НАУЧНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ – В ПРАКТИКУ АРХИВНОГО ДЕЛА. ВСЕРОССИЙСКОМУ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМУ ИНСТИТУТУ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА – 50 ЛЕТ

Автор: В.И. ГЛОТОВ | 15 Июля 2016

В.И. ГЛОТОВ, г. Москва, Российская Федерация

НАУЧНЫЕ ДОСТИЖЕНИЯ – В ПРАКТИКУ АРХИВНОГО ДЕЛА. ВСЕРОССИЙСКОМУ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМУ ИНСТИТУТУ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА – 50 ЛЕТ

Glotov V.I., Moscow, Russian Federation

Scientific Achievements: Practical Application in Archiving: To the 50th Anniversary of the All-Russian Scientific and Research Institute of Records and Archives Management (VNIIDAD)

Аннотация

В статье представлен обзор исследований, выполнявшихся руководством и научными сотрудниками Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на разных этапах деятельности в год его 50-летия Определены основные научные направления и проекты института: исследования в области архивоведения и документоведения; применение современных информационных технологий; переподготовка и повышение квалификации региональных кадров в сферах архивного дела и документационного обеспечения управления; информационное обслуживание организаций и граждан; международное сотрудничество; обеспечение сохранности архивных документов, разработки методов экспертизы их ценности; совершенствование системы научно-справочного аппарата архивов, проблемы сохранности научно-технической документации. Институт в 1993 г. участвовал в экспертизе Основ законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах», а в 2004 г. – Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», благодаря их принятию архивное дело в стране впервые было поставлено на законодательную основу, определены основные направления, задачи архивов и органов управления архивным делом в РФ, регламентирована деятельность архивных учреждений, введена нормативно-методических документов – рекомендаций, правил, инструкций, разъясняющих и конкретизирующих порядок применения установленных законодательных норм.

Abstact

The article reviews works of the All-Russian Scientific and Research Institute of Records and Archives Management (VNIIDAD) authorities and researchers in some periods of its 50 years of existence. It identifies the main research areas and projects of the Institute: studies in archiving and document management; use of modern information technologies; refresher courses and advanced professional training of the personnel in the regions in archiving and in document support of management; information services to organizations and citizens; international cooperation; archival documents safeguarding; development of expert evaluation methods; development of the archive finding aids system; safe storage of scientific and technical documentation. In 1993 the Institute participated in expert review of Fundamental Principles of Legislation of the Russian Federation on the Archival Fond and Archives, and of the Federal Law “On Archiving in the Russian Federation” in 2004. Their adoption put national archiving on a more solid legal footing, defined major trends and tasks of the archives and archiving authorities of the Russian Federation, brought the activities of archival bodies under regulation, introduced regulatory and procedural guidelines (recommendations, rules, instructions elucidating and elaboration the administration of the legislative rules).

Ключевые слова

Архивоведение, архивное дело, документоведение, ВНИИДАД, документационное обеспечение управления, научные исследования, информационные технологии, повышение квалификации кадров.

Keywords

Archival science, archiving, records management, All-Russian Scientific and Research Institute of Records and Archives Management (VNIIDAD), document support of management, scientific research, information technology, advanced professional training of the personnel.

50 лет назад, 2 марта 1966 г., по предложению Главного архивного управления при Совете министров СССР председателем Совета министров СССР А.Н. Косыгиным было подписано распоряжение о преобразовании Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР во Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Осенью того же года сформированный коллектив института приступил к проведению научных исследований. Впервые в стране был образован научный центр, где сосредоточились ведущие ученые и специалисты в области архивоведения и архивного дела, документоведения и документационного обеспечения управления. Это позволило заметно увеличить масштабы и существенно повысить качество научных разработок, в том числе теоретического и методологического характера в названных областях, ускорить решение ряда важных проблем, которые диктовались потребностями практики. Среди разработок, выполненных институтом в первые десятилетия его существования - подготовка и дальнейшее совершенствование Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ведение и развитие Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Была создана унифицированная система документации по управлению архивным делом.

