О внедрении ПК «Архивный фонд» (4-версия) – основы системы автоматизированного централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

Выступление заместителя руководителя Федерального архивного агентства доктора исторических наук А.Н. Артизова на расширенной коллегии 12 февраля 2009 г.

Как уже упоминал в своем докладе руководитель Росархива В.П.Козлов, одно из приоритетных направлений внедрения автоматизированных архивных технологий - автоматизация системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, основой которой является ПК «Архивный фонд».

Напомню, что при разработке его первых версий в качестве стратегических целей были определены:

полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;

учет всех видов документации;

полный учет архивных документов на уровнях Фонд и Опись;

автоматизированное формирование архивных учетных документов.

Организация ввода сведений в БД "Архивный фонд" и ''Фондовый каталог" регулируется инструктивными письмами Росархива, ежегодными Указаниями по планированию работы и отчетности учреждений системы Росархива и Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным Приказом Росархива № 64 от 23.10.2000, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета.

По состоянию на 01.01.2009 г. в системе работают все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. В РГИА ДВ и РГАФД работы по вводу информации в ПК «Архивный фонд» временно приостановлены. Число региональных государственных архивов, включенных в систему, достигло 211, т.е. 91 % (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного - двух лет); количество участвующих в работе системы муниципальных архивов составило 1246, или 52 %; ПК «Фондовый каталог» ведут 53 субъекта Российской Федерации. Система в целом включает 1452 архива в 80 субъектах Российской Федерации.

В развитии системы, наряду с количественным ростом, постепенно на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты путем ввода информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (надеюсь, этот порядок скоро перестанет быть «временным», став частью разрабатываемого Росархивом Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации взамен существующего Регламента государственного учета документов АФ РФ).

Охват автоматизированным учетом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». Эта версия – результат отраслевых НИОКР, права на которые принадлежат Российской Федерации, от имени которой выступил Росархив - в течение прошлого года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов РФ (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская, Алтайский край, Белгородская, Калининградская, Мурманская, Нижегородская, Омская и Свердловская области). Теперь версия готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ.

В новой версии программы добавилась возможность учета кино-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях. Можно будет распечатывать опись и, заверив ее надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучета. Более полную автоматизацию учета архивных документов обеспечивает функция пересчета объемных показателей при движении документов. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учетные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате ПК «Архивный фонд» 3-й версии.

Как уже говорилось, новая версия ПК «Архивный фонд» реализована на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечет за собой необходимость соответствующей модернизации программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Начало этих работ запланировано на 2009 г. Мы бы хотели, чтобы из БД «Архивный фонд» в эти базы данных информация передавалась не только на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучета, но и на уровне описи и единицы хранения. Последнее диктуется не столько потребностями госучета, сколько необходимостью формирования межархивного НСА отраслевого масштаба.

В проекте решения коллегии «О внедрении программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) предлагается система мероприятий по внедрению нового ПК. Имеется в виду, что в основном федеральные архивы должны завершить работу по внедрению к концу 2009 г. (по имеющейся у нас информации, состояние материально-технической базы и наличие современного программного обеспечения позволяют достигнуть этой цели). Для государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, многие из которых нуждаются в укреплении материально-технической базы, устанавливается более длительный срок – до конца 2010 г. Учитывая современную финансовую ситуацию, мы не исключаем, что этот срок может быть и продлен.

К проекту решения коллегии приложены модельные планы по внедрению ПК «Архивный фонд» (4-я версия), на основании которых каждый федеральный архив и архивные органы субъектов РФ должны разработать конкретные планы внедрения, а также список партнеров ООО «Электронные офисные системы» в субъектах РФ, которые могут оказать информационную и техническую поддержку работе по внедрению.

При создании программного продукта, как и в любом новом и сложном деле, нельзя на 100 % предвидеть все трудности, которые могут возникнуть во время работы с ПК «Архивный фонд» (4-я версия). В связи с чем в период внедрения Росархив планирует накапливать сведения как о ходе внедрения новой версии ПК в работу государственных и муниципальных архивов, так и предложения и замечания по ее усовершенствованию. В дальнейшем, в случае необходимости, совместно с разработчиком будет решаться вопрос по дальнейшей модернизации данного программного продукта.