О РАБОТЕ ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРХИВНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ ПО СОЗДАНИЮ И ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА КОПИЙ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Автор: Т.Е. ШАБАНОВА, Г.А. ХАБИБУЛИНА | 31 Августа 2011

В системе мер по повышению безопасности и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает страховое копирование. Законодательной основой проведения этой работы является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи, порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Указанная законодательная норма реализована в соответствующих разделах «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России, регистрационный № 9059 от 06.03.2007), устанавливающих нормативные требования по страховому копированию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Повышению статуса страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации способствовало его включение в состав единого российского страхового фонда документации (ЕРСФД), что обусловило также возможность разработки с участием НИИ Репрографии (головная организация по научно-методическому и научно-техническому обеспечению работ по созданию ЕРСФД) и утверждения в установленном порядке комплекса ГОСТов в рамках общегосударственного гостирования этой деятельности. Подготовлены и введены в действие приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии:

ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»;

ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»;

ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».

Главная заслуга в подготовке ГОСТов принадлежит специалистам РГАНТД, которые по представлению Росархива являлись постоянными членами Технического комитета по стандартизации ЕРСФД Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

Начало работы по страховому копированию документов в государственных архивах России относится к концу 1950-х гг., когда реставрационно-переплетные мастерские государственных архивов стали оснащаться микрофильмирующим оборудованием (УДМ, АКМ) и были преобразованы в лаборатории. С 1960-х гг. ведут отсчет своей деятельности и Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов в г. Москве и Центр по обеспечению сохранности документов в г. Санкт-Петербурге.

В этот же период начато строительство комплекса хранилищ для уникальных фондов и страховых копий, которое было завершено в 1975 г.

Вплоть до 1990 г. для этого направления характерно наращивание объемов работ. Однако в конце 1990-х гг., ввиду резкого ухудшения финансового положения федеральных архивных учреждений, создание страхового фонда в федеральных архивах было практически прекращено. В 1998 г. ликвидированы как самостоятельные организации Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов в Москве и Центр по обеспечению сохранности документов в Санкт-Петербурге, которые включены в состав соответственно РГАНТД и РГИА на правах структурных подразделений.

Сформировавшаяся в тот период сеть лабораторий федеральных архивов, ведущих страховое копирование документов на бумажной основе, за прошедшее время не претерпела изменений. Работы по страховому копированию ведут Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов (ЛМРД) РГАНТД, выполняющая отраслевые функции (обслуживает ГАРФ, РГАЭ, РГАДА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАНИ), Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов РГИА (обслуживает РГАВМФ). Помимо этого, изготовление страховых копий осуществляют Отдел репрографии, консервации и реставрации документов РГАСПИ, Отдел создания страхового фонда и реставрации документов ГАРФ, Отдел реставрации и микрофильмирования документов филиала РГАНТД в г.Самаре.

Новый этап в организации работ по страховому копированию связан с реализацией с 2001 г. федеральных целевых программ. Программное финансирование позволило в плановом порядке возобновить работы по созданию страхового фонда и фонда пользования, приступить к переоснащению лабораторий.

Особое внимание уделялось лаборатории РГАНТД, для которой закуплено 3 съемочных аппарата, 2 проявочных машины, установка по очистке стоков от проявочных машин. Новый микрофильмирующий аппарат получил РГАСПИ.

Переоснащение лаборатории РГИА решалось, в основном, в рамках введения в эксплуатацию нового комплекса зданий архива.

В 2010 г. в связи с завершением строительства нового лабораторного корпуса ЦХСФ приобретено современное оборудование для лаборатории Центра.

Всего за период с 2001 г. в федеральные архивы поставлено около 40 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.

Наряду с выделением программных средств на производство работ, улучшение технического оснащения лабораторий позволило за период с 2006 г. изготовить свыше 8,6 млн кадров страховых копий с документов на бумажной основе. Страховой фонд пополняется также в ходе реализации международных договоров. Особенно активно в этом направлении ведет работу ГАРФ.

За последнее 10-летие на 20% - с 2,5 млн ед. хр. до почти 3,0 млн ед. хр. - возросло количество особо ценных дел, на которые создан страховой фонд, Его объем только на документы на бумажной основе составляет свыше 370,0 млн кадров. Однако в процентном отношении страховые копии имеют лишь 32% особо ценных дел.

Имеющийся в федеральных архивах парк микрофильмирующей техники мог бы обеспечить гораздо больший объем работ. По данным федеральных архивов годовая расчетная производительность имеющегося оборудования составляет почти 3,6 млн кадров, в то время как в 2010 г. было изготовлено 1,7 млн кадров.

Причина такого положения дел – ограниченность средств на приобретение расходных материалов, стоимость которых возрастает.

Несмотря на проведенную работу, проблема переоснащения лабораторий федеральных архивов микрофильмирующей техникой еще не решена в полном объеме.

Нуждается в модернизации лаборатория ГАРФ, основное оснащение которой составляет микрофильмирующее оборудование, полученное в начале 1990-х гг. в ходе реализации Гуверовского проекта; лаборатория филиала РГАНТД в г.Самаре, в которой поддерживается в рабочем состоянии Пентакта выпуска 1989 г.

Следует отметить также, что в лабораториях имеется значительный парк техники в неудовлетворительном техническом состоянии. Нуждаются в ремонте и не эксплуатируются 11 микрофильмирующих установок, а еще 3 – подлежат списанию.

Определенные позитивные сдвиги имеют место в проведении работ по страховому копированию аудиовизуальных документов. Количество фотодокументов, на которые создан страховой фонд, на 27% превышает общее количество особо ценных документов, учтенных в паспортах. Страховой фонд создан на 63% особо ценных фонодокументов. В РГАФД копии изготовлены на все дореволюционные звукозаписи (2,515 тыс. ед. хр.).

Наиболее сложная ситуация складывается в части страхового копирования особо ценных кинодокументов (17%) из-за высокой стоимости работ. В рамках федеральных целевых программ удалось решить проблему страхового копирования только для особо ценных кинодокументов, хранящихся в РГАНТД.

В РГАКФД за последние годы изготовлены копии на 148 ед. хр. особо ценных кинодокументов и 4,6 тыс. ед. хр. фотодокументов на стеклянной основе. Настоятельной необходимостью для этого архива является приобретение комплекса оборудования для оцифровки кинодокументов.

Эффективность проводимых работ находится в прямой зависимости от обеспечения сохранности созданных страховых копий.

За последние 5 лет в действующий в системе Росархива в Центр хранения страхового фонда передано свыше 6,4 млн кадров страховых копий. Все они прошли проверку технического состояния и, при необходимости, консервационно-профилактическую обработку с учетом требований соответствующих ГОСТов и «Рекомендаций по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда», подготовленных РГАНТД. Справки по итогам этой работы представлены в Росархив и в соответствующие федеральные архивы. Как показывают результаты проверок, качество фотографического изображения микроформ удовлетворительное, дефектов биологического и химического происхождения не выявлено.

На основе подготовленных РГАНТД с участием РГАКФД специальных рекомендаций Центр осуществляет контроль за состоянием страховых копий в части выявления так называемого «уксусного синдрома» - разложения триацетатной пленки с появлением запаха уксусной кислоты. В настоящее время даже в самых ранних копиях производства 1950-х гг. прошлого века процесс хоть и имеет место, но не активный, единицы хранения не нуждаются в перекопировании.

Задача сохранения созданного страхового фонда решается на основе укрепления материально-технической базы ЦХСФ. За последние годы в хранилищах страхового фонда модернизированы электросети, установлена новая система кондиционирования воздуха. Весь комплекс ЦХСФ оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией, введена в строй новая котельная.

Важнейшим шагом в развитии инфраструктуры не только ЦХСФ, но и всех федеральных архивов, явилось завершение в апреле 2011 г. строительства нового лабораторного корпуса, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях. Перед ЦХСФ стоит задача освоения нового оборудования.