Большое практическое значение имели развернутые в институте исследования по вопросам обеспечения сохранности архивных документов. Ученые занимались вопросами экспертизы ценности документов, совершенствования системы научно-справочного аппарата архивов, другими проблемами, связанными с организацией работы архивов. Предметом интереса сотрудников стали вопросы работы с научно-технической документацией. Создано было и большое число стандартов по профилю деятельности института. Немалая часть трудов, подготовленных ВНИИДАД в советский период, сохраняет актуальность в наши дни.

Перемены, произошедшие в жизни страны на рубеже 1990-х гг., не могли не сказаться на судьбе ВНИИДАД. Институт получил новое название – Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. В первой половине 1990-х гг. коллективу пришлось столкнуться с немалыми трудностями организационного, материального и финансового характера. Тем не менее, хотя численный состав коллектива существенно уменьшился, основной костяк ученых удалось сохранить. Со стороны тех, кто остался работать в институте, это было примером верности научному и профессиональному долгу, верности избранному делу.

В новых условиях нужно было сохранить преемственность в выборе направлений и тематики исследований, сберечь все позитивное, что было наработано ранее. С кардинальными переменами в стране совпало по времени принявшее лавинообразный характер распространение новых информационных технологий и средств коммуникации, что приходилось учитывать при разработке тематики исследований и при их проведении.

Знаковыми событиями стали принятие в 1993 г. Основ законодательства Российской Федерации «Об архивном фонде и архивах», а в 2004 г. – Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Институт участвовал в экспертизе обоих законодательных актов. Благодаря их принятию архивное дело в стране впервые было поставлено на законодательную основу. В законодательном порядке были определены основные направления, задачи архивов и органов управления архивным делом, регламентированы многие вопросы практической деятельности архивных учреждений. С принятием базовых нормативных правовых актов перед институтом обозначилась необходимость разработки и издания различных нормативно-методических документов – рекомендаций, правил, инструкций, разъясняющих и конкретизирующих порядок применения установленных законодательных норм.

В частности, в 2007 г. были утверждены подготовленные институтом «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Ныне ведется подготовка изменений к ним. В новой редакции Правил найдут более полное отражение и вопросы работы с электронными документами. В 2015 г. утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».

Подготовлено значительное число методических рекомендаций, касающихся различных сторон работы архивов. Только за последние несколько лет разработаны «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», методические рекомендации «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу» и ряд других. Это в конечном итоге способствовало постановке работы архивов на достаточно надежную нормативно-методическую основу, налаживанию взаимодействия архивов как с организациями – источниками комплектования, так и с пользователями.

Институт внес значительный вклад в разработку проблем интеграции бывших архивов КПСС в систему государственных архивов. При этом требовалось решать вопросы, связанные с организацией доступа пользователей к партийным документам, со спецификой научно-справочного аппарата партийных архивов, с учетом документов и ряд других.

Среди новых проблем в области архивного дела, обозначившихся в начале 1990-х гг. – проблемы комплектования архивов документами организаций различных форм собственности. Новый подход потребовался и к проблемам экономики архивного дела. Был разработан ряд нормативов, методических рекомендаций, связанных с расчетом стоимости оказываемых архивами услуг. Только за последние два года подготовлены методические рекомендации по расчету затрат на содержание документов в государственных архивах, по методике определения штатной численности работников архива, по организации планирования, отчетности, нормирования в государственных и муниципальных архивах.

Разработки ВНИИДАД помогли усовершенствовать систему перечней документов, образующихся в деятельности организаций. Стоит особо отметить подготовленный недавно Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения. Ряд уже выполненных и готовящихся в настоящее время работ посвящен вопросам отбора на хранение электронных документов.

Постоянное внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности архивных документов. На протяжении многих лет ведется мониторинг биосостояния архивохранилищ и документов государственных архивов. По его итогам вырабатываются рекомендации, направленные на обеспечение сохранности документов, проводятся работы по биозащите и профилактике биопоражений. В последние годы проводились исследования возможностей использования современных информационных технологий для восстановления текстов архивных документов. Подготовлены методические рекомендации по использованию таких технологий при восстановлении угасающих текстов документов.

Вопросы развития и совершенствования учета архивных документов, информационно-поисковых систем архивов были обстоятельно рассмотрены в охватывающем большой исторический период аналитическом обзоре «Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде», в методических рекомендациях «Составление архивных описей в электронной форме и их интеграция в информационную структуру государственных и муниципальных архивов», в ряде других работ.

Практически каждый проект ВНИИДАД по архивоведческому направлению готовится с учетом получающего все более быстрое развитие процесса информатизации архивного дела. Во многих трудах обозначены вопросы практического применения современных информационных технологий в архивном деле, использования программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог». В 2014 г. подготовлена Концепция информатизации (автоматизации) деятельности государственного архива. Определить первоочередные задачи в научно-методическом обеспечении базовых архивных технологий, в том числе современных информационных технологий, призван помочь подготовленный в институте не так давно обзор «Анализ научно-методической обеспеченности базовых архивных технологий с учетом приоритетных направлений развития архивной отрасли».

Одно из важных направлений исследований – вопросы использования архивных документов. Расширившиеся возможности доступа к ним обусловили и появление новых проблем. Наиболее острый из них - вопрос о том, как сочетать право гражданина на получение интересующей его информации, что предполагает и право на доступ к архивным документам, с интересами защиты не только государственной тайны (эти вопросы урегулированы законодательством), но и коммерческой, профессиональной тайны, тайны личной жизни. Он потребовал специальной научной разработки. Был подготовлен ряд трудов по данной проблеме, последним из которых стали разработанные год назад методические рекомендации «Использование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)». Проделанная работа позволила проанализировать правовые основы и сформулировать условия использования конфиденциальной информации, содержащейся в архивных документах.

На протяжении двух последних лет была также обстоятельно проанализирована практика публикации архивных документов в Российской Федерации за период с начала 1990-х гг. Подготовлен аналитический обзор, в котором обобщены основные тенденции в археографической деятельности архивных учреждений на протяжении последних десятилетий, раскрыт положительный опыт, выявлены характерные недостатки в этой работе, сформулированы предложения о путях ее совершенствования.

В деятельности ВНИИДАД всегда придавалось большое значение подготовке изданий справочно-информационного характера, которые призваны оказать помощь архивам, а также библиотекам, музеям, научным организациям в практической деятельности. На страницах различных изданий уже неоднократно писалось об уникальном проекте, который выполнялся на протяжении более десяти лет – издании шеститомного словаря-справочника «Государственность России». В нем содержались сведения по истории государственных, церковных, сословных учреждений, административно-территориальному устройству и другим вопросам, в том числе о видах официальных документов за период от образования Русского централизованного государства в XV в. до 1917 г.

Это издание было позитивно воспринято научной общественностью. Высказывались при этом пожелания, чтобы было подготовлено аналогичное по замыслу издание, охватывающее советский период. Задача весьма непростая, но во ВНИИДАД положительно отнеслись к поступившим предложениям. Был подготовлен словарь-справочник «Виды и разновидности документов советского периода». Он стал первым исследованием, предоставляющим необходимую специалистам информацию о составе и динамике развития делопроизводственной документации высших и центральных учреждений СССР и РСФСР; о видах и разновидностях документов, отражающих жизнедеятельность человека в советском обществе; о видах научно-технической документации. Составители справочника удостоены дипломов первой степени по итогам проходившего в 2015 г. конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии.

В области документоведения велась и ведется разработка теоретических и методологических проблем данного направления науки. Активно разрабатываются проекты нормативно-методических документов, в том числе стандарты, необходимые для практики документационного обеспечения управления. Все большее значение приобретает разработка вопросов, связанных с внедрением в практику электронных документов, развитием электронного документооборота. Работа над словарем «Управление документами. Термины и определения», а впоследствии над Словарем видов и разновидностей современной управленческой документации (он содержит порядка 500 терминов) позволила в значительной мере упорядочить терминологию, используемую при обозначении видов и разновидностей документов. В активе ВНИИДАД – разработка проекта Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В июне 2009 г. Правила были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации. Они устанавливают основные начала работы служб документационного обеспечения управления и определяют порядок организации документооборота.

Подготовлено большое число методических рекомендаций, стандартов, которые охватывали многие вопросы работы служб ДОУ и организации документооборота. Ежегодно готовятся обзоры международных стандартов, по результатам анализа которых соответствующие органы по стандартизации принимают решения о целесообразности разработки национальных стандартов. В 2015 г. введен в действие разработанный во ВНИИДАД национальный стандарт «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», который призван оказать помощь организациям всех видов во внедрении и обеспечении успешного функционирования систем управления документами. Завершается работа над проектом национального стандарта «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Повышенное внимание к вопросам, связанным с электронными документами и развитием электронного документооборота, обусловлено самой жизнью, потребностями практики. Еще в 1980-е гг. институт проводил исследования по таким вопросам, как придание юридической силы документам, выполненным, используя терминологию того времени, на машинных носителях. В начале 1990-х гг. была разработана программа исследований в области документоведения, предусматривавшая учет реалий информационного общества и усиление внимания к вопросам использования информационных технологий. На рубеже 1990-х – 2000-х гг. вопросы работы с электронными документами просматриваются уже как сформировавшееся направление в деятельности института. К тому времени были подготовлены аналитические обзоры «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов», «Исследование практики работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации» и ряд других.

В последующие годы подготовка нормативных и методических документов по работе с электронными документами, аналитических материалов по этим вопросам стала неотъемлемой частью выполняемых в институте разработок. На протяжении почти десяти лет ежегодно проводится мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти и их перехода на безбумажный документооборот. По результатам такого мониторинга за 2014 г. получены данные от 61 органа государственной власти. В ходе мониторинга специально изучаются вопросы, связанные с внедрением электронного документооборота, отслеживаются и обобщаются проблемы, возникающие в этом процессе. За последние годы подготовлен аналитический обзор «Анализ нормативного и методического обеспечения электронного документооборота и управления электронными документами в органах государственной власти», где проанализированы состояние нормативной базы и практический опыт по управлению электронными документами в федеральных органах государственной власти и органах государственной власти субъектов Российской Федерации. Издана работа, в которой обобщен зарубежный опыт управления электронными документами. Исследования по данной проблематике и в дальнейшем будут занимать одно из центральных мест в деятельности ВНИИДАД.

Важнейшим направлением в работе института является организация переподготовки и повышения квалификации кадров в области архивного дела и документационного обеспечения управления. Эту задачу выполняет функционирующий в составе института Отраслевой центр повышения квалификации кадров. Организуются годичные и краткосрочные очные и заочные курсы как по типовым программам, так и по программам, специально разработанным для определенных категорий слушателей. В 2011-2015 гг. переподготовку и повышение квалификации во ВНИИДАД прошли более 3,5 тысяч слушателей – в основном, работников архивов и служб делопроизводства. К проведению занятий привлекаются ведущие специалисты института, работники Росархива, федеральных архивов, вузов, других организаций. В последнее время стало входить в практику проведение занятий с использованием дистанционных форм обучения – вебинаров.

В 2003 г. решением Совета глав правительств Содружества Независимых Государств институту был придан статус базовой организации по переподготовке и повышению квалификации кадров по архивоведению, документоведению и документационному обеспечению управления. Для представителей стран СНГ в институте регулярно организуются семинары по профильной тематике.

Еще одним направлением работы института является информационное обеспечение архивного дела и служб делопроизводства. Во ВНИИДАД действует Отраслевой центр научно-технической информации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦНТИ). Регулярно выпускаются информационные сборники «Документоведение и архивное дело за рубежом», ряд других информационных материалов. Справочно-информационный фонд ОЦНТИ содержит уникальное собрание – десятки тысяч материалов по основным направлениям работы института. Это отчеты о научных исследованиях, рефераты, информация справочно-библиографического характера. Начата работа по переводу картотеки справочно-информационного фонда ОЦНТИ в электронную форму с возможностью размещения ее в будущем в сети Интернет.

Институт активно сотрудничает с федеральными государственными архивами, архивными учреждениями субъектов Российской Федерации. Представители архивов неизменно участвуют в обсуждении готовящихся во ВНИИДАД работ, входят в состав ученого совета института. В свою очередь, представители ВНИИДАД входят в состав научно-совещательных органов ряда федеральных архивов, участвуют в заседаниях Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов.

Развивает институт и международные контакты. Поддерживаются связи с Международным советом архивов и его Евро-Азиатским отделением. Заключены договоры о сотрудничестве с Международным институтом архивоведения в Триесте и Мариборе, с Ханойским университетом внутренних дел, готовящим кадры вьетнамских архивистов и работников служб делопроизводства. На протяжении многих лет поддерживаются активные контакты с Белорусским НИИ документоведения и архивного дела – эти отношения также поставлены на договорную основу. Уже более 20 лет подряд ВНИИДАД организует международные научно-практические конференции, объединенные темой «Документация в информационном обществе», интерес к участию в которых продемонстрировали представители значительного числа стран Европы и Азии.

В год 50-летия института его сотрудники выражают надежду, что проводимая ими работа будет в должной мере отвечать потребностям информационного общества, способствовать совершенствованию практики архивного дела и документационного обеспечения управления в стране, сохранению исторической памяти.

Список литературы

1. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их архивного хранения. Аналитический обзор / Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2013. - 388 с.

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / М-во культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187 с.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях / М-во культуры Российской Федерации, Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2015. – 98 с.

4. Управление документами. Термины и определения. Словарь / Федер. арх. агентство, ВНИИДАД. – М., 2013 – 120 с.

References

1. Zarubezhnyj opyt upravleniya ehlektronnymi dokumentami i organizacii ih arhivnogo hraneniya. Analiticheskij obzor [Foreign experience in electronic document management and organization of their archival storage: An analytical review]. Moscow, 2013, 388 p.

2. Pravila organizacii hraneniya, komplektovaniya, ucheta i ispol'zovaniya dokumentov Arhivnogo fonda Rossijskoj Federacii i drugih arhivnyh dokumentov v gosudarstvennyh i municipal'nyh arhivah, muzeyah i bibliotekah, organizaciyah Rossijskoj akademii nauk [Regulations on organization of storage, acquisition, accounting and use of documents from the Archival Fond of the Russian Federation and other archival documents from state and municipal archives, museums and libraries, organizations of the Russian Academy of Sciences]. Moscow, 2007, 187 p.

3. Pravila organizacii hraneniya, komplektovaniya, ucheta i ispol'zovaniya dokumentov Arhivnogo fonda Rossijskoj Federacii i drugih arhivnyh dokumentov v gosudarstvennyh organah, organah mestnogo samoupravleniya i organizaciyah [Regulations on organization of storage, acquisition, accounting and use of documents from the Archival Fond of the Russian Federation and other archival documents from state agencies, local self-governing authorities and organizations]. Moscow, 2015, 98 p.

4. Upravlenie dokumentami. Terminy i opredeleniya. Slovar' [Document management: Terms and definitions: A dictionary]. Moscow, 2013, 120 p.

Сведения об авторах

Глотов Владислав Иванович, кандидат исторических наук, ученый секретарь Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), г. Москва, Российская Федерация, 8-926-548-22-91, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript , Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

About author

Glotov Vladislav Ivanovich, PhD in history, scientific secretary of the All-Russian Scientific and Research Institute of Records and Archives Management (VNIIDAD), Moscow, Russian Federation, +7-926-548-22-91, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript , Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript