.|
ВНИИДАД и ИнтерТраст объединяют усилия
| 11 Ноября 2008
21-22 октября 2008 года в Москве прошла научно-практическая конференция "Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот". Устроителями этой пятнадцатой профессиональной встречи выступили, с одной стороны, известный разработчик корпоративных информационных систем компания «ИнтерТраст», с другой,- Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Конференция прошла при поддержке Федерального архивного агентства, участии Российского государственного гуманитарного университета, Государственного университета управления, Российской академии государственной службы при Президенте РФ.
Объединить усилия ВНИИДАД и ИнтерТраст подтолкнуло массовое распространение систем автоматизации ведения делопроизводства и документооборота. Все большее количество компаний как государственного, так и частного сектора приходят к пониманию необходимости автоматизации ДОУ за счет внедрения систем электронного документооборота (СЭД), что позволяет ускорить информационные потоки, оптимизировать каналы, пути и способы передачи информации, наладить контроль исполнения документов, обеспечить безопасность корпоративных данных. На пути установки СЭД возникает много вопросов, помочь решить которые и призвана была прошедшая конференция.
Андрей Линев, генеральный директор компании «ИнтерТраст», комментируя необходимость взаимодействия разработчиков ПО с теоретиками ДОУ, отметил: «ВНИИДАД и Росархив сегодня - ключевые институты для нашей отрасли в условиях отсутствия (впервые за 300 лет!) государственного органа управления, занимающегося нормативно-правовым регулированием делопроизводственной сферы. Важно иметь возможность «сверять часы» между людьми, определяющими тенденции развития ДОУ, и компаниями, реализующими теоретические положения и практические рекомендации в информационные системы в интересах заказчиков».
Чтобы раскрыть теоретические и практические аспекты автоматизации, конференция была разделена на два дня.
Организатором мероприятий, прошедших 21 октября, стала российская компания «ИнтерТраст». Программа первого дня включала секции «Проблемы корпоративного документооборота», «Эффективный документооборот. Рецепты построения», «Автоматизация документооборота органов государственной власти РФ», «WorkFlow – панацея от всех бед?».
На торжественном открытии конференции, занявшем без малого полтора часа, выступили руководитель Федерального архивного агентства Владимир Козлов, начальник департамента Управления делами Президента РФ по кадровым вопросам Николай Куняев, руководитель подразделения решений ПО IBM Lotus корпорации IBM EE/A Галина Данилина и генеральный директор компании «ИнтерТраст» Андрей Линев.
Участниками конференции были озвучены основные тенденции развития рынка систем электронного документооборота в России, еще далекого от насыщения. По словам Андрея Линева, органы государственной власти являются сегодня самыми крупными на рынке потребителями СЭД, за которыми следует финансовый и топливно-энергетический комплекс, перекрывающий совместно более 73 процентов рынка. Объем рынка систем электронного документооборота в денежном выражении в России в 2007 году превысил 140 млн. долларов США. В 2008 году эта цифра составит около 170 млн. долларов США.
Даже в условиях финансового кризиса можно говорить о стабильном развитии рынка СЭД. «В условиях кризиса предприятия будут в первую очередь сокращать расходы, не связанные с основной деятельностью, коснется это и расходов на ИТ-проекты. Но так как СЭД сегодня реально участвуют в поддержке основных процессов на предприятии, влияние кризиса на поставщиков СЭД будет меньше. Крупные потребители СЭД вряд ли серьезно уменьшат свои бюджеты на эту статью, а появление новых заказчиков будет обусловлено потребностями улучшения их основных бизнес-процессов. В условиях кризиса возрастет значение служб документационного обеспечения управления, поскольку выживут наиболее управляемые и эффективные предприятия и организации», - сказал Андрей Линев.
В дальнейшем мероприятие прошло в рамках четырех вышеупомянутых секций.
На первой секции ведущие ученые, эксперты и аналитики в сфере ДОУ обсудили правила ведения делопроизводства и документооборота в федеральных органах исполнительной власти; проанализировали использование возможностей корпоративной системы документооборота для решения задач управления компанией; рассмотрели теоретические аспекты понятия «электронный документ».
Важной особенностью прозвучавших в первой секции докладов стала их общая методологическая направленность. Административные регламенты, делопроизводство, стандартизация и общая проблематика – вот немногие из тем докладов, затронутых на ней.
О своих продуктах и услугах в области автоматизации ДОУ рассказали представители компаний-разработчиков СЭД посетителям второй секции (так, слушатели смогли познакомиться с СЭД CompanyMedia компании «ИнтерТраст», которой в этом году исполнилось 10 лет). Здесь также прозвучали практические доклады, касающиеся прикладных проблем электронного документооборота, возникающих при внедрении СЭД в организациях различного профиля: органов власти, коммерческих банков, организациях другого профиля.
Особое внимание было уделено автоматизации документооборота органов государственной власти, остро нуждающихся в едином механизме электронного обмена документами. Опытом создания СЭД в органах власти Новосибирской области, городов Нижневартовск и Екатеринбург в рамках круглого стола «Автоматизация документооборота органов государственной власти РФ» поделились непосредственные исполнители проектов со стороны госзаказчиков.
На отдельное обсуждение была вынесена тема необходимости использования workflow-механизма (секция «WorkFlow – панацея от всех бед?»), автоматизирующего различные бизнес-процессы, продемонстрированы примеры практической работы механизма в CompanyMedia.
