СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

Автор: И.Н. КОЛПАКОВ | 03 Июля 2012

Под информационно-коммуникационными технологиями понимают информационные процессы и методы работы с информацией, осуществляемые с применением средств вычислительной техники и средств телекоммуникации.

Процесс информатизации Государственного архива Хабаровского края (ГАХК) начался в 1993 г. с применения ЭВМ для обработки текстово-числовой информации. К 2000 г. появилась необходимость в централизованной обработке и обмене информацией, поэтому в здании архива по ул. Запарина, 75 компьютеры были объединены в локально-вычислительную сеть (ЛВС). В 2001 г. то же самое было произведено с компьютерами в здании архива по ул. Дм. Нагишкина, 4 а. В 2003 г. объединили две ЛВС в одну общую сеть, ключившую 22 персональных компьютера на 35 рабочих мест. Создана территориально-распределенная (корпоративная) вычислительная сеть передачи данных, объединившая Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края, Государственный архив Хабаровского края и Правительство Хабаровского края. Создание вычислительной сети позволило архивистам организовать совместный доступ к данным, программам и оборудованию, осуществлять контроль и разграничение доступа к сетевым ресурсам, доступ к сети интернет, совместное ведение и использование информационных массивов.

На данный момент в госархиве имеется 51 рабочее место, оснащенное персональным компьютером, 49 из них объединены в ЛВС, 26 персональных компьютеров имеют доступ к глобальной сети интернет, имеется 2 файловых сервера, они же сервера баз данных. 4 персональных компьютера предназначены для использования исследователями в читальных залах для доступа к базам данных архива.

Создание и внедрение технологии баз данных является одним из основных направлений по информатизации архивной деятельности. База данных (БД) — совместно используемый набор логически связанных данных (и описание этих данных), предназначенный для удовлетворения информационных потребностей организации. Совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных называется Система управления базами данных (СУБД). В госархиве используются следующие СУБД: Microsoft Access, FoxPro, Oracle, MS SQL Server, MySQL и некоторые другие.

На данный момент в архиве используется и заполняется 20 баз данных: учетные (1 БД), делопроизводственные (5 БД), тематические (10 БД), информационно-поисковые (4 БД).

Учетные. «Архивный фонд». Общеотраслевая система автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Разработка данной системы была произведена Росархивом, в настоящее время утверждена в качестве отраслевого программного обеспечения версия 4.1 ПК «Архивный фонд». Этот программный комплекс представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда, описи, единицы хранения (учета) и документа. База данных установлена на сервере архива. Заполнение ПК «Архивный фонд» осуществляется с 1997 г., по состоянию на 17 октября 2011 г. введена информация о 3100 фондах, 6421 описях, 162740 единиц хранения (учета) и 50687 документах.

Делопроизводственные. «Учет обращений граждан». Электронный вариант журналов регистрации различных видов запросов. Позволяют вести учет, анализ работы по исполнению запросов, получать статистические отчеты.

«Регистрация посетителей читального зала для учета и статистики исследователей, работающих в читальном зале ГАХК». БД учитывает количество и выдает статистические сведения о пользователях, работающих в читальных залах архива. Разработана и заполняется с 1999 г.

«Учет работы с организациями - источниками комплектования». БД осуществляет учет объема работ, проводимых кураторами, и документов, имеющихся у источников комплектования. Включает в себя журналы регистрации всех видов работ отдела комплектования АФ; формы паспортизации ведомственных архивов; отчеты по всем журналам регистрации, сводные сведения по паспортизации.

«О местах хранения документов по личному составу действующих и ликвидированных учреждений, организаций, предприятий, не являющихся источниками комплектования ГАХК». Содержит информацию о переименованиях и преобразованиях организаций, не являющихся источниками комплектования ГАХК, и местонахождении документов по личному составу. В целях эффективного и быстрого поиска информации по фондам архива для исполнения запросов как тематических, так и социально-правового характера отделом проводится работа по созданию автономных автоматизированниых систем. (тематических и информационно-поисковые базы данных).

Тематические. «Административно-территориальное деление Дальнего Востока за 1926-1965 гг.». Включает информацию о краях, областях, губерниях, уездах, волостях, округах, районах, сельских и поселковых Советах.

«Административно-территориальное деление Хабаровского края за 1938-2004 гг.». Содержит информацию о районах, сельских и поселковых Советах Хабаровского края.

«Библиографический указатель печатных изданий НСБ ГАХК». Содержит информацию о находящихся на хранении в НСБ периодических изданиях (газетах) с указанием поисковых данных.

«Главное Бюро по делам Российских эмигрантов в Маньчжурской империи» («БРЭМ»). Электронный алфавитный каталог личных дел русских эмигрантов с поисковыми данными.

«Ветеран труда». Электронный алфавитный каталог содержит информацию о лицах, награжденных нагрудными знаками, дающими право на получение звания «Ветеран труда» и социальные льготы определенной категории граждан.

«Метрика». Сведения о персоналиях по метрическим книгам церквей, миссий и приходов Дальнего Востока за 1864-1923 гг.

«Библиотека». Сведения о нормативно-методических пособиях, имеющихся в ГАХК и данные о газетно-журнальных статьях.

«Картотека газетно-журнальных статей». Содержит сведения о газетных и журнальных статьях периодических изданий, хранящихся в НСБ с указанием поисковых данных.

«Фотокаталог». Программно-информационный комплекс для создания электронного фотокаталога (базы данных описания фотодокументов). С 2008 г. начали внедрение автоматизированного программного продукта. Вводится в базу данных текстовая информация о позитивах и негативах фотодокументов. Одновременно сканируются и вводятся в БД изображения.

«Недвижимость». Содержит информацию о выделении земельных участков частным лицам и организациям для строительста, с указанием поисковых данных.

Информационно-поисковые. «Жертвы политического террора в СССР». Объединенная база данных из 26 регионов. Списки жертв политических репрессий, книги памяти, карта ГУЛАГа. Издан Международным обществом «Мемориал» в июне 2001 г.

«Кодекс». Информационно-справочная система архивной отрасли.

«Консультант плюс». Правовые акты РФ общего и отраслевого значения, правовые акты, касающиеся отдельных категорий граждан.

«Гарант». Правовые акты РФ.

Следующее направление деятельности по информатизации архива связано с утвержденной Президентом РФ в 2008 г. «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации». Целью формирования и развития информационного общества в Российской Федерации является повышение качества жизни граждан, обеспечение конкурентоспособности России, развитие экономической, социально-политической, культурной и духовной сфер жизни общества, совершенствование системы государственного управления на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий.

Одна из основных задач, требующих решения для достижения поставленной цели - формирование современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры, предоставление на ее основе качественных услуг и обеспечение высокого уровня доступности для населения информации и технологий.

В рамках данной стратегии были также указаны контрольные значения показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г. Одним из показателей, влияющих на дальнейшую деятельность в области информатизации архивной деятельности является доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, - не менее 20%.

В 2009 г. был приобретен поточно-планшетный сканер для организации перевода в электронный вид описей и дел. За 2010 г. — первый квартал 2011 гг. были оцифрованы все описи (6 360 описей, 117 131 лист). В 3 квартале 2011 г. приобретен новый сервер, для размещения на нем ПК «Архивный фонд 4.1» С конца октября 2011 г. начато прикрепление электронных копий описей дел к ПК «Архивный фонд 4.1».

С марта 2011 г. начался перевод в электронный вид уникальных, особо ценных и наиболее часто используемых документов, оцифровка начата с 137 фонда («Хабаровский крайисполком») опись 14. На данный момент в цифровую форму переведено 801 дело, 163 285 страниц. Для достижения контрольных показателей: перевод 20% документов госархива в электронно-цифровую форму (что составляет более 100 000 дел, около 25 млн листов) к 2015 г., необходимо привлечение дополнительного аппаратного, программного обеспечения и рабочей силы. В связи с этим Управлением по делам архивов Хабаровского края при участии специалистов Государственного архива Хабаровского края разработана краевая целевая программа «Создание Единой архивной информационной системы Хабаровского края на 2012-2015 гг.».

Перевод архивных документов в электронный вид позволяет обеспечить сохранность, доступность, а также более гибкое использование оцифрованных материалов (для подготовки презентаций, выставок, обучающих материалов и т.п.).

Следующим важным направлением информатизации архивной деятельности является организация электронного документооборота. Во 2 квартале 2011 г. внедрено программное обеспечение VipNet для работы с Пенсионным фондом России. С 1 июля 2011 г. по 1 октября 2011 г. с использованием программного обеспечения VipNet в архив поступило 18 запросов, все поступившие запросы социально-правового характера связаны с подтверждением трудового стажа (партийный стаж работы). Основная задача внедрения данного программного обеспечения: организация защищенного электронного документооборота с возможностью шифрования и подписания документов электронной ЭЦП, повышение качества и оперативности исполнения запросов (исключение необходимости самостоятельного поиска архивов, организаций и мест хранения документов ликвидированных организаций, уменьшение времени на пересылку запросов и почтовые услуги).

Одним из важных моментов является также организация удаленного доступа к ресурсам архива. С 2006 г. функционирует сайт «Архивы Хабаровского края.». На нем представлена информация о деятельности Управления по делам архивов Хабаровского края и Государственного архива Хабаровского края, справочная информация по архивам Хабаровского края, в режиме online доступны 2 базы данных («Ветеран труда» и «БРЭМ»), есть возможность создания запроса по информации в архив посредством гостевой книги или обращения по электронной почте. С 1 июля 2010 г. по 17 октября 2011 г. в архив по электронной почте поступило 432 запроса и 137 через гостевую книгу, размещенную на сайте «Архивы Хабаровского края».

Указанные в докладе направления информатизации архивной деятельности позволяют обеспечить задачи сохранения архивного фонда, доступности информации рядовым пользователям, повышения качества и скорости оказываемых архивом госуслуг, помощь сотрудникам архива при создании конференций, выставок, образовательной деятельности, выпуску различных методических пособий и печатных изданий и т.п.

STATUS AND PROSPECTS OF DEVELOPMENT OF INFORMATION — COMMUNICATION TECHNOLOGIES IN THE PUBLIC ARCHIVES OF THE KHABAROVSK KRAI

Аннотация

В статье анализируются проблемы внедрения новых информационно-коммуникационных технологий в архивных учреждениях, что позволяет расширить доступ, в том числе удаленный - через глобальную сеть Интернет, к документной информации, увеличивает возможности научного анализа информационных богатств архива, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на цифровых носителях информации, интеграцию информационных ресурсов в мировое киберпространство.

Ключевые слова

Архивы, информационно-коммуникационные технологии в архивах, цифровые носители, локально-вычислительная сеть (ЛВС), интернет, Государственный архив Хабаровского края (ГАХК).

Колпаков Илья Николаевич

Kolpakov Ilya Nikolaevich

Исполняющий обязанности заведующего сектором информационно — поисковых систем Государственного архива Хабаровского края

Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript