Деятельность Государственного архива специальной документации Нижегородской области по упорядочению документов и приему их на постоянное хранение

| 23 Июля 2009

Государственный архив специальной документации Нижегородской области (ГУ ГАСДНО), созданный в 1996 г., хранит научно-техническую  (проектную, конструкторскую, научно-исследовательскую, технологическую) патентную, строительную, инвентаризационную, приватизационную, управленческую документацию, образовавшуюся в результате деятельности организаций и предприятий федеральной, областной, муниципальной собственности, расположенных на территории Нижегородской области, а также документы по личному составу ликвидированных организаций.
 
В 1990-е гг. научно-техническая документация (НТД) превратилась в пользующийся спросом коммерческий товар. В связи с этим некоторые руководители акционерных организаций используют НТД, которая была передана им предшественниками в процессе приватизации в неупорядоченном состоянии, и не стремятся составлять перечни проектов на наиболее ценные разработки, не подвергают их упорядочению. Поэтому важным направлением в деятельности архива специальной документации является ликвидация задолженностей по упорядочению документов в организациях – источниках комплектования архива  и передача их на постоянное хранение.

На основании решения коллегии Комитета по делам архивов Нижегородской области (далее Комитет) от 8 июня 2005 г. «О состоянии работы государственных архивных учреждений Нижегородской области по упорядочению документов и передаче их на постоянное хранение. Пути ликвидации задолженности» был разработан план мероприятий по совершенствованию работы с организациями, имеющими задолженности по упорядочению документов и комплектованию ими ГУ ГАСДНО.

В июне-августе 2005 г. было обследовано семь наиболее неблагополучных организаций. В результате чего было направлено письмо на имя председателя экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Комитета о приёме НТД в неупорядоченном виде от организаций, которые не могут обеспечить их сохранность. В декабре 2005 г. ГУ ГАСДНО принял неупорядоченные документы (КД, ТД, НИР) от ОАО «НИИМестпром». Досрочно приняты на государственное хранение документы ОАО «Научный проектный институт», ранее включённые в перечень проектов. Срок ведомственного хранения этих документов не истёк, но обеспечить сохранность их организация не может, так как существует за счёт аренды помещений.

Действенным способом устранения задолженности оказалась разработка и направление писем в органы исполнительной власти Нижегородской области (Департамент государственного имущества и земельных ресурсов,  Департамент образования,  Комитет по культуре, Министерство сельского хозяйства и продовольственных ресурсов) по вопросу упорядочения документов в организациях - задолжниках, находящихся в их подчинении. Таким образом, уже в апреле 2006 г. Управление государственной охраны культурного наследия Нижегородской области, получив письмо, обратилось в ГУ ГАСДНО с просьбой представить смету по упорядочению документов на возмездной основе.

Руководители государственного предприятия «Нижтехинвентаризация», не дожидаясь получения письма, разработали перечни погашенных дел 33 филиалов, аннотированные перечни на памятники культуры и истории  37 филиалов. В 2008 г. были утверждены на ЭПМК Комитета перечни погашенных дел 23 филиалов и аннотированные перечни на памятники культуры и истории 13 филиалов ГП НО «Нижтехинвентаризация», а также перечни погашенных дел 11 отделений и аннотированные перечни на памятники 6 отделений Нижегородского филиала ФГУП «Ростехинвентаризация Федеральное БТИ».

Большой проблемой для архива является ликвидация задолженности в организациях, расположенных в области из-за их отдаленности от архива и недостаточного сотрудничества и связи с ними. Ежегодно сотрудниками архива увеличивается количество командировок, они выезжают в организации, расположенные в области: Арзамас, Павлово, Дзержинск, Ворсму, Ковернино, Казаково, Семенов. Вопрос о проблемах работы с организациями, расположенными в области, неоднократно рассматривался на заседаниях дирекции ГУ ГАСДНО. По решению дирекций в план работы ГУ ГАСДНО регулярно включается проведение совещаний с руководителями организаций-задолженников, расположенных в области. Благодаря предпринятым встречам с руководителями, с 2  организациями федерального значения были заключены соглашения о сотрудничестве и с 2 акционерными обществами заключены договора о безвозмездном сотрудничестве.

Большой процент задолженности по упорядочению документов имеется в федеральных организациях оборонного значения. В таких организациях как ФГУП НПП «Полёт», ФГУП «НИИРТ», ФГУП СКБ «Квазар», ФГУП НИПИ «Кварц», ФГУП «ГосНИИкристалл» и др. документы не упорядочены с момента образования организации. С выходом  Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» осложнилась работа с федеральными организациями, так как отношения строятся на основании соглашения между Комитетом и федеральной структурой. В 2006 г. сотрудники ГУ ГАСДНО приступили к работе по заключению  соглашений. На июль 2008 г. заключено 29 соглашений Комитета с федеральными организациями.

В результате проведённой с федеральными организациями работы, ГУ ГАСДНО получил устное согласие на дальнейшее сотрудничество практически от всех организаций нашего списка источников комплектования.

В целях ликвидации задолженности архив ежегодно проводит семинары, приглашая ответственных за архивное хранение в организациях на коллегии, конференции и отчетные собрания. Например, 20-21 октября 2005 г. ГУ ГАСДНО провел семинар на тему «Обеспечение сохранности специальной документации в организациях, учреждениях и на предприятиях», куда были приглашены представители 112 организаций. На семинаре неоднократно подчёркивалось, что необходимо своевременно упорядочивать свои документы и не допускать задолженности по упорядочению и передаче их на госхранение.

Также для активизации работы, направленной на  ликвидацию задолженности по упорядочению документов, была начата разработка бланка плана-графика упорядочения и передачи документов на госхранение. С целью ликвидации задолженности по упорядочению документов и составлению перечней проектов, кураторами отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства были подготовлены и разосланы планы-графики в 51 организацию для утверждения их руководством. Было утверждено 17 графиков. В 2008 г. планы-графики упорядочения, подготовки и передачи на государственное хранение документов составлены и направлены во все организации списка источников комплектования ГУ ГАСДНО, имеющие задолженности
Необходимо отметить, что в последние годы участились случаи утраты документов в организациях. Недостача документов часто выявляется на стадии подготовки документов к передаче их на госхранение. Все это приводит к задержке передачи документов в ГУ ГАСДНО и образованию задолженности по комплектованию. Чтобы исправить создавшееся положение и правильно организовать розыск документов и оформление актов о недостаче, сотрудниками архива была разработана «Памятка по оформлению акта о недостаче (о неисправимом повреждении) архивных документов, отнесённых к составу Архивного фонда Российской Федерации». Памятка помогает работникам организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов правильно осуществлять учет и поиск документов, правильно и своевременно оформлять акт о недостаче.

В 2006 г. в целях комплексного решения проблем обеспечения безопасности и сохранности архивных фондов Нижегородской области и эффективного их использования, постановлением правительства Нижегородской области была утверждена областная целевая программа «Усиление безопасности и обеспечения сохранности архивных фондов Нижегородской области на 2006-2010 годы». В 2007 г. под программу поступили в неупорядоченном виде документы в государственную собственность ГУ ГАСДНО от 3 акционерных обществ (ОАО «ГипродорНИИ», ОАО «Волговятмясомолпроект» и ОАО «Промстройпроект») в количестве 10 500 усл. ед.хр. С января по июль 2008 г. на государственное хранение поступило ещё 5 016 усл. ед. хр. Описанием принятых на государственное хранение документов в ГУ ГАСДНО занимается группа научно–технической обработки, созданная в 2003 г. с целью оказания платных услуг организациям всех форм собственности по научно–технической обработке и экспертизе документов.

В результате проведенных мероприятий ликвидированы задолженности по упорядочению документов во многих организациях списка источников комплектования ГУ ГАСДНО.