.|
Обеспечение безопасности архивных фондов в Государственном архиве Ивановской области 24 Воробьева С. Проблемы организации, хранения и использования документов КПСС в Государственном архиве Орловской области
| 23 Июля 2009
Государственный архив Ивановской области - один из крупнейших региональных архивов в стране. Здесь хранится 1 млн 860 тыс. ед. хр., содержащих ценную многоаспектную информацию по истории Ивановской земли с XVI в. до наших дней. Главная задача архивистов – сохранить эти богатства для будущих поколений.
В целях обеспечения безопасности архивных фондов руководство архива принимает комплекс мер по усилению охранного, противопожарного, санитарно-гигиенического, светового режимов хранения документов. Однако есть много проблем. Архив расположен в 2-х зданиях, построенных по типовым архивным проектам, однако одно – бывший партархив - построено в 1965 г., давно устарело, другое – постройка 1990 г. – через 18 лет эксплуатации также требует капитального ремонта. Из-за лимита финансирования элетропотребления не получается поддерживать в хранилищах постоянный температурно-влажностный режим, что пагубно влияет на физическое состояние документов.
Вопрос об охране зданий архива органами внутренних дел в нашей области не решен, охрана осуществляется силами дежурных бюро пропусков. Тем не менее, в последние годы в плане финансирования произошло заметное улучшение, что позволило многое сделать для усиления защищенности зданий архива, их антитеррористической и противопожарной безопасности: установлена система «тревожная кнопка», система цифровой видеозаписи и видеонаблюдения, проведена замена противопожарной и охранной сигнализаций на более современные, отремонтирована кровля на обоих зданиях архива, установлены металлические решетки на окнах 2 этажа, проводились работы по замене участков электросети, согласно нормативам осуществлялась перезарядка углекислотных огнетушителей, проверены на защиту изоляции пожарные насосы, проведена замена пакетников в щитах электропроводки, установлены новые трансформаторы и многое другое.
С 2005 г. в одном из наших зданий, бывшем партийном архиве, проводится реконструкция архивохранилищ согласно индивидуальному проекту, включающему замену системы внутреннего электроснабжения, монтаж системы оповещени о пожаре, создание резервуарного парка пожаротушения и дымоудаления и, главное, оборудование архивохранилищ современной установкой автоматического пожаротушения. Всего на реализацию проекта из областного бюджета нам выделено 7 млн. рублей.
В 2006 году архив был проверен главным государственным инспектором Ростехнадзора и представителями Госпожнадзора. До этого проводилась комплексная проверка антитеррористической защищенности архива. В актах проверок указано более 60 замечаний, в том числе очистка от пыли воздуховодов системы кондиционирования, наладка огнеотсекателей и т. д. Работа по устранению недостатков активно ведется, более половины замечаний устранены. Например, заменены пришедшие в негодность пожарные рукава у пожарных кранов, установлены противопожарные двери. На выполнение предписаний департаментом финансов области запланировано выделение по 500 тыс. рублей ежегодно на период 2007-2010 гг., но этого недостаточно. Чтобы привести в работоспособное состояние расположенные на территории архива подземные противопожарные резервуары необходимо не менее 1 млн рублей, а на установку системы автоматического пожаротушения требуется 6 млн рублей. Таким образом, многие предписания пока просто не выполнимы.
Особое внимание в архиве традиционно уделяется вопросам обеспечения порядка хранения и использования документов, реализации приказов Федерального архивного агентства, направленных на предотвращение хищений и неисправимых повреждений документов, в связи с чем организован строгий контроль за движением архивных документов, проверки правильности подкладки дел в хранилищах. В 2007-2008 гг. обновлены приказы о допуске в хранилища, инструкции об охранном режиме ГАИО, о выдаче дел из хранилищ архива. В соответствии с приказом Росархива № 93 от 23. 12. 2003 г. «О хищении документов в РГВА» проведено составление перечней фондов, имеющих в своем составе дела с коллекционными ценностями, организована картотека таких дел, проведена выборочная полистная проверка наличия и состояния более 1,5 тысяч дел данной категории. В 2007 г. была организована проверка выполнения всеми сотрудниками архива требований действующих инструкций и правил выдачи дел из хранилищ. На заседании дирекции архива, рассмотревшей итоги проверки, а также результаты выборочной полистной проверки дел, выдававшихся сотрудникам в 2001-2005 гг., было отмечено, что фактов хищения или порчи документов в архиве не выявлено, охранный режим, порядок опечатывания хранилищ и выдачи дел соблюдаются.
Все, что делается в плане защиты архивных фондов, должно свести на нет вероятность возникновения таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, аварии систем жизнеобеспечения архива, проникновении в архив посторонних лиц, хищение документов и т. д. Однако никто не застрахован от чрезвычайных ситуаций. В октябре 2006 г. из-за аварии городской системы горячего водоснабжения был затоплен подвал архива и вышла из строя часть электрооборудования. Оперативные действия технической службы архива и его руководства позволили быстро локализовать аварию, а благодаря помощи областного правительства последствия её были оперативно ликвидированы.
С 2001 г. в архиве действует «Инструкция о порядке работы государственного архива Ивановской области при чрезвычайных ситуациях». В случае наступления чрезвычайной ситуации первой и главной задачей для архива будет вывоз или укрытие особо ценных документов, учетной документации, части НСА и наиболее ценных документов из числа находящихся на общем хранении. Вторая задача – эвакуация сотрудников и членов их семей, третья – обеспечение сохранности основного массива документов, остающихся на прежнем месте.
В своей работе по организации мобилизационной подготовки архив руководствуется постановлениями Правительства РФ, приказами Росархива и другими нормативно-методическими документами по этому вопросу. В архиве разработано положение об эвакуационной комиссии, периодически уточняются составы формирований ГО и ЧС объекта.
В 2006 г. был разработан план перевода архива на работу в условиях военного времени, включающий разделы: организационные и методические мероприятия до объявления эвакуации, после объявления эвакуации и при внезапном нападении противника. Все действия должностных лиц согласно плану строго регламентированы по времени исполнения. В соответствии с данным планом пересоставлена схема организации управления, оповещения и связи гражданской обороны архива. В архиве действует также утвержденный план по мобилизационной работе на 2008-2010 гг., предусматривающий выполнение целого ряда мероприятий по защите архивных документов. В числе основных мероприятий, проводимых в мирное время, запланированы, в частности, усиление защищенности зданий архива, уточнение поэтажных планов эвакуации людей и документов, проведение учений и тренировок по подготовке к действиям в чрезвычайных ситуациях и др.
Во исполнение федерального закона «О пожарной безопасности» на базе архива органами Госпожнадзора неоднократно проводились учения, в том числе областные, условия которых приближены к возникновению пожара, при этом отрабатывались действия не только пожарных, но и коллектива. Регулярно проводятся также противопожарный инструктаж, учебы по действиям в чрезвычайных ситуациях. В программу занятий действующей в архиве «Школы молодого архивиста» входит лекция об основных положениях Правил пожарной безопасности в госархивах.
Периодически обновляются медикаменты, приобретаются средства индивидуальной защиты, однако полный нормативный комплект индивидуальных средств защиты, других материальных ресурсов, необходимых для обеспечения безопасности людей и документов в особый период на сегодняшний день в архиве отсутствует. Перед нами поставлены задачи приобретения упаковочного материала, необходимого для подготовки документов к вывозу, приобретение и поддержание в готовности противогазов, приборов химической и радиационной защиты. Все это требует выделения дополнительных финансовых средств.
Для эвакуации архива давно определен один из районных центров нашей области. Однако серьезную озабоченность до недавнего времени вызывал тот факт, что в соглашениях с муниципальными властями предусматривалось только размещение людей. После длительных переговоров наконец решен вопрос о размещении и документов в приспособленном для этого помещении.
