ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В АРХИВЕ РАН: ИТОГИ И ПЕРСПЕКТИВЫ

Автор: Г. А.САВИНА | 09 Сентября 2009

Попытка использовать возможности информатики в практической работе Архива РАН имеет свою небольшую предысторию. Первые персональные компьютеры появились в Архиве в 1980-е годы и вполне соответствовали тому уровню, который был возможен в то время; были написаны специальные программы для ведения учета и наблюдательных дел в комплектовании; обучены сотрудники, которые проявили интерес к новым формам работы на PC; просматривался некоторый общий план использования возможностей информатики в деятельности Архива. Однако общий кризис 1990-х привел к свертыванию этого многообещающего направления деятельности и многолетнему пребыванию Архива в стороне от современных форм сотрудничества информатики и архивного дела.

Такая ситуация продолжалась до конца 1990-х годов, когда в Архиве стали появляться компьютеры уже «новой волны» и возобновились попытки создания тематических баз данных, которые существенно помогали в работе сотрудников и представляли собой интерес для исследователей истории науки - основного контингента читального зала Архива РАН. Была написана специальная программа «Архивариус» (программист В.Б. Блинов), которая позволяла формировать электронные каталоги отдельных массивов архивных документов. В отличие от государственных архивов РФ, Архив РАН не имел целевого финансирования на развитие возможностей информатики применительно к архивному делу, и все проекты осуществлялись от случая к случаю при финансовой поддержке различных фондов. Следует отметить большое значение для Архива сотрудничества с Российским гуманитарным научным фондом (РГНФ), который поддержал несколько проектов, связанных с созданием локальной сети и использованием информационных технологий в Архиве РАН.

Новые сетевые возможности привели к мысли о строительстве многофункциональной базы данных, объединившей бы ранее сформированные информационные массивы и заключавшей в себе постоянный элемент развития, который можно было бы реализовать на практике по мере постановки очередной задачи. На помощь в осуществлении этого плана опять пришел РГНФ, поддержав в 2004 г. проект под названием «Применение информационных технологий в освоении источ-никовой базы истории науки (разработка БД «Архив РАН» на платформе клиент-сервер)» № 04-03-12004в, рассчитанный на три года.

При выборе архитектуры будущей многофункциональной базы данных планировалось включение в нее как учетно-стати-стических возможностей, так и возможностей по ведению электронного каталога, постоянно пополняемого новыми массивами. Попытка ведения учета на тиражируемой Федеральной архивной службой программе «Архивный фонд» встретилась в Архиве РАН с трудностями, обусловленными спецификой ведомственного архивного фонда Российской академии наук, после чего от нее пришлось отказаться.

Размышляя над идеологией и структурой будущей базы данных, коллектив исполнителей проекта изначально учитывал, во-первых, что Архив РАН - это первый научный архив России, которому уже более 275 лет, поэтому у него неминуемо имеется своя специфика, и, во-вторых, что Архив РАН - это академическое учреждение со статусом НИИ 1-й категории, которое, помимо архивоведческих задач, обязано решать научно-исследовательские задачи. Основным же недостатком тиражируемых программ под базы данных в архивной области и близких ей (например музейной), на наш взгляд, является то, что главное их назначение - обслуживание учетно-храни-тельской функции учреждений при скромных возможностях интеллектуального использования информации. Задача Архива РАН как академического учреждения - по возможности полнее удовлетворять информационные запросы исследователей, работающих на его источниковой базе. Уместно также подчеркнуть, что попытка автоматизации некоторых направлений архивной деятельности (учета, комплектования, каталогизации) обязательно ведет к позитивному результату в смысле оптимизации производственных процессов, связанных с учетными уточнениями, введением новых компонентов описания, сокращением ненужных или корректировкой устаревших сведений.

Эти соображения были решающими в пользу создания своего программного обеспечения «Архив РАН» для ведения многофункциональной базы данных. Такая программа была разработана методами экстремального программирования в программной среде Delphy 7.0 (программист А.В. Драчков) и прошла апробацию в Архиве РАН в 2005 году.

Краткое техническое описание программного обеспечения: В серверную часть программы «Архив РАН» входят: СУБД - FireBird 1.5.2, сама база данных - arran.fdb, программа администрирования БД - IBExpert, программа для создания резервных копий БД (backup) по расписанию и восстановления БД в случае необходимости (restore). Серверная часть установлена на отдельный компьютер, подключенный к питающей сети 220 В через устройство бесперебойного питания (UPS). Это машина с процессором Intel Pentium IV, с объемом оперативной памяти 512 Мб, с операционной системой (ОС) Linux. После установки FireBird и IBExpert был установлен перечень пользователей, назначены им логины и пароли, определены права доступа к данным.

В качестве рабочего места для программы «Архив РАН» оборудованы компьютеры, подключенные к локальной сети, на базе процессоров Intel Pentium III / IV, Celeron или Athlon с минимальным объемом оперативной памяти 128 Мб, видеокартами с объемом видеопамяти 128 Мб. В качестве ОС используется Windows ХР. В клиентскую часть входят: СУБД FireBird 1.5.2 client, программа - клиент (arran.exe), программа настройки соединения с БД (admin_client.exe), программа «Турег». Установлены все элементы запуском инсталлятора arran_client.exe. На сервере и на машине-клиенте установлен протокол TCP или NetBEUI .

В основу базы данных (БД), что можно заметить на уровне интерфейса одной из главных форм программы, положен многоуровневый принцип структуры данных. Международный стандарт архивного описания документов (ISAD) не только привнес в работу отечественных архивистов новую культуру, но и закрепил органическую связь чисто архивной деятельности с основами теории информатики, что важно на всех этапах: от создания информации до ее потребления. Если с обработкой верхнего (фонд) и среднего (дело) уровней информации успешно справляются все программы, используемые под базы данных в архивной области, то манипуляции с нижним уровнем (документ) бывают наиболее инновационными и напрямую влияют на качество и поисковые возможности программ.

Программа «Архив РАН» делит базу данных на три больших блока, которые соответствуют трем направлениям в работе Архива: «Учет», «Комплектование», «Каталог». Все разделы БД имеют функции поиска и фильтра, статистику и формы отчетов - итоговых документов на определенную тему, которые в готовом виде можно выводить на принтер. На сегодняшний день такой список отчетов составляет более 15 вариантов (например, полный список фондов Архива РАН; раздельные списки фондов, хранящихся в Москве и Санкт-Петербурге; списки фондов по категориям; список фондов, имеющих страховые копии; полный реестр описей Архива; опись любого из фондов, прошедших информационную обработку; списки учреждений -источников комплектования целиком и по группам комплектования; список лиц - потенциальных источников комплектования Архива; перечень отобранных в электронном каталоге записей, редуцированных по условиям запроса и т.д.), и он может увеличиваться по мере необходимости в связи с постановкой очередных задач. Такой текущей задачей является работа с изображениями, в перспективе - с полнотекстовыми документами. Соответственно, список отчетов будет расширяться этими новыми возможностями итоговых документов по мере претворения замыслов в жизнь.
Создание в Архиве многофункциональной БД «Архив РАН» проходит в контексте задач использования и популяризации корпуса архивных источников по истории науки и техники. В этой связи несколько подробнее о поисковых возможностях программного обеспечения, положенного в основу работы с базой данных.

Раздел БД для работы с двумя уровнями архивного описания документов (дело и документ) условно назван «Каталог», так как его задача - осуществление поиска информации по условиям запроса. Так же, как и при традиционной каталогизации, одна запись, попадающая в электронный каталог, может описывать группу дел, дело, группу документов, документ или фрагмент документа.
В «Каталоге» БД «Архив РАН» предусмотрена, во-первых, возможность поиска по заголовкам дел из архивных описей, введенных в базу данных, и, во-вторых, по всему массиву каталога, куда попадают отдельные записи целевой или попутной каталогизации, а также те локальные блоки информации, которые были конвертированы из ранее созданных в Архиве тематических массивов на программном обеспечении «Архивариус». Таким образом, можно последовательно опуститься по вертикали «Фонды»-«Описи»-«Дела»-«Документы» до уровня документа и заниматься привычной для архивистов каталогизацией (и тогда архивный шифр автоматически генерируется). А можно вводить информацию в форму «каталожной карточки», которая никак не привязана к упомянутой вертикали, и вручную заполнять поле «архивный шифр», и такие данные тоже будут участвовать в поиске по запросу.

В формировании каталога программным обеспечением «Архив РАН» заложена очень важная для Архива новая возможность: все описи новой обработки, которые появляются в Архиве в результате описания фондов личного происхождения, и все описи на управленческую и научную документацию, которые поступают в Архив из академических учреждений сразу же после подключения данных к основному массиву БД могут участвовать в поиске по электронному каталогу. Для этой цели разработан простой отдельный от программы (но совместимый с ней) программный модуль «Турег», который будет распространяться по системе академических учреждений - источников комплектования Архива РАН. Таким образом, задача создания каталога будет автоматически решаться для всех новых поступлений. Это тем более важно, так как Архив РАН - архив комплектующийся. Конечно, решить эту проблему технически для Архива РАН проще, чем реализовать такую возможность на практике. Такая работа должна быть рассчитана на длительную перспективу и решаться одновременно с обновлением нормативной базы ведомственного архивного фонда Российской академии наук. Однако в виде эксперимента работа по внедрению программного модуля в деятельность архивов некоторых учреждений РАН была намечена на 2006 г.

Создание электронного каталога БД «Архив РАН» не требует специального администрирования; поисковые образы не привязаны к громоздким классификаторам, словарям или рубрикаторам; запрос осуществляется по ключевым словам в ограничиваемом только здравым смыслом количестве. Интерфейс «Запроса» не требует специального обучения пользователей, он привычен и удобен любому человеку, знакомому с поиском в глобальной сети интернет.

В ближайшем будущем главной задачей работы с базой данных «Архив РАН» станет ее контент, так как пользовательская «отдача» от нее впрямую зависит от количества информационно обработанных фондов Архива РАН, только московская часть которого составляет на сегодняшний день около тысячи фондов. Информационное сопровождение архивных фондов в виде обозрений и кратких сведений о фондообразователях в значительной части уже выполнено (в объеме краткого путеводителя), оно будет продолжаться в виде подготовки электронной версии исторических справок к фондам, предисловий к описям (в тех случаях, если они дополняют сведения исторических справок).

Ближайшей задачей, к решению которой уже приступил коллектив исполнителей проекта, является создание галереи фотоматериалов с возможностью их предварительного просмотра в базе данных. Более сложными являются проблемы размещения части ресурсов БД на сайте Архива и осуществление возможности работы в сети в режиме удаленного доступа для двух подразделений Архива - Санкт-Петербургского филиала и Отдела страхового документального фонда (Борок, Ярославская обл.). Являясь сторонником формирования общедоступного информационного ресурса, Архив РАН не может самостоятельно решать технически сложные задачи без программного сопровождения, наращивания мощности парка машин, усложнения и технического совершенствования серверной части и т.п., что неизбежно потребует дополнительных финансовых затрат. Поэтому решение перспективных проблем строительства многофункциональной базы данных Архив вынужден ставить в прямую зависимость от дальнейших возможностей финансового и кадрового обслуживания этого направления.

Тем не менее можно констатировать, что сегодня Архив РАН располагает современным, удобным в работе программным обеспечением, которое позволяет пополнять электронный каталог БД разнообразными данными по истории науки и техники, вести учет и комплектование в режиме текущей работы Архива. Дружественный, лаконичный и логически выстроенный интерфейс программы способствует быстрой обучаемости пользователей в процессе работы, минуя необходимость штудирования громоздких руководств и инструкций по ее эксплуатации. Написанное в популярной среде разработки Delphy 7.0 программное обеспечение для работы с базой данных позволяет прогнозировать его успешное долголетие.