АДАПТАЦИЯ ВЫПУСКНИКОВ ВУЗОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ. ДОКЛАД В.Ю. АФИАНИ

Проблема кадрового обеспечения архивных учреждений приобрела особую остроту в последние десятилетия. Ушло в прошлое время, когда около 150 выпускников Историко-архивного института по территориальному распределению ежегодно пополняли кадровый состав специалистов архивных учреждений страны, были включены в сеть научно-исследовательских учреждений . Современные выпускники Историко-архивного института РГГУ – редко превращаются в профессиональных специалистов архивного дела. Они находят иные, более высокооплачиваемые сферы деятельности. Современная ситуация сложна и многоаспектна. Она неоднозначна в различных регионах России, которые нередко вполне рационально и успешно разрешают ее в рамках регионального регулирования.

Правление Российского общества историков-архивистов, учитывая предложения своих региональных отделений, обобщило опыт и выносит на рассмотрение Пленума доклад, посвященный этим проблемам. Материалы доклада основаны на данных архивных учреждений, ответивших на вопросы нашей анкеты по теме: «Адаптация выпускников вузов в государственных архивах». Эти материалы всесторонне характеризуют проблему, позволяют увидеть тенденции, а также вынести некоторые суждения о тех или иных механизмах разрешения кадровой ситуации в отдельных регионах, которые дают положительный итог и могут быть включены в «копилку опыта» для применения в практике работы других архивных учреждений. Полученные материалы содержат ценные предложения и рекомендации, которые также представляют интерес для руководителей архивных учреждений всех уровней, РГГУ, ВНИИДАД, Росархива. Наш анализ опирается в основном на данные регионов, поскольку положение дел в региональных архивных учреждениях весьма отличается от федеральных не в пользу последних. Вопрос кадрового обеспечения федеральных архивов требует особого обсуждения.

Адаптация выпускников вузов является не только проблемой архивных учреждений. Это проблема всей современной российской практики. Ею занимаются научно-исследовательские центры, целые школы исследуют вопросы эффективного управления персоналом. Адаптацию персонала рассматривают в двух аспектах: а) как процесс, когда система имеет инструменты влияния, предпринимает действия для создания оптимальных условий вхождения человека в должность, в социальный климат, организационную культуру; б) как результат осуществления некоторой разработанной модели управления. Результаты оцениваются по показателям снижения: издержек по поиску нового персонала; числа увольнений; времени вхождения в профессию; времени других сотрудников на адаптацию новичка.

Наряду с объективными, учитываются субъективные факторы: организационно-психологический климат в организации; формирование лояльности у сотрудника с первых дней его работы; формирование стимулов и желания работать длительное время; удовлетворенность работой.

Для общей оценки процесса адаптации используют два критерия: удовлетворенность работой и удовлетворенность организации данным работником.

Над этими вопросами, как показывает присланный материал, руководители архивных учреждений работают, отчетливо понимая особую значимость профессионального компонента в кадровой проблеме для архивов, сложность ее разрешения в силу несоответствия финансового обеспечения и уникальности самой профессии историка-архивиста, формирование которого требует не только теоретической подготовки, но серьезного, достаточно длительного, практического опыта.

Каково же положение дел в этой области в наших региональных архивах?

Динамика движения специалистов в период 2000-2008 гг. характеризуется в большинстве регионов положительным результатом. Массового оттока кадров не наблюдалось. Прием на работу специалистов с высшим образованием обеспечивал потребности. Однако историков-архивистов, выпускников РГГУ, среди вновь поступающих новичков в абсолютном большинстве регионов не оказалось.

Кадровая проблема решается за счет специалистов психолого-педагогического, юридического, экономического, политологического, инженерно-технического и иных профилей. В то же время на базе уже многих региональных вузов и средне-технических учебных заведений готовятся кадры по специальностям архивоведение и документоведение, которые, как правило, пополняют штаты архивов в близлежащих субъектах РФ.

Мотивация прихода на работу в архив специалистов непрофильной подготовки такова: интерес к истории, к работе с архивными документами, появившийся во время прохождения студенческой практики, проблема трудоустройства, стабильность профессии, иногда более высоко понимаемый социальный статус работника архива по сравнению с учителем школы.

