.|
РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ СОВРЕМЕННЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В РОССИЙСКОМ ГОСУДАРСТВЕННОМ АРХИВЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. МЕТОДИКА И ПРАКТИКА ПОДГОТОВКИ АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ
| 10 Сентября 2009
Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД) в своей повседневной работе широко применяет автоматизированные технологии, системы и базы данных (БД) по основным направлениям деятельности. В данной статье рассматривается применение автоматизированных систем и технологий при подготовке научно-справочного аппарата (НСА) в частности основных типов архивных справочников - путеводителей, описей, указателей. Основные задачи, которые архив решает при внедрении автоматизации в этом направлении: унификация видов работ и методов описания, улучшение качества подготовки архивных справочников, минимизация рутинных операций в труде архивиста (часть этих операций передается компьютеру).
Путеводители. С помощью автоматизированной информационной системы (АИС) «Архивный фонд» подготовлен путеводитель «Личные фонды и коллекции РГАНТД», в настоящее время готовится к изданию «Путеводитель по фондам РГАНТД». Перед началом работы перед архивом стояла задача, осложненная слиянием двух хранилищ РГАНТД (в Москве и Самаре) и РНИЦКД. Это определение фондов, документы которых будут включены в путеводитель (г. Москва). Самая сложная и кропотливая работа на начальной стадии подготовки путеводителя -выверка справочных данных по фондам, определение их количества и разработка схемы построения фондов в путеводителе.
Эти задачи были реализованы с помощью АИС «АФ». В РГАНТД к 2000 г. были решены организационные вопросы распределения фондов и документов по хранилищам в Москве и Самаре. В АИС «АФ» были введены все сведения по фондам и описям, находящимся на хранении в Москве, а также сведения о документах переданных в Самару фондов.
В АИС «АФ» введен также Рубрикатор РГАНТД, в основу которого положена схема систематизации фондов, принятая в архиве при ведении списков организаций - источников комплектования РГАНТД. Таким образом, автоматизированным способом строится схема путеводителя с наполнением описаний по фондам и описям. Для выверки количественных показателей по описям и фондам, включаемым в путеводитель, автоматизированно готовятся перечни описей по видам документов: научная, конструкторская, проектная, технологическая, кино-, фото и т.д.
При подготовке путеводителей с помощью системы «АФ» фонды автоматически группируются по рубрикам и подрубрикам, а внутри рубрик систематизация организаций и предприятий осуществляется традиционным способом. Справочные данные по фондам (количественные показатели и крайние даты документов) также выверяются по системе «АФ», т.к. в нее введены все учетные, информационные и объемные показатели по описям принятых на хранение в РГАНТД документов. Все подготовительные материалы к путеводителю даются составителям, и далее работа идет традиционным способом: уточнение исторических справок и переименований, составление аннотаций документов и т.д.
При создании путеводителя по фондам с помощью БД «АФ» было проведено фондирование аудиовизуальных документов, т.е. осуществлена их «привязка» к организации-фондооб-разователю. По комплексам кинофотофоновидеодокументов полностью осуществлено фондирование более 130 тыс. ед.хр. По архивным правилам учет этих документов производится в валовом порядке по номерам в книгах поступлений каждого вида документов. Для согласования системы учета в БД «АФ» и системы учета при организации хранения аудиовизуальных документов в поле «название описи» вынесены учетные сведения: номера поступлений и учетные архивные номера по каждому виду документов, также в этом поле изложено краткое содержание документов.
«Путеводитель по фондам РГАНТД» содержит следующие разделы:
— Раздел I. Фонды государственных организаций и акционерных обществ по истории науки и техники.
— Раздел П. Фонды организаций, предприятий и учреждений по истории отечественной космонавтики.
— Раздел III. Коллекции.
В первый раздел путеводителя включены документы фондов организаций авиационной промышленности, радиопромышленности, научно-исследовательских институтов, проектных и конструкторских бюро по таким отраслям народного хозяйства, как промышленное и гражданское строительство, химическая и нефтехимическая промышленность, железнодорожный транспорт. Наиболее полно представлены фонды, относящиеся к медицинской технике и фармацевтической промышленности, здравоохранению, санитарно-эпидемиологическому надзору, гигиене труда и др.
