.|
«ПРОБЛЕМЫ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ». КРУГЛЫЙ СТОЛ ВНИИДАД 25 мая 2022 г.
| 31 Мая 2022
25 мая 2022 г. во ВНИИДАД состоялся круглый стол на тему «Проблемы комплектования электронными архивными документами государственных и муниципальных архивов», организованный в рамках работы ВНИИДАД по теме 1.2 плана НИОКР по подготовке проекта «Порядка приема электронных архивных документов в государственные и муниципальные архивы».
Модераторами выступили заместитель директора ВНИИДАД Е.А. Романова, зав. отделом архивоведения ВНИИДАД Л.П. Афанасьева.
В мероприятии приняли участие более 90 представителей архивной отрасли, IT сообщества, организаций и предприятий (78 из них дистанционно с использованием средств видеоконференцсвязи). Среди участников – заместитель начальника управления – начальник отдела Росархива С.В. Тиханович, заместитель председателя Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Г.Ф. Минзянова, заместитель директора Государственного архива Республики Татарстан С.Н. Горохов, специалисты ГА РФ, РГАНТД, РГАЭ, РГАФД, Удмуртской республики, Пермского края, Вологодской, Ленинградской, Московской, Нижегородской, Челябинской областей, представители сферы информационных технологий – НИИ «Восход», компаний «Электронные офисные системы», «Альтсофт», ФКУ «Государственные технологии», а также госкорпорации «Роскосмос».
На круглом столе обсуждались вопросы:
• терминология, в частности понятий «электронный архивный документ» (ЭАД), «подлинник электронного архивного документа», «архивный контейнер», «транспортный контейнер»;
• нормативно-правовое регулирование организации хранения электронных документов, в частности положения проекта Федерального закона № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты» о дубликате электронного документа, порядке конвертации и хранения электронных архивных документов; положения постановления Правительства Российской Федерации от 02.03.2022 № 279 «О государственной информационной системе "Платформа "Центр хранения электронных документов"»;
• состояние хранения электронных документов и баз данных информационных систем (ИС) в организациях – источниках комплектования государственных архивов;
• анализ моделей взаимодействия ИС организаций – источников комплектования и государственных архивов, лежащие в основе ИС, внедряемых в эксплуатацию в филиале ГА РФ в г. Обнинске, а также в Ленинградской, Московской, Ростовской, Свердловской областях, Республике Татарстан;
• преемственность метаданных, информационного и лингвистического обеспечения при включении ЭАД в информационные системы государственных и муниципальных архивов;
• учет ЭАД, понятия «учетная единица», «единица хранения» применительно к ЭАД, необходимость разработки специальных учетных форм, в том числе электронных;
• обобщение зарубежного опыта организации передачи электронных документов на постоянное хранение;
• изучение опыта ГА РФ, архивов Республики Татарстан, Московской, Свердловской, Нижегородской областей по приему баз данных, электронных аудиовизуальных документов и научно-технической документации на хранение в государственные и муниципальные архивы.
Особый интерес участников вызвал доклад Ю.М. Кучумовой, руководителя проектов НИИ «Восход», о модели взаимодействия ИС источников комплектования и ИС «Платформа ЦХЭД», предполагаемой к использованию при комплектовании филиала ГА РФ в г. Обнинске электронными архивными документами. Отмечалась значимость создания данной платформы для реализации целей проекта «Цифровое государственное управление» Национальной программы «Цифровая экономика». Обсуждались также реализация проектов «Электронный архив Ростовской области», информационной системы «Архивы Ленинградской области», Государственной информационной системы «Архив электронных документов Свердловской области», Единой архивной информационной системы (ЕАИС) Республики Татарстан и других.
Поднимались вопросы о необходимости совершенствования нормативной базы, в частности, регламентации требований к ИС государственных и муниципальных архивов, их организационно-техническому взаимодействию; форматам архивного хранения, процедурам поддержания аутентичности и целостности электронных документов в процессе архивного хранения – применения усиленной квалифицированной подписи, «технической подписи», создаваемой средствами ИС, использования удостоверяющих листов и других средств. Важной темой обсуждения стал вопрос о формировании электронного дела в ИС и необходимости сохранения дела как классификационной и описательной единицы. Отмечалось, что основными объектами учета становятся контейнеры электронных документов, включенные в них файлы и носители информации. Значительное внимание было уделено преемственности и унификации метаданных ЭД в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве.
Высказанные участниками замечания и предложения будут использованы при разработке проекта «Порядка приема электронных архивных документов в государственные и муниципальные архивы».