ОТЧЕТНЫЙ ДОКЛАД КОНТРОЛЬНО-РЕВИЗИОННОЙ КОМИССИИ (ТРЕТЬЕГО СОЗЫВА) РОССИЙСКОГО ОБЩЕСТВА ИСТОРИКОВ-АРХИВИСТОВ

| 07 Сентября 2009

В соответствии с Уставом Общества Контрольно-ревизи¬онная комиссия, избранная III съездом РОИА в феврале 2001 г., осуществляла контроль деятельности Центрального Совета и Правления Общества.

Общероссийская общественная организация «Российское общество историков-архивистов», созданная Учредительным съездом 13 ноября 1990 года, является некоммерческой организацией, действующей на основании Устава, перерегистрированного Министерством юстиции Российской Федерации 16 апреля 1999 года, свидетельство о регистрации № 656.

Комиссия отмечает, что Пленумы Центрального Совета РОИА проводились ежегодно, как того требует Устав. За отчетный период было проведено пять Пленумов. Вопросы, обсуждавшиеся на Пленумах, отвечали потребностям Общества и были актуальными. Решения Пленумов доводились до всех организаций РОИА и широкого актива оперативно, путем публикации в информационном бюллетене «Вестник архивиста».

Заседания Правления проводились регулярно, один раз в два месяца. На них рассматривался широкий круг вопросов, охватывающий все основные направления уставной деятельности РОИА.
 
Документирование работы Центрального Совета и Правления Общества ведется в соответствии с установленными нормативами. Материалы, необходимые для проведения заседаний Пленумов и Правления, готовились аппаратом Правления своевременно. Протоколы Пленумов и заседаний Правления оформлены. Поступающая и исходящая корреспонденция регистрируется в соответствующих журналах.

Сохранность всех документов РОИА - управленческих, финансово-хозяйственных, по кадровому и внештатному составу и других - обеспечена.

Распорядителями кредитов за отчетный период являлись: с правом первой подписи - председатель Правления Чубарьян Александр Оганович, Первый заместитель председателя Стеганцев Михаил Васильевич, заместитель председателя Тюнеев Владимир Алексеевич, с правом второй подписи - главный бухгалтер Филиппова Валентина Егоровна.

В отчетном периоде РОИА инвестиционную и предпринимательскую деятельность не осуществляло, коммерческие структуры не учреждало.

Штатное расписание сотрудников утверждено председателем Правления РОИА Чубарьяном А.О. в количестве 16 единиц, (в том числе: руководство Правления - 5 единиц, редакция «Вестника архивиста» - 9 единиц, отдел исполнения генеалогических запросов - 2 единицы) с месячным фондом оплаты труда 93 тыс. 250 рублей (из них надбавки и доплаты 45 тыс. 750 руб.).

Для выполнения отдельных видов работ, в том числе по исполнению генеалогических запросов, привлекаются внештатные работники по договорам социально-правового характера.

За отчетный период согласно отчету о численности и заработной плате (форма № П-4) фактическая среднегодовая штатная численность составила 13 единиц, при этом согласно отчетам во внебюджетные фонды фактическая среднегодовая списочная численность составила 55 человек.

Структура Правления кроме руководства включает два подразделения: Редакция информационного бюллетеня «Вестник архивиста» и Отдел исполнения генеалогических запросов.
 
«Вестник архивиста» издается с 1990 г., рассылается во все федеральные архивы, архивные учреждения регионального уровня субъектов Российской Федерации, членам Центрального Совета, всем заинтересованным организациям и лицам. Он соответствует своему назначению, издается оперативно, в нем публикуются решения Пленумов ЦС РОИА, постановления Правления по наиболее актуальным вопросам, материалы конференций, совещаний, круглых столов.

Структурное подразделение - редакция «Вестника архивиста» создано в 1998 г. Однако ни положения о редакции, ни должностные инструкции работников редакции не разрабатывались и не утверждались.

Генеалогическая служба, организованная в 1998 г., фактически преобразована в Отдел исполнения генеалогических запросов. Разработанные и утвержденные в 1998 г. методические документы, регламентирующие работу по выполнению запросов, устарели, не отвечают современному положению дел и требованиям. Новые установочные документы - Положение об отделе и должностные инструкции работников отдела - не разрабатывались и не утверждались.

Бухгалтерский учет осуществляется в соответствии с учетной политикой РОИА, которая разрабатывается и утверждается приказом с учетом требований Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, закона «О бухгалтерском учете», а также других нормативных и законодательных актов.

Доходы, получаемые РОИА, направляются на финансирование уставной деятельности.

Доходная часть сметы РОИА состоит из целевых поступлений от юридических лиц на общероссийские и международ¬ные мероприятия, проводимые РОИА совместно с Росархивом и федеральными архивами. За период с 2001 по 2005 г. было получено:

• от Международного совета архивов - 277 тыс. рублей, на проведение международной научно-практической конференции по вопросам комплектования и обеспечения сохранности аудиовизуальных документов; на проведение международного совещания стран членов «Евразики»;
 
•    от Российского гуманитарного научного фонда - 540 тыс. рублей, на проведение общероссийской научно-практической конференции «Изменяющаяся Россия и российские архивы на рубеже веков»; международной научной конференции «Россия, мир накануне, в ходе и после Первой мировой войны по документам российских и зарубежных архивов», посвященной 90-летию начала Первой мировой войны; всероссийской научно-практической конференции «Единство фронта и тыла в разгроме фашизма, в завоевании Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. (по документальным источникам)»;

•    от Министерства иностранных дел на проведение конференции, посвященной 90-летию начала Первой мировой войны, было получено - 30 тыс. рублей;

•    от Генеалогического общества штата Юта по соглашению от 1 апреля 1996 г. «О культурном сотрудничестве в выявлении и исследовании генеалогических документов» получено - 294 тыс. долларов США или 8 млн 774 тыс. рублей.

За отчетный период в реализации этого проекта участвовали госархивы Республик Татарстана, Удмуртии, Карелии, а также госархивы Астраханской, Тульской, Тверской, Самарской, Тюменской, Нижегородской областей.

За отчетный период от реализации информационного бюллетеня «Вестник архивиста» по подписке получено - 747 тыс. рублей, доходы отдела по исполнению генеалогических запросов составили - 1 млн 53 тыс. рублей.

По решению Правления Общества вступительные и членские взносы на расчетный счет Общества не поступали. Они остаются в распоряжении территориальных организаций РОИА.
Расходование средств осуществлялось в соответствии с утвержденными сметами на следующие цели и мероприятия:

проведение конференций, семинаров, Пленумов по специальным сметам - 2 млн 53 тыс. рублей;

расходы на содержание аппарата Правления, включая расходы на оплату труда с начислениями, командировочные,

почтовые расходы, канцтовары и другие административные расходы, - 3 млн 216 тыс. рублей;

приобретение основных средств: оргтехники и мебели — 834 тыс. рублей;

перечисление налогов и взносов во внебюджетные фонды - 600 тыс. рублей;

издание информационного бюллетеня «Вестник архивиста» - 4 млн 266 тыс. рублей;

расходы на выполнение генеалогических запросов - 1 млн 720 тыс. рублей.

Последствия банковского кризиса 1998 года отразились на финансовом состоянии РОИА. Налоговые органы выдвинули претензии на погашение имеющейся у РОИА задолженности перед бюджетом. Эти вопросы предстоит рассмотреть и урегулировать. Необходимо принятие мер по повышению рентабельности издания «Вестника архивиста», а также по улучшению органи¬зации исполнения генеалогических запросов. Издание информационного бюллетеня «Вестник архивиста» убыточно. Убыточна и деятельность отдела исполнения генеалогических запросов. Ежегодно за отчетный период с 2001 г. по 2005 г. расходы превышали доходы, убыток составил 667 тыс. рублей, поступления средств за исполнение генеалогических запросов покрыли расходы на их выполнение на 61%.

Совершенно неожиданно Инспекция Федеральной налоговой службы России № 10 по г. Москве в конце 2005 г. выдвинула требование, уточненное 6 февраля 2006 г., об уплате РОИА задолженности перед бюджетом за 1998 г. на сумму 1 124 585,99 руб. Правление ЦС РОИА принимает все меры по урегулированию данного вопроса с Инспекцией ФНС № 10.
Проверка показала, что расходование средств по указанным статьям осуществлено в пределах утвержденных смет. Соответствующие документы, подтверждающие расходы, имеются. При сличении отчетных показателей финансовой деятельности с данными аналитического и синтетического учета расхождений не выявлено.