Отметим также некоторые доклады, вызвавшие большой интерес слушателей.
Вадимом Ипатовым, заместителем генерального директора компании «ИнтерТраст» по работе с корпоративными заказчиками, был прочитан тематический доклад «Место CompanyMedia на рынке систем электронного документооборота». Основной его тематикой стало позиционирование СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст». Особенностью позиционирования системы, по словам докладчика, являются ее широкие функциональные возможности и характеристики, позволяющие максимально эффективно использовать данную СЭД в территориально-распределенных структурах. Банки и организации финансового сектора, топливно-энергетический комплекс и органы управления федерального, областного и муниципального уровня – вот те организации, где использование решений на базе СЭД CompanyMedia является максимально эффективным.
Бизнес-аналитиком ИнтерТраст Ольгой Скиба были рассмотрены основные аспекты подготовки требований к системам электронного документооборота, построенные на основе спецификации MoReq первой редакции. Докладчик очень детально проанализировал как вопросы обеспечения безопасности, так и вопросы эффективности и удобства эксплуатации, возникающие при разработке требований к системам электронного документооборота. Учитывая, что спецификация MoReq является основополагающей при разработке СЭД за рубежом, а в нашей стране она была полностью поддержана Гильдией управляющих документацией, членом которой является компания «ИнтерТраст» уже много лет, то особенности проектирования, затронутые выступающим, привлекли внимание не только технических специалистов, присутствующих на конференции, но и работников служб документационного обеспечения управления организаций, рассматривающих вариант создания эффективной и безопасной корпоративной информационной системы.
В рамках выступления ведущего консультанта компании «ИнтерТраст» Алексея Назаренко (доклад «Разработка электронных архивов») были затронуты вопросы автоматизации создания и поддержки архивов. Рассмотрев историческую подоплеку вопроса, докладчик кратко описал аспекты формирования электронных архивов: требования к интерфейсной части, платформе, форматам представления данных и механизму поиску. Услышанное помогло участникам конференции сформировать единый набор требований, возникающих при проектировании электронного архива - максимально удобного и эффективного для конечного пользователя инструмента. Особое внимание докладчик уделил анализу технических характеристик электронных архивов, уже имеющихся на рынке корпоративного документооборота, требованиям к ним, представил выходящий в начале 2009 года новый продукт компании «ИнтерТраст» «CompanyMedia-Электронный архив», который учтет особенности уже имеющихся на рынке продуктов, позволяя обеспечить в рамках СЭД CompanyMedia полный цикл управления документацией всех типов: от создания проекта документа до уничтожения документа из архива.
На отдельное обсуждение была вынесена тема необходимости использования workflow-механизма (секция «WorkFlow – панацея от всех бед?»), автоматизирующего различные бизнес-процессы. Был проанализирован эффект использования WorkFlow в составе СЭД, продемонстрированы примеры практической работы механизма в CompanyMedia.
Директор центра маркетинга и продаж Ольга Таранченко в докладе «Зачем в составе системы электронного документооборота нужен WorkFlow и какие задачи он должен решать» дала слушателям тщательно проработанную бизнес-концепцию, описывающую причины, которые могли бы позволить организации склониться к выбору WorkFlow системы, провела сравнительный анализ самостоятельной WorkFlow системы и системы электронного документооборота с WF-функционалом. Введя необходимую терминологию и детально дав сравнительные характеристики обеим моделям корпоративной информационной среды, докладчик обосновала синергетический эффект, проявляющийся в значительном скачкообразном повышении эффективности при внедрении такой системы управления контентом организации, которая бы содержала в своем составе как модули электронного документооборота, так и поддержку бизнес-процессов в виде WF-подсистемы.
Директор центра консалтинговых услуг и внедрений Денис Вдов в носящем прикладной характер докладе «Как консультанты используют WorkFlow при решении бизнес-задач заказчика: описание и формализация бизнес-процесса, проектирование этого процесса с использованием конструктора WorkFlow» максимально детально описал структуру внедрения и конфигурирования системы поддержки документоориентированных бизнес-процессов ActiveFrame–WorkFlow. Детально рассмотрев модель взаимодействия с заказчиком на этапе получения разрозненной информации от экспертов о мельчайших подробностях автоматизируемого процесса, докладчик разъяснил, как именно происходил получение информации о бизнес-процессе и каким образом на следующем этапе разработки происходит формализация и моделирование автоматизируемого процесса. Не будучи голословным, докладчик приводил множество примеров, касающихся системы согласования и утверждения заявок в финансовой организации.
22 октября конференция проходила под эгидой ВНИИДАД. В качестве докладчиков выступили ведущие эксперты-теоретики ДОУ. Ими были рассмотрены вопросы международной стандартизации ДОУ и ее влияния на корпоративный документооборот; особенности корпоративного делопроизводства; создания единого документационного пространства; управления информационной безопасностью в системах электронного документооборота; установления сроков хранения документов; подготовки специалистов по документационному обеспечению управления; актуальности изучения законодательной регламентации электронных документов и электронной подписи.
Мероприятие помогло его слушателям получить ответы на наиболее актуальные вопросы в области организации электронного ДОУ. Конференцию посетило около 600 человек.
__________________________________________________________________
Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области документационного обеспечения управления, разработку, внедрение и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как по категории решений для организаций крупного и среднего бизнеса, так и для предприятий малого бизнеса. Более подробную информацию Вы можете получить, посетив сайт компании «ИнтерТраст» www.intertrust.ru.