ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Автор: О.В. ОЛЕЙНИКОВ | 09 Апреля 2017

О.В. ОЛЕЙНИКОВ, г. Москва, Российская Федерация

ИЗ ОПЫТА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ПРИЕМУ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Аннотация

В статье освещается актуальная малоизученная тема работы с электронными документами, их приемом в государственные архивы, организацией хранения, учета и использования. Автор характеризует оригинальный опыт разрешения этих вопросов в Государственном архиве Российской Федерации. Показывает, что ГАРФ готов к комплектованию электронными документами, имеет опыт их описания. Подчеркивает, что более сложной задачей является обеспечение сохранности и использования электронных документов, поскольку современные технологии требуют адекватного финансирования и наличия специалистов со знаниями в двух областях – архивного дела и информационных технологий. От решения этих задач зависит сохранение современной истории России.

Ключевые слова

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), электронные документы, информационные технологии, использование электронных документов, система учета электронных документов

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) получает электронные документы как от организаций – источников комплектования архива, так и в составе личных фондов.

Работа по изучению электронных документов началась в архиве с середины 1990-х гг., а в 2002 г. Правительство Российской Федерации поставило перед архивом задачу принять к 1 января 2004 г. графические образы переписных листов Всероссийской переписи населения 2002 г.. Забегая вперед отметим, что прием этого массива документов состоялся только в 2012 г. по причине отсутствия нормативной и методической базы, а также необходимости убеждать руководство Госкомстата России в том, что передавать носители нужно в двух экземплярах, что аутентичность документов должна быть как-то подтверждена, что архив не собирается принимать эти документы «россыпью». Пока решались эти и другие подобные вопросы, ГАРФ готовился к приему документов на электронных носителях.

В ходе совещаний с участием представителей научных организаций было принято решение обеспечить бесконтактное хранение и использование этих носителей. В 2008 г.Росархив из средств ФЦП «Культура России» закупил для архива два комплекта роботизированных библиотек – по одному на каждый экземпляр носителей. Библиотеки предполагалось установить по двум адресам. К сожалению, задержка с передачей Росстатом носителей неблагоприятно сказалась на активации лицензий на программное обеспечение, а обе библиотеки в итоге были установлены в здании на Бережковской набережной. Сейчас в них загружены графические образы переписных листов всероссийских переписей 2006 и 2002 гг. в одном экземпляре.Кроме того, графические образы и их носители нужно было описать. С этой целью специалистами ГАРФ была разработана система учетных документов из двух элементов – описи электронных дел, документов и удостоверяющего листа.

В архивной описи указываются название электронного дела, документа, его крайние даты, объем и количество файлов, носитель и форматы файлов, а также перечисляются файлы, составляющие документ, дело, на каком носителе они расположены. В новых Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документах в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 г. дана более упрощенная форма описи, на которую, вероятно, архив будет переходить. Особое внимание ГАРФ обращает на правильное составление предисловий: они должны содержать как описание создания, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение информационных систем, электронных документов, так и их описание, необходимое для понимания структуры, взаимосвязей и назначения различных элементов электронного документа.

Удостоверяющие листы служат для «удостоверения» файлов, составляющих электронное дело, документ.Они содержат показатели: дата последнего изменения файла, объем и контрольная сумма (используются форматы md5, sha-1), формат файла (используемое программное обеспечение). Удостоверяющий лист позволяет подтвердить, что переданные в архив файлы в процессе хранения остаются целостными и аутентичными (до первого конвертирования, естественно). Использование удостоверяющих листов связано, в том числе, и с тем, что у принятых или готовящихся к передаче в ГАРФ электронных документов отсутствуют электронные подписи.

Проведенная к 2008–2009 гг. работа позволила уже в 2010 г. принять на государственное хранение графические образы переписных листов Всероссийской сельскохозяйственной описи 2006 г., базы данных государственных реестров ФГУП «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации», учетную базу данных ФГУ «Фонд взаимопонимания и примирения». Графические образы были загружены в роботизированные библиотеки.

Электронные документы в ведомствах выявляются при изучении нормативных документов, составлении номенклатур дел, в ходе посещений ведомств или во время проведения упорядочения документов в организациях. Особняком стоят электронные документы, информационные системы, выявленные на стадии упразднения организации, во время работы ликвидационной комиссии, а значит, в условиях недостатка времени, финансирования и специалистов на проведение мероприятий по подготовке таких технологически сложных документов, отобранных на постоянное хранение, к передаче в архив. В итоге, прием осуществляется по факту – лишь бы сохранить то, что есть.

В 2013–2014 г. совместно с Российским государственным архивом кинофотодокументов (РГАКФД) рассматривался вопрос о приёме на государственное хранение архива видеоматериалов по выборам Президента Российской Федерации 4 марта 2012 г. – записей веб-камер с избирательных участков, Экспертно-проверочная комиссияРГАКФД приняла решение об отказе от включения указанных видеосъёмок в состав Архивного фонда Российской Федерации и от приёма их на постоянное хранение в архив из-за низкого качества записей, малоинформативного ракурса съемки, сложностью уточнения мест проведения съемок, описания записей и подтверждения статуса документа, при большом объеме.

Аудиовизуальные документы на машиночитаемых носителях и видеокассетах были выявлены в упраздненных АНО «Оргкомитет «Сочи 2014», АНО «Спортивное вещание». Вопрос отбора и приема на государственное хранение записей спортивных мероприятий Олимпийских игр 2014 г. в г. Сочи был передан на рассмотрение РГАКФД, в ГАРФ же были приняты и находятся в стадии описания так называемые «результаты интеллектуальной деятельности» (РИДы) – отчеты по выполненным контрактам. В их состав входят фото- и видеодокументы, в том числе записи передач, съемки с различных мероприятий, макеты логотипов, сайтов, информационные ролики для телевидения и сайтов. В основном, документы записаны на оптические носители, имеются и жесткие диски, флешки, аудио- и видеокассеты. От АНО «Спортивное вещание» поступили цифровые фотографии и видеокассеты XDCAM HD с записями различных соревнований. Основные сложности при упорядочении этих документов связаны с тем, что по большей части отсутствует описание запечатленных мероприятий для составления заголовков дел, ориентироваться приходится на метки дисков, названия папок и файлов, отрывочную информацию на носителях и их конвертах, боксах. На примере фотографий можно отметить ещё одну особенность таких электронных документов – легкость их создания, что выражается в наличии нескольких десятков практически одинаковых снимков, иногда отличающихся буквально смещенным на сантиметры ракурсом или тенью.

Наиболее оптимальным вариантом является заблаговременная подготовка электронных документов к передаче на постоянное хранение, и здесь можно выделить Росстат, в котором отраслевая статистика хранится и обрабатывается в электронном виде, – вопрос о подготовке носителей с отчетами и создании архивных описей включен в план производственных работ Росстата.

ГАРФ с начала 2000-х гг. принимает на хранение личные фонды, в числе документов фондов имеются фотографии, хотелось бы особенно обратить внимание на два фонда – № 10094 «Трояновский Марк Антонович, кинодокументалист, кинооператор, сценарист» и № 10140 «Темин Виктор Анатольевич, фотокорреспондент, заслуженный работник культуры РСФСР». Эти фонды содержат фотографии за 1930-е – 1980-е гг. по различным аспектам жизни СССР, включая мир и войну.

Вместе с документами на традиционных носителях, в ГАРФ поступают и электронные, аудиовизуальные документы – представленные видеозаписями. Так, в фонд № 10148 Александрова Григория Матвеевича, писателя, политзаключенного, правозащитника отобрана оцифрованная видеосъемка обследования психического здоровья Г.М. Александрова американскими врачами в 1989 г. на 4 носителях DVD, один из которых оказался поврежденным (часть файлов структуры DVD-видео оказалась недоступна), однако непосредственно видеофайлы удалось сохранить.

В фонд № 10244 «Днепров Эдуард Дмитриевич, государственный деятель, академик Российской академии образования» поступила электронная видеозапись 2006 г. к 15-летнему юбилею создания Правительства Российской Федерации.

ГАРФ принимает электронных документы на двух экземплярах носителей, в случае, если фондообразователь передает в одном экземпляре и у него нет возможности сделать второй экземпляр, а также, если носители разнородные и есть сомнения в качестве носителя и записи, силами сотрудников архива создается необходимое количество экземпляров в подходящих для долговременного хранения носителей. Основной вид носителей, хранящихся в ГАРФ, это DVD.

При приеме электронных документов проводится проверка носителей на читаемость и проверка файлов на соответствие контрольной сумме, для этого файлы копируются с носителя на жесткий диск, после чего запускается программа сверки контрольных сумм. Проверке подлежат все носители и файлы, кроме документов всероссийских переписей – они проверяются выборочно, по крайней мере, до выявления проблем с читаемостью. Это связано с большим объемом носителей – от 670 в переписи 2006 г. до 1150 – в переписи 2010 г.. В настоящее время, в ГАРФ изучается вопрос о создании одновременно с проверкой носителей, включающей создание временной копии файлов, 3 экземпляра – фонда пользования. Случаев выявления проблемных носителей, специально подготовленных для передачи в ГАРФ, при приеме ещё не было, при хранении – да, такие носители появляются, но это уже тема для следующего выступления. В случае выявления повреждений, носители заменяются либо фондообразователем, либо перезаписываются со второго экземпляра.

Носители с графическими образами переписных листов хранятся в двух экземплярах раздельно – на двух территориях, при этом на Бережковской набережной документы ВПН-2002 и ВСХП-2006 загружены в роботизированные библиотеки, в архивном городке на Большой Пироговской улице они хранятся в индивидуальных чехлах в коробах на полках. Остальные носители по другим фондам передаются в отдел учета, организующий их дальнейшее хранение.

Как говорилось выше, от ликвидационных комиссий электронные документы, базы данных информационных систем поступают в исходном формате, поскольку финансирования и времени на их конвертирование не остается, могут быть приложены дистрибутивы программ и инструкции по их развертыванию и использованию. Вопрос о правомерности использования проприетарного программного обеспечения, лицензий, выданных ведомствам, ещё не решен. В случае, если организация готовит электронные документы, базы данных к передаче заблаговременно, – возможно их конвертирование в согласованный с ГАРФ формат. Так, в архив поступали базы данных, конвертированные в форматы: текст с разделителями (каждая таблица в отдельном файле) и MicrosoftAccessВ последнем случае на хранение вместе с конвертированной версией поступила и база данных в исходном формате. С учетом имеющегося опыта, сотрудники архива, кураторы организаций просят ведомства обращать внимание на необходимость заранее готовить электронные документы к передаче на постоянное хранение, разрабатывать необходимые процедуры, предусматривать возможность выгрузки сведений.

В ГАРФ имеется также некоторый опыт обращения кбазе данных хранящихся электронных документов при исполнении запросов.К самим аудиовизуальным электронным документам еще не обращались.

Во- первых, вышеупомянутая база данных поступила в виде отдельных таблиц (текст с разделителями). По этой базе данных Государственного реестра проводился поиск информации, но исполнитель не стал собирать таблицы в базу данных, поиск результатов не дал. К сожалению, не проводилась проверка, почему поиск был отрицательным: отсутствовала необходимая информация или нужно было предварительно собрать полноценную базу данных.

Во-вторых, от ликвидационной комиссии Минрегиона России поступил Единый реестр (база данных) лицензий на осуществление деятельности в области проектирования и строительства упраздненного ранее Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству. Реестр поступил на системном блоке в одном экземпляре, идет работа по созданию работающих копий. Вместе с тем, по реестру уже выполняются социально-правовые вопросы.

Самой нужной для архива оказалась третья база данных, поступившая в исходном формате и конвертированная в Access. Учетно-поисковая база данных претендентов и их наследников, обращавшихся за получением компенсаций ФГУ «Фонд взаимопонимания и примирения» в исходном формате – для неё была создана виртуальная машина – используется для выполнения социально-правовых запросов. Конвертированная база данных в формате Access, содержащая меньший объем сведений, нашла своё применение после упразднения Фонда – на её основе были подготовлены проекты 55 описей, что позволило существенно сократить временные и трудовые затраты на описание почти полмиллиона дел.

К сожалению, про опыт использования аудиовизуальных электронных документов, и даже графических образов переписных листов, пока рассказать нечего, поскольку к ним еще не было обращений.

С выходом последних правил работы архивов организаций был завершен этап, на котором ГАРФ обращал внимание Росархива, ВНИИДАДна необходимость передачи ведомствами в государственные архивы электронных версий контрольных экземпляров описей. Сейчас усилия сосредотачиваются на совершенствовании научно-справочного аппарата архивов и создании электронных фондов пользования за счет передачи в архив вместе с документами постоянного хранения их электронных образов и метаданных из информационных систем организаций (систем электронного документооборота, электронных архивов).

В настоящее время продолжается работа по изучению электронных документов в организациях – источниках комплектования ГАРФ. В ходе последней паспортизации источников комплектования архива в 2015 г. ГАРФ попросил ведомства ответить на вопросы о наличии электронных документов и информационных систем постоянного хранения и по личному составу, использовании систем электронного документооборота. Сведения собирались по разработанной архивом форме, 99 организаций подтвердили наличие систем электронного документооборота и/или электронных документов, информационных систем. Анализ ответов будет представлен на дирекции ГАРФ в декабре текущего 2016 г. Ожидается дальнейшее поступление электронных документов и в составе личных фондов.

В целом, ГАРФ готов к комплектованию электронными документами: есть определенный опыт по их описанию и приему, тем более, что количество таких документов в организациях – источниках комплектования ГАРФ будет только увеличиваться. Более сложной задачей является обеспечение сохранности и использования.К сожалению, современные технологии требуют адекватного финансирования и специалистов со знаниями в двух областях – архивного дела и информационных технологий. Вместе с тем, ГАРФ надеется, что вместе– архивы и Росархив – смогут решить эти проблемы и сохранить современную историю страны.

Сведения об авторах

Олейников Олег Валентинович, главный специалист Государственного архива Российской Федерации, Российская Федерация, г. Москва, 8-499-240-30-41, 8-499-240-33-72