализации нового проекта – Единой системе электронного документооборота (ЕСЭДО) государственных органов в современном Казахстане. Этому также способствовали преемственность в работе с документами и накопленный опыт специалистами–документоведами.

Аннотация

В статье анализируется и обобщается опыт внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в учреждениях Казахстана. Необходимость в улучшении системы управления документами всегда была актуальной, так как 80% информации любой организации документируется и требует особого подхода в работе с ними. И такой шаг на государственном уровне был принят во второй половине ХХ века разработкой ЕГСД, целью которой явились внедрение и стандартизация оправдавших себя на практике методы работы с документами. Впервые были приняты в еомплексе меры по механизации и автоматизации делопроизводственных процессов. Авторами предметно рассмотрен и обобщен опыт внедрения ЕГСД в учреждениях Казахстана. Исследование проведено с привлечением научной литературы, неопубликованных архивных документов, нормативных правовых актов и методических документов, что в комплексе дает возможность сконструировать полную картину об изучаемой проблеме. Анализ опыта внедрения ЕГСД в учреждениях представляет собой попытку ее изучения впервые. В 1974-1975 гг. началась интенсивная работа по ее внедрению во всех учреждениях. Курирующие архивы оказывали содействие учреждениям по внедрению ЕГСД путем проведения семинаров и организации курсов по делопроизводству. В 1974–1978 гг. на организованных 72 семинарах Центральным государственным архивом Казахстана приняли участие около 3 000 специалистов, а на ежегодных курсах повышения квалификации, организованные рядом республиканских министерств, обучение прошли около 2 000 сотрудников. Рассмотрение, анализ и обобщение опыта внедрения ЕГСД в учреждениях республики позволяют оценить результаты исследования, показать их значимость. Организационные мероприятия по внедрению ЕГСД в учреждениях осуществлялись работниками делопроизводственной службы. Работа по внедрению Типовой инструкции по делопроизводству сопровождалась с внедрением основных положений ЕГСД. Несмотря на рекомендательный характер ЕГСД и трудности, испытываемые большинством учреждений, сопряженные с недостаточной квалификацией работников делопроизводственных служб и отсутствием материально-технической базы, работа оправдала себя. Внедрение ЕГСД затронуло традиции большинства учреждений и в ряде случаев привело к трансформации традиционных методов работы с документами путем дифференциации их автоматизацией отдельных процессов в делопроизводстве. Фактически, этот мега проект для Казахстана являлся значимым явлением, так как было охвачено около полутора тысяч учреждений. Именно ЕГСД дала новый импульс совершенствованию документирования и управления документацией и тем самым способствовала в дальнейшем эффективной реализации проекта Единой системы электронного документооборота (ЕСЭДО) государственных органов в современном Казахстане. Также этому способствовали преемственность в работе с документами и накопленный опыт специалистами–документоведами.

Ключевые слова: Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), Казахстан, делопроизводственная служба, карточная форма регистрации, контроль исполнения документов, номенклатура дел, автоматизированная система управления (АСУ), машиночитаемый документ, мега–проект, Единая система электронного документооборота (ЕСЭДО).

Список источников и литературы

Букреева, О. Н. Нормативно-правовое обеспечение государственного делопроизводства в СССР (1980–1991 годы) // Вестник ВНИИДАД. 2018. № 1. С. 36-48.

Букреева, О. Н. Опыт советских органов управления архивным делом в сфере регулирования и развития государственного делопроизводства (1981-1991 годы) // Вестник ВНИИДАД. 2021. № 2. С. 12-18.

Жакыпов, М. Х. Об опыте сокращения документооборота в государственном управлении Республики Казахстан // Вестник ВНИИДАД. 2021. № 6. С. 96–102.

Зайцева, Е. В. Становление и развитие советского государственного делопроизводства // Экономическая история. 2018. Т. 14. № 4. С. 369-380.

История делопроизводства в СССР / Под ред. Я. З. Ливщица, В. А. Цикулина. Москва: МГИАИ, 1974. 170 с.

Ларин, М. В. Управление документацией в организациях. Москва: Научная книга, 2002. 288 с.

Ларин, М. В. Генеральный регламент Петра I – три века в действии // Научный вестник Крыма. 2019. № 3 (21). С. 1–14.

Ларин, М. В. О развитии исследований по истории отечественного делопроизводства // Документальный источник в историческом исследовании и в исследовании науки: опыт использования, современные проблемы и задачи. Материалы международной научной конференции / Отв. сост. И. Н. Ильина. Под ред В. П. Козлова. Москва: Архив РАН, 2020. С. 168-180.

Маканбаев, Т. Д., Сексенбаева, Г. А. Некоторые аспекты архивной отрасли Казахстана // Вестник КазНПУ им. Абая. Серия: Исторические и социально-политические науки. 2021. № 1 (68). С. 218-228.

Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. Москва, 1959. 359 c.

Митяев, К. Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 1964. № 2. С. 27-37.

Сокова, А. Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960-1980 гг.). Дис. … докт. ист. наук. Москва, 1987. 379 с.

Сокова, А. Н. Документоведение: теория и практика. Москва: ВНИИДАД, 2009. 333 с.

Сокова, А. Н., Белая, Т. Р. ЕГСД – 35 лет // Отечественные архивы. 2009. № 1. С. 16-21.

Суровцева, Н. Г. Управление документами: теоретическое наследие А. Н. Соковой // Вестник ВНИИДАД. 2023. № 1. С. 46-54.

Bridges, E. (1988). The Soviet Union's Archival Research Center: Observations of an American Visitor, The American Archivist, no.51 (4), pp. 486–500.

Grimsted, P. K. (1971). Archives in the Soviet Union, Their Organization and the Problem of Access, The American Archivist, Vol. 34, no 1, pp. 27-41.

Sathiadas, J. P., Wikramanayake, G. N. (2003). Document management Techniques and Technologies. URL: https://www.researchgate.net/publication/216361358_Document_Management_Techniques_and_Technologies (дата обращения 24.08.2025)

Stephens, D. (1999). Records Management in Post-Soviet Russia, Information Management Journal, Vol. 33, Iss. 1, Association of Records Managers and Administrators (ARMA) publ. URL: https://go.gale.com/ps/i.do?id=GALE%7CA61236737&sid=googleScholar&v=2.1&it=r&linkaccess=abs&issn=15352897&p=AONE&sw=w&userGroupName=anon%7Eaa525a34&aty=open-web-entry (дата обращения 08.07.2025)

Сведения об авторах

Ыскак Акмарал Сыдыгалыкызы, доктор исторических наук, Университет Нархоз, Гуманитарная школа, ассоциированный профессор, г. Алматы, Республика Казахстан, 8-700-481-77-26, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

ORCID 0000-0003-3998-584X

Жуматай Габит Бекенулы, кандидат исторических наук, Университет Нархоз, Школа права и государственного управления, ассоциированный профессор, г. Алматы, Республика Казахстан, 8-747-481-77-25, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

ORCID 0000-0003-0468-8538

В редакцию статья поступила 10.09.2025 г., рекомендована к опубликованию 20.03.2026 г.