По-прежнему актуальным остается качество отбора документов для страхового копирования. История вопроса такова. Вплоть до конца 1970-х гг. проводилось в основном сплошное микрофильмирование фондов, в результате чего страховые копии создавались на дублетные, поглощенные, а иногда и малоценные документы. Например, в одном из государственных архивов в каждом из фондов уездных исполкомов микрофильмировались типографские экземпляры протоколов заседаний губисполкома, подлинники которых также хранились в этом архиве и были смикрофильмированы.

В 1978 г. приказом Главархива РСФСР был определен круг фондов, документы которых подлежали обязательному и первоочередному микрофильмированию как особо ценные. Наряду с фондами военно-революционных комитетов, к числу особо ценных предлагалось относить документы органов государственной власти и управления автономных республик, краев и областей, органов народнохозяйственного учета и статистики, а также уникальные документы других фондов, в том числе дореволюционного периода.

Вместе с тем, архивным органам предоставлялось право по предложениям госархивов, согласованным с ЭПК, расширять или сужать круг фондов и видов документов, подлежащих микрофильмированию с целью создания страхового фонда, исходя из характера и значения хранящихся в госархивах фондов. В целях устранения непроизводительных затрат на микрофильмирование дублетных документов организационно-распорядительного характера (постановлений, решений, распоряжений и др.), было рекомендовано относить к числу особо ценных только документы организаций-фондообразователей. В 1980 г. вышла в свет «Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов», в которой были сформулированы критерии отнесения документов к этой категории. Их шесть: значение фондообразователя; авторство документов; время создания документов; ценность содержащейся в документах информации; юридическая сила, подлинность документов; наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Практически без изменений эти критерии вошли в подготовленные в 2006 г. ВНИИДАД новые методические рекомендации по работе с особо ценными документами, которые написаны на очень обширном материале с анкетированием государственных архивов. При этом уточнена лишь значимость критериев, из которых первыми по степени важности определены: время создания документа и ценность содержащейся в документах информации.

Критерий «значение фондообразователя» с первого места переместился на четвертое.

Указанные критерии нередко подвергаются критике, в том числе со стороны архивистов-практиков, но при этом не предлагается ничего нового. Такая критика, по мнению специалистов ВНИИДАД, связана со стремлением практиков получить однозначный инструментарий в области определения особо ценных документов, что, на наш взгляд, не состоятельно.

До начала 1990-х гг. работа по выявлению особо ценных документов не могла не носить идеологического характера. С современных позиций об этом говорить несложно, но совершенно очевидно другое: с изменением политической обстановки в стране изменились и взгляды на определение того, что может являться для общества особо ценным. В этой связи не сами критерии, а их толкование должно быть объективным.

Задача нелегкая. С учетом этого, критический анализ состава документов, ранее отнесенных к особо ценным, тщательный, поединичный отбор документов для страхового копирования, с коллегиальным обсуждением – обязательное условие качественной работы.

Настораживает также имеющее место мнение о необходимости первоочередного микрофильмирования наиболее используемых фондов, не отнесенных к категории особо ценных. Следует учитывать, что интенсивность использования тех или иных документов – лишь одно из проявлений политической, экономической и социальной конъюнктуры. Интенсивность использования документов не может являться самостоятельным критерием.

Уменьшение объема выдачи дел из хранилищ – это очень важная, но вторичная задача страхового копирования, тем более, что в настоящее время появилась возможность целевым порядком создавать фонд пользования на цифровых носителях. Следует напомнить, что страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов. В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства.

По данным последней паспортизации, в целом по федеральным архивам к особо ценным документам отнесено 22% от общего объема хранящихся документов. В субъектах Российской Федерации этот показатель стабильно составляет 2%. Наибольшее число дел отнесено к составу особо ценных в РГАДА (74%) и РГИА (69%). Не умаляя значимости документов, хранящихся в этих двух крупнейших исторических архивах России, представляется маловероятным, что все документы, отнесенные к категории особо ценных, отвечают указанной норме.

Развитие рассматриваемой сферы архивной деятельности связано с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно–микрографических технологий.

Как известно, для создания страхового фонда и фонда пользования могут применяться:

COM-системы, с использованием которых изготавливаются электронные копии документов, с которых затем производятся микрофильмы;

гибридные системы, позволяющие одновременно изготавливать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования;
оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.