Специалистам какого профиля отдают предпочтение наши руководители? Выводы интересны и во многом однозначны. Надежда Константиновна Шестакова (Иркутск) подметила некую закономерность адаптации специалистов разного профиля на тех или иных участках архивной работы. На исполнении социально-правовых запросов предпочтительнее выпускники экономических вузов, на работах, связанных с комплектованием, обеспечением сохранности документов, – историки, историки-архивисты, документоведы, а НТД, КФФД, лаборатории лучше осваивают инженеры. Подобные суждения высказали и многие другие руководители.

Большинство специалистов разного профиля, поступившие на работу в архивные учреждения, достаточно быстро продвигаются по служебной лестнице и занимают руководящие и должности ведущих специалистов. В современных условиях это не совсем рядовое явление, поскольку работник, не имеющий специального образования и опыта работы, нередко оказывается предоставленным самому себе в новых для него производственных условиях. В архивных учреждениях практически повсеместно сохраняются лучшие традиции: наставничества; обучения молодых специалистов посредством проведения семинаров, занятий по обмену опытом, обсуждения ведомственной периодики др.; привлечение молодых специалистов к выполнению НИР, важных договорных проектов по подготовке сборников документов, докладов, международных и национальных выставок, проведение экскурсий по архиву и др.; встречи с ветеранами.

Так, наши хозяева - новосибирские архивисты в целях освоения богатого опыта работы предыдущих поколений, более глубокой профессиональной и эмоциональной адаптации в коллективе молодых специалистов начали в 2009 г. сбор материалов для подготовки сборника воспоминаний архивистов-ветеранов. Такую работу проводят и в других регионах.

Опыт целенаправленной, продуманной работы по вхождению вновь пришедшего работника в профессию исключительно важен, поскольку по всеобщему суждению современный выпускник, даже историк-архивист, не имеет практических навыков работы в архиве (вопросы учебной архивной практики будущего специалиста вырастают в серьезную проблему).

Решая вопросы профессиональной адаптации специалиста, в архивах Воронежской и в ряде других регионов в плановом порядке проводится «последовательное краткосрочное использование будущего специалиста на основных участках работы (комплектование, учет, НСА, использование, лаборатория и др.). Это позволяет, по мнению руководителей, устранить ограниченный профессионализм на узком участке работы, повышает возможность оперативной взаимозаменяемости работников.

Отмечая положительные качества молодых специалистов новой общественной формации, в числе которых главные: умение работать с компьютером, предлагать и принимать нестандартные решения, оперативность, большинство руководителей вынуждено констатировать, что в последние годы все острее встает вопрос психологической адаптации молодых специалистов (разного профиля) в коллективе. Все чаще возникают ситуации непонимания дисциплинарных требований, нормирования труда, контроля за выполнением норм выработки, срочных заданий и пр. Достаточно объективно эту ситуацию обозначил председатель Комитета по делам архивов Ставропольского края В.Н. Васильев, отметив, что, как правило, негативно влияют на процессы адаптации такие личностные качества молодых людей как: инфантильность, неумение налаживать контакт с коллегами, безынициативность, замкнутость и др. В разновозрастных коллективах, которые являются отрицательным фактором настоящего времени (утрата преемственности поколений), эти качества особенно проявляются.

Проблема личности выпускника вуза выросла в последнее десятилетие в проблему государственную. Конечно, мы пожинаем плоды взятого в системе образования и воспитания подрастающего поколения курса на «самодостаточность» и свободу личности от любых внешних ограничений. Индивидуализм вытесняет в сознании молодых людей те качества человека, которые подавляющее большинство руководителей архивных учреждений выделяют как предпочтительные в будущем работнике: целеустремленность; исполнительность; ответственность за порученное дело; работоспособность; высокая обучаемость и самообучаемость; умение работать в коллективе, коммуникабельность; умение подчиняться и выполнять поручения старшего по должности; благожелательность.

Особую заботу руководителей архивных учреждений вызывают вопросы передачи профессионального опыта и повышения квалификации кадров. Эти вопросы во многих регионах вполне решаются в системе заочного и очного обучения на краткосрочных курсах повышения квалификации в ОЦНТИ ВНИИДАД. Эти курсы являются, по общему суждению, наиболее эффективной формой формирования профессиональных кадров, обладающих современными знаниями и технологиями в области архивоведения и документоведения.

Однако использование этой возможности нередко ограничено отсутствием необходимых финансовых средств. В связи с этим все больше практикуется обучение сотрудников на заочных годичных курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке, организуемых ОЦНТИ ВНИИДАД. Обучение специалиста через систему ОЦНТИ ВНИИДАД позволяет не только получить необходимые знания, но соотнести их с нормами федерального и регионального законодательства, осмыслить методические основы развития архивного дела в регионе в масштабах Архивного фонда РФ.

Во многих регионах поощряются формы заочного образования и обучение молодых специалистов в аспирантуре. При этом с вузами отношения строятся на взаимовыгодной договорной основе. Архивы предоставляют возможность организации высокопрофессионального руководства практикой студентов, а вузы предоставляют некоторые льготы для архивных работников.
При изучении присланных материалов из разных регионов России наглядно видно, что там, где архивные учреждения ощущают себя полноправными членами гражданского общества и организуют свою деятельность в тесном контакте с департаментами образования, историко-краеведческими, туристическими организациями, епархиями Русской православной церкви, другими общественными и государственными структурами, там вопросы адаптации молодых кадров решаются успешно.

Именно в этих регионах молодые специалисты в основном являются членами и активно участвуют в деятельности региональных отделений Российского общества историков-архивистов. К сожалению, в отдельных регионах эти возможности повышения профессионального уровня кадров недоучитываются.

В настоящее время кадровая проблема архивных учреждений в субъектах Российской Федерации решается в нормативно-правовом поле на местном уровне. Тем не менее нормативно-методическая база, опыт Росархива и федеральных архивов представляют интерес и для регионов.

На официальном сайте Росархива, на информационных стендах приемных федеральных архивов, в публикациях ИССАО и журнала «Вестник архивиста» регулярно размещается информация о действующих административных регламентах, другие материалы, в том числе касающиеся кадровой проблемы. Так, во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 19.05.2008 № 815 «О мерах по противодействию коррупции» приказом Росархива от 30.09.2008 № 47 утверждена Программа противодействия коррупции в Федеральном архивном агентстве на 2008-2009 гг. Создана и начала работать комиссия по соблюдению требований к служебному поведению государственных служащих Росархива и урегулированию конфликта интересов.

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 05.08.2008 № 583 «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений проведена работа по переводу на новые условия труда работников в подведомственных Росархиву ОЭТО, ВНИИДАД, а так работников, занимающих общеотраслевые профессии рабочих в федеральных архивах.

Приказом Росархива от 22.10.2008 № 55 утверждены «Методические рекомендации по разработке положений об оплате труда по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов и служащих и общеотраслевым профессиям рабочих в подведомственных Росархиву федеральных архивных учреждениях», согласованные с ЦК профсоюза работников государственных учреждений и общественного обслуживания, в соответствии с которыми во всех федеральных архивных учреждениях разработаны, утверждены согласованые с Росархивом конкретные положения об оплате труда по общеотраслевым должностям и профессиям.

Работа по обеспечению стабильности кадрового состава федеральных архивных учреждений, привлечению и сохранению квалифицированных кадров, повышению профессионализма трудовых коллективов постоянно находится в центре внимания руководства Росархива и руководителей федеральных архивов.

Положительный опыт в решении этого вопроса накоплен в Российском государственном архиве социально-политической истории. За последние годы в коллектив архива принято более 20 выпускников российских вузов (МГУ им. М.В. Ломоносова, РГГУ, РУДН, МПГУ и др.). По предложению молодых специалистов в архиве создан Совет молодых ученых и специалистов (историков-архивистов), который ставит главной задачей своей работы содействие профессиональному росту молодых историков-архивистов и закреплению их в отделах, центрах и группах архива.

С учетом того, что многие фонды РГАСПИ содержат документы на иностранных языках, для группы молодых специалистов-выпускников вузов дирекцией архива организованы курсы иностранного языка. Для обучающихся языком обучение бесплатное, расходы взял на себя архив.

В РГАСПИ работает научно-практический семинар для молодых специалистов, целью которого является глубокое ознакомление недавних выпускников вузов с теми темами отечественной и всеобщей истории, которые охватывают зоны профессиональной деятельности архивной молодежи – история социалистического и международного рабочего движения, история Коминтерна, история марксизма и т.д. Занятия семинара проводят сотрудники архива доктора исторических наук, профессора, лауреаты Государственной премии РФ В.В. Шелохаев и В.В. Журавлев, доктора исторических наук А.В. Репников, Л.А. Лыкова и др.