Научно-технические документы второго раздела, как научные, так и конструкторские, содержат результаты исследований и разработок ведущих организаций космической отрасли России при создании и испытаниях ракетно-космической техники; результаты прикладных исследований, осуществляемых с помощью космической техники в области геодезии, метеорологии, картографии, а также конструкторских разработок пилотируемых и беспилотных космических объектов и изделий.
Аудиовизуальные документы освещают основные этапы, пройденные отечественной космической наукой и техникой на пути освоения космического пространства. Есть документы, относящиеся к истокам отечественной космонавтики: редкие документы о деятельности Группы изучения реактивного движения (ГИРД), Газодинамической лаборатории (ГДЛ), Реактивного научно-исследовательского института (РНИИ). Большой комплекс документов освещает жизнь и деятельность пионеров ракетно-космической техники: СП. Королева, Ф.А. Цандера, М.К. Тихонравова, Ю.А. Победоносцева, Н.И. Тихомирова, В.П. Глушко и других. Уникальным является комплекс документов по изучению ближнего и дальнего космоса: съемки поверхностей Луны, Марса, Венеры и других космических объектов.
При составлении путеводителя комплексы фото-, фоно-, кино- и видеодокументов были зафондированы с учетом их происхождения и/или принадлежности к определенному источнику комплектования. Это позволило, не меняя порядок хранения и учета архивных документов, обеспечить в путеводителе полноту характеристик документов соответствующих организаций и учреждений ракетно-космической отрасли и космонавтики.
Путеводитель по личным фондам и коллекциям РГАНТД содержит сведения о документах личных фондов и коллекций РГАНТД и состоит из следующих разделов:
1. Личные фонды РГАНТД.
2. Документы по истории отечественной космонавтики. Коллекции.
2.1. Документы из личных архивов деятелей космонавтики и специалистов ракетно-космической отрасли;
2.2. Воспоминания ветеранов ракетно-космической отрасли.
Документы, включенные в путеводитель, характеризуют состояние той отрасли науки или техники, которую фондообра-зователи возглавляли или активными деятелями которой являлись. Они отражают все многообразие сфер деятельности и интересов фондообразователей: это разработка авиационной техники и двигателей; теоретические вопросы астрономии, теории гравитации; инженерные изыскания в проектировании промышленных объектов; проблемы развития ракетно-космической техники и пилотируемой космонавтики; вопросы развития радио-, телевизионной и видеотехники; становление и развитие таких важных для России отраслей знаний и промышленного производства, как строительная физика, целлюлозно-бумажная промышленность, металлургическое и дорожное машиностроение и др.
Документы из личных фондов и архивов представляют широкое многообразие видов документальных источников: рукописи, печатные издания, аудиовизуальные документы и даже почтовые марки. Видовой состав носителей информации этих документов представлен на различных носителях: бумаге, фото- и кинопленке, грампластинках, а также на аудио-и видеоленте.
Описательные статьи коллекций «Документы по истории отечественной космонавтики» и «Воспоминания ветеранов ракетно-космической отрасли» включают название коллекции, справочные данные, историческую справку и характеристики отдельных частей по фамилиям лиц, чьи документы образовали коллекцию.
Основная часть документов личных фондов относится к 1889-1990 гг., т.е. преимущественно к советскому периоду, однако в ряде фондов (А.И. Осташев, Е.Ф. Рязанов, O.K. Гиллер, В.Г. Шухов и др.) отложились документы XIX в., а в некоторых (В.А. Меньшиков, Г.Ю. Максимов, С.Т. Марченко) отражен и постсоветский период жизни России. Описательные статьи каждого раздела располагаются в путеводителе в алфавитном порядке фамилий.
Первый раздел путеводителя «Личные фонды РГАНТД» включает сведения о составе и содержании личных фондов выдающихся ученых, организаторов и деятелей отечественной науки и техники, научное наследие которых имеет важное культурное и историческое значение для изучения отображаемой в документах этих фондов эпохи.
Описательная статья первого раздела состоит из следующих элементов: название фонда, справочные данные о фонде, биографическая справка и аннотация документов. Названием фонда в путеводителе являются фамилия и инициалы фондооб-разователя. Справочные данные по состоянию на 1 января 2003 г. включают номер фонда, его объем (количество единиц хранения), хронологические рамки документов. В биографической справке указываются фамилия, имя, отчество фондообразо-вателя, год рождения или даты жизни; основная специальность, место работы, ученая степень и звание, правительственные награды, почетные звания.
В аннотации документы систематизированы в определенном порядке по следующим основным группам:
1. Документы научной, изобретательской, служебной, преподавательской, общественной и другой деятельности, освещающие процесс творческой работы фондообразователя.
2. Переписка.
3. Документы к биографии фондообразователя.
4. Аудиовизуальные документы.
5. Документы о фондообразователе (статьи и воспоминания, отзывы на его научные работы).
В первую группу при описании документов на бумажных носителях вошли материалы, характеризующие творческую деятельность фондообразователя: это документы научной, преподавательской, изобретательской, служебной, общественной и другой деятельности. Материалы этой группы делятся на несколько подгрупп. Самая объемная из них - монографии, научные статьи, доклады, очерки и другие работы, написанные фон-дообразователем. При описании этих работ указываются обобщающая тематика и даты их написания или издания.
В самостоятельную подгруппу выделены материалы преподавательской деятельности фондообразователя - это учебники, планы, курсы и конспекты лекций с указанием их тематики и учебных заведений, для которых они были составлены. Воспоминания, дневники, дневниковые записи, рабочие записи и др. также отнесены к группе документов творческой деятельности.
Следующая большая подгруппа - документы, отложившиеся в процессе служебной, научно-организационной и общественной деятельности фондообразователя. При характеристике этих материалов указывается, к какой организации документы относятся, приводятся их крайние даты. Служебную деятельность фондообразователя раскрывают главным образом служебные доклады, записки, отчеты и справки о командировках, рабочие записи, Планы работ, протоколы заседаний и совещаний, подписанные фондообразователем. Наиболее важные документы выделяются и датируются. Наименования учреждений, организаций и учебных заведений приводятся сокращенно, в том виде, как они существовали в период работы там фондообразователя.
Самостоятельную группу документов в каждом фонде составляет личная переписка. Автор и адресат не указываются, если им является фондообразователь. При описании профессиональная принадлежность корреспондентов переписки дается обобщенно. Приводятся фамилии и инициалы наиболее значимых корреспондентов. Отдельные факты и события, представляющие исторический интерес, комментируются.
Биографические материалы фондообразователя входят в отдельную группу. Они характеризуются суммарно перечислением разновидностей документов и крайних дат их составления.
Заключительная группа документов, характеризующих деятельность фондообразователя, - документы (статьи, очерки, воспоминания и др.) о нем, а также отзывы и рецензии на его научные труды. Эти документы, как правило, перечисляются суммарно.
Коллекция «Документы из личных архивов по истории отечественной космонавтики» сформирована РГАНТД по тематическому принципу в процессе описания документов, поступивших в архив в 1983-2002 гг. В составе коллекции документы деятелей космонавтики - ученых и специалистов ракетно-космической деятельности - и фотокорреспондентов. Описательная статья этой коллекции документов включает следующие элементы: фамилия, имя и отчество лица, передавшего документы в архив, краткая биографическая справка, количество единиц хранения в данном поступлении, крайние даты документов и аннотации.
Документы, вошедшие в коллекцию, характеризуют начальные шаги нашей страны в деле освоения космического пространства, профессиональную подготовку летчиков-космонавтов первого отряда на отечественном летающем тренажере-самолете Ту-104, содержат неофициальные отклики людей многих стран на полеты Ю.А. Гагарина, Г.С. Титова. В коллекцию включен большой комплекс фотодокументов, представленный работами ведущих фотокорреспондентов ТАСС, АПН по космической тематике.
Коллекция «Воспоминания ветеранов ракетно-космической отрасли» создана по инициативе архива в процессе аудиозаписи воспоминаний ветеранов и последующей их расшифровки. Запись воспоминаний осуществлялась по специально разработанной тематике. Приоритетными направлениями стали записи воспоминаний о первом космонавте Земли Ю.А. Гагарине, об основоположнике практической космонавтики, Главном конструкторе ракетно-космических систем СП. Королеве. В составе коллекции воспоминания 246 главных конструкторов, космонавтов, специалистов и ведущих ученых в области космонавтики, а также лиц, являвшихся непосредственными создателями техники и участниками событий. В числе респондентов такие выдающиеся отечественные ученые, как академики В.П. Бармин, Б.В. Раушенбах, О.Г. Газенко, В.П. Мишин, Б.Е. Черток, летчики-космонавты дважды Герои Советского Союза А.А. Леонов, П.Р. Попович, В.В. Горбатко, Б.В. Волы-нов. Описательная статья коллекции предусматривает фамилию, имя, отчество автора воспоминаний, краткие сведения о респонденте, количество единиц хранения по данному поступлению, дату записи воспоминания, аннотации документов.
Подготовка такого многофункционального справочника, как опись, также осуществляется автоматизированным способом. Архив готовит описи на документы личных фондов, на фото- и фонодокументы, которые создаются в РГАНТД по программе инициативного документирования. Перед архивом стояла задача унифицировать методику подготовки описей с целью повышения их информативности, подготовки полноценного НСА к описи. Необходимо было привести в соответствие выходные формы системы, т.е. табличные формы описей, с новыми Правилами работы госархивов. При разработке этой автоматизированной технологии архив решил еще одну важную задачу -по возможности освободить архивиста от рутинных операций, которые может выполнить ПЭВМ.
Автоматизированная технология по подготовке описей содержит следующие циклы обработки информации: подготовка информации на рабочих листах (РЛ), входной контроль отдела НСА, ввод информации в ПЭВМ, выходной контроль и корректура, формирование описи в ПЭВМ и вывод на печать, автоматизированная подготовка указателей к описи. Оформление описи - это подготовка титульных листов, предисловий и заверительных подписей, выходной контроль, учет и передача для утверждения на ЭПК. Помимо выходной продукции - собственно описей, в архиве ведется БД «Описи», где сохраняются все реквизиты поединичного и подокументного описаний, применяемых при составлении архивных описей. Мы считаем, что внедряемая технология является высокотехнологичной, т.к. становится возможным быстро осуществлять необходимый поиск и корректировку, вносить исправления или уточнения через БД, а не вручную исправлять информацию в подготавливаемой описи, БД также реализует функции каталогов: предметно-тематических, именных и др.
Автоматизированная технология по подготовке описей содержит все формы описей на те виды документов, которые готовит РГАНТД в соответствии с Правилами работы госархивов. Технологией предусмотрена возможность внесения дополнений и изменений в соответствии со спецификой описываемых документов, например, внесение и корректировка необходимых заголовков разделов в опись, перенос описательной статьи описи из одного раздела в другой (это особенно важно при описании документов личных архивов).
На первом этапе заполняется предмашинный формат, разработанный для подготовки описей на различные виды документов. Сведения вводятся в ПЭВМ в табличные формы в соответствии с требованиями описания, предусмотренными Правилами работы госархивов. Работа с описью ведется в несколько этапов. На первом из них учитывается вся правка (устраняются орфографические ошибки, вносятся авторские исправления). Затем в ПЭВМ вводятся фамилии персоналии в скрытую графу описи, которая существует только для автоматизированной подготовки именного указателя к описи. На заключительном этапе формируется окончательная редакция описи, задаются необходимые параметры страницы для вывода на печать - ширина правого, левого, нижнего, верхнего полей. После этого отслеживаются и исправляются «типографские» ошибки: висячие инициалы, знаки препинания, номера томов ед.хр. и т.д. После исправления ошибок выдается экземпляр описи и предоставляется авторам для внесения редакторской правки. В директории «Печать описи» автоматически создается именной указатель к описи со ссылкой на номер документа. Заверительный лист также вносится в форму описи; подсчет единиц хранения, внесенных в опись, производится автоматически. Отработанная опись отправляется в директорию «Архив», где она хранится до утверждения на ЭПК. В случае необходимости опись достается из этой директории и в нее вносятся нужные исправления. После передачи документов описи в архив на постоянное хранение она «вливается» в общую базу описей.
В РГАНТД функции тематического поиска, аннотированных каталогов и указателей полностью реализует автоматизированная информационно-поисковая система (АИПС) на видовые и тематические комплексы. Для удобства пользования АИПС она ведется по нескольким БД (по видовому признаку), т.е. осуществляется ввод описаний документов и использование (ответы на тематические запросы) по видам документов: НТД и УД; кино-, видео-, фото-, фоно-, телеметрические документы, документы личных фондов.
При описании применяются дифференцированный подход и различные методы в зависимости от целей использования важности и вида документа. Например, при описании научно-технической и управленческой документации за единицу описания принимается дело или группа дел; при описании документов личных архивов - документ или группа документов. При описании аудиовизуальных документов также применяется различный подход: при описании кино- и видеодокументов за единицу описания принимается единица учета или ее часть, при описании фоно- и фотодокументов - единица хранения.
Основными принципами описания в архиве являются унификация, достаточная и необходимая избыточность информации, применение контролируемой лексики. При описании документов различных видов используются обязательные элементы. Структура и набор обязательных элементов описания для всех его уровней описания закреплены в предмашинном формате - рабочем листе АИПС.
В РГАНТД в АИПС формируются обязательные виды каталогов: систематический, объектный, именной. При распечатке именного каталога элементом систематизации являются фамилии лиц, отраженных в документе, сведения о которых вынесены в поле «персоналия», а элементом сортировки - поле (дата события или создания документа). В объектном каталоге описания выстроены в алфавитном порядке названий объектов. При распечатке объектного каталога элементом систематизации является название объекта, первым элементом сортировки - порядковый номер объекта, вторым элементом сортировки - дата события.
При автоматизированной подготовке каталогов соблюдается следующая последовательность представления элементов описания при выводе на печать: номер в АИПС, архивный шифр документа, название документа, общие данные о документе и вид документа, дата создания, носитель информации, аннотация содержания документа. По требованию пользователя порядок и набор элементов описания может быть изменен и дополнен. Надо сказать, что каталогов традиционных в качестве инструмента для поиска документной информации в архиве практически нет. Фрагменты каталогов готовятся в случаях, когда необходима выборка документов по определенной персоналии, учреждению, теме, как правило, по запросам, к юбилейным событиям, датам, выставкам.
В 1996 г., после объединения архивов, перед РГАНТД встала задача в обозримые сроки обеспечить реальный доступ к содержанию всех архивных документов, принятых на хранение из бывшего филиала РГАНТД (56 тыс. ед.хр.). Решением проблемы скорейшего ввода в АС НСА этих документов (гражданские отрасли экономики - медицина, фармакология, химическая и нефтехимическая промышленность, железнодорожный, автомобильный транспорт, легкая промышленность и др.) стал дифференцированный подход к описанию этих документов, т.е. появилась необходимость описания с различной глубиной детализации в зависимости от стратегии использования. При описании научно-технических и управленческих документов используется групповой метод, т.е. за единицу описания принимается опись или ее часть - информационно и/или структурно выраженный раздел описи. Для осуществления автоматизированного поиска документной информации используется информация из каждого дела описи, т.е. ключевые слова в поле для инверсного поиска заносятся практически из каждого дела данной описи (при индексировании используется заголовок дела и описательная статья единицы хранения в описи). По отобранным ключевым словам (дескрипторам) готовится межфондовый предметно-тематический указатель, который ежегодно пополняется и актуализируется.