ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ – ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ

E.N. Loskutnikova Peculiarities of the State Archive of the Khabarovsk Krai with organizations - sources of acquisition of federal ownership.
Аннотация
The abstract
Новое в законодательстве и практике взаимоотношений региональных архивов и органов власти Хабаровского края.
New in legislation and practice of relations between the regional archives and government of the Khabarovsk Krai.

Ключевые слова
Keywords
Комплектование и экспертиза ценности документов. Архивы учреждений. Номенклатуры дел. Методические рекомендации. Карточки учета архивных работ.
Acquisition and examination of the value of documents. Archives of institutions. Nomenclature of cases. Methodical recommendations. Achival work accounting cards.

С января 2006 г. в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» отдел комплектования и экспертизы ценности документов государственного учреждения «Государственный архив Хабаровского края» изменил сложившуюся годами систему взаимоотношений с территориальными и федеральными органами государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, федеральными государственными унитарными предприятиями и федеральными государственными учреждениями, расположенными на территории Хабаровского края.

Во исполнение статьи 21 Федерального закона была предусмотрена возможность передачи документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности федеральных организаций, расположенных на территории г. Хабаровска, г. Комсомольска-на–Амуре Хабаровского края, в Государственный архив Хабаровского края на основании договора. С 1 июля 2006 г. заключен трехсторонний договор о сотрудничестве с 88 федеральными организациями, являющимися источниками комплектования государственного архива края.

Ежегодно в ноябре специалистами отдела проводится работа по перезаключению договоров о взаимодействии и сотрудничестве с организациями федеральной формы собственности.

Стоимость услуг государственного архива зависит от количества дел, образующихся в организации за год. В прейскуранте цен государственного архива имеется раздел «Работа с организациями», в котором просчитана как стоимость каждого вида работ, так и стоимость подготовки к архивному хранению одного дела.

Документы, образовавшиеся от деятельности федеральных организаций, в соответствии со статьей 22 Федерального закона, через 15 лет передаются на хранение в государственный архив Хабаровского края по дополнительному договору, заключенному между организацией и государственным архивом.

Специалисты отдела ежегодно планируют работу с федеральными организациями по следующим направлениям:

оказание методической и практической помощи в подготовке номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, положения об архиве организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и по личному составу;

оказание методической и практической помощи в составлении и ведении учетных документов архива;

организация работы по составлению паспорта архива учреждения;

оказание методической помощи в проведении проверки наличия и состояния дел, хранящихся в архивах организаций – источников комплектования государственного архива края, в работе по подготовке к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

консультирование работников делопроизводственных служб и архивов организаций;

информирование организаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

Специалистами отдела проводится работа по составлению тематики и организации курсов по обучению ответственных за делопроизводство и архив учреждений, как впервые включенных в список источников комплектования архива, так и семинаров для ответственных за делопроизводство и архив организаций федеральной формы собственности по вопросам проведения паспортизации архивов организаций, и организации работы с научно-технической документацией.

Все услуги, оказанные федеральным организациям, фиксируются в карточке учета работ, заведенных на каждую организацию. В ней отражаются: дата, вид работы, подпись ответственного за ведение делопроизводства и архив в организации.

В конце календарного года на основании карточки с видами оказанных услуг специалистами отдела составляется акт выполненных работ для оплаты по счету, в соответствии с договором о взаимодействии и сотрудничестве.

Методическая и практическая помощь оказывается федеральным организациям - источникам комплектования, в соответствии с планом работы отдела. Так, в план на 2008 г. было включено 69 организаций, фактически методическая и практическая помощь была оказана 80 федеральным организациям, являющимся источниками комплектования Государственного архива Хабаровского края.

С переходом на новые условия работы с федеральными организациями – источниками комплектования, в 2006 г. из списка источников комплектования госархива было исключено 16 организаций федеральной формы собственности, в связи с не заключением договора о взаимодействии и сотрудничестве. За три года из числа исключенных из списка федеральных организаций, заключили договора о взаимодействии и сотрудничестве 4 организации, но список источников комплектования госархива ежегодно пополняют новые организации, ранее не являвшиеся в силу ряда обстоятельств источниками комплектования.