А вот вопрос об организации транспортировки документов архива в пункт их укрытия не проработан. Практически весь автотранспорт находится в частной собственности. И в мирное время трудно заключить договор с владельцами автотранспорта на предоставление машин в случае эвакуации, при объявлении же чрезвычайного положения решить его будет ещё сложней. За архивом закреплено одно транспортное предприятие, но договоренность предусматривает только вывоз сотрудников.
Следует заметить, что в настоящее время практически все вопросы мобилизационной подготовки госархив решает самостоятельно. Реальной помощи от областного управления по делам ГО и ЧС, городского штаба мы не ощущаем. Несколько лет назад в областное управление был передан запрос о транспортировке документов, о том, какими силами и как будет организована охрана остающегося массива документов в случае эвакуации и целый ряд других. Ответа не последовало.
Говоря о безопасности архивных документов, мы в первую очередь думаем об особо ценных документах (ОДЦ). В связи с этим нам кажется необоснованным исключение из Правил 2007 г. требования их обособленного хранения, ведь это позволяло обеспечить ОЦД наибольшую безопасность, а в случае чрезвычайной ситуации оперативно эвакуировать. Одновременно необходимо отметить, что в основном здании нашего архива согласно схеме размещения документов продуманы пути эвакуации, наиболее ценные и информативные фонды размещены в самых благоприятных местах хранилищ, рядом с запасными выходами.
В соответствии с новыми «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах РФ» (М., 2006) в 2008 г. архив проводит анализ документов, отнесенных к категории ОЦД, и при необходимости планирует пересмотреть их состав. После окончания данной работы будут пересмотрены перечни фондов и документов, подлежащих первоочередной эвакуации, как особо ценных, так и из числа находящихся на общем хранении.
Говоря о возможных чрезвычайных ситуациях, нельзя забывать о создании страхового фонда особо ценных дел на случай утраты оригиналов. В последние 9 лет наш архив прекратил работу по страховому копированию документов, это объясняется объективными причинами: полным износом микрофильмирующего оборудования, трудностями с приобретением микрофиш и реактивов, отсутствием в штате архива оператора микрофильмирования. В настоящее время вопрос о продолжении создания страхового фонда остается открытым. Выходом из сложившейся ситуации могло бы стать создание межрегиональных лабораторий микрофильмирования документов. Об этом говорилось неоднократно и необходимо вновь поднять данный вопрос.
В последние годы на первый план в деятельности архива выходит решение проблем сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий. С 2000 г. в архив поступило более 100 тысяч таких дел и этот процесс продолжается. В связи с этим процент загруженности хранилищ по двум зданиям архива достиг 98 %. Выходом из сложившейся ситуации будет ввод в эксплуатацию третьего здания, выделенного архиву в ноябре 2005 г. В настоящее время закончено составление проектно-сметной документации по реконструкции здания бывшего детского сада под современное архивохранилище с автоматическим пожаротушением, кондиционированием воздуха и т.д.
Один из томов проекта реконструкции посвящен мероприятиям по предупреждению, обеспечению защиты и снижению ущерба от чрезвычайных ситуаций техногенного, природного характера, пожара, от опасностей, возникающих при ведении военных действий или вследствие диверсий. Технические инженерные решения направлены на обеспечение взрывопожаробезопасности, молниезащиты здания и оборудования. Предусмотрена защита здания от воздушной ударной волны, радиоактив-ных загрязнений, химического заражения, катастрофического затопления, источниками которых могут стать аварии на промышленных предприятиях, расположенных в радиусе 3 км от архива. В проекте предусматриваются и технические решения, направленные на максимальное снижение негативных воздействий опасных природных явлений характерных для Ивановской области.
Конечно, большая часть этих мероприятий выполнялась и выполняется и в других зданиях архива, но впервые они зафиксированы на стадии проектирования архивохранилища.
Вопросы безопасности архивных фондов на случай чрезвычайных ситуаций требуют большого внимания и ответственности, кроме того они требуют и больших финансовых вложений. Работа эта не простая, но мы надеемся, что наш архив будет отвечать всем современным требованиям, так, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций сохранить документальные богатства и обеспечить защиту сотрудников.