Достижения польских архивистов по созданию архивов электронных документов

Автор: В.Ф. Янковая | 14 Октября 2008

В мае 2008 года мне довелось побывать в Польше и ознакомиться с опытом работы польских архивистов по созданию архивов электронных документов. В программу командировки входило посещение Подлясского воеводского управления (г. Белосток), в котором действует система электронного документооборота, предусматривающая формирование архива электронных документов и передачу документов длительных и постоянного сроков хранения в государственный архив, ознакомление с автоматизированной системой, разработанной Главной дирекцией государственных архивов Республики Польши и обеспечивающей взаимодействие с системами электронного документооборота органов власти, прием на государственное хранение и организацию хранения электронных документов длительных и постоянного сроков хранения, а также участие в конференции, посвященной проблемам информатизации органов «публичной администрации» (органов государственной власти и органов местного самоуправления). Прежде всего следует сказать о том, что вся работа с электронными документами в польских органах государственной власти и местного самоуправления регламентируется рядом законов страны и нормативно-правовыми актами, среди которых особое значение имеют законы «Об электронной подписи», «Об информатизации деятельности органов, осуществляющих публичные функции», «О национальном фонде Республики Польша и архивах»;, а также постановления правительства «О минимальных требованиях, предъявляемых к телеинформационным системам», «Об организационно-технических условиях доставки электронных документов субъектам публичной деятельности». Эти документы дополняются распоряжениями министра внутренних дел и администрации «О технических требованиях, предъявляемых к форматам записи и машинным носителям данных, на которых зафиксированы архивные документы, передаваемые на хранение в государственные архивы», «Об обязательных элементах структуры электронных документов», «О подробных правилах электронного документооборота», «О составлении и доставке писем в электронном виде». Подготовлен проект распоряжения «Об условиях предоставления доступа к формулярам и образцам документов в электронном виде получателям услуг, сертифицируемых органами государственной власти».

Надо сказать, что закон от 17.01.2005 г. «Об информатизации деятельности органов, осуществляющих публичные функции» создал правовые рамки для внедрения электронного документооборота и использования электронных документов при межведомственном информационном обмене и при взаимодействии государственных органов и частных лиц, ускорил внедрение информационных технологий в органах государственной власти.

Сотрудники Главной дирекции государственных архивов Республики Польши, занимающиеся проблемой организации хранения электронных документов в государственных архивах, считают, что существующая нормативная база в целом достаточна для того, чтобы осуществлять электронный обмен документами в управленческой деятельности и для организации хранения электронных документов в государственных архивах.

Архивное законодательство Польши устанавливает 25-летний срок хранения документов по месту создания до передачи на постоянное хранение в государственный архив, однако в отношении электронных документов этот срок сокращен до 10 лет. Поскольку электронные документы в государственных органах и органах местного самоуправления Польши начали создаваться с 2006 г., то первые электронные документы начнут поступать на хранение в государственные архивы после 2016 г.

В настоящее время польские архивисты заняты разработкой и тестированием информационной системы, которая должна обеспечивать организацию работы с электронными документами в государственных архивах, начиная с приема архивных электронных документов от организаций – источников комплектования государственных архивов, затем их учет, обеспечение сохранности, использование. В настоящее время такая система уже создана (работа выполнена по договору одной из польских фирм – разработчиков программного обеспечения), проведено тестирование системы в управлениях трех польских воеводств (организация работы системы была продемонстрирована в Управлении Подлясского воеводства и в Главной дирекции государственных архивов Польши, где установлен центральный комплекс этой системы). Нерешенными остаются организационные вопросы создания архива электронных документов (технического, или цифрового архива) и некоторые технических вопросы. Отметим, что технический (цифровой) архив является частью государственного архива, осуществляющей хранение электронных документов на серверах архива. Выполняя работу по организации хранения электронных документов, польские архивисты исходят из того, что электронным признается только такой документ, который создан и хранится в информационной системе и может передаваться из одной информационной системы в другую. При этом электронные документы должны иметь установленные нормативными актами обязательные элементы структуры - метаданные, которые записываются в едином для всех участников информационного обмена XML-формате. Документ, созданный в электронной форме, должен в дальнейшем в ней же сохраняться и использоваться включая хранение в государственном архиве.

(Правила долговременного хранения электронных документов, а также взаимоотношения организации - источника комплектования и государственного архива определяет постановление министра внутренних дел и администрации от 30.10.2006 г. о подробных правилах электронного документооборота). Электронные документы передаются на хранение в государственные архивы не на съемных носителях (CD, DVD или др.), а по информационно-телекоммуникационным каналам, то есть из информационной системы органа государственной власти (местного самоуправления) в информационную систему государственных архивов.

(В данном случае имеется в виду система, разработанная и установленная в Главной дирекции государственных архивов).

Требования к информационным системам, в которых создаются, обрабатываются и хранятся электронные документы, установлены распоряжением министра внутренних дел и администрации «О подробных правилах электронного документооборота». Согласно этому документу, информационная система обеспечивает целостность содержания документов и метаданных, предохраняет документы от удаления из системы, обеспечивает бесперебойный и эффективный доступ к документам и поиск документов и информации, предоставляет возможность прочесть метаданные любого документа .

Информационная система, кроме того, должна обеспечивать контроль за доступом отдельных пользователей к документам и метаданным, предоставлять возможность воспроизвести без искажения содержание документов, созданных в данной системе, сохранить структуру документов и метаданных.

К информационной системе предъявляются также требования по обеспечению воспроизведения процедуры (хода) рассмотрения дел, идентификации пользователей и документации изменений, вводимых ими в документы и метаданные, поддержанию действий, связанных с классификацией, систематизацией и группированием документов в дела на основании их номенклатуры. Система поддерживает и документирует процесс уничтожения документов временных сроков хранения, поддерживает действия, связанные с подготовкой документов постоянного хранения и их метаданных к передаче на хранение в государственный архив, предоставляет возможность пересылать документы в другие информационные системы.

Информационная система, удовлетворяющая перечисленным требованиям, выполняет функции архива организации (ведомственного архива).

Организация хранения электронных документов предполагает создание так называемого технического архива, т.е. цифрового архива, архива электронных документов.

Участниками процесса передачи документов из архива (информационной системы) органа государственной власти (органа местного самоуправления) являются орган власти – как фондообразователь, а также технический и государственный архивы.

Электронные документы передаются на государственное хранение в формате, в котором они хранились в информационной системе и вместе с метаданным, записанными в XML-формате. В виде исключения на первоначальном этапе допускается передача документов на переносном (съёмном) носителе.

Для передачи электронных документов на хранение в государственный архив они формируются в так называемую архивную пачку (термин, введенный польскими архивистами), которая представляет собой несжатый файл *.tar, содержащий три папки: «Документы», «Метаданные» и «Дела».

В папке «Документы» находятся электронные документы в виде файлов, в папке «Метаданные» - метаданные этих документов в XML-формате, причем одному электронному документу соответствует только один файл с метаданными. Файл-документ и файл с его метаданными, имеют одинаковые заголовки. Папка «Дела» содержит лишь метаданные дел или других групп документов. Три папки «Документы», «Метаданные» и «Дела», объединенные в архивную пачку, подписываются электронной цифровой подписью и передаются в таком виде в архив.

Для организации приема-передачи электронных документов из архива органа власти на государственное хранение создаются электронные почтовые ящики: для администраторов в государственных архивах, в органах власти – фондообразователях, техническом архиве. Кроме того, создается «суперящик» в информационной системе для взаимодействия органов власти и государственного архива (ящик создает государственный архив).

Процедура передачи электронных документов на хранение в государственный архив имеет несколько этапов. Орган государственной власти или орган местного самоуправления в автоматическом режиме (в информационной системе) производит опись дел по электронным документам, подготовленным для передачи на хранение в архив. Эта опись по информационно-телекоммуникационной сети передается в государственный архив, и поступает в электронный «суперящик».

Информационная система государственного архива немедленно проверяет опись с технической точки зрения. Если в ней не обнаружено ошибок, опись проверяется и согласовывается государственным архивом.

Информационная система направляет в орган власти уведомление об одобрении описи; при этом государственный архив может сделать замечания относительно содержания описи, в этом случае опись возвращается фондообразователю для корректировки.

Орган государственной власти (местного самоуправления), получив информацию об одобрении описи, готовит «архивную пачку» (документы, метаданные, дела) для передачи на хранение в государственный архив, и акт приёма и передачи дел.

«Архивная пачка», подписанная электронной цифровой подписью с контрольным числом, пересылается по информационно-телекоммуникационным каналам в государственный (технический) архив на хранение.

последний проверяет полученную архивную пачку с технической точки зрения, государственный архив проверяет содержание поступивших материалов; при технической проверке устанавливается соответствие полученных материалов контрольной сумме (контрольному числу), приёмо-сдаточному акту, правилам записи метаданных.

В государственном (техническом) архиве поступившие электронные документы помещаются на хранение.

Весь информационный обмен, включая передачу описей на документы, приёмо-сдаточных актов и самих документов осуществляется по информационно-телекоммуникационным каналам. Документы заверяются электронной цифровой подписью.

В описанной выше информационной системе реализованы функции поиска документов и информации, доступ предоставляется уполномоченным лицам.

Данная информационная система, позволяющая осуществлять взаимодействие между органами власти – фондообразователями и государственными архивами, является первой очередью. Расширение возможностей системы польскими архивистами видится в следующих направлениях: объединение, по мере возможности, данной информационной системы с системой для традиционных документов в целях создания единой базы данных об архивном фонде; повышение безопасности системы (дополнительное оборудование и программное обеспечение); реализация возможности группового изменения метаданных; добавление дополнительных интерфейсов;

проведение поиска по тексту электронных документов (если они текстовые); конверсия «на ходу» устаревших форматов в открытые форматы; групповая конверсия устаревших форматов в более новые версии (сохраняя в метаданных этих документов историю конверсии); прием архивных документов, сгруппированных другим образом, чем дела (например, неупорядоченные данные и базы данных).

Вместе с тем разработанная польскими архивистами информационная система не решает всех проблем. В частности, остаются нерешенными следующие вопросы: сосуществование электронной и бумажной систем делопроизводства; необходимость воспитания специалистов-архивистов нового типа, владеющих информационными технологиями и способных выполнять новые задачи не только по обслуживанию системы, но и по ее развитию и совершенствованию; расширение функций архивов и работников архива (ведомственного архива) органов власти и организаций; разработка методов проверки соответствия информационной системы органа власти требованиям архивных органов; отсутствие стандартов, устанавливающих обязательные элементы структуры документов (метаданные) и методических документов описанию документов; организация хранения «нетипичных» электронных документов (например, баз данных, видеофайлов).

В настоящее время также не решены организационные вопросы формирования технического архива. Предложено два варианта: создание архивной службой собственного технического архива, оснащение его соответствующим оборудованием, или использование по договору мощной технической базы Краковского университета, который может обеспечить хранение государственного электронного архива на своих серверах. Этот вопрос должен быть решен к 2016 г.

Во время посещения Подлясского воеводского управления (г. Белосток), в котором действует система электронного документооборота, предусматривающая формирование архива электронных документов и передачу документов длительных и постоянного сроков хранения в государственный архив был показан весь процесс прохождения, рассмотрения и исполнения документов, при условии использования электронных документов, а также процесс взаимодействия с информационной системой государственного архива на этапе формирования архивной пачки и описи дел (документов), передаваемых на хранение в государственный архив.