АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОГО АРХИВИСТА ОРГАНИЗАЦИИ

Автор: С.В. ДРОКОВ | 21 Октября 2010

Система автоматизации архивного дела (СААД) призвана способствовать регулированию процессов формирования, использования, хранения архивных фондов в зависимости от регламента и правил, действующих в организации. Кроме того, система должна обеспечить ведение и учет научно-справочного аппарата в соответствии с нормативными требованиями и рекомендациями Росархива, общероссийскими классификаторами и справочниками.

К числу источников комплектования относятся те организации, документы которых связаны с национальным историческим достоянием. А именно: органы исполнительной, законодательной власти, органы государственного управления, коммерческие организации и многие другие. Важную задачу по методическому сопровождению архивов организаций осуществляют государственные архивы, согласующие «критические показатели» деятельности архивов организаций: проверка правильности формирования годовых разделов сводных описей дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, формирование акта о выделении дел к уничтожению и так далее. Следует отметить, что, как правило, на одного архивиста государственного архива приходится порядка 10-15 источников комплектования, каждый их которых обладает своей структурой, задачей, миссией.

Поэтому, для более качественного формирования сводной номенклатуры дел или годового раздела сводной описи дел должен соблюдаться промежуточный доступ архивиста к текущей деятельности и документам оперативного хранения организации. Своеобразное «Окно доверия» может осуществиться через СААД, работа которой выстраивается с учетом организационного построения организации на основании документа, четко определяющего ее структуру – штатное расписание.

Система базируется на «дисциплине» кодировки структурных подразделений, их наименований и ранжирования. В ней предусматривается уникальная и весьма трудозатратная возможность по сопровождению, ведение и отслеживанию истории изменений организационной структуры, как самой организации, так и отдельных ее подразделений. Настоящий модуль удачно сочетается и с зарубежными рекомендациями, которые призывают, при разработке требований к функционалу систем автоматизации, учитывать регулирующую среду организации.

С помощью СААД удобно и эффективно формировать сводную номенклатуру организации, видоизменять ее в случае слияния или разделения подразделений, изменения задач и функций деятельности. Система базируется на актуальных справочниках, среди которых: типы и виды документов, а также их сроки хранения (как типовые, так и ведомственные). Они позволяют легко создавать и внутреннюю опись документов дел, и обложку дел, и даже лист-заверитель. Если в сводную номенклатуру организации вносятся какие-либо изменения, то СААД незамедлительно реагирует на это с последующим отслеживанием их истории. Изменения могут касаться структуры, индексов и заголовков дел, документов.

В СААД применено использование четко установленных сроков хранения в соответствии с Перечнями документов и их регулирование под меры ответственности. Система автоматически формирует сдаточные описи дел всех категорий хранения для передачи в архив организации, что требует соответствия жестким регламентам или инструкциям по делопроизводству.

СААД в считанные секунды, по выбору данной задачи пользователем, решает вопрос систематизации документов и формирования сдаточных описей дел 4-х категорий хранения:

постоянного срока хранения;

временного срока хранения свыше 10 лет;

временного срока хранения менее 10 лет;

опись дел документов по личному составу.

На основании автоматически выбранных данных формируется сводный акт о выделении к уничтожению, даже с учетом специальных пометок, таких как «экспертная оценка» специализированного коллегиального органа - экспертно-проверочной комиссии.

Кроме того, система позволяет автоматически выстраивать и систематизировать по заданным характеристикам внутреннюю опись документов дела в соответствии со сроками хранения, установленными регламентными документами. Весь этот процесс займет несколько секунд.

В СААД предусмотрено он-лайн взаимодействие с автоматизированными системами государственных архивов. Например, с последней 4-й версией ПК «Архивный фонд». Это необходимо для работы с документами, имеющими юридическое, государственное значение, удостоверяющими какой-либо факт деятельности организации.

После того, как передача дел структурного подразделения в архив организации завершена, к ним могут обращаться различные пользователи. СААД ведет журнал выдачи дел, в котором указываются должности и фамилии тех, кто запрашивал информацию из архивных фондов. Система автоматически составляет и оформляет карту-заместитель выданного дела, топографирование и ответственный процесс приема-предачи дел на государственное хранение.

Таким образом, СААД выполняет не только функциональные задачи, но и миссию государственного архива по сопровождению аналитики деятельности источников комплектования. С помощью автоматизированной системы значительно ускоряются систематизация документов и дел, формирование отчетности. За счет круглосуточного доступа к полной и актуальной информации о местонахождении документов, существенно упрощается проверка наличия и состояния дел. Система позволяет автоматически отслеживать сроки хранения в соответствии с номенклатурой дел и облегчает подготовку актуальных статистических сведений и аналитических отчетов о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов.


Drokov S.V. Automation of work of the modern archivist in organization


Аннотация / Annotation

Статья посвящена оценке эффективности Системы автоматизации архивного дела (СААД) в связи с тем, что работа архивиста организации в настоящее время сопряжена с множеством трудностей, обусловленных соблюдением требований к условиям хранения документов, обеспечению сохранности и учета взаимосвязей, обстоятельств, при которых они создавались и использовались. Внедрение системы автоматизации архивного дела позволит упростить эти непростые задачи.

The article is devoted to estimation of system effectiveness of automation of archival business (SAAD). Work of the archivist is interfaced now to set of difficulties. Introduction of system of automation of archival business will allow to simplify these uneasy problems.


Ключевые слова / Keywords

Система автоматизации архивного дела (СААД), архивист организации, хранение архивных фондов, источники комплектования, опись дел документов по личному составу. The System Effectiveness of Automation of Archival Business (SAAD), the archivist in organization, storage of archival funds, acquisition sources, the inventory of affairs of documents on staff.


По материалам пресс-службы корпорации ЭЛАР