Дирекция РГАСПИ обращает большое внимание на оказание социальной поддержки молодых специалистов. Регулярно изыскиваются возможности их материального стимулирования. Для них, как и для всех сотрудников архива, обеспечено льготное (50 %- скидка) питание в кафе при архиве.

В значительной мере благодаря проведенной работе в последние полтора года в РГАСПИ полностью отсутствует текучесть молодых специалистов. В итоге недавними выпускниками вузов сегодня укомплектовано около 15 % штатных должностей основных отделов.

Однако еще не все участки архива полностью укомплектованы кадрами. Прежде всего, остро стоит вопрос о приеме на работу молодежи на должности хранителей в отдел хранения документов. Для решения этого вопроса планируется совместно с РГГУ организовать целевую подготовку кадров. Оплату за обучение на платных отделениях архив частично возьмет на себя.

Вопросам профессиональной и социальной адаптации выпускников вузов в РГАСПИ планируется посвятить и специальный раздел разрабатываемой ныне Перспективной программы развития РГАСПИ на 2009-2011 гг.

Хочется отметить положительные результаты работы по приему и воспитанию молодых специалистов в Главном архивном управлении города Москвы. В 2007 г. принято 107 специалистов с высшим образованием, из них 29 историков-архивистов, в 2008 г. – 109 и 23, соответственно. Текучесть кадров с высшим образованием в среднем составила - 7,2 %, в 2008 г. – 5,9 %.

Вместе с тем произведенные в 2008 г. повышения заработной платы до конца не сняли проблему социальной защищенности архивистов федерального уровня, поскольку большинство федеральных архивов расположены в Москве и Санкт-Петербурге, где высокие стандарты жизни. Сохраняется тенденция к ухудшению кадрового состава федеральных архивов. Укомплектованность кадрами составляет 67 %. Продолжается старение трудовых коллективов. Доля руководителей и специалистов-архивистов пенсионного возраста достигает 36 %. Текучесть кадров составляет 10-13 %. По-прежнему невелико число работников, имеющих базовое высшее образование по историко-архивоведению и документоведению - 26 % от числа руководителей и специалистов.

С горечью отмечает директор Российского государственного архива экономики Е.А. Тюрина, что профессия архивиста в федеральном государственном архиве настолько низкооплачиваема, что невозможно на одну зарплату молодого специалиста не только содержать семью, прилично одеваться, достойно питаться, но, иной раз, и просто добраться до места работы, т.к. услуги, транспорт и питание дорожают гораздо более стремительно, чем возрастает зарплата архивного работника. Передавать специальность некому. После ознакомления с содержанием работы некоторые сотрудники увольняются в течение первого года работы, другие стараются расширить свои практические навыки и активно используют возможности архива в постижении профессии архивиста Период работы таких сотрудников 2-3 года. Почувствовав себя достаточно подготовленными, они начинают поиск достойной и высокооплачиваемой работы в других организациях и, как правил, быстро ее находят.

Как правило, молодые сотрудники положительно оценивают обстановку и условия труда в коллективе архива и выражают искреннее сожаление при увольнении из-за низких размеров заработной платы.

Государственными, ведомственными наградами Росархива и Минкультуры России награждено более 1 200 архивистов России. К государственным наградам Российской Федерации представлено 23 человека, ведомственными наградами Минкультуры России награждено 57 чел., Почетной грамотой Федерального архивного агентства награждено 710 чел., 536 архивистам объявлена благодарность руководителя Росархива.

Как уже отмечалось, ряд руководителей архивных учреждений внесли предложения, направленные на улучшение кадровой проблемы молодых специалистов. Среди них предложения и рекомендации:

о необходимости разработки методических рекомендаций по обсуждаемой проблеме «Адаптация выпускников вузов России в архивных учреждениях», в том числе пособия по организации студенческой практики в архивах, акцентируя в них внимание на овладение конкретными умениями и навыками в области комплектования. НСА, других видов, в том числе архивно-технических работ;

об активизации роли Историко-архивного института РГГУ в организации контактной связи, дистанционного обучения и профессиональной переподготовки специалистов непрофильного образования; организации выездных лекций преподавателей института и ВНИИДАД в учебные заведения, осуществляющие подготовку по специальностям архивоведение и документоведение.

Эти и другие предложения мы предполагаем поставить на осуждение Правления РОИА и с участием наших коллег из РГГУ, ВНИИДАД, Росархива дополнительно обсудить эти вопросы и в рамках возможного реализовать многие обоснованные предложения и рекомендации.