На данном этапе наиболее оптимальным для федеральных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование для создания электронного фонда пользования. Применение этой технологии позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями и в полной мере использовать имеющееся микрофильмирующее оборудование.

Для массовой оцифровки микрофильмов уже создана определенная техническая база: в 2010 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 годы)» приобретен для ЛМРД РГАНТД специальный высокопроизводительный сканер, позволяющий оцифровывать несколько 300-метровых рулонов микрофильмов в смену, и устройство для хранения оцифрованных копий. Сканирующим оборудованием для 30-метровых рулонов микрофильмов располагает ЦХСФ. Сканеры микроформ имеются также в РГИА, РГАДА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ.

Однако для того, чтобы организовать внедрение электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов, необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий. В нормативном закреплении нуждается уже сложившаяся практика изготовления цифровых копий аудиовизуальных документов.

Создание цифрового фонда пользования в рамках страхового копирования предполагается вести параллельно с целевой оцифровкой документов, что предусмотрено проектом Программы информатизации Федерального архивного агентства на 2011-2020 гг., одобренной коллегией Росархива 22 февраля 2011 г. Указанная программа и федеральная целевая программа «Культура России (2012-2016 годы)», формирование которой завершается в настоящее время, явятся основным источником финансирования работ.

Определяя оптическое микрофильмирование в сочетании со сканированием негативных микроформ в целях создания цифровых копий фонда пользования в качестве приоритетного направления, представляется нецелесообразным на данном этапе отказываться и от создания фонда пользования на пленочных носителях.

Названные и другие вопросы стали предметом обсуждения на состоявшемся 26 мая 2011 г. заседании коллегии Росархива. Положительно оценив работу федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, коллегия определила приоритетное направление ее дальнейшего совершенствования и развития, в основе которого – применение современных электронно–микрографических технологий, сочетающих оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных страховых копий.

Коллегия поручила соответствующим структурным подразделениям Росархива при распределении средств в рамках реализации государственной программы «Культура России (2012-2016 годы)» обеспечить увеличение финансирования по страховому копированию архивных документов, предусмотреть выделение средств на соответствующие научные исследования в области создания страхового фонда, в том числе с использованием цифровых технологий, а также организовать подготовку дополнений к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования аудиовизуальных документов на традиционных и электронных носителях.

Директорам федеральных архивов поручено разработать и утвердить планы создания страхового фонда на 2012-2016 гг., исходя из объемов работ, на 30% превышающих выполненные в 2006-2010 гг. При этом особое внимание предлагается обратить на состав документов, планируемых к страховому копированию, имея в виду создание страхового фонда только на уникальные и особо ценные документы.

Перед РГАНТД поставлена задача: организовать в 2012 г. подготовку технологического регламента изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и его экспериментальное апробирование на базе ЛМРД РГАНТД и ЦХСФ, а также подготовить требования и ориентировочные нормативы по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях и устройствах.

В качестве важнейшей задачи для ЦХСФ на ближайшую перспективу определен пуск в эксплуатацию и освоение оборудования, полученного в рамках строительства нового лабораторного корпуса Центра.

Федеральные архивные учреждения приступили к работе по реализации решения коллегии Росархива.


Аннотация

Статья посвящена актуальным вопросам страхового копирования уникальных и особо ценных архивных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ретроспективный подход к рассмотрению нормативно-методических, теоретических и практических решений страхового копирования в федеральных архивах Российской Федерации позволил авторам всесторонне осветить проблему и поставить ряд актуальных вопросов, связанных с обоснованием критериев отбора архивных документов для страхового копирования.

Ключевые слова

Страховое копирование, особо ценный архивный документ, уникальный архивный документ, критерии отнесения архивного документа к категории уникальных и особо ценных, федеральные государственные архивы, единый российский страховой фонд документации (ЕРСФД).


Шабанова Татьяна Евгеньевна - заместитель начальника управления организации архивных услуг – начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства, г. Москва; 8-495-606-38-89; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript


Хабибулина Галина Александровна - заместитель начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства, г. Москва; 8-495-606-38-89; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript