МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ ЦАДЭНМ С ДОКУМЕНТАМИ НА ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ

Печать PDF

апреля 2006 г. Научно-методическим советом Главного архивного управления города Москвы одобрены «Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях» (прежнее, рабочее название «Регламент работы ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях»). Методические рекомендации являются обобщением результатов теоретических, методологических и методических исследований по организации архивного хранения электронных документов в государственном архиве, проверенных практическим опытом, накопленным в Центральном архиве документов на электронных носителей Москвы (ЦАДЭНМ).

Работа над Методическими рекомендациями проводилась в течение 2002-2006 гг.: в 2003 и 2004 гг. были подготовлены две редакции рекомендаций, на которые были получены отзывы ведущих подразделений Главархива Москвы, архивных центров и учебных заведений России и Белоруссии. На основе полученных замечаний и предложений в рекомендации были внесены существенные изменения.

Методические рекомендации состоят из семи разделов, первый из которых посвящен терминологическим вопросам. Подробно раскрываются термины и понятия, использующиеся в представленной работе: «электронный документ, документ на электронном носителе», «информационный ресурс», «комплекс электронных документов», «единица хранения» и «единица учета» электронных документов, «аутентичность электронных документов» и др.
 
Второй раздел посвящен изложению вопросов классификации электронных документов. Новацией раздела и его отличием от традиционной схемы систематизации документов фонда является введение в качестве главного критерия систематизации - технологического (по информационному ресурсу).

В третьем разделе сформулированы предложения, относящиеся к режимам хранения документов на электронных носителях, к проверке их наличия, к контролю за физическим и техническим состоянием; изложены вопросы выдачи электронных документов из хранилища и контроля за их сохранностью, записи и копирования документов на электронные носители. Здесь же определяются понятия резервного и рабочего экземпляров электронных документов, копий электронных документов в страховых и пользовательских компьютерных форматах. В конце раздела даны положения, регулирующие вопросы информационной безопасности при хранении электронных документов: защита от вредоносных компьютерных программ и от несанкционированного доступа к архивной электронной информации.

Четвертый раздел относится к организации учета документов на электронных носителях. В нем перечисляются основные и вспомогательные учетные документы архива и раскрывается их содержание, устанавливается порядок учета электронных документов и операций по их записи на электронные носители. Так как обеспечение сохранности электронных документов в долговременной перспективе означает, в том числе обеспечение гарантий их аутентичности, в разделе большое внимание уделено установлению взаимосвязи между разными учетными и удостоверяющими документами.

Пятый раздел посвящен вопросам комплектования, экспертизы ценности и приема электронных документов на хранение в ЦАДЭНМ. Главное внимание здесь уделяется подготовке организациями — источниками комплектования электронных документов — к передаче их на хранение в архив: определены последовательность этапов этой подготовки, комплект сопроводительной документации, правила взаимодействия работников организаций и ЦАДЭНМ. Методические рекомендации устанавливают требования к порядку и процедурам приема-передачи электронных документов: утверждение описей единиц учета электронных документов и передачу их на хранение в архив; передачу самих документов на хранение; составление соответствующих актов, справок и других документов.

Шестой раздел включает положения о составе научно-справочного аппарата к документам архива. Основное внимание уделяется составлению описи единиц учета электронных документов. В разделе подробно раскрывается состав описательной статьи описи в зависимости от вида описываемой единицы учета.

Седьмой раздел лишь в самой общей форме касается вопросов использования электронных документов. Незначительная практика архивного хранения этих документов не позволяет пока раскрыть специфические стороны их использования. Единственное, что необходимо было отразить в Методических рекомендациях, это порядок и формы копирования электронных документов по запросам пользователей и правила составления поисковых данных и научных ссылок на электронные документы.

К Методическим рекомендациям приложены формы документов, необходимых в деятельности ЦАДЭНМ, прошедшие неоднократную практическую апробацию и уточнение, что, впрочем, не исключает их дальнейшего совершенствования.

В настоящее время «Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях» размещены на официальном интернет-сервере Главархива Москвы (www.mosarchiv.mos.ru) на страничке ЦАДЭНМ.